Clutter räumt E-Mail-Postfächer auf

Die E-Mail wird gerne totgesagt – im wirklichen Leben sieht das anders aus. Denn kaum eine Technik ist zumindest im beruflichen Umfeld so verbreitet und so aktiv sowie effektiv im Einsatz. Das bedeutet aber leider, dass die meisten Postfächer recht voll sind – nicht zwingend mit Spam-Nachrichten (die entsprechenden Filter-Mechanismen sind in den letzten Jahren ziemlich gut geworden), sondern von Newslettern, Info-Mails oder anderen Nachrichten, die durchaus erwünscht, aber nicht zeitkritisch sind. Das widerspricht natürlich meiner Aussage, dass E-Mail „effektiv“ ist. Genau solche Nachrichten (bekannt etwa als Ham- oder Grey-Mail) kann Office 365 seit kurzem besser kennzeichnen und sie als “Clutter”, auf Deutsch etwa “Kram”, in einem separaten Ordner ablegen – und damit die Effektivität wieder erhöhen.

Wie Clutter arbeitet

Die Sortierung läuft  automatisch und transparent für den Nutzer ab. Als Unterbau dient Office Graph. Diese Technik analysiert, wie Nutzer mit einer bestimmten Art von E-Mails umgehen und lernt, wie bestimmte Nachrichten kategorisiert werden sollten, damit der Nutzer möglichst wenig abgelenkt wird.

Zum Klassifizieren der jeweiligen Nachrichten nutzt die Software Machine-Learning-Funktionen und erkennt etwa, wie der Leser in bestimmten E-Mails angesprochen wird – und wie wichtig diese Nachrichten jeweils sind. EIn Video zeigt wie Clutter funktioniert:

[View:https://youtu.be/uML5kmH5DYE:150:0]

Mit Clutter arbeiten

Sobald die Funktion aktiv ist, taucht ein neuer Ordner in der Navigationsleiste der E-Mail-Software namens “Clutter” auf. Zu Beginn ist hier noch wenig zu finden, mit der Zeit erkennt die Technik aber immer mehr Nachrichten und ordnet sie entsprechend zu. Zusätzlich kann man selbst aktiv werden und Nachrichten als Clutter kennzeichnen oder in den Ordner ziehen. Sobald Zeit ist, kann man sich durch den Ordner klicken und die Nachrichten abarbeiten, ohne dass man dabei während der Arbeit abgelenkt wird. Das System verschickt auf Wunsch regelmäßig eine Übersicht, die anzeigt, wie viele Nachrichten von welchen Absendern im Clutter-Ordner warten. Clutter funktioniert aber nicht nur über das Web-Interface, sondern arbeitet mit allen mobilen Endgeräten, die über OWA for devices oder EAS (Exchange Active Sync) angeschlossen sind.

So behält man die Übersicht über das was wirklich wichtig ist – und darum geht es im geschäftlichen Alltag. Vor allem wenn man unterwegs ist. Oder auch im Urlaub. Denn wie ich immer wieder höre, müssen Inhaber und Geschäftsführer von KMUs auch im Urlaub wichtige Entscheidungen treffen. Und gerade dann möchte man sich beim Durchgehen des Posteingangs uf das Wichtigste beschränken.

Wann arbeitet Clutter

Clutter wird Schritt für Schritt ausgerollt und auf den Office365-Systemen aktiviert, die Nutzer werden bei der Aktivierung benachrichtigt. Wer dies nicht möchte, kann die Funktion in den Einstellungen der Webmail-Oberfläche deaktivieren, ein weitere Link zum Abschalten ist in jeder Benachrichtigungs-E-Mail enthalten

Neue Funktionen für AdministratorenUm das Leben für Administratoren einfacher zu machen, wurden der PowerShell neue Cmdlets hinzugefügt, die ebenfalls mit Clutter interagieren. Mit dem Befehl “PS C:\Scripts> Get-Mailbox | ?{-not (Get-Clutter -Identity $_.Alias).IsEnabled} | %{Set-Clutter -Identity $_.Alias -Enable $false}” lässt sich der Dienst beispielsweise für alle Nutzer deaktivieren, die Clutter nicht explizit selbst eingeschaltet haben. Dazu kommen neue Scripte, mit denen sich die Nutzung anzeigen oder exportieren lässt. Zusätzlich lassen sich Transportregeln erstellen, die dafür sorgen, dass E-Mails niemals von Clutter gefiltert werden. Mehr Informationen dazu gibt es auf dieser TechNet-Seite.

Was halten Sie von Clutter? Haben Sie die Funktion bereits aktiviert oder zögern Sie noch? Wir freuen uns über Rückmeldung, Anregung oder Kritik. Schreiben Sie uns einen Kommentar!

Comments

• Anonymous
  October 06, 2015
  The comment has been removed
• Anonymous
  October 22, 2015
  So provokant die Überschrift wirken mag – ihr liegt eine neue Umfrage zugrunde (an der mehr