Exemple : notes de frais
L’exemple ci-dessous montre les manques d’efficacité pour plusieurs services et employés de l’organisation d’une approbation de dépense sur papier typique.
Comme vous pouvez le voir dans l’exemple, chaque personne a ses propres problèmes. Mais le problème commun à tous est que le processus d’approbation des dépenses se fait sur papier, ce qui est fastidieux et difficile pour Lee, Shawna et Rebecca lorsqu’ils créent leurs rapports. Nick est submergé par les documents que lui fait parvenir l’équipe. Abhay doit ensuite tout transcrire et entrer dans Excel pour le rapport budgétaire hebdomadaire, en plus de la validation dans le système financier. Il faut du temps avant que Charlotte ne sache combien Lee, Shawna et Rebecca ont dépensé.
C’est un problème idéal pour une résolution par Microsoft Power Platform, car les formulaires papier peuvent être recréés sous forme d’écrans Power Apps, l’approbation peut être configurée dans Power Automate et l’analyse des données peut être effectuée dans Power BI. Nous reviendrons sur cet exemple tout au long de cet ensemble d’articles.
Le problème métier que l’équipe a décidé de résoudre est :
Notes de frais : créer un processus efficace pour les employés et le service comptable, qui accélère le suivi budgétaire et réduit notre exposition aux audits.
Nous pensons qu’il est assez évident que le passage au numérique vaut la peine. Par un calcul rapide, l’équipe d’audit nous a dit qu’elle traitait environ 150 notes de frais par semaine et que nous utilisons 90 $/heure comme coût standard pour nos employés. Si nous pouvons gagner une heure sur le cycle de vie de chaque note, cela représente au moins 500 000 $ d’économies, rien que sur le temps perdu. Nous devrons corriger cela par le coût des licences et du temps de développement de l’application, mais le directeur financier a dit que l’amélioration de la visibilité budgétaire et de la conformité des rapports justifiaient l’investissement.
Tout au long du processus de planification d’un projet Power Apps, nous ferons référence à cet exemple.
Notes
Pouvez-vous nous indiquer vos préférences de langue pour la documentation ? Répondez à un court questionnaire. (veuillez noter que ce questionnaire est en anglais)
Le questionnaire vous prendra environ sept minutes. Aucune donnée personnelle n’est collectée (déclaration de confidentialité).