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Gestion d’équipe et de tiroir-caisse

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Cet article décrit comment configurer et utiliser des périodes de travail dans Microsoft Dynamics 365 Commerce Pointer of Sale (POS).

Dans Dynamics 365 Commerce, le terme équipe décrit l’ensemble des activités et des données de transaction POS entre deux périodes de temps. Pour chaque équipe, la somme d’argent attendue est comparée au montant comptabilisé et déclaré.

Généralement, les équipes sont ouvertes au début du jour ouvrable. À ce stade, un utilisateur déclare le montant de départ contenu dans le tiroir-caisse. Les transactions de vente sont ensuite exécutées tout au long de la journée. Enfin, à la fin de la journée, le tiroir-caisse est comptabilisé, et les montants de clôture sont déclarés. L’équipe est clôturée, et un Z de caisse est généré. L’état Z indique s’il y a un dépassement ou une pénurie.

Scénarios d’équipe courants

Commerce propose plusieurs options de configuration et opérations de PDV pour prendre en charge un large éventail de processus d’entreprise de clôture de caisse pour le PDV. Cette section décrit certains scénarios d’équipe courants.

Tiroir-caisse fixe

En général, le scénario de travail de caisse fixe est le plus souvent utilisé. Dans un quart de caisse fixe, le quart de travail et le travail du caisse sont associés à un registre spécifique. Ils ne sont pas déplacés d’une caisse enregistreuse à une autre. Un quart de travail de caisse fixe peut être utilisé par un seul utilisateur ou partagé entre plusieurs utilisateurs. Les quarts de travail fixes ne nécessitent aucune configuration spéciale.

Tiroir-caisse flottant

Dans une période de caisse flottante, l’équipe et le tiroir-caisse peuvent être déplacés d’une caisse à l’autre. Bien qu’une caisse enregistreuse ne puisse avoir qu’une seule équipe active par tiroir-caisse, les équipes peuvent être suspendues puis reprises ultérieurement ou sur une autre caisse enregistreuse.

Par exemple, un magasin a deux caisses enregistreuses. Chaque caisse enregistreuse est ouverte au début de la journée lorsque le caissier ouvre une nouvelle équipe et indique le montant de départ. Lorsqu’un caissier est prêt à faire une pause, il suspend son équipe et retire son tiroir-caisse de la caisse enregistreuse. Cette caisse enregistreuse devient alors disponible pour d’autres caissiers. Un autre caissier peut se connecter et ouvrir sa propre équipe sur la caisse enregistreuse. Une fois la première pause du caissier terminée, ce dernier peut reprendre son quart de travail lorsque l’une des autres caisses devient disponible. Les quarts de travail de caisse flottante ne nécessitent aucune configuration ou autorisation spéciale.

Utilisateur unique

De nombreuses détaillants préfèrent autoriser un seul utilisateur par équipe, pour garantir le niveau de responsabilité le plus élevé pour les disponibilités dans le tiroir-caisse. Si un seul utilisateur est autorisé à utiliser le tiroir-caisse associé à une équipe, cet utilisateur peut être tenu pour seul responsable en cas d’écarts. Si plusieurs utilisateurs utilisent une équipe, il est difficile de déterminer qui a commis une erreur, ou qui tente de voler de l’argent dans la caisse.

Utilisateurs multiples

Certains détaillants préfèrent sacrifier le niveau de responsabilité qu’offrent les équipes à un seul utilisateur et autoriser plusieurs utilisateurs par équipe. Cette approche est courante lorsqu’il y a plus d’utilisateurs que de caisses enregistreuses disponibles, et la nécessité de faire preuve de flexibilité et de rapidité l’emporte sur le risque de perte. Elle permet également aux directeurs de magasin qui n’ont pas leurs propres équipes d’utiliser les équipes de leurs caissiers, si nécessaire. Pour se connecter et utiliser une équipe qui a été ouverte par un autre utilisateur, un utilisateur doit disposer de l’autorisation POS Autoriser la connexion multiple de plusieurs équipes.

Équipe partagée

Une configuration de période de travail partagée permet aux détaillants d’avoir une seule période de travail sur plusieurs caisses, caisses enregistreuses et utilisateurs. Une équipe partagée a un montant de départ unique et un montant de clôture unique qui sont résumés sur tous les tiroirs-caisses. Les équipes partagées sont les plus courantes lorsque des appareils mobiles sont utilisés. Dans ce scénario, un tiroir-caisse distinct n’est pas réservé pour chaque caisse enregistreuse. À la place, toutes les caisses enregistreuses peuvent partager un tiroir-caisse.

Pour pouvoir utiliser des équipes partagées dans un magasin, le tiroir-caisse doit être configuré comme « tiroir-caisse partagé par l’équipe de travail » sous Retail et Commerce > Paramétrage du canal > Paramétrage POS > Profils POS > Profils du matériel > Tiroir-caisse. De plus, les utilisateurs doivent disposer de l’une ou l’autre des autorisations de quart partagé, ou des deux (Autoriser la gestion du quart de travail partagé et Autoriser l’utilisation du quart partagé).

Note

Une seule équipe partagée peut être ouverte à la fois dans chaque magasin. Les équipes partagées et les équipes autonomes peuvent être utilisées dans le même magasin.

Opérations liées aux équipes et tiroirs-caisses

Plusieurs opérations peuvent être effectuées pour modifier l’état d’une équipe ou pour augmenter ou diminuer la somme d’argent dans le tiroir-caisse. Cette section décrit ces opérations d’équipe pour Store Commerce.

Équipe de travail en cours

POS nécessite que les utilisateurs disposent d’une équipe active et ouverte pour effectuer toutes les opérations qui produisent une transaction financière, telle qu’une vente, un retour ou une commande client.

Lorsqu’un utilisateur se connecte au POS, le système vérifie d’abord si une équipe active est disponible pour cet utilisateur dans la caisse enregistreuse actuelle. Si aucune période de travail active n’est disponible, l’utilisateur peut ouvrir une nouvelle période de travail, reprendre une période de travail existante ou se connecter en utilisant le mode "sans tiroir", en fonction de la configuration système et des autorisations de l’utilisateur.

Déclarer le montant de départ

Cette opération est souvent la première opération effectuée avec une équipe récemment ouverte. Pour cette opération, les utilisateurs spécifient le montant présent dans le tiroir-caisse en début d’équipe. Cette opération est importante, car le calcul de l’excédent ou du déficit qui se produit à la clôture d’une équipe tient compte du montant de départ.

Entrée de fond de caisse

Les entrées de fonds de caisse sont des transactions non commerciales qui sont effectuées dans un quart de travail actif pour augmenter le montant de trésorerie dans le tiroir-caisse. Un exemple typique d’une entrée de fond de caisse est une transaction consistant à ajouter de la monnaie supplémentaire dans le tiroir-caisse quand celui-ci en manque.

Vider la caisse

Les suppressions de modes de paiement sont des transactions non commerciales qui sont effectuées dans une équipe active pour réduire le montant de trésorerie dans le tiroir-caisse. Cette opération est le plus souvent utilisée avec une opération de saisie à virgule flottante sur une autre période. Par exemple, comme la caisse enregistreuse 1 manque de fonds, l’utilisateur de la caisse enregistreuse 2 effectue un vidage de caisse pour réduire le montant de son tiroir-caisse. L’utilisateur de la caisse enregistreuse 1 effectue ensuite une entrée de fond de caisse pour augmenter le montant de son tiroir-caisse.

Suspendre l’équipe de travail

Les utilisateurs peuvent suspendre leur période de travail active pour libérer la caisse actuelle pour un autre utilisateur ou pour déplacer leur période de travail vers une autre caisse. Dans de tels cas, le décalage est souvent appelé un quart de caisse flottant.

L’interruption d’une équipe empêche toute nouvelle transaction ou changement d’équipe jusqu’à ce qu’elle reprenne.

Reprendre une équipe de travail

Cette opération permet aux utilisateurs de reprendre une équipe précédemment interrompue sur une caisse enregistreuse qui n’a pas encore une équipe active.

Comptage de caisse

Cette opération est effectuée pour spécifier la somme d’argent totale actuellement disponible dans le tiroir-caisse. Les utilisateurs effectuent souvent cette opération avant la clôture d’une équipe. Le montant spécifié est comparé au montant prévu de l’équipe pour calculer le montant de l’excédent ou du déficit.

Mise en coffre-fort

Les mises en coffre-fort peuvent être effectuées à tout moment pendant une équipe active. Cette opération permet de retirer l’argent du tiroir-caisse, afin qu’il puisse être transféré à un plus emplacement plus sûr tel qu’un coffre-fort dans une pièce à part. Le montant total enregistré pour les mises en coffre-fort est toujours inclus dans les totaux de l’équipe, mais il n’a pas besoin d’être comptabilisé comme faisant partie du comptage de caisse.

Remise en banque

Comme les mises en coffre-fort, les remises en banque sont effectuées pendant les équipes actives. Cette opération permet de retirer l’argent de l’équipe pour préparer le dépôt bancaire.

Clôturer l’équipe de travail en aveugle

Les quarts de travail fermés à l’aveugle ne sont plus actifs mais ne sont pas complètement fermés. Contrairement aux équipes interrompues, les équipes clôturées en aveugle ne peuvent pas être reprises. Toutefois, les opérations comme Déclarer le montant de départ et Comptage de caisse peuvent y être exécutées ultérieurement ou depuis une caisse enregistreuse distincte.

Les équipes clôturées en aveugle sont généralement utilisées pour libérer une caisse enregistreuse pour un nouvel utilisateur ou une nouvelle équipe, sans devoir d’abord entièrement recompter, rapprocher et clôturer l’équipe.

Clôturer l’équipe de travail

L’opération Fermer équipe calcule les totaux des périodes de travail et les montants excédentaires/manquants, puis finalise une période de travail active ou fermée à l’aveugle. Selon les autorisations de l’utilisateur, un Z de caisse est également imprimé pour l’équipe. Les équipes clôturées ne peuvent pas être reprises ou modifiées.

L’activation du paramètre de profil de fonctionnalité PDV Exiger des montants de départ et une déclaration de paiement applique les actions de montant de départ et de déclaration de caisse avant la clôture de la période de travail.

Note

  • À partir de Commerce version 10.0.40, seuls les appareils avec un tiroir-caisse configuré sont soumis à la validation du paramètre Exiger des montants de départ et une déclaration de caisse.
  • Si tous les tiroirs-caisses sous le profil matériel PDV sont configurés sur "Aucun", vous devez définir au moins un tiroir-caisse comme "Manuel" pour Gâchette la validation du paramètre Exiger des montants de départ et une déclaration de paiement.

Cette opération génère et imprime un X de caisse pour l’équipe active actuelle.

Réimprimer Z

Cette opération réimprime le dernier Z de caisse généré par le système lorsqu’une équipe a été clôturée.

Gérer les équipes

Cette opération permet aux utilisateurs d’afficher toutes les équipes actives, interrompues et clôturées à l’aveugle du magasin. En fonction de leurs autorisations, les utilisateurs peuvent effectuer leurs procédures de clôture finale, telles que les opérations de comptage de caisse et de clôture d’équipe pour les équipes clôturées en aveugle. Cette opération permet également aux utilisateurs d’afficher et de supprimer les périodes de travail non valides, dans les rares cas où elles sont en mauvais état après un basculement entre les modes hors connexion et en ligne. Ces équipes non valides ne contiennent aucune information financière, ni donnée transactionnelle nécessaire pour le rapprochement.

Autorisations pour les équipes et les tiroirs-caisses

Les autorisations POS suivantes affectent ce qu’un utilisateur peut et ne peut pas faire dans divers scénarios :

  • Autoriser la fermer aveugle
  • Autoriser l’impression X-report
  • Autoriser l’impression d’un rapport Z
  • Autoriser la déclaration de soumission
  • Autoriser la déclaration flottante
  • Ouvrir le tiroir sans vente
  • Autoriser l’ouverture de session multiple : cette autorisation permet à l’utilisateur de se connecter et d’utiliser un quart de travail qu’un autre utilisateur a ouvert. Les utilisateurs qui ne disposent pas de cette autorisation peuvent uniquement se connecter et utiliser les périodes de travail qu’ils ouvrent.
  • Autoriser la gestion d’un quart de travail partagé : les utilisateurs doivent avoir cette autorisation pour ouvrir ou Fermer un quart de travail partagé.
  • Autoriser l’utilisation d’un quart de travail partagé- Les utilisateurs doivent avoir cette autorisation pour se connecter et utiliser un quart de travail partagé.

Commerce headquarters considérations de fin de journée

La façon dont les équipes et le rapprochement des tiroirs-caisses sont utilisés dans le POS diffère de la façon dont les données de transaction sont résumées lors du calcul des relevés. Il est important que vous compreniez cette différence. En fonction de votre configuration et de vos processus métier, les données de période de travail dans POS (l’état Z) et un relevé calculé dans Headquarters peuvent vous donner des résultats différents. Cette différence ne signifie pas nécessairement que les données de décalage ou l’instruction calculée sont incorrectes ou qu’il y a un problème avec les données. Cela signifie que les paramètres fournis peuvent inclure des transactions supplémentaires ou moins de transactions, ou que les transactions sont résumées différemment.

Bien que chaque détaillant a ses propres exigences métier, nous vous recommandons de paramétrer votre système de la façon suivante afin d’éviter les situations où des différences de ce type se produisent :

Accédez à Retail et Commerce > Canaux > Magasins > Tous les magasins > Relevé/clôtureet, pour chaque magasin, définissez les champs Méthode de relevé et Méthode de clôture sur Équipe.

Cette configuration permet de garantir que les relevés du siège comprennent les mêmes transactions que les périodes de travail dans POS et que les données sont résumées par cette équipe.

Pour plus d’informations sur les méthodes de relevé et de clôture, voir Enregistrer les configurations pour les relevés de vente au détail.