Impedire l'archiviazione di elementi in una cartella predefinita di Exchange 2010

Articolo originale pubblicato venerdì 5 agosto 2011

In Exchange 2010 è possibile utilizzare i criteri di conservazione per gestire la conservazione dei messaggi. I criteri di conservazione sono costituiti da tag di eliminazione, ovvero tag di conservazione con l'azione Elimina e consenti ripristino o Elimina definitivamente, oppure tag di archiviazione, ovvero tag di conservazione con l'azione Sposta in archivio che spostano gli elementi nella cassetta postale di archiviazione dell'utente.

A seconda di come vengono applicati agli elementi della cassetta postale, i tag di conservazione vengono suddivisi nei tre tipi seguenti:

1. Tag di criterio predefinito (DPT, Default Policy Tag), applicati a elementi senza tag nella cassetta postale. Per elementi senza tag si intendono gli elementi a cui non è stato applicato un tag di conservazione direttamente o tramite eredità dalla cartella padre. È possibile creare tre tipi di DPT: DPT di archiviazione, DPT di eliminazione e DPT per messaggi vocali.
2. Tag di criterio di conservazione (RPT, Retention Policy Tag), ovvero tag di conservazione con un'azione di eliminazione creati per cartelle predefinite come Posta in arrivo ed Elementi eliminati. Non tutte le cartelle predefinite sono supportate. Per una tabella contenente le cartelle predefinite supportate per RPT, vedere Informazioni sui tag di conservazione e sui criteri di conservazione. In particolare, non sono supportate le cartelle Calendario, Attività e Contatti.
3. Tag personali, ovvero tag di conservazione che gli utenti possono applicare a elementi e cartelle in Outlook 2010 e Outlook Web App. I tag personali possono essere tag di eliminazione o di archiviazione. In Outlook 2010 e OWA sono visualizzati come criteri di conservazione e criteri di archiviazione.

Per distribuire tag di conservazione, è necessario aggiungerli a un criterio di conservazione e applicare il criterio agli utenti della cassetta postale.

In Exchange 2010 SP1 è stato aggiunto il supporto per la cartella Note. In Exchange 2010 RTM gli elementi presenti nella cartella Note non vengono elaborati. Dopo l'aggiornamento alla versione SP1, se il criterio di conservazione dell'utente non dispone di un RPT per la cartella Note, agli elementi di tale cartella verrà applicato il DPT del criterio dell'utente.

È possibile che nelle distribuzioni esistenti gli utenti non siano abituati allo spostamento o all'eliminazione di note.

Per evitare che il DPT venga applicato a una cartella predefinita, è possibile creare un RPT disabilitato per tale cartella oppure disabilitare qualsiasi RPT esistente per tale cartella. L'utilità Assistente cartelle gestite, un assistente che elabora gli elementi delle cassette postali e applica i criteri di conservazione, non applica l'azione di conservazione di un tag disabilitato. Poiché l'elemento o la cartella dispone ancora di un tag, non viene considerato senza tag e il DPT non viene applicato.

Figura 1: è possibile creare un tag di criterio di conservazione disabilitato per la cartella predefinita Note per impedire che venga applicato il tag di criterio predefinito agli elementi di tale cartella

Nota: è possibile creare un RPT disabilitato per qualsiasi cartella predefinita supportata.

Perché gli elementi nella cartella Note vengono ancora archiviati?

Se si crea un RPT disabilitato per la cartella Note, gli elementi di tale cartella non vengono eliminati, ma continuano a essere spostati nell'archivio. Da cosa dipende questo problema e come è possibile evitarlo?

È importante tenere presente quanto segue:

• Un criterio di conservazione può disporre di un DPT per l'archiviazione di elementi e di un DPT per l'eliminazione di elementi. Entrambi vengono applicati a elementi senza tag.
• Le azioni di spostamento ed eliminazione si escludono a vicenda. Alle cartelle e ai messaggi delle cassette postali possono essere applicati sia un tag di archiviazione che un tag di eliminazione. Questi tag non si escludono a vicenda.
• Se si crea un RPT disabilitato per la cartella Note per evitare l'eliminazione di elementi, il DPT di archiviazione per la cassetta postale verrà comunque applicato e sposterà gli elementi.
• Per quanto riguarda l'archiviazione, gli amministratori possono applicare un unico criterio di archiviazione, il DPT con l'azione "Sposta in archivio". Non è possibile creare un RPT con l'azione "Sposta in archivio". Questo impedisce di utilizzare l'approccio con RPT disabilitato per impedire lo spostamento di elementi.
• Gli utenti possono applicare un tag personale a una cartella o a messaggi per spostare elementi prima o dopo rispetto a quanto previsto dal criterio di archiviazione predefinito della casetta postale.

Come è possibile impedire l'archiviazione di elementi presenti in una cartella predefinita?

Non esiste una soluzione amministrativa, a meno di rimuovere il DPT di archiviazione dal criterio di conservazione. La rimozione del DPT di archiviazione impedisce tuttavia lo spostamento automatico dei messaggi nell'archivio, a meno che l'utente non applichi un tag personale ai messaggi o alle cartelle.

Una soluzione alternativa consiste nel chiedere agli utenti di applicare un tag personale per evitare lo spostamento nell'archivio  (utilizzando Mai nei criteri di archiviazione in Outlook/OWA) a una cartella predefinita. Il tag è incluso nel criterio di archiviazione e conservazione predefinito creato dal programma di installazione di Exchange. È inoltre possibile aggiungere questo tag a tutti i criteri di conservazione creati.

Figura 2: gli utenti possono applicare il criterio di archiviazione Mai a una cartella predefinita per impedire l'archiviazione degli elementi in essa contenuti

Nota: non è possibile utilizzare Outlook 2010 per applicare un criterio di archiviazione alla cartella predefinita Note o a singoli elementi note. Per applicare un criterio di archiviazione a questa cartella, è necessario utilizzare OWA.

Bharat Suneja

Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in Prevent archiving of items in a default folder in Exchange 2010