Planifier la maintenance et la gestion des sites dans SharePoint Server
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SharePoint dans Microsoft 365
Chaque site et collection de sites de votre batterie de serveurs SharePoint Server utilise des ressources système, comme des ressources réseau, de stockage et de traitement. Les sites inutilisés ou abandonnés qui utilisent des ressources sans rien apporter à l'entreprise utilisent de l'espace de stockage qui pourrait servir ailleurs. Les sites non maîtrisés utilisent plus de ressources système que votre plan d'origine ne leur en avait allouées. Ces deux cas entraînent un blocage de l'accès aux ressources système, une diminution des performances, une augmentation de la charge de traitement et une réduction des capacités de gestion. Pour éviter ces problèmes, vous devez planifier la gestion de vos sites et de vos collections de sites. Cet article vous décrit les outils à utiliser pour gérer des sites et des collections de sites dans SharePoint Server.
Quotas
La première étape pour contrôler la quantité de ressources utilisées par vos sites et collections de sites consiste à établir et à appliquer des modèles de quotas. Les quotas vous permettent de contrôler le volume de données qu'une collection de sites peut contenir et de bloquer l'ajout de contenu sur les sites dont l'espace de stockage est entièrement exploité. Ils permettent également de contrôler la quantité de ressources (par exemple, ressources mémoire ou de processeur) qu'un site ou une collection de sites peut utiliser. Les quotas vous permettent de définir des limites de stockage, des limites d'avertissement et des limites d'utilisation que les applications ne peuvent pas dépasser. En configurant et en appliquant des quotas, vous atténuez les problèmes posés par les collections de sites non maîtrisées. Pour plus d'informations sur l'utilisation et la configuration des quotas, consultez la rubrique relative à la Créer, modifier et supprimer des modèles de quotas dans SharePoint Server.
Lorsque vous estimez la capacité de votre base de données et de votre serveur, déterminez la taille limite que vous souhaitez appliquer (le cas échéant). La liste suivante explique comment tirer le meilleur parti des quotas :
Créez différents modèles de quota pour divers types de site. Par exemple, si vous souhaitez différents quotas pour divers services, types de client ou chemins d'accès (peut-être que les sites sous le chemin d'accès /sites ne disposent que de 100 Mo par collection de sites, contre 300 Mo au plus pour les sites sous le chemin d'accès /VIP). Chaque fois que vous créez une collection de sites à partir de l'Administration centrale, vous pouvez indiquer le modèle de quota à utiliser. Notez que les sites créés avec la fonctionnalité de gestion de sites libre-service utilisent le quota par défaut associé à l'application web.
Prévoyez suffisamment d'espace pour la croissance des sites. Suivant la finalité de chaque site, l'espace de stockage peut varier sensiblement. Les sites sont conçus pour croître au fil de leur utilisation. Une limite de quota de 50 Mo est probablement un espace de stockage initial insuffisant pour la plupart des sites, et il est peu probable que cet espace suffise pour un site ayant une longue durée de vie.
Prévoyez une marge de notification suffisante entre l'envoi du message d'avertissement et le verrouillage du site en raison du dépassement de son quota. Par exemple, ne définissez pas la limite de déclenchement de l'avertissement sur 80 Mo et la limite de l'espace de stockage de site sur 85 Mo. Si les utilisateurs sont en train de télécharger plusieurs fichiers volumineux, ils ne seront pas contents s'ils ne peuvent pas terminer cette tâche parce qu'ils n'ont pas été informés suffisamment à l'avance.
Archivez le contenu ou les sites obsolètes. Toutefois, si vous prévoyez d'archiver ou de supprimer du contenu ou des sites obsolètes, veillez à en informer clairement les utilisateurs et à effectuer ces actions uniquement à des moments prévisibles. Par exemple, publiez une planification indiquant à quel moment vous allez archiver du contenu ou supprimer des sites inutilisés.
Passez régulièrement en revue les autorisations de site. Par exemple, passez en revue les autorisations chaque trimestre pour supprimer les autorisations accordées aux utilisateurs qui ont quitté le groupe ou le projet.
Créez un plan pour sauvegarder régulièrement le contenu du site. Déterminez ou évaluez la fréquence à laquelle les sauvegardes seront réalisées et le processus de restauration de contenu à appliquer en cas de besoin. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Planifier la sauvegarde et la récupération dans SharePoint Server.
Rapports d’utilisation
Les quotas empêchent les collections de sites dans leur ensemble de dépasser les limites que vous définissez, mais au sein d’une collection de sites, certains sites et pages seront utilisés plus que d’autres. Pour équilibrer les ressources de votre système, vous devez connaître les pages et les sites hautement utilisés, ainsi que les sites sous-utilisés ou abandonnés. Les sites très utilisés peuvent nécessiter plus de ressources et ceux qui sont sous-utilisés ou abandonnés doivent être archivés ou supprimés. Votre plan de maintenance de site doit prévoir la façon dont la taille et le nombre de collections de sites seront gérés dans votre environnement. Cela est particulièrement important si vous autorisez Self-Service Gestion de site. La plupart des organisations souhaitent pouvoir prédire et contrôler la croissance attendue des sites du fait de son impact sur les ressources de base de données. Par exemple, si une base de données de contenu contient 100 sites et que l’un de ces sites occupe plus de 50 % de l’espace, vous devrez peut-être déplacer cette collection de sites vers une autre base de données de contenu. Dans ce cas, vous serez assuré de pouvoir faire face à sa croissance en termes d’espace tout en conservant la possibilité de sauvegarder et restaurer les bases de données.
Dans SharePoint Server, des rapports d'utilisation vous permettent de suivre le nombre d'accès et nombre d'utilisateurs uniques pour un site ou une collection de sites par jour ou par mois. Pour que vous puissiez consulter les rapports, un administrateur de batterie doit configurer les paramètres d'utilisation et de collecte de données. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Configurer la collecte de données relatives à l'utilisation et à l'intégrité dans SharePoint Server. Pour plus d'informations sur l'affichage et l'utilisation de rapports d'utilisation, consultez la rubrique Affichage des rapports d'utilisation dans SharePoint Server.
Suppression de sites et de collections de sites
Vous devez planifier la méthode de gestion des sites qui deviennent inactifs au terme d’un projet ou que des utilisateurs ont créés uniquement pour tester des idées, puis abandonnés. La fonctionnalité de confirmation d'utilisation et de suppression de sites permet de nettoyer votre environnement régulièrement en identifiant les sites qui ne sont plus nécessaires. Cette fonctionnalité consiste à envoyer automatiquement un message électronique aux propriétaires du site pour savoir s'ils considèrent que leur site est actif. Si le propriétaire ne répond pas au message électronique (après l'envoi d'un nombre spécifié de messages pendant une période définie), le site peut être supprimé. Pour plus d'informations sur la gestion des collections de sites inutilisées, consultez la rubrique relative à la Gérer les collections de sites non utilisées dans SharePoint Server.
Pour planifier la confirmation et la suppression de l’utilisation de sites, déterminez les points suivants :
Le délai au terme duquel il faut vérifier si un site est inactif. Le délai par défaut pour les sites d'équipe ou de projet est de 90 jours après la création des sites. En règle générale, le cycle de vie d'un site, entre sa création et la situation propice à sa suppression ou à son archivage, en passant par son utilisation active, s'étale sur une période comprise entre six mois et plusieurs années. Il est important d'envoyer des rappels tous les six mois dans ces situations.
La fréquence à laquelle vous souhaitez envoyer un message électronique aux propriétaires de site pour déterminer si leurs sites sont inactifs. Après l'envoi du premier message électronique, si l'administrateur de site ne répond pas, vous pouvez envoyer des avis supplémentaires selon une fréquence quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
Si vous souhaitez supprimer automatiquement les sites non utilisés. Si l'administrateur du site ne répond pas aux différents messages électroniques envoyés, vous devez décider de supprimer ou non le site automatiquement. Nous vous recommandons d'abord d'effectuer une sauvegarde. Vous pouvez le faire en vous assurant que des sauvegardes régulières soient effectuées.
Le nombre de messages électroniques à envoyer au préalable aux propriétaires de site, si vous envisagez de supprimer automatiquement les sites inutilisés. Par défaut, quatre avis hebdomadaires sont envoyés avant que le site ne soit supprimé, mais vous pouvez augmenter ou diminuer ce nombre en fonction de vos besoins.
Voir aussi
Concepts
Gérer les collections de sites non utilisées dans SharePoint Server
Créer, modifier et supprimer des modèles de quotas dans SharePoint Server
Configurer la collecte de données relatives à l'utilisation et à l'intégrité dans SharePoint Server
Supprimer et restaurer des collections de sites dans SharePoint Server