Evitar la archivación de elementos en una carpeta predeterminada de Exchange 2010

Artículo original publicado el viernes 5 de agosto de 2011

En Exchange 2010, puede usar directivas de retención para administrar la retención de mensajes. Las directivas de retención consisten en etiquetas de eliminación, por ejemplo, etiquetas de retención con acciones Eliminar y permitir recuperación o Eliminar permanentemente, o etiquetas de archivo, por ejemplo, etiquetas de retención con la acción Mover al archivo, que mueve elementos al buzón de correo de archivo del usuario.

Según cómo se apliquen a los elementos del buzón de correo, las etiquetas de retención se clasifican en las tres categorías siguientes:

1. Etiquetas de directiva predeterminada (DPT), que se aplican a elementos no etiquetados en el buzón de correo: elementos no etiquetados que son elementos que no tienen una etiqueta de retención aplicada directamente o por herencia de una carpeta principal. Puede crear tres tipos de DPT: una DPT de archivo, una DPT de eliminación y una DPT para mensajes de correo de voz.
2. Etiquetas de directiva de retención (RPT), que son etiquetas de retención con la acción Eliminar, creada para carpetas predeterminadas como la Bandeja de entrada y Elementos eliminados. No todas las carpetas predeterminadas son compatibles. Puede encontrar una tabla que muestra las carpetas predeterminadas compatibles con RPT en Información sobre etiquetas de retención y directivas de retención. En especial, no son compatibles las carpetas Calendario, Tareas y Contactos.
3. Etiquetas personales, que son etiquetas de retención que los usuarios pueden aplicar a elementos y a carpetas en Outlook 2010 y Outlook Web App. Las etiquetas personales pueden ser etiquetas de eliminación o etiquetas de archivo. Aparecen en Outlook 2010 y OWA como directivas de retención y directivas de archivo.

Para implementar etiquetas de retención, debe agregarlas a una directiva de retención y aplicar la directiva a los usuarios de buzones de correo.

En Exchange 2010 SP1, agregamos la compatibilidad con la carpeta Notas. En Exchange 2010 RTM, los elementos de la carpeta Notas no se procesan. Tras actualizar a SP1, si la directiva de retención del usuario no tiene una RPT para la carpeta Notas, la DPT de la directiva del usuario se aplicará a los elementos de esa carpeta.

En implementaciones existentes, es posible que los usuarios no estén acostumbrados a que se muevan o eliminen sus notas.

Para evitar que la DPT se aplique a una carpeta predeterminada, puede crear una RPT deshabilitada para esa carpeta (o deshabilitar cualquier RPT existente para esa carpeta). El Asistente para carpeta administrada, un asistente de buzones de correo que procesa elementos de buzón de correo y aplica directivas de retención, no aplica la acción de retención de una etiqueta deshabilitada. Puesto que el elemento/la carpeta aún tiene una etiqueta, no se considera no etiquetado y la DPT no se aplica a este.

Figura 1: Crear una etiqueta de directiva de retención deshabilitada para la carpeta predeterminada Notas para evitar que la etiqueta de directiva predeterminada se aplique a elementos en esa carpeta

Nota: puede crear una RPT deshabilitada para cualquier carpeta predeterminada compatible.

¿Por qué los elementos de la carpeta Notas siguen archivados?

Si crea una RPT deshabilitada para la carpeta Notas, verá que los elementos de esa carpeta no se eliminan sino que siguen moviéndose al archivo. ¿Por qué ocurre esto? ¿Cómo se evita?

Es importante comprender que:

• Una directiva de retención puede tener una DPT para archivar elementos y una DPT para eliminar elementos. Ambas se aplican a elementos no etiquetados.
• Las acciones de mover y eliminar son exclusivas de cada una. A las carpetas y a los mensajes de los buzones de correo se les pueden aplicar ambos tipos de etiquetas: una etiqueta de archivo y una etiqueta de eliminación. No es una opción de o una u otra.
• Si crea una RPT deshabilitada para la carpeta Notas para no eliminar elementos, la DPT de archivo para el buzón de correo se seguirá aplicando y moverá elementos.
• Respecto a la archivación, solo hay una directiva de archivación que los administradores pueden aplicar: la DPT con la acción 'Mover a archivo'. No puede crear una RPT con la acción 'Mover a archivo'. Esto realiza una exclusión mediante el enfoque de la RPT deshabilitada para evitar que se muevan los elementos.
• Los usuarios pueden aplicar una etiqueta personal a una carpeta o a mensajes para mover elementos antes o después de la directiva de archivación predeterminada para el buzón de correo en cuestión.

¿Cómo se evita la archivación de elementos en una carpeta predeterminada?

No hay ninguna manera controlada por el administrador de hacerlo, aparte de eliminar la DPT de archivo de una directiva de retención. Sin embargo, eliminar la DPT de archivo provocaría que los mensajes no se movieran al archivo automáticamente a menos que el usuario aplicase una etiqueta personal a los mensajes o a las carpetas.

La solución alternativa es que los usuarios apliquen la etiqueta personal No mover nunca al archivo  (que se muestra como Nunca en Directiva de archivación en Outlook/OWA) a una carpeta predeterminada. La etiqueta se incluye en el archivo predeterminado y la directiva de retención creados por la instalación de Exchange. También puede agregar esta etiqueta a cualquier directiva de retención que cree.

Figura 2: Los usuarios pueden aplicar la directiva de archivación Nunca a una carpeta predeterminada para evitar que se archiven los elementos de esa carpeta

Nota: no puede usar Outlook 2010 para aplicar una directiva de archivación a la carpeta predeterminada Notas o a elementos de notas individuales. Los usuarios que deseen aplicar una directiva de archivación a la carpeta deben usar OWA.

Bharat Suneja

Esta es una entrada de blog localizada. Puede encontrar el artículo original en Prevent archiving of items in a default folder in Exchange 2010