Empêcher l'archivage d'éléments dans un dossier par défaut dans Exchange 2010

Article d'origine publié le vendredi 5 août 2011

Dans Exchange 2010, vous pouvez utiliser des stratégies de rétention pour gérer la conservation des messages. Les stratégies de rétention comprennent des balises de suppression, c.-à-d. des balises de rétention avec des actions Supprimer et autoriser la récupération ou Supprimer définitivement, ou des balises d'archivage, c.-à-d. des balises de rétention avec l'action Déplacer vers l'archive, qui permet de déplacer des éléments vers la boîte aux lettres d'archivage de l'utilisateur.

Selon la manière dont elles s'appliquent aux éléments de boîtes aux lettres, les balises de rétention se classent dans les trois types suivants :

1. Balises de stratégie par défaut, qui s'appliquent aux éléments non balisés présents dans la boîte aux lettres, lesquels correspondent aux éléments auxquels aucune balise de rétention n'est appliquée directement ou par héritage du dossier parent. Vous pouvez créer trois types de balises de stratégie par défaut (DPT) : archivage, suppression et message vocal.
2. Balises de stratégie de rétention, qui sont des balises de rétention avec une action de suppression, créées pour les dossiers par défaut tels que Boîte de réception et Éléments supprimés. Tous les dossiers par défaut ne sont pas pris en charge. Vous trouverez un tableau présentant les dossiers par défaut pris en charge pour les balises de stratégie de rétention (RPT) à la page Présentation des balises et stratégies de rétention. Notamment, les dossiers Calendrier, Tâches et Contacts ne sont pas pris en charge.
3. Balises personnelles, qui sont des balises de rétention que les utilisateurs peuvent appliquer aux éléments et dossiers dans Outlook 2010 et Outlook Web App. Les balises personnelles peuvent être soit des balises de suppression, soit des balises d'archivage. Elles apparaissent dans Outlook 2010 et OWA en tant que Stratégies de rétention et Stratégies d'archivage.

Pour déployer des balises de rétention, vous les ajoutez à une stratégie de rétention et vous appliquez la stratégie aux utilisateurs de boîtes aux lettres.

Dans Exchange 2010 SP1, nous avons ajouté la prise en charge du dossier Notes. Dans Exchange 2010 RTM, les éléments inclus dans le dossier Notes ne sont pas traités. Une fois la mise à niveau vers le SP1 effectuée, si la stratégie de rétention de l'utilisateur ne possède pas de balise de stratégie de rétention pour le dossier Notes, la balise de stratégie par défaut (DPT) issue de la stratégie de l'utilisateur s'applique aux éléments contenus dans ce dossier.

Dans les déploiements existants, vos utilisateurs risquent de ne pas être habitués à ce que leurs notes soient déplacées ou supprimées.

Pour empêcher l'application de la balise de stratégie par défaut (DPT) à un dossier par défaut, vous pouvez créer une balise de stratégie de rétention (RPT) désactivée pour ce dossier (ou en désactiver une existante pour ce dossier). L'Assistant Dossier géré, un Assistant de boîte aux lettres qui traite les éléments de boîte aux lettres et applique les stratégies de rétention, n'applique pas l'action de rétention d'une balise désactivée. Étant donné que l'élément/le dossier possède toujours une balise, il n'est pas considéré non balisé et la balise de stratégie par défaut ne lui est pas appliqué.

Figure 1 : créer une balise de stratégie de rétention désactivée pour le dossier par défaut Notes afin d'empêcher l'application de la balise de stratégie par défaut aux éléments contenus dans ce dossier

Remarque : vous pouvez créer une balise de stratégie de rétention (RPT) désactivé pour tout dossier par défaut pris en charge.

Pourquoi les éléments contenus dans le dossier Notes sont-ils toujours archivés ?

Si vous créez une balise de stratégie de rétention désactivée poru le dossier Notes, vous constatez que les éléments inclus dans ce dossier ne sont pas supprimés, mais qu'ils continuent à se déplacer vers l'archive ! Pourquoi ? Comment l'empêcher ?

Il est important de comprendre ce qui suit :

• Une stratégie de rétention peut comporter une balise de stratégie par défaut pour archiver des éléments et une autre pour en supprimer. Les deux s'appliquent aux éléments non balisés.
• Les actions de déplacement et suppression s'excluent mutuellement. Les deux types de balises peuvent être appliqués aux dossiers et messages des boîtes aux lettres, à savoir une balise d'archivage et une balise de suppression. Il ne s'agit pas de choisir l'une ou l'autre.
• Si vous créez une balise de stratégie de rétention désactivée pour le dossier Notes afin de ne pas supprimer d'éléments, la balise de stratégie par défaut pour l'archivage de la boîte aux lettres continue de s'appliquer et de déplacer des éléments.
• En ce qui concerne l'archivage, il existe une seule stratégie d'archivage que les administrateurs peuvent appliquer : la balise de stratégie par défaut (DPT) avec l'action Déplacer vers l'archive. Vous ne pouvez pas créer une balise de stratégie de rétention (RPT) avec l'action Déplacer vers l'archive. Ceci exclut l'utilisation de la balise de stratégie de rétention désactivée pour empêcher le déplacement d'éléments.
• Les utilisateurs peuvent appliquer une balise personnelle à un dossier ou à des messages afin de déplacer des éléments plus tôt ou plus tardivement que ne le prévoit la stratégie d'archivage de la boîte aux lettres correspondante.

Comment empêcher l'archivage des éléments dans un dossier par défaut ?

Il n'existe aucun moyen administratif de contrôler cela, si ce n'est en supprimant la balise de stratégie par défaut (DPT) d'archivage dans une stratégie de rétention. Cependant, la suppression de la balise de stratégie par défaut d'archivage entraîne l'absence de déplacement automatique des messages vers l'archive, sauf si l'utilisateur applique une balise personnelle aux messages ou dossiers.

La solution consiste à demander aux utilisateurs d'appliquer la balise personnelle qui consiste à ne jamais rien déplacer vers l'archive (laquelle apparaît sous la forme Jamais sous Stratégie d'archivage dans Outlook/OWA) pour un dossier par défaut. La balise est incluse dans l'archive par défaut et la stratégie de rétention créées par le programme d'installation d'Exchange. Vous pouvez également ajouter cette balise à toutes les stratégies de rétention que vous créez.

Figure 2 : les utilisateurs peuvent appliquer la stratégie d'archivage Jamais à un dossier par défaut pour empêcher l'archivage des éléments contenus dans ce dossier

Remarque : vous ne pouvez pas utiliser Outlook 2010 pour appliquer une stratégie d'archivage au dossier par défaut Notes ou à des notes individuelles. Les utilisateurs qui souhaitent appliquer une stratégie d'archivage au dossier doivent utiliser OWA.

Bharat Suneja

Ce billet de blog a été traduit de l’anglais. L’article d’origine est disponible à la page Prevent archiving of items in a default folder in Exchange 2010