Afficher et présenter des données Power BI actives dans PowerPoint
Dès que vous ajoutez une page de rapport Power BI active ou un visuel à PowerPoint, vous pouvez commencer à interagir avec vos données comme vous le feriez dans Power BI. La vue initiale est déterminée par l’URL de que vous avez utilisée. L’image suivante montre une page de rapport chargée dans le complément, avec les fonctionnalités du complément étiquetées. Les mêmes fonctionnalités de complément sont disponibles lorsque vous chargez un visuel individuel.
| Sélectionner les détails de l’option | ||
|---|---|---|
| Menu Affichage | Informations | Options de données |
| options de style | Options de complément | Développer/réduire la barre d'outils |
| Menu latéral de complément |
Comprendre ce que vous voyez
Dans le module complémentaire, vous voyez :
- La page du rapport ou le visuel. La page de rapport ou visuel est entièrement interactive, à la fois en mode édition et en mode diaporama, sauf si elle a été figée en tant qu’image statique. Le volet de navigation de la page de rapport de gauche que vous voyez dans le service Power BI n’est pas inclus. S’il existe des visuels de navigation de page dans le rapport lui-même, vous pouvez les utiliser pour accéder à d’autres pages du rapport.
- Une barre d’outils en bas de la page de rapport. La barre d’outils contient des informations et des menus avec des contrôles qui vous aident à utiliser les données et à configurer vos présentations. Pour plus d’informations, consultez la section Contrôles.
- Une flèche Afficher/Masquer en haut à droite qui ouvre le volet latéral du complément (application de bureau uniquement). Le volet latéral du complément contient davantage de contrôles pour l’utilisation du complément, tels que la suppression du complément ou l’actualisation du rapport pendant l’ouverture du complément. Pour plus d’informations, consultez Volet latéral du complément.
Conseil : pour obtenir une vue plus claire et plus d’espace pour la page de rapport, vous pouvez réduire la barre d’outils du bas en utilisant Développer/Réduire la barre d’outils dans le coin inférieur droit du complément.
Interagir avec les données
Vous interagissez avec les données comme vous le feriez dans le service Power BI. Vous pouvez appliquer des filtres et des segments, sélectionner des points de données et explorer en profondeur les données.
La page ou le visuel de rapport en direct est interactif dans les modes d’édition et de diaporama. Les modifications que vous apportez à l’état du rapport ou du visuel (via le filtrage, la sélection, le découpage, etc.) en mode édition lors de la configuration de vos diapositives sont enregistrées. En revanche, les modifications apportées à l’état du rapport ou du visuel en mode diaporama ne sont pas enregistrées. Lorsque vous quittez l’affichage, le rapport ou le visuel retourne à l’état dans lequel il se trouvait lorsque vous avez quitté le mode d’édition.
Lorsque vous travaillez avec le rapport ou le visuel en mode édition, vous pouvez toujours restaurer l’affichage initial si vous souhaitez revenir à celui-ci. Utilisez l’option Réinitialiser dans le menu Options de données.
Préparer un diaporama
Pour obtenir plus d’espace et un affichage plus propre pour votre diaporama, vous pouvez réduire la barre d’outils en bas de la page de rapport ou du visuel à l’aide du contrôle Développer/réduire la barre d’outils.
Si vous devez présenter un diaporama plusieurs fois, vous souhaiterez probablement le configurer une seule fois, et le faire revenir automatiquement à son état de début quand il est terminé. Vous êtes donc prêt à passer à la prochaine fois. Le complément facilite cette opération. Étant donné que les sélections de données que vous effectuez en mode édition sont enregistrées, tandis que les sélections que vous effectuez en mode diaporama ne le sont pas, vous pouvez configurer la présentation une seule fois à l’avance en mode édition, puis la présenter en tant que diaporama plusieurs fois sans avoir à la configurer à chaque fois, quel que soit le découpage, dicing et filtrage que vous effectuez au cours du diaporama : lorsque le diaporama est terminé, la page de rapport ou le visuel revient à l’état où il était au début du diaporama.
Actualiser automatiquement les données pendant les diaporamas
PowerPoint vous permet de lire en continu une présentation en mode diaporama. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous souhaitez présenter des informations dans des affichages publics sans aucune interaction humaine. Pour plus d’informations sur la configuration d’un diaporama en cours d’exécution continue, consultez Créer une présentation auto-exécutée.
Si une présentation qui s’exécute en continu comporte des diapositives qui incluent le complément Power BI, les données du complément peuvent devenir obsolètes, car normalement, le complément obtient uniquement les données de Power BI lorsque la diapositive est chargée ou lorsque l’utilisateur actualise manuellement les données présentées.
Pour empêcher les données du complément de devenir obsolètes lors de leur lecture dans le cadre d’un diaporama, vous pouvez définir le complément pour extraire automatiquement les données de Power BI pendant que la présentation est en mode diaporama. Cela garantit que la présentation affiche toujours les données les plus récentes.
Pour activer l’actualisation automatique, accédez au pied de page du complément, sélectionnez options de complément, choisissez paramètres de diaporama, cochez Actualisation automatique dans le diaporama, puis définissez la fréquence souhaitée.
Note
Cette fonctionnalité nécessite que votre version Office respecte l’exigence de version minimale d’Office du complément. L’actualisation automatique se produit uniquement en mode diaporama, et non pendant la modification de la présentation.
Ajouter des styles à votre présentation
Vous pouvez améliorer l’apparence de votre présentation en appliquant des styles au complément. Actuellement, vous pouvez placer une bordure autour du complément pour lui donner une définition claire sur la diapositive.
Pour placer une bordure autour du complément, ouvrez Options de style et sélectionnez Contour. Pour modifier la couleur de trait, la largeur, le style ou la transparence, développez l’option Plan.
Enrichir votre présentation avec des insights sur les données
Les insights sur les données vous aident à explorer et à trouver des insights tels que des anomalies et des tendances à mesure que vous consommez et interagissez avec vos données. Avec le complément, vous pouvez facilement générer des informations, que vous pouvez ensuite coller directement dans votre diapositive ou copier dans le presse-papiers pour coller ailleurs, comme dans les notes de la diapositive.
Remarque
Tous les visuels ne peuvent pas générer d’insights. Pour plus d'informations, consultez les considérations et limitations de la narration intelligente dans .
Une fois que vous avez copié une analyse sur la diapositive ou dans le Presse-papiers, le texte reste statique et n'évolue pas lorsque les données changent. Pour mettre à jour l'analyse, vous devez la recréer.
L’animation suivante montre comment générer des insights de données, les modifier dans la boîte de dialogue Data Insights, puis les coller directement dans la diapositive ou les copier dans les notes.
Pour générer des insights sur les données :
Sélectionnez Options de données > Insights de données.
L’insight apparaît dans la boîte de dialogue Insights de données. Le texte est modifiable et vous pouvez le modifier comme vous le souhaitez. Lorsque vous êtes satisfait du texte, vous pouvez le coller directement sur la diapositive en tant que zone de texte PowerPoint, ou vous pouvez le copier dans le Presse-papiers, à partir de l’endroit où vous le collez où vous le souhaitez - dans les notes de diapositive, par exemple.
Geler une capture instantanée de la vue actuelle
Chaque fois que vous ouvrez votre présentation, la page de rapport ou les éléments visuels se rechargent dans le complément, en fournissant des données actualisées à partir du service Power BI. Il peut arriver que vous ne souhaitiez pas que cela se produise, et que les données restent statiques. Pour cela, vous pouvez utiliser le menu Afficher dans la barre d’outils. Le choix de l’une des options d’instantané transforme l’affichage actif en image statique et non interactive. Ensuite, lorsque vous ouvrez ensuite la présentation, vous verrez la vue statique que vous avez enregistrée.
Le menu vous permet de définir la vue sur les données en direct ou sur un instantané. Deux options d’instantané vous donnent un certain contrôle sur qui sera en mesure de voir le contenu Power BI dans l’aperçu :
instantané: lorsque vous choisissez Instantané, seuls les utilisateurs autorisés à afficher le rapport dans Power BI pourront voir l’image statique du contenu Power BI. Les utilisateurs qui n’ont pas d’autorisation pourront demander l’accès. Cette option vous empêche d’afficher par inadvertance du contenu Power BI aux utilisateurs non autorisés.
instantané public: Si vous choisissez un instantané public, toute personne autorisée à voir la présentation pourra également voir l’image statique du contenu Power BI, quelles que soient ses autorisations dans Power BI.
Pour restaurer l’affichage interactif, sélectionnez données en direct. La page de rapport en direct ou le visuel se rechargera dans l'état où il était en dernier, mais avec les données les plus récentes de Power BI.
Note
Le menu d’affichage avec les options d’instantané nécessite Office version 2312 (build 17126) ou une version ultérieure. Si la version de votre Office respecte cette exigence, n’utilisez pas l’option Enregistrer en tant qu’image située dans le volet latéral du complément.
Vous pouvez uniquement basculer entre Données en direct et Instantané dans l'application de bureau PowerPoint - vous ne pouvez pas le faire dans PowerPoint pour le web. Toutefois, PowerPoint pour le web respecte le choix que vous avez fait dans l’application de bureau. Par conséquent, la vue que vous avez sélectionnée dans l’application de bureau sera la vue que vous verrez dans PowerPoint pour le web.
Partager votre présentation
Lorsque vous partagez la présentation avec d’autres personnes, pour pouvoir afficher les données de la présentation, elles auront besoin d’un compte Power BI actif et d’une licence gratuite Microsoft Fabric, ainsi qu’un accès aux données. Si le rapport ou le visuel Power BI ne se trouve pas dans une capacité Premium ou Fabric F64 ou supérieure, une licence Power BI Pro sera nécessaire. Aucune de ces informations ne s’applique si vous avez figé la vue en tant qu’image statique.
Pour vous assurer que les personnes de votre organisation peuvent accéder au rapport ou au visuel et tirer parti de l’expérience de données actives, lorsque vous ajoutez une page de rapport en direct ou un visuel à une présentation, veillez à utiliser le lien généré dans Power BI par l’option Partager > PowerPoint. Cela garantit que les personnes de votre organisation avec lesquelles vous avez partagé la présentation pourront voir les données en direct lorsqu’elles ouvrent la présentation.
Les utilisateurs qui n’ont pas l’autorisation d’afficher le rapport ou le visuel peuvent demander l’accès directement à partir de la présentation et pourront afficher les données une fois qu’ils ont reçu l’accès.
Contrôles
Les contrôles qui vous aident à utiliser vos données dans PowerPoint sont décrits ci-dessous.
Informations sur les données
- titre avec hyperlien: nom du rapport ou nom de la page ou du visuel. Sélectionnez le titre pour ouvrir Power BI sur cette page ou visuel de rapport.
- étiquette de sensibilité du rapport: affiche l'étiquette de sensibilité appliquée au rapport dans Power BI. Remarque : il ne s’agit pas de l’étiquette de confidentialité (le cas échéant) appliquée au fichier PowerPoint lui-même.
- Dernière mise à jour de lasource : affiche l’heure et la date de la dernière mise à jour des données à partir des sources de données.
Options de données
- filtre: affiche ou masque le volet filtres, où vous pouvez filtrer vos données, comme dans le service Power BI. Cette option est disponible uniquement si des filtres ont été définis sur la page ou le visuel.
- Insights de données : génère des insights et les affiche dans une boîte de dialogue sous forme de texte modifiable. Vous pouvez ensuite les coller directement sur la diapositive ou les copier dans le Presse-papiers pour une utilisation ailleurs.
- Actualiser: actualise la page de rapport ou le visuel avec les données les plus récentes du service Power BI. Remarque : l’actualisation ne déclenche pas l’obtention de données à partir des sources de données.
- réinitialiser: fournit deux options :
- Synchroniser: choisissez cette option si vous souhaitez vous assurer que vous disposez de la dernière version du rapport ou du visuel à partir du service Power BI, y compris les modifications de définition, telles que les visuels nouveaux ou supprimés, les filtres ou les segments.
- Restaurer : choisissez cette option si vous souhaitez effacer les configurations que vous avez effectuées sur le rapport ou les visuels de la présentation, telles que l’application de filtres ou de segments. Elle retourne le complément à l’état dans lequel il était initialement ajouté à la présentation.
Options de style
- Contour : place une bordure autour du complément. Sélectionnez la flèche de développement pour accéder aux options de mise en forme de style de ligne de bordure.
Options de complément
- Effacer les données: retire la page de rapport ou le visuel du complément, vous ramenant à l’écran d’insertion , où vous pouvez recommencer en collant l’URL d’une autre page de rapport ou d’un autre visuel.
- paramètres du diaporama: contrôle l’actualisation des données pendant les diaporamas. Avec ce paramètre, vous pouvez activer/désactiver l’actualisation automatique des données pendant un diaporama et définir la fréquence d’actualisation. Pour plus d’informations, consultez Actualiser automatiquement les données lors des diaporamas.
- Learn: Ouvre des pages d’aide.
Développer/réduire la barre d’outils
Développe ou réduit la barre d’outils en bas du rapport ou du visuel. Cette fonctionnalité est utile en mode Diaporama, lorsque vous avez besoin d’un espace supplémentaire et que vous souhaitez un affichage plus propre.
Volet latéral du complément
Supprimer: supprime le module complémentaire de la diapositive PowerPoint.
recharger: la page de rapport recharge chaque fois que PowerPoint est ouvert. Vous devez donc utiliser cette option uniquement si le rapport a changé pendant l’ouverture de PowerPoint.
Si tout ce que vous souhaitez faire est d'actualiser les données, utilisez plutôt l’option Actualiser dans le menu Options de données.
Note
Le volet latéral du module complémentaire est disponible uniquement dans l'application de bureau PowerPoint. Il n’est pas pris en charge dans PowerPoint pour le web.
Raccourcis clavier
Pour contourner le rapport, vous pouvez utiliser les raccourcis clavier Power BI habituels, avec les exceptions suivantes :
| Raccourci clavier | Action |
|---|---|
| Ctrl+Entrée | Augmenter le focus |
| Ctrl + [ | Diminuer le focus |
| Ctrl + ] | Avancer sur les panneaux ouverts |
| Ctrl + Maj + ] | Reculer sur les panneaux ouverts |
| Ctrl | Masquer les infos-bulles Power BI |