Identifier les utilisateurs et analyser l’utilisation des documents dans SharePoint Server
S’APPLIQUE À :
2013 2016 2019 Édition d’abonnement 
SharePoint dans Microsoft 365
La première étape de la planification de votre solution de gestion des documents consiste à identifier les utilisateurs et à analyser l'utilisation des documents. Cet article contient des conseils pour identifier les utilisateurs et analyser l’utilisation des documents pour votre solution basée sur SharePoint Server.
Identifier les utilisateurs
Pour identifier les parties prenantes et les participants de votre solution de gestion des documents, vous pouvez utiliser une enquête pour collecter des informations. Par exemple, votre enquête peut comporter les questions suivantes :
Qui crée des documents dans votre organisation ?
Quels types de documents ces personnes créent-elles ?
Quel est le rôle de l'utilisateur du document ?
Qui révise les documents ?
Qui modifie les documents ?
Qui utilise les documents ?
Qui approuve la publication des documents ?
Qui conçoit les sites web utilisés pour héberger les documents ?
Qui définit les instructions et les stratégies de gestion des documents ?
Qui gère les enregistrements dans votre organisation ?
Qui déploie et met à jour les serveurs sur lesquels sont stockés les documents ?
L’identification des parties prenantes associées au contenu peut vous aider à vous assurer que votre solution de gestion des documents est complète et que vous concevez des sites et des bibliothèques de documents adaptés aux besoins et processus liés au contenu de votre entreprise.
Analyser l’utilisation des documents
Une fois que vous avez identifié les parties prenantes associées au contenu, collectez auprès de ces personnes des informations qui vous permettront d’analyser l’utilisation des documents dans votre organisation. Cette étape constitue un point crucial dans le processus de planification car l'analyse vous permet de déterminer les éléments suivants :
La façon dont les bibliothèques de contenu doivent être structurées.
Les modèles de site à utiliser.
Le nombre de sites dont vous aurez besoin.
La topologie de serveur physique dont vous avez besoin pour implémenter votre solution.
Les stratégies de gestion des informations à appliquer aux sites.
Notes
Les stratégies de gestion des informations ne sont pas disponibles dans SharePoint Foundation 2013.
Les informations à collecter sont les suivantes :
Le type de document (par exemple, une note de recherche de capitaux propres, une analyse des performances de l'employé, un mémo interne ou une spécification de produit).
L'objectif de chaque type de document, par exemple : « fournit aux clients des recommandations sur les capitaux propres, ainsi que les données associées ».
L'auteur de chaque type de document (il est utile de répertorier le rôle de l'auteur, par exemple « analyste financier » ou « responsable de produit », plutôt que des noms de personnes).
Les utilisateurs de chaque type de document, par exemple « clients » ou « membres de l'équipe ».
Le format du document. Si le document doit être converti d'un format à un autre lors d'une étape de son cycle de vie, enregistrez cette information.
Les autres rôles qui s'appliquent au cycle de vie du document, tels que « réviseur technique » ou « éditeur de copie ».
L'emplacement du document, tel que « ordinateur client », « serveur web » ou « serveur de fichiers ». Cette question peut avoir plusieurs réponses, par exemple, lorsqu'un document est créé sur un ordinateur client puis publié sur un serveur web.
Voici des exemples d'informations pouvant être collectées et enregistrées dans la feuille de calcul de deux organisations différentes dans une entreprise.
Tableau : Exemple avec des informations de recherche
| Type | Objectif | Auteur | Rôle de l'utilisateur | Format | Autres rôles | Emplacement |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Note de recherche de capitaux propres |
Fourniture aux clients haut de gamme d'un service financier de conseils sur l'opportunité d'achat ou de vente d'actions |
Analyste financier |
Client |
DOCX (pour la création) ; PDF (pour la publication) |
Réviseur (technique) ; réviseur (juridique) ; approbateur ; éditeur de copie ; administrateur de site |
Site de création Site de test |
Analyse Les formats distincts de création et de publication nécessitent une conversion de format. Le grand nombre de réviseurs exige un ou plusieurs flux de travail (processus d'entreprise implémentés sur le serveur). Les deux sites (de création et de test) nécessitent des mécanismes permettant de déplacer le contenu d'un site à un autre.
Tableau : Exemple avec des informations sur l'employé
| Type | Objectif | Auteur | Rôle de l'utilisateur | Format | Autres rôles | Emplacement |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Analyse des performances de l'employé |
Évalue les performances d'un employé, avec l'auto-évaluation et l'évaluation du responsable |
Professionnel de l'information ; responsable |
Responsables ; spécialistes des ressources humaines |
.DOCX |
Réviseur (ressources humaines) ; réviseur (juridique) ; approbateur (responsable de niveau supérieur) ; responsable d'enregistrements |
Ordinateur client Serveur de messagerie (en tant que pièce jointe) Serveur web d'entreprise Centre d'enregistrements d'entreprise |
Analyse Deux auteurs et plusieurs réviseurs nécessitent un ou plusieurs flux de travail. Le document est traité par de nombreuses personnes, puis placé dans un serveur web d'entreprise (sans doute hautement sécurisé) et géré sur place ou déplacé vers un centre d'enregistrements. Le caractère sensible de ce contenu nécessite une gestion des droits relatifs à l'information (IRM) sur les ordinateurs de bureau et les serveurs, ainsi que des stratégies d'entreprise et l'application des meilleures pratiques (telles que l'audit) qui protègent la vie privée de l'employé et la situation juridique de l'entreprise.
Notes
Le centre d'enregistrements n'est pas disponible dans SharePoint Foundation 2013.
Feuilles de calcul
Utilisez les feuilles de calcul suivantes pour enregistrer les informations décrites dans cet article :