Clôture de fin d'exercice de la commande fournisseur

Cet article décrit le paramétrage et les étapes nécessaires pour exécuter le processus de clôture de fin d’exercice de commande fournisseur.

Le processus de fin d’exercice des commandes fournisseur permet aux organisations qui utilisent le module Budget de transférer les commandes fournisseur en cours lors de la clôture de fin d’exercice. Lors de ce transfert, le budget de l’exercice de clôture est validé (ou contrepassé) dans les registres budgétaires et de nouvelles lignes sont créées lors de la période ouverte suivante. Les dates comptables et les dates de répartition financière figurant sur la commande achat sont mises à jour.

Si vous enregistrez des engagements pour les commandes fournisseur dans la comptabilité, qui comprend les commandes fournisseur pour les projets, vous pouvez générer des entrées de clôture dans la comptabilité et pour les réservations budgétaires à la fin de chaque exercice. Au début du nouvel exercice, vous pouvez créer des entrées d'ouverture pour enregistrer correctement les engagements et réservations budgétaires. Ces entrées s'assurer que les réservations pour les engagements de commande fournisseur sont correctement enregistrées dans les tableaux d'analyse de fin exercice et dans le contrôle budgétaire. Pour plus d’informations, voir À propos des engagements de commande fournisseur.

Pour les projets, le compte auquel les distributions sont affectées dans le nouvel exercice est celui défini sur la page Processus de fin d’exercice des commandes fournisseur, dans le module Comptabilité. Ce n’est pas le compte qui est défini sur la page Paramétrage de la validation dans la comptabilité du module Gestion et comptabilité de projet .

Pour les organisations du secteur public qui utilisent des réservations budgétaires générales, accédez à Finaliser une réservation budgétaire générale (Secteur public) et Reporter les informations de réservation budgétaire générale à un nouvel exercice (Secteur public).

Remarque

Les réservations budgétaires générales sont disponibles uniquement si la clé de configuration du secteur public est activée.

Dans le cas d'une commande fournisseur facturée partiellement, seul le montant qui n'a pas été facturé est clôturé puis rouvert dans l'exercice suivant.

La clôture des engagements des commandes fournisseur et la clôture d’un exercice comptable sont des processus distincts. Les engagements des commandes fournisseur sont généralement clôturés avant la clôture d’un exercice. Pour en savoir plus sur la Fermer d’un exercice comptable, consultez Fermer de fin d’exercice.

Remarque

(FRA) Les entités françaises du secteur public peuvent également créer ou mettre à jour des engagements dans le nouvel exercice. En savoir plus dans (FRA) À propos des engagements (Secteur public) et (FRA) Traiter les engagements et les engagements des commandes fournisseur à la fin de l’exercice (Secteur public).

Conditions préalables

Avant de lancer le processus de fin d'exercice commande fournisseur, vérifiez que les conditions préalables suivantes ont été paramétrées.

Activation du contrôle budgétaire

Le contrôle budgétaire est souvent activé lorsque des engagements sont créés pour les commandes fournisseur. Vous n’avez pas besoin d’activer le contrôle budgétaire pour utiliser ce processus. Toutefois, les écritures de registre budgétaires sont créées seulement si le contrôle budgétaire est activé.

L’option Traiter et reporter la fin de l’exercice budgétaire ne peut être utilisée que si le contrôle budgétaire est activé. Pour en savoir plus, consultez Présentation du contrôle budgétaire.

Activer le processus d'engagement

Le processus d'engagement doit être activé avant que les engagements pour les commandes fournisseur soient enregistrés dans la comptabilité, et avant d'exécuter correctement le processus de fin d'exercice de commande fournisseur. Pour plus d'informations sur les commandes fournisseur, voir Engagement de commandes fournisseur.

Paramétrage des définitions de validation

Sur Achat en cours dans la page, configurer les définitions de validation suivantes dans le module Achat :

• Fin d'exercice de commande fournisseur – Cette définition de validation permet de contrepasser les engagements et les réservations budgétaires en attente pour les commandes fournisseur de l'exercice qui se termine, et de générer des entrées de clôture de fin d'exercice dans la comptabilité.
• Engagements des commandes fournisseur – Cette définition de validation définit le mode d'enregistrement des montants des engagements dans la comptabilité. Elle est également utilisée dans le nouvel exercice pour contrepasser les entrées de clôture de fin exercice et pour rétablir les engagements dans la comptabilité.

Pour en savoir plus, consultez Définitions de validation.

Affectation des définitions de validation aux types de validation de transaction

La page Définitions de validation de transaction permet d'affecter les définitions de validation aux définitions de validation de transaction qui leur correspondent. Vous définissez également les critères que les transactions d'origine doivent remplir avant une définition de validation spécifique à utiliser.

Sélectionnez les types de validation de transaction suivants dans le Achats , puis suivez les étapes de la page Définitions de validation :

• Fermer de fin d’exercice de commande fournisseur : Sélectionnez la définition de validation créée pour la fin de l’exercice de commande fournisseur.
• Commande fournisseur – sélectionnez la définition de validation utilisée pour les engagements de commande fournisseur.

Options de traitement de fin d'exercice

Sélectionnez l'une des options de traitement de fin d'exercice suivantes pour clôturer les engagements de commande fournisseur de l'exercice qui se termine et les réengager dans le nouvel exercice.

Remarque

L'option de traitement de fin d'exercice sélectionnée est utilisée pour les engagements sur toutes les commandes fournisseur sélectionnées. Si la clé de configuration Secteur public est activée, vous pouvez la remplacer par une autre option de traitement de fin d'exercice pour des fonds spécifiques sélectionnés dans la page Fonds.

Option	Étapes de clôture et d'ouverture se produisant pour les engagements de commande fournisseur
Traiter le budget et ne pas le reporter	Étapes de clôture : Les engagements restants de la comptabilité et les réservations budgétaires en attente pour les engagements sont contrepassés. Les entrées de clôture de fin d'exercice sont générées dans la comptabilité. Étapes de clôture : Les entrées de clôture sont contrepassées. Les engagements sont rétablis dans la comptabilité. Les réservations budgétaires pour les engagements sont créées pour les commandes fournisseur en cours de traitement.
Traiter et reporter le budget	Remarque Cette option n'est disponible que si le contrôle budgétaire a été activé. Étapes de clôture : Les engagements restants de la comptabilité et les réservations budgétaires en attente pour les engagements sont contrepassés. Les entrées de clôture de fin d'exercice sont générées dans la comptabilité. Les ajustements budgétaires sont créés pour réduire le budget de l'exercice en cours de clôture. Étapes de clôture : Les entrées de clôture sont contrepassées. Les engagements sont rétablis dans la comptabilité. Les réservations budgétaires pour les engagements sont créées pour les commandes fournisseur en cours de traitement. Les ajustements budgétaires sont créés dans le nouvel exercice pour rétablir les entrées du registre des budgets qui ont été reportées de l'exercice précédent.

Préparer un processus de fin d'exercice des commandes fournisseur

Remarque

Avant de pouvoir exécuter le processus de fin d’exercice de commande fournisseur, le paramètre Inclure le montant reporté doit être activé dans l’onglet Fonds budgétaires disponibles dans la configuration du contrôle budgétaire.

Pour permettre la récupération des commandes fournisseur pendant le processus de fin d’exercice de commande fournisseur, les conditions suivantes doivent être remplies :

• Les commandes fournisseur sont à l’état Confirmé ou ont des valeurs budgétaires réservées (engagement).
• Un commande fournisseur est ouvert ou partiellement facturées.
• L'approbation de la commande fournisseur d'approbation de flux de travail est terminée.
• La commande fournisseur de brouillon pour la facture n'existe pas. Si une facture provisoire existe, elle doit être supprimée ou validée avant de commencer le processus de fin d’exercice.
• Le statut d’achat est Commande en souffrance ou Reçu.
• Le dernier événement comptable associé à la commande fournisseur survient dans l’exercice comptable sélectionné à la fin de l’exercice de la commande fournisseur. Par exemple, si 2023 est sélectionné, la date comptable du dernier événement comptable doit être en 2023. Sinon, la commande fournisseur est exclue.
• La période de l’exercice en cours et la période de l’exercice suivant sont ouvertes.

Sélection des commandes fournisseur et exécution du processus de fin d'exercice de commande fournisseur

1. Accéder à Comptabilité>Périodique>Fermer exercice de clôture>du processus de l’exercice comptableProcessus.

2. Dans le volet inférieur, Sélectionnez Récupérer les commandes fournisseur.

3. Dans la boîte de dialogue de requête qui s’affiche, définissez les critères pour les commandes fournisseur que vous souhaitez inclure dans le traitement de fin d’exercice. Les critères incluent la date, la plage de dates, le compte fournisseur, le type de commande fournisseur, le solde de la commande fournisseur et les dimensions financières. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK.

4. Sur la page Processus de fin d’exercice de commande fournisseur, le volet inférieur affiche les résultats de la requête. Pour inclure uniquement des commandes fournisseur spécifiques des résultats de la requête dans le traitement de fin d’exercice, Sélectionnez la case à cocher Inclure pour chacune d’entre elles. Pour inclure toutes les commandes fournisseur à partir des résultats de la requête, Sélectionnez Inclure tout. Pour effacer la sélection de toutes les commandes fournisseur, Sélectionnez Exclure tout. Les engagements des commandes fournisseur sélectionnées sont contrepassés dans l’exercice qui se termine. Les montants grevés seront alors disponibles dans le nouvel exercice.

   Conseil

   Vous pouvez afficher les détails d’une commande fournisseur en sélectionnant Afficher la commande fournisseur. Vous pouvez également cliquer sur Afficher le journal de comptabilité auxiliaire pour afficher les entrées de clôture et d'ouverture de fin d'exercice qui seront générées pour chaque commande fournisseur.

5. Dans le champ Option de fin d’exercice, Sélectionnez le mode de traitement des engagements des commandes fournisseur.

6. Si vous avez sélectionné l’option Traiter et reporter la fin de l’exercice budgétaire , Sélectionnez un code budgétaire d’origine. Ce code est utilisé pour les ajustements budgétaires effectués dans l'exercice de clôture. Aucun flux de travail ne doit être sélectionné pour le code sélectionné. Sinon, le traitement de fin d’exercice est interrompu pour les approbations du flux de travail.

7. Si vous avez sélectionné l’option Traiter et reporter la fin de l’exercice budgétaire , Sélectionnez un code report de budget. Ce code est utilisé pour les ajustements budgétaires effectués dans le nouvel exercice. Aucun flux de travail ne doit être sélectionné pour le code sélectionné. Sinon, le traitement de fin d’exercice est interrompu pour les approbations du flux de travail.

8. Vérifiez les valeurs par défaut dans les champs Calendrier et Exercice . Vous pouvez modifier l’exercice sélectionné directement sur cette page. Cependant, pour modifier le calendrier fiscal sélectionné, vous devez utiliser la page Compta .

9. Vous pouvez Sélectionner le nom du calendrier pour ouvrir la page Calendriers fiscaux. Vous pouvez y afficher une description du calendrier fiscal. Vous pouvez également afficher les exercice qui sont incluses dans le calendrier fiscal.

10. Examinez les valeurs par défaut des champs des paramètres de clôture et apportez les modifications nécessaires.

    • Le champ date comptable indique le dernier jour de l'exercice sélectionné. Vous ne pouvez pas modifier la valeur.
    • Le champ Type est généralement défini sur Exécution pour une période permettant d'enregistrer les transactions de comptabilité. Si vous utilisez une période de clôture pour séparer les entrées de clôture, Sélectionner clôture.
    • Si vous avez sélectionné le type clôture, sélectionnez la période de clôture à utiliser.

11. Vérifiez les valeurs des champs des paramètres d’ouverture . Ces valeurs ne peuvent pas être modifiées.

    • Le champ date comptable indique le premier jour de l'exercice d’ouverture.
    • Le champ Période spécifie la première période de type Exécution dans l'exercice d'ouverture. Ce type de période permet d'enregistrer les transactions de comptabilité.

12. Cliquez sur lorsque vous êtes prêt à exécuter le processus de fin d'exercice de commande fournisseur et Sélectionner processus.

13. Si vous recevez des messages, apportez les corrections nécessaires. Exécutez ensuite à nouveau le processus pour les commandes fournisseur concernées.

Important

Vérifiez les entrées du registre des budgets créées dans l'exercice précédent et en cours pour garantir la précision du processus de clôture des engagements de fin d'exercice. Vous pouvez afficher les écritures de registre budgétaires dans la page écritures registre budget.