Nærværende og meningsfuld kommunikation fra stuen til bestyrelseslokalet med Lync Room System

Historisk har teknologien været i fokus, når mennesker samarbejder og kommunikerer virtuelt, og vi tilpasser os de digitale universer inden for pc’en, mobilen og videokommunikation. Men med Lync 2013 sætter Microsoft mennesket i fokus, således at brugeroplevelsen går forud for teknologien. Lync Room System er nemlig et videokonferencesystem, hvor brugeren kan deltage aktivt i et møde såvel i mødelokalet som fra hjemmet, på farten og fra alle enheder.

Microsoft Lync har i mange virksomheder og organisationer været med til at forbedre samarbejdet og kommunikationen, slippe mobile medarbejdere løs og samtidig nedbringe rejseomkostninger. Ved fx at bruge Lync til video- og tele-konferencer samt tilstedeværelse og chat, kan organisationer forbedre produktiviteten ved dels at kontakte kollegaer og kunder, når de er tilgængelige, og dels vælge det rigtige kommunikationsværktøj til den pågældende opgave.

Bill Gates har således også fremhævet vigtigheden af Lync som samarbejdsplatform med udtalelsen: ”Lync er det vigtigste værktøj for vidensmedarbejderen, siden pc’en så dagens lys”.

Tidligere i år lanceredes den nye Microsoft Lync 2013, som byder på en lang række forbedringer i forhold til de tidligere versioner. Med Lync 2013 fulgte også Microsofts bud på fremtidens lokalebaserede videokonferencesystem, hvor hardware og software smelter sammen, og hvor brugeren sættes i centrum.

Opstart af traditionelle videokonferencer giver spildtid og frustrationer

Selvom videokonferencesystemer giver produktivitetsgevinster og besparelser, har de fleste CIOs, it-chefer og medarbejdere da også stødt på udfordringerne. I Microsoft har vi observeret, at man i gennemsnit bruger 8-10 min. på opstart af hvert videokonferencemøde, før kommunikationen er etableret, og indholdet delt til mødet. Andre typiske udfordringer ved traditionelle videokonferencesystemer er:

• Stort fokus på videofunktionen og mindre fokus på det indhold, man deler og taler om. Indhold som f.eks. en præsentation eller et delt dokument sendes som videostrøm, hvorfor mødedeltagerne ikke har mulighed for at interagere aktivt med indholdet.
• Videoudstyret bliver ikke anvendt, da mange synes det er for kompliceret at bruge.
• Distancemedarbejdere kan føle sig isolerede, fordi personerne i selve konferencerummet styrer agendaen for, hvilke personer og hvilket indhold, man kan se.

Lync Room System forener det bedste af begge verdener

Lync har historisk været ideel til deling af indhold og samarbejde via mødedeltagernes pc’er. Til gengæld har tidligere udgaver af Lync haft mindre fokus på videooplevelsen. Med de stærkt forbedrede videokonferencefunktioner i Lync 2013 generelt – og introduktionen af de nye Lync Room Systems - får man nu det bedste af to verdener: Videokonference i fuld HD-kvalitet kombineret med distance-samarbejde og interaktiv deling af informationer og indhold.

Lync Room System leveres i forskellige størrelser, så det passer til lokalet og antallet af personer rundt om bordet. Da løsningen er bygget på touch-skærme kan mødedeltagerne interagere direkte med det delte indhold – uanset om det er PowerPoint, delte applikationer eller interaktive whiteboards.

Generelt gør Lync 2013 desuden møder mere enkle: Uanset om du er på kontoret eller på farten kan du deltage i et Lync-møde med et enkelt klik eller en enkelt berøring. Du skal ikke længere notere eller huske opkaldsnumre og adgangskoder. Du skal blot klikke på ”Deltag i Lync-møde” fra en Outlook-mødepåmindelse på computeren eller fra kalender- eller møderuden på en Windows Phone-, iOS- eller Android-enhed. Afhængigt af mødetypen kan du nu bestemme, om du vil slå lyden fra for deltagerne og tillade eller blokere for videodeling, når du planlægger mødet. 

Andre fordele ved Lync Room System (LRS) er:

• LRS starter op på få sekunder, og det nye videogalleri viser mødedeltagere, der kan deltage aktivt fra konferencerummet, fra pc’en, på farten via Lync Mobile, fra en tablet eller ringe ind fra en ekstern telefonlinje. Man har således fuldt overblik over mødets deltagere og indhold gennem hele mødet.
• Det er lige så nemt at arrangere møder og dele indhold i videomødet som på pc’en, da brugeroplevelsen er velkendt fra Outlook og Lync, og de samme værktøjer bruges til at afholde en videokonference.
• LRS er automatisk konfigureret, så du kan starte mødet uden tekniske udfordringer. En touch-baseret konsol gør det nemmere at starte og styre mødet samt invitere og tilføje deltagere løbende. Touch-funktionen giver mere interaktivitet i selve mødet.
• LRS kommer i HD (1080p) og fås med en eller to skærme alt afhængig af rummets størrelse, et HD-videokamera, der fanger hele rummet i fuld 1080p opløsning, wideband audio, der giver en klar lydoplevelse fra og til rummet, og en touch-konsol. Systemet kan køre på en Lync Server i eget datacenter eller via Lync Online i skyen.       

De første Lync Room Systemer kommer på markedet i løbet af juni 2013 og udbydes af Microsoft-partnerne Crestron, Lifesize, Polycom og SMART.

Læs mere om Lync Room System her.

Vh. Jørgen Rahbek, produktchef, Microsoft Lync, jorgenr@microsoft.com