Convocatorias de reunión periódica con instancias en conflicto 2: el poder de los delegados

Artículo original publicado el jueves 24 de enero de 2012

El dato clave de mi última entrada sobre esta tema era que el Asistente para reserva de recursos nunca permite la reserva doble de un calendario de sala de recursos como resultado de una convocatoria de reunión periódica (véase Procesamiento automático de convocatoria de reunión periódica con instancias en conflicto).

Puesto que hay ocasiones en que un administrador desea permitir la doble reserva, ofrecimos dos soluciones alternativas que me gustaría tratar un poco más en profundidad. Me gustaría ofrecer también una tercera que no se ha mencionado antes:

1) Enviar convocatorias de reunión no periódica de seguimiento para reserva doble

Recuerde que si una serie de reuniones periódicas se acepta, se enviarán por correo electrónico notificaciones de conflictos individuales al organizador además del correo electrónico de aceptación de la serie. El organizador puede usar estos correos electrónicos de instancia declinada como referencia para seguir la primera de nuestras soluciones alternativas, que sería enviar convocatorias de reunión no periódica adicionales para realizar la reserva doble de la sala de recursos prevista para cada instancia declinada.

Este método, pese a ser laborioso, permite ajustar el control de cuándo hay una reserva doble de un recurso y cuándo no.

Supongamos, por otra parte, que un administrador sigue la segunda solución alternativa y concede el control a un delegado de confianza en lugar del Asistente para reserva de recursos. Un delegado tiene la discreción humana de permitir que todos los conflictos de reuniones periódicas realicen una reserva doble aceptando una serie completa de reuniones periódicas. Además, un delegado puede declinar de forma selectiva cualquier número de instancias en conflicto al tiempo que acepta la serie, lo cual no puede hacer el asistente. Surgió la pregunta sobre cómo puede hacer esto exactamente. Echemos un vistazo:

2) Permitir a un delegado realizar la reserva doble de recursos

La directiva de solicitud en un buzón de correo de recursos se puede configurar para que requiera el control delegado sobre la resolución de conflictos de instancias de convocatoria de reunión periódica. ¿Pero cómo se usa ese poder exactamente? ¿Qué aspecto tiene el proceso y qué herramientas pueden usar llevarlo a cabo? La mejor funcionalidad para esto se encuentra en Outlook 2010.

Veamos un ejemplo. Supongamos que tenemos una sala de recursos, denominada Sala verde, que está administrada por un delegado llamado Howard. A medida que se reciben convocatorias de reunión para la Sala verde, Howard las acepta para el calendario de la sala. Actualmente, hay una reunión programada para las 14 h el miércoles y otra para las 15 h el siguiente jueves.

Ahora una nueva convocatoria de reunión periódica con la Sala verde como la sala de recursos se envía a varios destinatarios. La directiva de solicitud de la sala requiere que Howard apruebe todas las convocatorias de reunión, de manera que esta nueva se le reenvía. Vemos que la convocatoria de reunión recurrente es para cuatro instancias, de martes a jueves de 14.30 h - 15.30 h cada día. Outlook señala a modo de ayuda (resaltado en amarillo y también debajo de la Vista previa del calendario) que dos de las cuatro instancias están en conflicto con las citas existentes:

Si Howard desea aceptar la serie entera y permitir la reserva doble, puede aceptar todo. Pero ¿y si desea declinar un conflicto y permitir el otro? Howard puede hacer clic en la flecha junto a “Conflictos: 2” y obtener una vista previa de cada área del calendario en que los conflictos se superponen con una cita existente.

Howard realiza esta acción y ve que el primer conflicto es con la reunión Revisión de catálogo del miércoles a las 14 h:

El segundo es con la reunión Presentación de ventas del jueves:

Supongamos que Howard desea declinar la reserva doble el jueves pero deja que se reserve el conflicto del miércoles. Para declinar la instancia del jueves, puede hacer doble clic en el elemento de la sección Vista previa del calendario de la convocatoria de reunión reenviada.

Esta acción abrirá una vista para esa hora desde el calendario de la Sala verde. Howard puede hacer clic con el botón secundario en la instancia que desea declinar, ir al elemento del menú Declinar y, a continuación, seleccionar una opción para declinar solo esta ocurrencia:

Ahora que Howard ha determinado qué instancia declinar y cuál permitir, puede volver a la solicitud de convocatoria reenviada original y aceptar la serie. Esto aceptará todas las instancias restantes al tiempo que se conservan las instancias declinadas manualmente:

Por lo tanto, para resumir el poder de un delegado en esta área, el delegado puede usar las notificaciones de conflicto proporcionadas en Outlook 2010 para declinar (o aceptar) rápidamente ocurrencias individuales de una convocatoria de reunión periódica.

3) Enviar una actualización de serie sin cambiar detalles

Hay una tercera manera conocida de solucionar el rechazo del Asistente para reserva de recursos a la reserva doble de una sala debido a una convocatoria de reunión periódica. Gracias a los comentarios de un cliente que me transmitió mi compañero Patriciu Seliceanu, ahora sabemos que un organizador de reuniones puede enviar simplemente una actualización de reunión periódica sin cambiar ningún detalle. El resultado sorprendente es que las instancias en conflicto declinadas antes se aceptan en ese momento. Esta solución alternativa requiere, por supuesto, que se permitan los conflictos para convocatorias de reunión de una sola instancia, lo cual se habilita de manera predeterminada al establecer el atributo AllowConflicts en "True" para la configuración del procesamiento del calendario.

La actualización de la reunión periódica funciona porque cada destinatario no recibe otra convocatoria de reunión periódica sino una convocatoria de reunión actualizada (sin cambios reales) para cada instancia individual. Puesto que Exchange ve lo mismo que las convocatorias de reunión de una sola instancia del método 1 de la solución alternativa de arriba, permite la reserva doble para cada instancia actualizada. Eso puede ahorrar un poco de esfuerzo sobre los pasos requeridos en el elemento 1 de la lista como cuando el número de conflictos es alto y el hecho de asumir que se debería realizar la reserva doble de cada conflicto.

En conclusión, hay varias maneras de solucionar el mecanismo de seguridad inherente en el Asistente para reserva de recursos que impide que la convocatoria de reunión periódica realice la reserva doble de un buzón de correo de recursos. La más robusta y potente de ellas es el delegado intrépido con Outlook 2010 al alcance de la mano y Exchange 2010 a disposición del usuario. Sin embargo, tenga en cuenta que en la mayoría de los casos, ni siquiera debería preocuparse de hacer esto, ya que el comportamiento predeterminado es el correcto.

Gracias a Tom Kern por su ayuda y consejo y a Patriciu Seliceanu por el método 3.

Jesse Tedoff

Esta entrada de blog es una traducción. Puede encontrar el artículo original en Recurring Meeting Requests with Conflicting Instances 2: The Power of Delegates