在 Exchange 2010 中如何避免封存預設資料夾中的項目
英文原文已於 2011 年 8 月 5 日星期五發佈
在 Exchange 2010 中，您可以使用「保留原則」管理訊息的保留。「保留原則」由刪除標記 (也就是包含刪除並允許復原或永久刪除動作的保留標記) 或封存標記 (也就是包含可以將項目移至使用者封存信箱之移至封存動作的保留標記) 組成。
保留標記隨其套用到信箱項目之方式不同，分為下列三種類型：
- 預設原則標記 (DPT)：此標記會套用到信箱中未標記的項目；未標記的項目是指未直接套用保留標記，或由上層資料夾繼承而來的項目。您可以建立三種類型的 DPT，分別是封存 DPT、刪除 DPT 及語音訊息的 DPT。
- 保留原則標記 (RPT)：此標記是包含刪除動作的保留標記，所有預設資料夾 (如收件匣與刪除的郵件) 都會建立此標記。並非所有預設資料夾都可使用此標記。您可以參閱下列文章中，列有 RPT 所支援之預設資料夾的表格：了解保留標記與保留原則。請特別注意，「行事曆」、「工作」與「連絡人」三個資料夾皆不予支援。
- 個人標記：此標記是可以讓使用者套用到 Outlook 2010 與 Outlook Web App 中之項目與資料夾的保留標記。個人標記可以是刪除標記，也可以是封存標記。這兩項標記在 Outlook 2010 與 OWA 中稱為保留原則與封存原則。
部署保留標記時，必須先將其新增到保留原則，然後再將該原則套用到信箱使用者。
我們在 Exchange 2010 SP1 中，為「記事」資料夾加入了這項支援。在 Exchange 2010 RTM 中，「記事」資料夾中的項目會不予處理。當您升級成 SP1 之後，倘若使用者的保留原則未就「記事」資料夾標記 RPT，會將使用者保留原則中的 DPT 套用到該資料夾中的項目。
現有的部署可能不會將您的使用者原則套用到已經移動或刪除的記事。
若要避免將 DPT 套用到預設資料夾，可以為該資料夾建立停用的 RPT (或停用該資料夾現有的 RPT)。在 [受管理的資料夾助理員] 中，負責處理信箱項目及套用保留原則的信箱助理員，不會套用經停用之標記的保留動作。由於項目/資料夾的標記仍然存在，所以該項目/資料夾不會被視為未標記，因此也不會套用 DPT。
圖 1：為預設資料夾「記事」建立停用的保留原則標記，以避免將預設原則標記套用到其中的項目
附註：您可以為所支援的任何預設資料夾，建立停用的 RPT。
為何還是會封存「記事」資料夾中的項目？
若您為「記事」資料夾建立了停用的 RPT，您會發現該資料夾中的項目都不會刪除，而會不斷地移往封存之中。為何會如此？要如何做才能避免呢？
您必須了解：
- 保留原則可以包含封存項目的 DPT 及刪除項目的 DPT，而這兩者都可以套用到未標記的項目。
- 移動與刪除動作會各自獨立進行。封存標記與刪除標記則可同時套用到信箱資料夾與訊息。兩者並非只能夠單獨成立。
- 即使您為「記事」資料夾建立了不刪除項目的停用 RPT，信箱的封存 DPT 仍會繼續套用到項目並移動項目。
- 當其進入封存之後，就只會有一項封存原則 (因為管理員只能施行一項封存原則) -- 包含「移至封存」動作的 DPT。您無法建立包含「移至封存」動作的 RPT。此規則會採用停用的 RPT 方法避免項目遭到移動。
- 使用者可以對資料夾或訊息套用個人標記，藉以縮短移動該信箱項目的時間，或是將該信箱等封存時間，延遲到預設封存原則的時間之後。
如何才能避免封存預設資料夾內的項目？
因為無法從保留原則中移除封存 DPT，所以您無法透過管理行為達到此目的。不過除非使用者對訊息或資料夾套用了個人標籤，否則移除封存 DPT 將能避免訊息自動移至封存。
此因應措施會要求使用者對預設資料夾套用 [永不移至封存個人標記] 個人標記 (在 Outlook/OWA 的 [封存原則] (Archive Policy) 下會顯示為 [永不] (Never))。此標記包含在 Exchange 安裝程式所建立的預設封存及保留原則中。您也可以將此標記加入您所建立的保留原則。
圖 2：使用者可以對預設資料夾套用永不封存原則，以避免封存該資料夾中的項目
附註：您無法使用 Outlook 2010 對預設資料夾「記事」或個別的記事項目套用封存原則。若使用者想要對資料夾套用封存原則，必須使用 OWA。
這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 Prevent archiving of items in a default folder in Exchange 2010。