發生衝突的週期性會議邀請 2：代理人的權力
英文原文已於 2012 年 1 月 24 日星期二發佈
我上一篇有關此主題的文章重點是，「資源預約助理員」絕不會因週期性的會議邀請，就允許對會議室行事曆進行重複預約 (請參閱自動處理發生衝突的週期性會議邀請 (可能為英文網頁))。
由於在某些情況下，系統管理員可能會想要允許重複預約，因此我會進一步的說明我們提供的兩個因應措施。同時，我也會再提供一個之前沒提到過的因應措施：
1) 傳送待處理的非週期性會議邀請，重複預約
請回想一下，當週期性會議系列被接受後，除了會議系列的接受電子郵件外，會議召集人還會收到個別的衝突通知電子郵件。會議召集人可使用這些被拒絕的電子郵件，作為採用第一個因應措施的參考，就是傳送另一個非週期性會議邀請給每一個拒絕的人，然後重複預約想要的會議室。
這個方法雖然繁複，但能夠更精確地控制會議室是否已經被重複預約。
另一方面，如果系統管理員採用第二個因應措施，並將控制權轉交給受信任的代理人 (而非「資源預約助理員」) 時，將會如何？代理人可以人為判斷，接受所有週期性會議系列，讓所有週期性會議衝突能重複預約。這也表示，代理人能夠選擇性地拒絕任意個衝突會議，但同時接受整個會議系列，這是助理員作不到的。問題就在於代理人能不能做到這一點，讓我們繼續看下去：
2) 允許代理人重複預約資源
可設定資源信箱上的要求原則，要求必須擁有代理人控制權才能解決週期性會議邀請衝突。但是代理人是怎麼使用這項權力？程序會是什麼樣子，以及可使用的工具為何？Outlook 2010 為這些問題提供最好的功能。
請看以下的範例。假設我們有一間會議室名叫 [綠屋]，由代理人 Howard 管理。當 [綠屋] 的會議邀請進來時，Howard 在會議室行事曆中接受這些邀請。目前在星期三的下午兩點排定一場會議，另一場會議則是星期四的下午三點。
現在，一個使用 [綠屋] 作為會議室的新週期性會議邀請發送到數個收件者。該會議室的邀請原則是需要 Howard 核准所有的會議邀請，因此這個新的會議邀請也發送給了 Howard。我們看見這個週期性會議邀請有四個週期，從週二到週四，每天下午 2:30 到 3:30。還好，Outlook 發現到這四個週期性會議中有兩個與原有的約會衝突 (以黃色標示並出現在 [行事曆預覽] 內)：
如果 Howard 願意接受整個會議系列並允許重複預約，他只要接受整個項目即可。但如果他要拒絕一個衝突而接受另一個衝突時，又該怎麼做呢？Howard 可按一下 [衝突: 2 ] (Conflicts: 2) 旁邊的箭頭符號，預覽行事曆各區內與原有約會衝突的項目。
這樣，他就會看見第一個衝突會議是週三下午兩點的 [目錄檢討] (Catalog Review) 會議：
第二個衝突是週四的 [業務簡報] (Sales Presentation) 會議：
如果 Howard 要拒絕週四的重複預約，接受週三的重複預約，他該怎麼做？Howard 只要在轉寄的會議邀請的 [行事曆預覽] 區段中按兩下項目，就可以拒絕週四的會議。
這個動作也會從 [綠屋] (Green Room) 的行事曆打開該時段的檢視畫面。Howard 可用滑鼠右鍵按一下要拒絕的會議、進入 [拒絕] (Decline) 功能表項目，然後選擇只拒絕這次會議：
現在，Howard 已經決定要拒絕與接受的會議，他只要回到原來哪封轉寄的會議邀請，然後接受會議系列即可。這樣就可以接受其餘的會議，並同時保留手動拒絕的會議：
總而言之，代理人在此範圍的能力是可以使用 Outlook 2010 所提供的衝突通知，快速拒絕 (或接受) 週期性會議邀請的個別會議。
3) 在不變更詳細資料的情形下傳送系列更新
還有第三個已知方法，可因應因為週期性的會議邀請，「資源預約助理員」拒絕會議室重複預約。感謝我同事 Patriciu Seliceanu 所轉來的客戶意見，我們現在知道會議召集人不需修改任何會議的詳細資料，就可傳送週期性會議的更新。令人驚訝的是，原先被拒絕的衝突會議，現在被接受了。當然，要採用這個因應措施，必須允許單一會議邀請的各個衝突，這在行事曆處理設定的 AllowConflicts 屬性被設定為 True 時，是預設的狀況。
週期性會議更新有效的原因在於，每位收件者收到的並非另一個週期性會議邀請，而只是每個個別會議的更新會議邀請 (實際上並無任何變更)。因為就 Exchange 而言，此一方式與因應措施 1 的單一會議邀請並無不同，因此就可允許每個更新的會議進行重複預約。當衝突數量很多，並假設每個衝突會議都必須進行重複預約時，這個方式會比本清單中第一個項目的步驟較為省事。
總結而言，有多個因應措施可解決 「資源預約助理員」所繼承的，防止週期性會議邀請重複預約資源信箱的安全機制。這些方法中，最有效也最可靠的是 Outlook 2010 已可使用、Exchange 2010 即將推出的代理人功能。但仍請您注意，在大多數情況下預設行為已經是正確的，您應該不需考慮執行這個功能。
感謝 Tom Kern 的協助和諮詢建議，以及 Patriciu Seliceanu 所提供的第三種方式。
Jesse Tedoff
這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 Recurring Meeting Requests with Conflicting Instances 2: The Power of Delegates