Enregistrer les activités Outlook dans votre système CRM
Les vendeurs ont souvent besoin de capturer des e-mails et des réunions liés à leurs activités de vente. Dans le passé, vous avez peut-être noté les détails dans un carnet papier. Aujourd’hui, vous êtes plus susceptible d’utiliser un système de gestion de la relation client (CRM) comme Dynamics 365 ou Salesforce. Cependant, il est toujours fastidieux et chronophage de mettre à jour manuellement le CRM avec les détails de vos interactions Outlook avec les prospects et les clients. Heureusement, Copilot pour les ventes peut le faire pour vous afin que vous puissiez vous concentrer sur la vente.
Lorsqu’un e-mail ou une réunion est enregistré dans le CRM, le volet latéral Copilot pour les ventes affiche les informations suivantes :
- La carte Connecté à affiche l’enregistrement connecté et son type.
- L’icône de pièce jointe affiche le nombre de pièces jointes enregistrées dans le CRM.
- L’icône de balise indique le nombre de champs de catégorisation, le cas échéant, que vous avez sélectionnés.
Copilot pour les ventes peut enregistrer des e-mails et des réunions dans votre CRM à partir de la carte de mise en évidence, d’une fiche d’enregistrement associée ou par le biais d’actions CRM rapides dans les messages de bannière d’e-mail. Cependant, vous ne pouvez pas enregistrer d’activités à partir de boîtes aux lettres partagées et vous ne pouvez pas enregistrer de réunions périodiques. Si vous utilisez Dynamics 365 comme CRM, vous pouvez modifier les activités enregistrées et supprimer les e-mails enregistrés du CRM.
Voici la vidéo qui montre comment enregistrer un e-mail dans CRM à l’aide de Copilot pour les ventes :
Enregistrer à partir de la carte en surbrillance
Ouvrez le courrier électronique ou la réunion, puis ouvrez Copilot pour les ventes.
Dans le volet Copilot pour les ventes, cliquez sur Enregistrer.
Sous Se connecter à un enregistrement, sélectionnez un enregistrement auquel connecter le courrier électronique ou la réunion.
Sélectionnez un enregistrement suggéré : Copilot pour les ventes utilise l’IA pour suggérer des comptes et des opportunités liés aux contacts de l’activité. Certaines suggestions d’opportunités ne sont fournies que lorsque le contenu du courrier électronique ou de la réunion est en anglais.
Recherchez un état à sélectionner : zone de recherche, recherchez et effectuez une connexion à un enregistrement de tout type que votre administrateur ajoute à Copilot pour les ventes.
Enregistrer sans sélectionner d’enregistrement : sélectionnez Enregistrer sans connexion pour enregistrer le courrier électronique ou la réunion dans le CRM sans le connecter à un enregistrement. Il est toujours associé aux contacts dans les champs À, Cc et Cci.
Remarque
- Lorsque vous recherchez un enregistrement auquel vous connecter, les résultats de la recherche affichent le nom de l’enregistrement et les champs clés sélectionnés par votre administrateur.
- Vous pouvez vous connecter à tous les types d’enregistrement activés pour les activités et ajoutés à Copilot pour les ventes par votre administrateur.
La carte Contacts associés affiche les contacts qui sont dans le courrier électronique ou la réunion, car l’activité apparaît dans leur journal.
Si votre système CRM comporte des champs permettant de classer les e-mails et les réunions enregistrés, vous pouvez en sélectionner un ou plusieurs sous Ajouter des catégories d’e-mails.
Si votre CRM vous permet d’enregistrer des fichiers joints à un e-mail ou à une réunion, vous pouvez sélectionner ceux que vous souhaitez enregistrer avec l’activité. Impossible d’enregistrer une pièce jointe ?
Sélectionnez Enregistrer.
Enregistrer à partir d’une fiche d’enregistrement associée
Copilot pour les ventes affiche les enregistrements liés aux contacts enregistrés dans le CRM. Tous les enregistrements du même type, tels que les comptes ou les opportunités, apparaissent sur une carte de ce type. Vous pouvez enregistrer l’e-mail ou la réunion dans votre CRM à partir de ces cartes. Si vous l’avez déjà enregistré dans le CRM à partir de la carte de surbrillance, vous ne pouvez pas l’enregistrer à nouveau à partir d’une fiche d’enregistrement associée.
Ouvrez le courrier électronique ou la réunion, puis ouvrez Copilot pour les ventes.
Pointez la souris sur un enregistrement et sélectionnez Plus d’actions (...) >Enregistrer et connecter des e-mails.
Vous pouvez également sélectionner un enregistrement pour ouvrir ses détails. Dans les détails, sélectionnez Autres actions (...) >Enregistrer et connecter le courrier électronique.
Le courrier électronique ou la réunion est connecté(e) à l’enregistrement sélectionné et enregistré(e) dans le CRM. La carte Connecté à affiche l’enregistrement connecté et son type.
Les pièces jointes sont gérées différemment lorsque vous enregistrez une activité à partir d’une fiche d’enregistrement associée :
Si votre CRM est configuré pour enregistrer toutes les pièces jointes par défaut, toutes les pièces jointes qui peuvent être enregistrées dans le CRM sont enregistrées automatiquement.
Si votre CRM n’est pas configuré pour enregistrer toutes les pièces jointes par défaut, ou pour enregistrer toutes les pièces jointes, aucune pièce jointe n’est enregistrée dans le CRM.
Enregistrer à partir d’actions CRM rapides dans un message de bannière d’e-mail
Lorsque vous lisez un e-mail d’un contact externe et que vous ne l’avez pas encore enregistré, une bannière en haut comprend une action rapide que vous pouvez utiliser pour enregistrer l’e-mail dans votre CRM.
Ouvrez un e-mail que vous n’avez pas enregistré dans votre CRM et qui comporte au moins un contact externe.
Dans le message de la bannière, sélectionnez Enregistrer cet e-mail.
Dans le volet latéral Copilot pour les ventes, sous Se connecter à un enregistrement, sélectionnez un enregistrement.
Si votre CRM vous permet d’enregistrer les fichiers joints à un e-mail, vous pouvez sélectionner ceux que vous souhaitez enregistrer avec l’activité. Impossible d’enregistrer une pièce jointe ?
Sélectionnez Enregistrer.
Copilot pour les ventes peut afficher un message de bannière qui inclut des actions CRM rapides dans un maximum de deux de vos e-mails externes par jour. Si vous ne souhaitez pas que ces bannières apparaissent, demandez à votre administrateur de les désactiver pour votre boîte aux lettres.
Modifier les activités enregistrées dans Dynamics 365
Si vous utilisez Dynamics 365 comme CRM, vous pouvez modifier certains détails d’un e-mail ou d’une réunion enregistrés dans Copilot pour les ventes, puis enregistrer les modifications dans le CRM. Vous pouvez modifier l’enregistrement auquel l’activité est connectée, ses catégories d’e-mails et les contacts associés. Si vous utilisez Salesforce comme CRM, vous ne pouvez pas modifier les activités enregistrées dans Copilot pour les ventes.
Ouvrez un e-mail ou une réunion, puis ouvrez Copilot pour les ventes.
Sur la carte Connecté à, sélectionnez Plus d’actions (...) >Modifier les détails de l’e-mail enregistré.
Supprimer les e-mails enregistrés dans Dynamics 365
Si vous utilisez Dynamics 365 comme CRM, vous pouvez utiliser Copilot pour les ventes pour supprimer les e-mails enregistrés et les réunions qui ne sont plus pertinentes, en gardant le CRM propre et à jour. Si vous utilisez Salesforce comme CRM, vous ne pouvez pas supprimer les activités enregistrées dans Copilot pour les ventes.
Ouvrez un e-mail ou une réunion, puis ouvrez Copilot pour les ventes.
Sur la carte Connecté à, sélectionnez Plus d’actions (...) >Supprimer l’e-mail de Dynamics 365.
Limitations lors de l’enregistrement des pièces jointes
Si votre administrateur CRM a activé la fonctionnalité d’enregistrement des pièces jointes, lorsque vous enregistrez un e-mail ou une réunion dans votre CRM, vous pouvez également enregistrer ses pièces jointes. Toutefois, gardez à l’esprit les limitations suivantes :
Votre administrateur CRM détermine les types de fichiers et la taille maximale autorisée des pièces jointes qui peuvent être enregistrées dans le CRM. Les pièces jointes d’un type de fichier non autorisé ou trop volumineuses ne peuvent pas être enregistrées.
Impossible d’enregistrer les pièces jointes en ligne dans le CRM. Les pièces jointes intégrées sont des images ou des fichiers qui sont affichés ou collés dans le corps d’un e-mail.
Différences clés entre les applications Dynamics 365 et Salesforce
Copilot pour les ventes fonctionne un peu différemment selon le CRM que vous utilisez. Ces différences sont décrites dans la section suivante.
Lorsque vous enregistrez des activités dans Dynamics 365
Si une notification concernant la synchronisation côté serveur s’affiche lorsque vous essayez d’enregistrer un courrier électronique ou une réunion, cela signifie que votre boîte aux lettres n’est pas configurée pour enregistrer les activités Outlook dans Dynamics 365. Sélectionnez Activer pour activer la synchronisation côté serveur pour votre boîte aux lettres. En savoir plus Utiliser la synchronisation côté serveur avec Copilot pour les ventes.
Les réponses à un courrier électronique enregistré sont également enregistrées automatiquement si les deux conditions suivantes sont remplies :
- La synchronisation côté serveur est activée pour votre boîte de réception.
- Aucun e-mail n’est pas dans l’onglet E-mail de vos paramètres de personnalisation Dynamics 365.
Vous pouvez enregistrer une réunion dans Dynamics 365 uniquement si l’heure de la réunion se situe dans les heures de travail de tous les participants. Découvrez comment définir vos propres heures de travail dans personnaliser l’accélérateur de ventes. Les directeurs commerciaux peuvent définir la disponibilité des vendeurs qui relèvent d’eux.
Si l’enregistrement des pièces jointes aux réunions est désactivé dans les paramètres de synchronisation côté serveur, les pièces jointes ne peuvent pas être enregistrées dans le CRM à partir de Copilot pour les ventes.
Vous pouvez enregistrer des brouillons d’e-mails dans Dynamics 365 ; toutefois, un brouillon d’e-mail n’est enregistré qu’une fois envoyé.
Vous ne pouvez pas enregistrer des brouillons réunions dans Dynamics 365. Les brouillons de réunions sont immédiatement enregistrés. Si vous mettez à jour une réunion après son enregistrement, les modifications sont automatiquement enregistrées dans le CRM.
Seules les activités que vous enregistrez à l’aide de Copilot pour les ventes apparaissent dans le volet latéral Copilot pour les ventes. Si vous utilisez Dynamics 365 App for Outlook pour connecter un courrier électronique ou une réunion à un enregistrement dans votre CRM, il n’est pas affiché comme enregistré dans Copilot pour les ventes. Si vous utilisez Copilot pour les ventes pour enregistrer l’activité, un enregistrement dupliqué est créé dans le CRM.
Vous pouvez modifier les activités enregistrées dans Outlook et enregistrer vos modifications dans Dynamics 365.
Lorsque vous enregistrez des activités à Salesforce
Vous ne pouvez pas enregistrer des brouillons de courriers électroniques ou des brouillons de réunions à Salesforce.
Les réponses aux e-mails enregistrés et les mises à jour des réunions enregistrés ne sont pas non plus enregistrées automatiquement.
Lorsque vous enregistrez un e-mail ou une réunion à Salesforce, il s’affiche comme enregistré pour vous uniquement. Les autres participants doivent enregistrer le courrier électronique ou la réunion dans Salesforce distinctement.
Vous ne pouvez pas modifier les activités enregistrées.
Les pièces jointes sont enregistrées en tant que fichiers dans les enregistrements d’activité.
Si une notification de mise à jour des paramètres dans Salesforce s’affiche lorsque vous essayez d’enregistrer une activité Outlook, cela signifie que la messagerie améliorée est désactivée dans Salesforce. En savoir plus Impossible d’enregistrer le courrier électronique dans CRM si la messagerie améliorée n’est pas activée dans Salesforce CRM.
Si la messagerie améliorée est activée, une activité est enregistrée en tant qu’enregistrement de courrier électronique dans Salesforce. Si votre administrateur a contacté le support Microsoft pour autoriser l’enregistrement des activités Outlook sans activer la messagerie améliorée, une activité est enregistrée en tant qu’enregistrement de tâche.
Si le corps d’un e-mail que vous enregistrez comporte plus de caractères que le nombre maximal de caractères pouvant être stockés dans les enregistrements d’e-mails Salesforce, l’e-mail est tronqué, puis enregistré. La carte Connecté à comprend un avis à cet effet.
