Gérer les versions des articles
La gestion des versions d’articles vous permet de gérer les mises à jour de vos articles de base connaissances sans perturber les articles publiés ou en direct. En créant des versions principale et secondaire d’un article de la base de connaissances, vous pouvez conserver vos articles à jour avec les informations les plus récentes tout en effectuant le suivi des modifications apportées tout au long du cycle de vie de vos produits et services. Si votre article comporte des modifications importantes ou est basé sur une nouvelle fonctionnalité, vous souhaiterez peut-être créer une version principale. Si l’article comporte de petites modifications ou n’est pas basé sur une modification de fonctionnalité, vous souhaiterez peut-être créer une version secondaire.
Le contrôle de version vous aide à maintenir des enregistrements exacts des fonctionnalités fournies par votre organisation et vous permet de revenir aux versions précédentes au besoin.
Créer une version
Dans Field Service, accédez à Paramètres>Gestion des connaissances>Articles de la Base de connaissances.
Sélectionnez l’article pour lequel vous souhaitez créer une nouvelle version.
Dans la barre de commandes, sélectionnez Créer la version principale ou Créer la version secondaire.
La nouvelle version de votre article contient le même contenu, les mêmes informations et autorisations que la version actuelle. Le champ Version principale ou Version secondaire se met jour automatiquement pour refléter le nouveau numéro de version.
Note
Vous ne pourrez pas apporter de modifications aux champs Numéro de version principale, Numéro de version secondaire, Langue ou Numéro public de l’article lors de la création de la nouvelle version principale ou secondaire d’un article.
Apportez des modifications à la nouvelle version. Vous pouvez mettre à jour le titre, le contenu, les mots clés et la description de l’article pour refléter les modifications apportées à vos produits, fonctionnalités, ou services.
Relire et publier votre nouvelle version
Lorsque vous avez terminé d’effectuer des modifications, vous pouvez transmettre la nouvelle version de votre article dans le workflow d’articles standard. Lorsque vous avez terminé de réviser et que vous êtes prêt à publier, dans la barre de commandes, sélectionnez Autres commandes (⋮) >Publier, puis choisissez comment et quand vous voulez publier votre nouvelle version. Vous pouvez publier votre nouvelle version immédiatement, planifier la publication à une date ultérieure ou la conserver en tant que brouillon pour la publier manuellement ultérieurement. Pour en savoir plus, voir Publier des articles de la base de connaissances.
Gérer les versions des articles
La gestion des versions des articles signifie publier et archiver différentes versions de chaque article pour fournir les informations les plus précises à vos clients et à vos employés internes. N’oubliez pas qu’une seule version d’un article peut être publiée à la fois. Il est important de garder une trace des modifications apportées à chaque version et de les publier le cas échéant.
Vous pouvez supprimer ou archiver une version précédente. La suppression d’une version d’un article est définitive, il est impossible de revenir en arrière. Vous ne pourrez pas revenir à cette version de l’article, assurez-vous donc de ne plus avoir besoin des informations qu’elle contient. Il est préférable de créer une sauvegarde locale de toutes les versions que vous supprimez.
Les versions archivées sont en lecture seule. Vous pouvez afficher toutes les versions archivées en changeant la vue de la page Articles de la base de connaissances en Articles archivés.
Dans l’article de la base de connaissances, sélectionnez l’onglet Résumé.
Dans la section Informations associées, sélectionnez l’icône Versions associées pour afficher une liste de toutes les versions principales et secondaires de l’article.
Dans la liste Versions associées, sélectionnez la version que vous souhaitez gérer.
Dans la barre de commandes, sélectionnez Envoyer à la corbeille pour supprimer la version ou Archiver pour archiver la version.
Lorsque vous y êtes invité, sélectionnez OK.