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Exchange 2010 SP2 RU4 中的行事曆與工作保留標記支援

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英文原文已於 2012 年 8 月 15 日星期三發佈

為了確保在通訊環境中符合法規原則的要求，通訊資料必須經過保密分級並且根據保密分級的等級保存一定的時間。

在 Exchange 2003 中，信箱管理員 (可能為英文網頁) 提供刪除通訊資料 (包括行事曆和工作物件在內) 的方法。信箱管理員的功能有限，然而：

  • 信箱管理員會忽略標記為週期性的任何約會，而不受其結束日期、開始日期、傳送日期或上次修改日期的影響。
  • 信箱管理員會忽略同時也不會刪除標記為已完成的任何工作。

在 Exchange 2007 中，信箱管理員已經由通訊記錄管理 (MRM) 所取代。 受管理的資料夾，Exchange 2007 中的 MRM 功能，可讓客戶將保留設定套用至預設資料夾，例如 [收件匣] 和 [刪除的項目]，以及部署自訂受管理的資料夾。使用者可藉由將郵件放置在具有不同保留設定之受管理的資料夾中來整理其郵件。 關於行事曆和工作資料夾：

  • 非週期性的行事曆項目會依照其截止日期而到期。 週期性的行事曆項目則會依照其上次發生的截止日期而到期。沒有截止日期的週期性行事曆項目不會到期。
  • 非週期性工作：
    • 非週期性工作會根據其郵件收件日期而到期 (如果存在的話)。
    • 如果非週期性工作沒有郵件收件日期，則工作會根據其郵件建立日期而到期。
    • 如果非週期性工作既沒有郵件收件日期，也沒有郵件建立日期，則該工作將不會到期。
  • 週期性工作會根據 上次發生的截止日期而到期。如果週期性的工作沒有截止日期，則不會到期。重新產生的工作 (是指在工作的先前執行個體完成後所重新產生指定時間的週期性工作) 不會到期。

Exchange 2010 中的通訊記錄管理

Exchange 2010 推出 Messaging Records Management 2.0 和保留原則架構。此架構包含保留標記和保留原則。保留標記是用於將保留設定套用至郵件和資料夾。保留原則是指可以套用至信箱的保留標記群組。在此 MRM 2.0 命名慣例中使用「保留」這個字眼是一項誤解。 除了控制項目從信箱到期的時間之外，保留標記也可以用於控制項目移至封存的時間。

隨著 Exchange 2010 RTM 版、SP1 和 SP2 至 SP2 RU3，MRM 2.0 不支援將保留標記直接指派給行事曆和工作項目，亦不支援直接指派給行事曆和工作資料夾。許多客戶曾向我們反應其對此項功能的需求，並且在與舊版 Exchang 做比較時，將此視為購買的動機。

但我們終必須符合法規的要求。從保留原則架構中排除行事曆和工作項目，表示有管理資料的業務和/或法務遵循原則的客戶，無法保證符合要求。

Exchange 2010 SP2 RU4 和更新版本中的行事曆和工作支援

在 Exchange 2010 SP2 RU4 (可能為英文網頁) 中，我們已經新增對於保留原則的行事曆和工作資料夾支援。

如果您目前正在使用或打算使用保留原則，那麼，這對於您的通訊環境將具有重大的影響。

  1. 從 Exchange 2010 SP2 RU4 開始，管理員可以透過 cmdline 建立保留標記，以搭配 [行事曆] 和 [工作] 預設資料夾使用。支援的保留動作為：DeleteAndAllowRecovery、PermantlyDelete、MarkAsPastRetentionLimit 和 MovetoArchive。
  2. 預設原則標記 (Default Policy Tags，DPTs) 是用於移動或刪除不會套用至 [行事曆] 和 [工作] 資料夾的項目。

行事曆或工作項目到期的方式

行事曆與工作項目和一般的郵件項目不同。當您儲存行事曆或工作項目時，項目會加上其特定屬性的戳記。為了確保在自動儲存事件期間信箱資料夾助理員 (Mailbox Folder Assistant，MFA) 和預設屬性的指派不會發生矛盾 (或衝突)，因此 MFA 將不會立即處理行事曆和工作項目。相反地，助理員會延遲處理行事曆和工作項目 2 小時 (依項目上次的修改時間而定；如果上次未曾修改，則以建立時間為準)。

與郵件項目不同，使用者無法指派不同的保留標記給 [行事曆] 或 [工作] 資料夾，或者是行事曆和工作項目。換句話說，行事曆和工作保留標記僅能由管理員控制。

下列邏輯適用於判斷到期的開始日期，或將 [行事曆] 資料夾中的行事曆項目移至封存的開始日期：

  1. 非週期性行事曆項目到期 (或移至封存) 是以項目的截止日期為準。
  2. 週期性行事曆項目到期 (或移至封存) 是以項目上次發生的截止日期為準。 沒有截止日期的週期性行事曆項目既不會到期，也不會移至封存。
  3. 在 [行事曆] 資料夾中找到的項目若沒有正確的項目類型，系統就會加以忽略 (因為該項目可能已經損毀)。

下列邏輯適用於判斷到期的開始日期，或將 [工作] 資料夾中的工作項目移至封存的開始日期：

  1. 非週期性工作：
    1. 非週期性工作到期 (或移至封存) 是以其郵件收件日期為準 (如果存在的話)。
    2. 如果非週期性的工作沒有郵件收件日期，則工作會根據其郵件建立日期到期 (或移至封存)。
    3. 如果非週期性的工作既沒有郵件收件日期，也沒有郵件建立日期，則工作就不會到期，也不會移至封存。
  2. 週期性工作到期 (或移至封存) 是以上次發生的截止日期為準。如果週期性工作沒有截止日期，則工作就不會到期 (也不會移至封存)。
  3. 重新產生工作(是指在工作的先前執行個體完成後所重新產生指定時間的週期性工作) 不會到期 (或移至封存)。
  4. 如果在 [工作] 資料夾中找到的項目沒有正確的項目類型，系統就會加以忽略 (因為項目可能已經損毀)。

在部署 Exchange 2010 SP2 RU4 之前

Exchange 2010 SP2 RU4 支援行事曆和工作，表示您將以不同的方式來看待這個彙總套件更新。如果您未使用保留原則或不介意行事曆和工作項目移至封存，或者根據 DPT 設定自動刪除，則可以略過本文其餘部分。

不過，如果您擔心這項新功能對於行事曆和工作項目所造成的影響，則您可以執行下列暫時性的權宜措施：

如果您不希望行事曆或工作項目到期，您可以停用 Exchange 2010 SP2 RU4 中的這項功能。將下列登錄機碼新增至您的信箱伺服器：

  • 路徑：HKLM\SYSTEM\CurrentControlSet\Services\MSExchangeMailboxAssistants\Parameters
  • 名稱：ELCAssistantCalendarTaskRetentionEnabled
  • 類型：DWORD
  • 值：0= 不要處理 [行事曆] 和 [工作] 資料夾
  • 值：1 = 處理 (RU4 的預設值)

如果您希望 [行事曆] 和 [工作] 資料夾以不同於 DPT 的時間間隔到期，您可以按照下列步驟執行：

  1. 為所有信箱設定保留功能
  2. 將 Exchange 2010 SP2 RU4 套用至信箱伺服器。
  3. 以希望的保留設定為 [行事曆] 和 [工作] 資料夾建立 RPT。
  4. 通知使用者相關變更。
  5. 在一切就緒後，移除信箱的保留功能。

結論

對於能夠在產品中推出這項眾人引頸企盼的功能，我們深感榮幸。如果您有任何疑問，敬請多加指教。

Ross Smith IV
主要計畫經理
Exchange 客戶體驗部門

這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 Exchange 2010 SP2 RU4 中的行事曆與工作保留標記支援