Vue d'ensemble de la gestion des biens numériques dans SharePoint Server 2013

S’APPLIQUE À :2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint dans Microsoft 365

Cet article décrit les ressources numériques (également appelées médias enrichis) et définit les termes clés utilisés pour la gestion des ressources numériques dans SharePoint Server 2013. Il explique également les aspects de la gestion des ressources numériques à l’aide de la bibliothèque de ressources dans SharePoint Server 2013, décrit les utilisateurs principaux d’une bibliothèque de ressources et décrit les scénarios courants d’utilisation de la bibliothèque de ressources dans SharePoint Server 2013.

Pour plus d'informations sur la planification d'une solution de gestion des biens numériques, voir Planifier les bibliothèques de biens numériques dans SharePoint Server 2013.

De plus en plus d'employés de bureau créent ou réutilisent des images et autres biens multimédias enrichis dans le cadre de leurs tâches quotidiennes. Souvent, il n'existe toutefois aucun référentiel centralisé au niveau de l'entreprise ou du service optimisé pour le stockage de ces biens. Un référentiel centralisé permet aux utilisateurs de trouver et de réutiliser facilement les biens multimédias que d'autres ont déjà créés. La bibliothèque de biens dans SharePoint Server 2013 permet à l'organisation d'économiser du temps et d'autres ressources en fournissant un référentiel spécialisé pour le stockage et la gestion des biens numériques. Les utilisateurs n'ont plus à chercher des biens à différents emplacements dans le réseau, ni à recréer de biens entièrement nouveaux. En utilisant un référentiel centralisé pour la gestion des biens numériques, l'organisation exerce également un contrôle plus rigoureux sur le contenu sensible aux marques et peut faire en sorte que seuls les biens approuvés pour les produits soient mis à la disposition des utilisateurs appropriés.

À propos de la gestion de biens numériques

Un bien numérique est un fichier image, audio ou vidéo, ou tout autre fragment de contenu enrichi réutilisable qu'une organisation emploie dans des applications à travers l'entreprise. La bibliothèque de biens dans SharePoint Server 2013 permet aux utilisateurs de créer, trouver, et réutiliser facilement des biens numériques existants au sein de l'organisation.

Dans SharePoint Server 2013, vous utilisez unebibliothèque de biens pour stocker et partager des biens numériques avec les utilisateurs. La bibliothèque de biens est un modèle de bibliothèque SharePoint Server 2013 qui est personnalisé pour utiliser des types de contenu spécifiquement conçus pour le stockage et le catalogage de biens multimédias enrichis.

Une solution efficace pour la gestion des biens numériques spécifie les éléments suivants :

• les métadonnées fournies pour chaque type de bien ;

• la quantité d'espace de stockage requise pour les biens et les problèmes de performances à prendre en considération pour fournir les biens aux utilisateurs ;

• l'emplacement de stockage des biens à chaque étape du cycle de vie d'un bien ;

• le mode de contrôle de l'accès à un bien à chaque étape de son cycle de vie ;

• la façon dont le transfert de biens dans l'organisation en tant que membres de l'équipe contribue à la création, la révision, l'approbation, la publication et la suspension de biens ;

• les stratégies à appliquer aux biens pour que les actions liées aux biens soient vérifiées, que les biens soient correctement conservés ou supprimés et que les biens importants pour l'organisation soient protégés ;

• le mode de traitement des biens en tant que dossiers d'entreprise, qui doivent être conservés selon les exigences et les directives de celle-ci.

Pour plus d'informations sur la planification d'une solution de biens numériques à l'aide de SharePoint Server 2013, voir Planifier les bibliothèques de biens numériques dans SharePoint Server 2013.

Utilisateurs d'une bibliothèque de biens

Les utilisateurs d'une bibliothèque de biens dans SharePoint Server 2013 font généralement partie de l'une des trois catégories suivantes :

• Créateurs de biens. Cette catégorie inclut les personnes qui créent des biens individuels, tels que les graphistes, les producteurs vidéo ou les rédacteurs marketing, et qui soumettent les biens à la bibliothèque de biens. Par exemple, un graphiste peut créer un logo de produit dans de multiples résolutions et tailles, en couleur et en noir et blanc, puis télécharger toutes les versions du logo dans la bibliothèque de biens pour que d'autres membres de l'équipe de commercialisation des produits puissent les utiliser.

• Gestionnaires de biens. Cette catégorie inclut les personnes qui gèrent les biens dans la bibliothèque. Celles-ci sont chargées du flux de travail de bout en bout, depuis la première soumission d'un bien jusqu'à son expiration, en passant par sa publication. Elles sont également responsables de la gestion et de l'organisation des biens dans la bibliothèque. Par exemple, un gestionnaire de biens peut prendre plusieurs versions d'un logo de produit et les classer de manière appropriée dans la bibliothèque, ajouter des métadonnées importantes telles que des mots clés, et définir une date à partir de laquelle le bien ne pourra plus être utilisé.

• Consommateurs de biens. Cette catégorie inclut les personnes qui doivent trouver des biens dans la bibliothèque et les utiliser pour créer d'autres produits de travail. Par exemple, les concepteurs web peuvent utiliser un logo de produit de la bibliothèque de biens lorsqu'ils créent des pages marketing pour des sites web de produits.

Selon le scénario, il peut y avoir un croisement entre ces utilisateurs. Par exemple, les utilisateurs autorisés à télécharger des biens dans la bibliothèque peuvent également être autorisés à classer et à gérer les biens qu'ils soumettent dans l'archive. Les créateurs de biens peuvent aussi être des consommateurs de biens s'ils recherchent et utilisent des biens ajoutés à d'autres produits de travail, qui sont à leur tour téléchargés comme des biens distincts. Par exemple, un producteur vidéo peut utiliser un logo de produit tout en réalisant une vidéo de promotion d'un produit, puis télécharger la vidéo dans la bibliothèque comme un bien distinct.

Gestion des biens numériques dans SharePoint Server 2013

SharePoint Server 2013 fournit un modèle de bibliothèque nommé Bibliothèque de biens, qui est personnalisé pour l'utilisation de nouveaux types de contenu image, audio et vidéo spécialement conçus pour le stockage et le catalogage de biens multimédias enrichis. Ces nouveaux types de contenu utilisent de nouveaux types de colonnes comme Aperçu, Taille de l'image, Date de prise du cliché et Durée (en secondes), qui contribuent aux métadonnées d'un bien particulier. La bibliothèque de biens dispose également d'un mode de prévisualisation qui affiche une miniature et certaines de ces métadonnées lorsque vous placez le pointeur sur un bien. Des mots clés d'entreprise peuvent être attribués aux biens afin de les rendre plus facilement repérables lors d'une recherche. Les mots clés peuvent être attribués par un créateur de biens lors du téléchargement d'un nouveau bien, ou ajoutés ultérieurement par un gestionnaire de biens. Les utilisateurs peuvent évaluer les biens, une fonctionnalité qui fournit des métadonnées supplémentaires aux biens. Les métadonnées peuvent ensuite être utilisées lorsque les biens sont affichés dans un composant WebPart. Par exemple, si vous disposez d'une bibliothèque de vidéos de formation visionnées et évaluées par les utilisateurs, vous pouvez utiliser un composant WebPart pour afficher les vidéos les plus populaires sur une page web.

Les créateurs et les gestionnaires de biens travaillent directement dans la bibliothèque de biens pour télécharger, classer et gérer les biens. Les consommateurs de biens peuvent parcourir la bibliothèque pour trouver des biens à insérer dans des projets d'autres applications. Les consommateurs de biens peuvent parcourir une bibliothèque de biens dans des applications Office et insérer un bien dans l'application ouverte, telle que Word ou PowerPoint.

Vous pouvez afficher les biens numériques pour les utilisateurs dans SharePoint Server 2013 des façons suivantes :

• en permettant aux utilisateurs de parcourir la bibliothèque de biens ;

• en insérant un composant WebPart dans une page web sur un site d'équipe ;

• en utilisant le champ de contrôle vidéo dans une page de publication d'un site de publication ;

• en utilisant le composant WebPart Requête de contenu.

Les méthodes spécifiques que vous utilisez afin d'afficher les biens pour les utilisateurs de la bibliothèque de biens varient en fonction des utilisateurs, de leur utilisation des biens de la bibliothèque, ainsi que des méthodes d'affichage des biens les plus appropriées selon le scénario.

En plus des fonctionnalités qui font partie de la bibliothèque de ressources, vous pouvez tirer parti des fonctionnalités de SharePoint Server 2013 telles que les flux de travail, le routage, les règles et les stratégies. Ces fonctionnalités permettent de gérer les biens dès qu'ils arrivent dans la bibliothèque de biens, de suivre leur progression, d'automatiser leur publication lors de leur approbation et de définir leur expiration.

Scénarios d'utilisation de la bibliothèque de biens

Les utilisateurs disposant d'autorisations Modifier peuvent ajouter une bibliothèque de biens à n'importe quelle collection de sites ou n'importe quel site SharePoint Server 2013. Le tableau suivant décrit les scénarios possibles dans lesquels utiliser une bibliothèque de biens numériques.

Scénario	Description
Bibliothèque de marque d'entreprise	La bibliothèque de biens stocke des biens de marque d'entreprise tels que des logos, des conceptions graphiques et d'autres biens numériques, et des flux de travail et des stratégies facilitent la gestion du contenu. Les équipes créatives peuvent soumettre des biens numériques dans la bibliothèque de biens où ceux-ci sont révisés et publiés. Les gestionnaires de contenu gèrent et modifient les biens numériques pour s'assurer qu'ils sont correctement identifiés et organisés. Les professionnels de l'information et les partenaires de l'extranet qui souhaitent obtenir des logos d'entreprise ou des biens de marque d'entreprise utilisent la bibliothèque pour trouver le contenu dont ils ont besoin.
Portail de division	La bibliothèque de biens est un référentiel pour les images et les fichiers multimédias enrichis d'un site portail unique. Dans ce scénario, un contributeur ou un concepteur peut télécharger des logos et des images dans la bibliothèque pour que d'autres personnes puissent les visualiser et les utiliser. Généralement, le contenu est géré par les contributeurs, et le flux de travail ou la stratégie associés à l'ajout et à la gestion du contenu est minime. Par exemple, il peut y avoir plusieurs contributeurs pour une bibliothèque de portail de division, mais seulement quelques approbateurs. Les auteurs et les concepteurs web du site utilisent le contenu de la bibliothèque en le visualisant, le téléchargeant et l'insérant dans leurs produits de travail, comme des documents ou des présentations.
Site d'équipe	Ce scénario est semblable au portail de division, mais plus petit. La bibliothèque de biens est un référentiel pour les images et les fichiers multimédias enrichis d'un site d'équipe unique. Dans ce scénario, tout membre de l'équipe peut télécharger des biens dans la bibliothèque pour que d'autres membres puissent les visualiser et les utiliser. Les collaborateurs gèrent le contenu si nécessaire, et le flux de travail ou la stratégie est minime. Les membres de l'équipe utilisent le contenu de la bibliothèque en le visualisant, le téléchargeant et l'insérant dans leurs produits de travail, comme des documents ou des présentations.
Archive d'entreprise	La bibliothèque de biens stocke des images, des vidéos, des documents et d'autres biens ayant une valeur historique pour l'organisation. Les utilisateurs peuvent soumettre des éléments actuels et passés, qui sont collectés, analysés, organisés et marqués par les conservateurs qui gèrent la bibliothèque afin que les autres utilisateurs puissent parcourir, rechercher et afficher le contenu archivé.
Site de partage de fichiers multimédias de division	La bibliothèque de biens stocke des fichiers audio et vidéo. Dans ce scénario, tout le monde peut contribuer à la bibliothèque, et la gestion des éléments de la bibliothèque est minime voire nulle. Les évaluations de la bibliothèque sont activées et combinées avec la liaison de mise en réseau des biens afin de gérer la structure et la présentation des actifs au sein de la bibliothèque.