Planifier la stratégie de gestion de l'information dans SharePoint Server 2013
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SharePoint dans Microsoft 365
Une stratégie de gestion des informations est un ensemble de règles correspondant à un type de contenu. Chaque règle d'une stratégie est une fonctionnalité de stratégie. Par exemple, une fonctionnalité de stratégie de gestion des informations peut indiquer la durée pendant laquelle un type de contenu doit être conservé ou fournir un audit des documents. Les stratégies de gestion des informations permettent de contrôler les personnes pouvant accéder aux informations relatives à votre organisation, les actions qu'elles peuvent effectuer les concernant et la durée pendant laquelle les informations doivent être conservées.
Stratégies de gestion des informations et fonctionnalités de stratégie
Notes
Dans cet article, sauf indication contraire, le terme stratégie renvoie à une stratégie de gestion des informations.
Les stratégies peuvent être implémentées pour aider une organisation à se conformer aux exigences légales, telles que la nécessité de conserver des enregistrements. Par exemple, une stratégie de ressources humaines, utilisée dans une organisation pour garantir que les enregistrements des employés sont traités en conformité avec les instructions juridiques recommandées, peut inclure les fonctionnalités de stratégie suivantes :
L'audit, pour enregistrer l'historique de modification et de visualisation de chaque document lié à un employé.
La rétention, afin de garantir que le contenu lié au travail en cours n'est pas conservé pour une durée inutile.
Les restrictions d'impression, afin de garantir que les documents sensibles liés à un employé sont uniquement imprimés sur des imprimantes sécurisées. Notez qu’il s’agit d’un exemple de fonctionnalité de stratégie personnalisée qui doit être implémentée à l’aide du modèle objet SharePoint Server ou obtenue auprès d’un fournisseur de logiciels tiers.
Les fonctionnalités de stratégie sont implémentées en tant que programmes qui s’exécutent sur SharePoint Server. Elles peuvent être activées et configurées par un administrateur de serveur et, une fois activées, elles peuvent être utilisées par les administrateurs de site pour définir les stratégies. SharePoint Server inclut des fonctionnalités de stratégie pour vous aider à gérer votre contenu. En utilisant le modèle objet SharePoint Server, vous pouvez concevoir et installer des fonctionnalités de stratégie personnalisées qui répondent aux besoins uniques de l’entreprise.
Lorsque votre organisation utilise des applications clientes Office avec SharePoint Server, les stratégies sont appliquées à la fois sur le serveur et dans les applications clientes. Cela se fait de manière transparente ; les fonctionnalités de stratégie qui s'appliquent à un document sont décrites dans une déclaration de stratégie associée au document, et les applications compatiles avec les stratégies empêchent les utilisateurs d'effectuer des tâches qui violent la stratégie du document.
Pour implémenter une stratégie, associez-la à des types de contenu, des bibliothèques ou des listes figurant dans des sites.
Vous pouvez associer une stratégie à une bibliothèque, une liste ou un type de contenu comme suit :
Associez des fonctionnalités de stratégie à une stratégie de collection de sites, puis associez cette stratégie à un type de contenu, une liste ou une bibliothèque. Le site de niveau supérieur d'une collection de sites comprend une galerie de stratégies de collection de sites où les administrateurs du site de niveau supérieur peuvent créer des stratégies. Une fois que vous avez créé une stratégie de collection de sites, vous pouvez l'exporter afin que les administrateurs d'autres collections de sites puissent l'importer dans leurs galeries de stratégies de collection de sites. Cela vous permet de normaliser les stratégies au sein de votre organisation.
Lorsqu'une stratégie de collection de sites est associée à un type de contenu et que ce type de contenu est associé à une liste ou à une bibliothèque, le propriétaire de la liste ou de la bibliothèque ne peut pas modifier la stratégie de collection de sites dans la liste ou la bibliothèque. Cela permet de garantir que les stratégies attribuées à un type de contenu sont appliquées à chaque niveau de la hiérarchie de sites.
Associez un ensemble de fonctionnalités de stratégie directement à un type de contenu, puis ajoutez ce type de contenu à des listes ou des bibliothèques. Afin de vous assurer qu'une stratégie créée à l'aide de cette méthode sera utilisée dans l'intégralité de la collection de sites, associez-la à un type de contenu dans la galerie de types de contenu de site de la collection de sites de niveau supérieur. Ensuite, chaque élément de ce type de contenu dans la collection de sites et chaque élément d'un type de contenu qui hérite du type de contenu d'origine disposera de cette stratégie. Lorsque vous utilisez cette méthode pour associer une stratégie à un type de contenu, il est plus difficile de réutiliser la stratégie dans d'autres collections de sites, car les stratégies créées à l'aide de cette méthode ne peuvent pas être exportées.
Notes
Pour mieux contrôler les stratégies utilisées dans une collection de sites, les administrateurs de collection de sites peuvent désactiver la possibilité de définir les fonctionnalités de stratégie directement sur un type de contenu. Lorsque la définition des fonctionnalités de stratégie sur un type de contenu est restreinte, les concepteurs de type de contenu ne peuvent associer des stratégies de la galerie de stratégies de collection de sites qu'à des types de contenu.
Associez un ensemble de fonctionnalités de stratégie directement à une liste ou une bibliothèque. Vous ne pouvez utiliser cette méthode que si la liste ou la bibliothèque ne prend pas en charge plusieurs types de contenu. Cette méthode de création de stratégie n'est utile que pour une stratégie définie de manière stricte s'appliquant à une seule liste ou bibliothèque.
Notes
Pour mieux contrôler les stratégies utilisées dans une collection de sites, les administrateurs de collection de sites peuvent désactiver la possibilité de définir les fonctionnalités de stratégie directement sur une bibliothèque. Lorsque la définition des fonctionnalités de stratégie sur une bibliothèque est restreinte, les concepteurs de type de contenu ne peuvent associer des stratégies de la galerie de stratégies de collection de sites qu’à des bibliothèques.
Intégration des stratégies de gestion des informations avec les applications Office System
Les stratégies de gestion des informations SharePoint Server sont exposées dans les applications clientes Office. Lorsque vous configurez une stratégie de gestion des informations sur le serveur, vous pouvez rédiger une déclaration de stratégie qui informe les professionnels de l'information sur les stratégies appliquées aux documents. Par exemple, la déclaration de stratégie peut indiquer qu'un document sera supprimé après un certain temps ou qu'il contient des informations sensibles qui ne doivent pas être communiquées en dehors de l'entreprise. La déclaration peut même fournir un nom de contact si le professionnel de l'information a besoin de davantage d'informations sur la stratégie.
Les fonctionnalités de stratégie personnalisée peuvent être intégrées dans les applications clientes Office. Toutefois, vous devez implémenter des comportements spécifiques à une stratégie que vous souhaitez rendre disponibles à partir des applications clientes Office, et vous devez donner aux utilisateurs un moyen d’installer ces comportements sur leurs ordinateurs clients via des mécanismes tels que des compléments pour les rendre disponibles à partir des applications clientes Office. Par exemple, si vous implémentez une fonctionnalité de stratégie personnalisée qui limite les imprimantes qui peuvent être utilisées pour imprimer un type de contenu, vous devez fournir un complément personnalisé pour les applications clientes Microsoft Office afin d'appliquer la restriction à partir de ces applications.
Fonctionnalités de stratégie disponibles dans SharePoint Server
Cette section décrit les fonctionnalités de stratégie incluses dans SharePoint Server.
Rétention La fonctionnalité de stratégie de rétention vous permet de définir les étapes de rétention, ainsi qu'une action se produisant à la fin de chaque étape. Par exemple, vous pouvez définir une stratégie de rétention à deux étapes sur tous les documents d'une bibliothèque spécifique qui supprime toutes les versions précédentes du document un an après sa création, et déclare que le document est un enregistrement cinq ans après sa création.
Les actions pouvant se produire à la fin d'une étape sont les suivantes :
Déplacement de l'élément vers la Corbeille
Suppression définitive de l'élément
Transfert de l'élément vers un autre emplacement
Démarrage d'un flux de travail
Passage à l'étape suivante
Déclaration de l'élément en tant qu'enregistrement
Suppression de tous les brouillons précédents de l'élément
Suppression de toutes les versions précédentes de l'élément
Audit La fonctionnalité de stratégie d'audit journalise les événements et les opérations effectuées sur les documents et les éléments de liste. Vous pouvez configurer l'audit pour journaliser les événements tels que les suivants :
Modification d'un document ou d'un élément
Visualisation d'un document ou d'un élément
Archivage ou extraction d'un document
Modification des autorisations pour un document ou un élément
Suppression d'un document ou d'un élément
Étiquetage La fonctionnalité de stratégie d'étiquetage spécifie une étiquette à associer à un type de document ou à un élément de liste. Les étiquettes sont des zones de texte pouvant faire l’objet d’une recherche que SharePoint Server génère en fonction des propriétés et de la mise en forme que vous spécifiez. Par exemple, dans un cabinet d'avocats, un document relatif à une affaire juridique peut inclure une étiquette contenant les noms des clients, le numéro du cas et le nom de l'avocat chargé de l'affaire. Les étiquettes sont particulièrement utiles dans les versions imprimées des documents, car elles permettent d'afficher les propriétés du document sur la version papier. Outre l'utilisation d'étiquettes pour les documents, vous pouvez également associer une étiquette à un élément de liste et inclure cette étiquette dans les vues de la liste.
Notes
La fonctionnalité de stratégie d’étiquette a été déconseillée et ne doit pas être utilisée dans SharePoint Server 2013 ou SharePoint Server 2016.
Code-barres La fonctionnalité de stratégie de code-barres vous permet de suivre les copies physiques d'un document en créant une valeur d'identificateur unique pour un document et en insérant une image de code-barres de cette valeur dans le document. Par défaut, les codes-barres sont conformes à la norme ANSI/AIM BC1-1995 (Code 39) courante et vous pouvez connecter d'autres fournisseurs de codes-barres à l'aide du modèle objet des stratégies.
Planification de stratégies de document
Lorsque vous planifiez les stratégies de votre solution, déterminez d’abord les besoins en matière de stratégie au niveau de l’organisation, puis concevez les stratégies de collection de sites répondant à ces besoins et distribuez ces stratégies pour les inclure dans les galeries de stratégies de collection de sites de toutes les collections de sites concernées. Cela peut nécessiter de planifier des fonctionnalités de stratégie personnalisées. Si votre stratégie nécessite des ressources et fonctionnalités de stratégies personnalisées, celles-ci doivent être installées et activées sur toutes les batteries de serveurs sur lesquelles votre solution est utilisée.
Un exemple typique de stratégie au niveau de l'organisation est celle visant à promouvoir les meilleures pratiques en matière d'audit et de conservation des spécifications de produit entre les divisions d'une organisation. Une stratégie de collection de sites unique est conçue pour être appliquée à toutes les spécifications de produit afin qu'elles soient auditées et conservées de manière cohérente. Une fois la stratégie de collection de sites conçue et testée, elle est exportée, puis importée dans les galeries de stratégies de collection de sites d'autres collections de sites dans lesquelles les spécifications de produit sont stockées. Elle est ensuite associée à tous les types de contenu de spécification de produit dans les différentes collections de sites de manière à l'imposer à toutes les spécifications de produit.
Voir aussi
Pour la version SharePoint dans Microsoft 365 de cet article, voir Créer et appliquer des stratégies de gestion des informations.