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Présentation des rôles, des tâches et des chronologies

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Lorsque vous envisagez de créer ou de mettre à jour l’intranet de votre organization, plusieurs personnes seront impliquées. Les meilleures équipes intranet ne sont pas grandes, mais contiennent les bons partenaires et parties prenantes qui peuvent prendre des décisions qui servent l’ensemble des organization.

Rôles et tâches en un coup d’œil

Votre rôle Alignement des tâches Tâches d’implémentation Tâches de gestion
Propriétaires d’intranet d’organisation Stratégie, personnalisation, adoption, gouvernance, architecture des informations et gestion des changements
Professionnels de l’informatique / Administrateurs Intégration de la plateforme, migration de contenu, performances, scalabilité, formation des utilisateurs Création de site, navigation, recherche, personnalisation, publication
Propriétaires d’entreprise / propriétaires de site Objectifs métier, autorisations, audit de contenu et migration Création de site, navigation, personnalisation, ciblage d’audience Gestion de site, audits de contenu planifiés
Auteurs du contenu Meilleures pratiques en matière de contenu, de contenu et de conception de site Créer et gérer du contenu, collaboration de contenu Mettre à jour le contenu existant, publier du nouveau contenu

Découvrez à quoi ressemble le cycle de vie intranet .

En savoir plus sur les blocs de construction de site de base.

Propriétaires d’intranet d’organisation

Les propriétaires d’intranet collaborent avec les propriétaires d’entreprise et le service informatique pour hiérarchiser les projets intranet de votre portefeuille afin d’en tirer le meilleur parti pour l’entreprise.

Commencez par vous inspirer avec le look book SharePoint. Le look book fournit des exemples de pages intranet que vous pouvez créer dans SharePoint et vous donne une idée des possibilités. Gardez-les à l’esprit lorsque vous passez au processus de planification et d’implémentation.

Ensuite, commencez à planifier votre intranet SharePoint intelligent en travaillant avec vos principales parties prenantes pour comprendre vos principaux objectifs métier et intranet. Effectuez des recherches auprès des utilisateurs intranet pour découvrir des personnages et des scénarios clés. Passez en revue votre intranet existant et déterminez l’initiative avec laquelle commencer pour obtenir le meilleur retour sur investissement. Lorsque vous hiérarchisez vos initiatives intranet, réfléchissez à la façon d’obtenir les meilleures performances et scalabilité à partir des portails que vous créez. Si votre intranet existant utilise SharePoint Server, réfléchissez à la façon dont la migration de votre contenu vers SharePoint s’inscrit dans votre plan global. Pour résoudre les problèmes de performances des pages, utilisez l’outil de diagnostics de page.

Choisissez une ou plusieurs opportunités pour commencer et rencontrer les propriétaires d’entreprise dans ce domaine de votre organization pour planifier la solution. Certaines solutions peuvent nécessiter une coordination entre les différentes parties du organization.

Lorsque vous planifiez et implémentez votre intranet, gardez à l’esprit les facteurs clés de réussite suivants :

  • Pour votre intranet, dans son ensemble :

    • Avoir un sponsor pour chaque initiative et un sponsor exécutif de l’entreprise pour l’intranet dans son ensemble.
    • Assurez-vous que vos objectifs intranet sont directement liés aux objectifs métier clés.
    • Rassemblez une équipe de base pour réfléchir à la gouvernance : veillez à aligner vos décisions de gouvernance sur les objectifs de l’entreprise.
    • Alignez votre intranet avec votre marque et votre culture organization.
    • Ne supposez pas que vous devez lancer avec un « big bang » : alignez les communications et la formation sur votre plan de lancement.

  • Pour chaque initiative :

    • Rassemblez les résultats, et non les exigences, veillez à parler aux utilisateurs du site, pas seulement aux propriétaires.
    • Concevez pour vous aligner sur vos normes organization, mais autorisez le site « story » à dicter la navigation et les mises en page.
    • Établissez des objectifs de réussite pour chaque site et examinez-les régulièrement.
    • Testez votre navigation proposée avec les visiteurs du site, assurez-vous que les visiteurs peuvent facilement accéder à leurs tâches principales.

Tâches clés

Organiser votre intranet

L’architecture de votre site est une partie essentielle de votre intranet SharePoint. En utilisant une série de sites de communication et de hubs, vous pouvez créer un intranet intuitif avec une navigation commune sur les sites associés et une structure d’autorisations facile à gérer. Pour obtenir un aperçu détaillé de la navigation de site dans SharePoint, voir Planification de la navigation pour l’expérience SharePoint moderne.

*Commencer par : développer une compréhension de ce que votre intranet doit accomplir et commencer à organiser les ressources de contenu pour s’aligner sur les objectifs de résultats clés. Organisez en fonction des besoins de l’entreprise (par région, département ou fonction) et selon les sujets qui intéressent vos utilisateurs.

Vous savez que vous avez terminé quand : les propriétaires d’entreprise et les utilisateurs confirment qu’ils peuvent trouver et avoir accès au contenu qui rend leur travail plus productif.

Personnaliser votre intranet

La personnalisation permet d’aligner votre intranet sur la culture de votre organisation. Avec SharePoint, vous pouvez ajouter une personnalisation à votre site SharePoint et personnaliser le thème Microsoft 365 pour votre organization.

*Commencez par : répondez-vous , avez-vous besoin d’une marque cohérente sur tous les sites ou est-ce que les différentes divisions, services ou groupes de votre organization ont leur propre apparence ? Ensuite, collectez des ressources de marque approuvées telles que les couleurs de marque, les logos et les images en fonction des exigences de marque de votre organization.

Vous savez que vous avez terminé quand : vous avez déterminé l’apparence de bout en bout de l’intranet de la page d’accueil aux hubs vers des sites individuels.

Professionnels de l’informatique et administrateurs

Les professionnels de l’informatique et les administrateurs implémentent les étapes d’intégration de plateforme nécessaires aux propriétaires de votre entreprise pour leurs portails intranet, par exemple avec des bases de données ou des applications métier. Cela peut inclure la migration de contenu à partir de systèmes existants. Ils collaborent également avec d’autres parties prenantes et l’entreprise pour déterminer une stratégie de gouvernance pour l’intranet et former les personnes dans le organization à utiliser SharePoint et d’autres outils pour gérer l’intranet.

Lorsque vous planifiez et implémentez votre intranet, gardez à l’esprit les facteurs clés de réussite suivants :

  • Établissez un plan de gouvernance qui prend en charge les besoins de l’entreprise et vos objectifs de rétention, de sécurité et de conformité.
  • Assurez-vous que tous les propriétaires de site, auteurs de contenu et visiteurs comprennent comment la gouvernance s’applique à leurs rôles.
  • Nettoyez le contenu existant avant la migration. Migrez uniquement le contenu pertinent, actuel et prenant en charge les objectifs de résultat de chaque site.
  • Activez la connexion sociale qui encourage la communication, l’engagement et la collaboration.
  • Formez vos auteurs de contenu et vos utilisateurs.

Tâches clés

Planifier et aligner la stratégie de gouvernance

La gouvernance est l’ensemble de stratégies, de rôles et de processus qui contrôlent la façon dont les divisions commerciales et les équipes informatiques de votre organization travaillent ensemble pour atteindre son objectif, en veillant à ce que organization contenu et communications soient sécurisés et que les téléspectateurs bénéficient d’une expérience cohérente. Chaque organisation a des besoins et des objectifs propres qui ont une influence sur son approche de la gouvernance. Quelques détails à prendre en compte lors de la planification de votre stratégie de gouvernance : conventions de nommage, accès invité, classification des sites, des groupes et des fichiers.

Commencez par : comprendre les règles et les exigences de votre organization, en combinaison avec les besoins des propriétaires d’entreprise et des propriétaires de sites. Ensuite, développez un plan en même temps que l’informatique, les RH et la haute direction qui permet aux employés de maximiser la valeur de SharePoint avec un minimum de supervision d’une manière conforme.

Vous savez que vous avez terminé quand les parties prenantes de la gouvernance, les propriétaires d’entreprise et les créateurs de contenu peuvent travailler facilement dans SharePoint sans ralentir le rythme des activités.

Migrer du contenu à partir de votre intranet existant

Votre intranet existant peut contenir du contenu provenant de différentes sources situées sur différentes plateformes. Une tâche clé dans la création de votre intranet SharePoint intelligent consiste à déterminer l’état de votre contenu existant et à choisir le contenu à migrer vers le nouvel intranet.

Vos propriétaires d’entreprise et de site actuels peuvent être mieux adaptés pour évaluer si le contenu doit être migré et vous souhaiterez peut-être leur demander d’effectuer la migration réelle, en fonction de ce qui est impliqué. Ils peuvent avoir besoin de votre aide en fonction de la quantité et de l’emplacement du contenu à déplacer. Découvrez les options de migration à partir de partages de fichiers, SharePoint Server et d’autres fournisseurs de cloud.

Commencez par : collaborez avec des dirigeants d’entreprise et d’autres parties prenantes du contenu pour vérifier la pertinence et la précision de votre contenu existant.

Vous savez que vous avez terminé quand un ensemble de contenu organisé a été migré vers SharePoint.

Personnaliser SharePoint pour répondre aux besoins de votre entreprise

Avec l’expérience intelligente SharePoint, vous pouvez créer un intranet attrayant et facile à gérer sans nécessiter de personnalisation. Nous vous recommandons vivement d’utiliser les expériences SharePoint par défaut si possible. Cela facilite la gestion des modifications au fil du temps.

Si vous avez besoin de personnaliser SharePoint, SharePoint fournit des solutions Framework, des applications, des compléments et des solutions pour vous aider à répondre aux besoins de votre entreprise. Pour plus d’informations, voir Développement SharePoint.

Entraîner vos auteurs de contenu

En fonction de leurs antécédents, les personnes de votre organization peuvent avoir besoin d’aide pour commencer à utiliser SharePoint. Les parcours d’apprentissage Microsoft 365 permettent d’apporter un ensemble organisé de contenu Microsoft à vos utilisateurs. Les autres références qui peuvent aider vos créateurs de contenu à gérer les mises à jour du site sont les suivantes :

Commencer par : déterminer les besoins de formation de vos utilisateurs sur SharePoint et faire connaître ces références.

Vous savez que vous avez terminé quand — Les questions sur l’utilisation de l’intranet SharePoint sur organization canaux de médias sociaux et via le support technique ont diminué à un niveau modeste.

Propriétaires d’entreprise et propriétaires de sites

En tant que propriétaire d’entreprise, vous pouvez être responsable du contenu intranet pour une zone spécifique de votre organization, comme les ressources humaines ou les opérations. Vous pouvez également être le propriétaire du site, la personne disposant des autorisations dans SharePoint pour créer et gérer le contenu et les expériences sur le site. Avant de commencer à configurer des sites individuels, pour obtenir quelques idées, consultez le look book SharePoint. Dans le cadre de votre plan de gouvernance global, vous pouvez décider que les sites doivent suivre des modèles cohérents pour vous assurer que les lecteurs n’ont pas à passer trop de temps à s’orienter au fur et à mesure qu’ils passent d’un site à l’autre ou d’une rubrique à l’autre dans l’intranet.

Gardez à l’esprit ces facteurs clés de réussite lorsque vous planifiez et implémentez votre intranet :

  • Concentrez-vous sans relâche sur les expériences utilisateur lorsque vous implémentez votre site ( case activée étiquettes pour la pertinence, assurez-vous que les images sont liées au contenu, ne supposez pas - testez !
  • Nettoyez le contenu existant avant la migration. Migrez uniquement le contenu pertinent, actuel et prenant en charge les objectifs de résultat du site.
  • Impliquez vos utilisateurs pour obtenir des commentaires pendant toutes les étapes du processus de génération.
  • Assurez-vous que le propriétaire ou le contact du site est visible à un endroit cohérent sur la page d’accueil du site afin que les visiteurs sachent à qui ils doivent contacter pour obtenir des commentaires.
  • Planifier les communications de lancement, qui peuvent inclure un événement ou une activité de lancement. Célébrez votre succès !

Tâches clés

Transférer vos données

L’une des tâches les plus importantes dans la création d’un site intranet est la migration de vos données existantes vers SharePoint. Nous vous recommandons vivement d’effectuer un audit de contenu pour voir ce qui est utilisé, ce qui est à jour et ce qui n’est plus nécessaire et peut être supprimé ou archivé.

Recherchez les opportunités d’éliminer les versions antérieures des documents dont vous n’avez plus besoin. Si vous migrez des fichiers se terminant par .v1, .v2 et ainsi de suite, vous créez une confusion pour vos utilisateurs qui ne pourront pas s’appuyer sur la recherche pour trouver systématiquement la dernière version des documents.

Entraînez vos utilisateurs à tirer parti du contrôle de version automatisé de SharePoint et supprimez les ID de version et les dates des noms de fichiers dans la mesure du possible, en migrant uniquement la version la plus récente et la plus précise. Mieux encore, vérifiez si vous pouvez convertir des documents hérités en pages modernes pour créer du contenu plus attrayant et plus facile à utiliser. Vous obtenez de meilleures expériences de recherche et obtenez une plus grande satisfaction des utilisateurs et une maintenance plus facile en supprimant le contenu qui n’est plus nécessaire avant la migration.

Découvrez les options de migration à partir de partages de fichiers, SharePoint Server et d’autres fournisseurs de cloud.

La vidéo est un excellent moyen de communiquer avec les personnes de votre organization pour les réunions d’information de la direction ou lorsque le partage d’idées par le biais de la vidéo peut mener à un plus grand engagement. Utilisez Microsoft Stream pour fournir des réunions, des événements et des formations en direct et à la demande. Si vous avez du contenu vidéo existant que vous souhaitez rendre disponible sur votre nouveau site intranet, chargez-le sur Stream dans le cadre de votre processus de migration de contenu.

Commencez par : comprendre l’étendue complète du contenu qui peut nécessiter une migration, puis définir les critères utilisés pour cibler le contenu qui doit être migré, qui doit être modifié, puis migré et qui doit être mis hors service.

Vous savez que vous avez terminé quand : vous disposez de la quantité minimale de contenu nécessaire pour créer et lancer un site SharePoint efficace.

Déterminer vos autorisations et votre stratégie de partage

Les autorisations SharePoint sont gérées par le biais d’un ensemble de rôles au sein d’un site : propriétaires, membres et visiteurs. Selon le type de site, d’autres options d’autorisation et de partage peuvent être disponibles, comme l’utilisation de groupes Microsoft 365.

Commencer par : déterminer qui a besoin d’accès, qui ne doit pas avoir accès et comment vous accordez les demandes d’accès.

Vous savez que vous avez terminé quand : tous les propriétaires et utilisateurs du site ont accès au contenu dont ils ont besoin, tout en sécurisant le contenu confidentiel le cas échéant.

Concevoir la page du portail intranet, également appelée site d’accueil

Le portail intranet main de votre organization est une grande partie de votre nouvel intranet SharePoint. Vous pouvez créer cette page à tout moment pendant votre projet de développement intranet. Vous pouvez toujours pointer vers vos sites intranet hérités avec une page d’accueil du portail intelligent. Si vous disposez d’un site de communication existant que vous souhaitez utiliser comme page du portail main, vous pouvez le déplacer vers le site racine.

Le méga menu, le composant WebPartActualités et les flux Viva Engage peuvent tous être utilisés pour faire de votre page de portail main une destination attrayante et productive pour vos utilisateurs. Pour un aperçu de bout en bout de la création de cette page, consultez Procédure pas à pas guidée : création d’un site d’atterrissage d’entreprise pour votre organization.

Commencez par : compte tenu des objectifs du point de vue de l’équipe de communication de votre organization, de votre sponsor exécutif, de votre service informatique et des utilisateurs finaux. Concevez la page d’accueil du portail en tenant compte de la simplicité et de la scalabilité.

Vous savez que vous avez terminé : vous avez créé un plan de lancement à l’aide du planificateur de lancement du portail pour rediriger votre page de portail actuelle vers la nouvelle page et vous avez partagé ce plan avec toutes les parties prenantes et tous les utilisateurs.

Concevoir votre entreprise ou votre site intranet spécifique à une rubrique

Lorsque vous commencez à concevoir les sites intranet pour vos services et fonctions, assurez-vous d’avoir effectué des recherches auprès de vos utilisateurs pour mieux comprendre leurs besoins et comment ils interagissent actuellement avec votre contenu. Pour créer des enquêtes et des questionnaires personnalisés et passer du temps à observer les utilisateurs et à les rencontrer, vous pouvez utiliser Forms.

Nous vous recommandons de développer vos pages intranet à l’aide de sites de communication. Avec les sites de communication, vous pouvez partager des actualités, des rapports, des états et d’autres informations via différents modèles et composants WebPart. Pour un aperçu de bout en bout de la configuration d’un site de communication, consultez Procédure pas à pas guidée : création d’un site de communication pour votre organization. En savoir plus sur la façon de planifier vos sites.

Pour publier des articles importants ou intéressants, des annonces, des actualités status des mises à jour, etc., vous pouvez utiliser le composant WebPart Actualités. Dans le composant WebPart Actualités, pour hiérarchiser le contenu spécifique pour des audiences spécifiques, vous pouvez configurer le ciblage d’audience. Pour un aperçu de bout en bout de l’utilisation des actualités dans SharePoint, voir Procédure pas à pas guidée : configuration des actualités pour votre organization.

Pour aligner les exigences de personnalisation de votre organization, vous pouvez modifier l’apparence de votre site.

Commencez par : hiérarchiser les objectifs métier, puis décidez du type de sites et de composants WebPart qui sont nécessaires au départ.

Vous savez que vous avez terminé lorsque les propriétaires de sites et d’entreprise ont des zones dédiées dans SharePoint qui peuvent être détenues et gérées avec peu de surveillance.

Auteurs du contenu

Les auteurs de contenu sont les personnes qui créent du contenu sur des sites. Les auteurs de contenu peuvent assumer de nombreuses responsabilités telles que la création et la publication d’actualités, la création de pages spécifiques à un sujet, ou servir d’experts en la matière et de leaders d’idée pour des projets et des initiatives spéciales. Les auteurs de contenu doivent se familiariser avec les principes fondamentaux de la conception SharePoint.

Lorsque vous créez et gérez du contenu pour votre intranet, gardez à l’esprit les facteurs clés de réussite suivants :

  • Déterminez si le contenu est mieux présenté sous la forme d’une page ou d’un document. Utilisez des pages lorsque votre contenu est dynamique et communique le plus facilement avec des composants WebPart attrayants tels que des images, des vidéos ou des liens. Utilisez des documents lorsque votre contenu est conçu pour être téléchargé ou imprimé.
  • Résumez à l’avance : placez les informations que les lecteurs doivent disposer pour que votre communication soit réussie en haut de la page avant de vous concentrer sur la conception.
  • Utilisez des sections et des styles de titre pour séparer visuellement les rubriques et les concepts afin de rendre vos pages plus lisibles et plus accessibles.
  • Créez des modèles de page personnalisés pour assurer la cohérence et simplifier la création de pages.
  • Veillez à suivre les instructions relatives aux images et aux vidéos pour maintenir des performances de page élevées.

Tâches clés :

Informer et impliquer

Collectez et gérez du contenu à l’aide de pages SharePoint. Utilisez des listes pour les informations que vous pouvez collecter dans Excel. Listes vous permettre, ainsi qu’à votre public, de collecter, de suivre et de partager des informations. Améliorez l’affichage des listes avec la mise en forme des colonnes et des affichages liste à l’aide du composant WebPart Liste. Utilisez des bibliothèques pour stocker des documents. Ajoutez, réorganisez, triez, filtrez et créez facilement des vues personnalisées des bibliothèques à l’aide du composant WebPart Bibliothèque de documents.

Affichez dynamiquement le contenu d’une bibliothèque de documents, d’un site, d’une collection de sites ou de tous les sites à l’aide du composant WebPart Contenu en surbrillance.

Créez et organisez des actualités pertinentes pour votre public à l’aide du composant WebPart Actualités. Créez rapidement des publications attrayantes telles que des annonces, des actualités status des mises à jour, etc. qui peuvent inclure des graphiques et une mise en forme enrichie.

Personnalisez la façon dont vos utilisateurs affichent le contenu et les actualités à l’aide du ciblage d’audience. Le ciblage d’audience permet de hiérarchiser du contenu spécifique à des audiences spécifiques sur la page de démarrage SharePoint, les actualités de l’application mobile et dans le composant WebPart Actualités lorsque le ciblage d’audience est activé.

Permettre aux utilisateurs de travailler sur n’importe quel appareil. Lorsque les utilisateurs conservent des fichiers sur leur appareil local ou sur un partage réseau, ils n’ont pas de chance quand ils n’ont pas l’appareil avec eux ou n’ont pas de connexion à votre réseau. Si quelque chose se produit sur l’appareil d’un utilisateur, les données peuvent ne pas être récupérables. Obtenez l’application mobile SharePoint.

Commencer par : organisation du contenu en rubriques, création de pages pour chaque rubrique. Déterminez si le contenu de la page doit inclure du texte, des liens, une liste ou des bibliothèques. Alignez le contenu sur l’article pour vous assurer que le lecteur peut obtenir efficacement les informations dont il a besoin en analysant ou en écrémant rapidement la page.

Vous savez que vous avez terminé quand : vous pouvez confirmer que les utilisateurs ont accès aux informations appropriées au bon moment en utilisant l’utilisation et l’analytique du site, et en demandant aux utilisateurs de leur faire part de leurs commentaires.

Créer une culture et une communauté

Aidez les groupes de travail à se connecter et à s’impliquer dans votre organization à l’aide de Viva Engage. En savoir plus sur les composants WebPart Viva Engage Mises en évidence et Viva Engage Conversations. Parfois, le contenu doit être diffusé par le biais de vidéos, par exemple lorsque des annonces à l’échelle de organization sont faites, lorsque des dirigeants supérieurs organisent un événement en direct ou lorsque vous souhaitez fournir des exemples sur des pages qui fournissent des instructions. Microsoft Stream est le site vidéo de votre organization. Pour afficher du contenu vidéo, utilisez le composant WebPart Stream sur votre site.

Commencez par : recherche de nouvelles, d’annonces et d’événements à amplifier sur votre site.

Vous savez que vous avez terminé quand : vous faites régulièrement la promotion d’actualités et d’événements qui démarrent des conversations et impliquent et connectent de larges audiences.

À la prochaine étape

En savoir plus sur la façon dont vous pouvez commencer à créer ou à mettre à jour l’intranet de votre organization.

Créer et lancer des portails sains

Guide de l’expérience moderne dans SharePoint

Présentation PowerPoint de l’atelier d’vision d’intranet intelligent

Planifier votre intranet

Planifier votre site de communication : prise en main