Faire l’inventaire et l’ajuster à l’aide de documents
Vous pouvez effectuer l'inventaire d'un inventaire physique de vos articles à l'aide des documents Commande d'inventaire physique et Enregistrement d'inventaire physique. La page Commande d'inventaire physique est utilisée pour organiser le projet d'inventaire complet, par exemple un par emplacement. Utilisez la capture de page Enregistrement d’inventaire phys. pour communiquer et capturer le nombre réel d’articles. Vous pouvez créer plusieurs enregistrements pour une commande, par exemple, pour répartir les groupes d’articles vers différents employés.
Vous pouvez imprimer le rapport Enregistrement d’inventaire physique depuis chaque enregistrement, et il contient des champs de quantité vides pour saisir l’inventaire comptabilisé. Quand vous avez terminé l’inventaire et quand les quantités sont saisies sur la page Enregistrement d’inventaire phys., sélectionnez l’action Terminer. Cette action transfère les quantités vers les lignes concernées sur la page Enregistrement d’inventaire physique. Business Central garantit que vous ne pouvez pas enregistrer deux fois un nombre d’éléments.
Note
L’utilisation de documents pour effectuer un décompte inventaire offre un plus grand contrôle et prend en charge la répartition de l’inventaire vers plusieurs employés. Vous pouvez également utiliser les journaux pour effectuer la tâche, comme les pages Journaux inventaire et Journaux inventaire entrepôt. Pour en savoir plus, voir Comptabiliser, ajuster et reclasser l’inventaire avec les journaux. Cet article décrit comment utiliser des documents pour effectuer un inventaire physique.
Si vous utilisez des zones dans votre Entrepôt, vous ne pouvez pas utiliser de commandes d’inventaire. À la place, utilisez la page Journal inventaire physique entrepôt pour faire l’inventaire de vos écritures entrepôt avant de les synchroniser avec les écritures article.
Réaliser l’inventaire à l’aide de documents se produit comme suit :
- Créez une commande d'inventaire physique avec les quantités d'articles prévus pré-remplies.
- Générez un ou plusieurs enregistrements d'inventaire physique depuis la commande.
- Saisissez les quantités d'articles répertoriés sur les enregistrements, comme saisis sur les bordereaux, par exemple, puis sélectionnez le statut Terminé.
- Exécutez et reportez la commande d'inventaire physique.
Pour créer une commande d'inventaire physique
Une commande d’inventaire physique est un document complet composé d’un en-tête de commande d’inventaire physique et de lignes de commande. Les informations relatives à un en-tête d'inventaire physique décrivent comment effectuer l'inventaire. Les lignes de commande contiennent les informations relatives aux articles et à leurs emplacements.
Pour créer les lignes de commande d’inventaire physique, vous utilisez généralement l’action Calculer les lignes pour ajouter l’inventaire actuel comme lignes de la commande. Vous pouvez aussi utiliser l’action Copier du document pour remplir les lignes avec le contenu d’une autre commande d’inventaire physique ouverte ou reportée. La procédure suivante décrit uniquement comment utiliser la Action Calculer les lignes.
Sélectionnez l’icône
, saisissez Commandes d’inventaire physique, puis sélectionnez le lien associé.Sélectionnez l'action Nouveau.
Renseignez les champs requis du raccourci Général. Positionnez le curseur sur un champ pour lire une brève description.
Sous l’onglet Actions, dans le groupe Fonctions, choisissez Autre, puis cliquez sur le bouton Calculer les lignes.
Sélectionnez des options, le cas échéant.
Définissez les filtres, par exemple, pour inclure uniquement un sous-ensemble d’articles à comptabiliser avec le premier enregistrement.
Pourboire
Pour planifier l’exécution de l’inventaire par plusieurs employés, définir différents filtres à chaque utilisation de l’action Calculer les lignes pour remplir la commande avec le sous-ensemble d’articles de l’inventaire qu’un utilisateur enregistrera. Ainsi, en générant plusieurs enregistrements d’inventaire physique par plusieurs employés, vous réduisez le risque de comptabilisation de doublons d’articles. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Pour créer un enregistrement d’inventaire physique.
Cliquez sur le bouton OK.
Une ligne pour chaque article qui existe sur l’emplacement sélectionné et conformément aux filtres et options définis est ajoutée sur la commande. Pour les articles configurés pour le suivi des articles, la case à cocher Utiliser le suivi des articles est sélectionnée et les informations relatives à la quantité prévue des numéros de lot et de série est disponible en sélectionnant Lignes, puis Lignes de suivi des articles. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Gérer le suivi des articles lors du comptage des inventaires.
Vous pouvez désormais créant un ou plusieurs enregistrements, qui correspondent aux instructions données aux employés en charge du décompte.
Note
Si vous utilisez le suivi spécifique aux colis, vous pouvez également utiliser des documents pour compter et ajuster l’inventaire avec les numéros de colis. Pour commencer à utiliser cette fonctionnalité, vous devez activer Mise à jour des fonctionnalités : activer l’utilisation du suivi des colis dans les commandes d’inventaire physique dans la Gestion des fonctionnalités page. Les commandes d’inventaire physique existantes sont mises à jour, cependant, Business Central ne peut pas renseigner le champ N° de colis. Vous devez recréer ces lignes à l’aide de l’action Calculer les lignes sur la page Commande d’inventaire physique .
Vous pouvez saisir le numéro de colis pour les articles pour lesquels le suivi du colis est nécessaire sur la page Lignes d’enregistrement d’inventaire phys.. Choisissez Terminer pour finaliser l’enregistrement.
Après avoir choisi Terminer sur la page Ordre d’inventaire physique, Business Central calcule les différences par rapport au colis et à d’autres détails de suivi de l’article, et effectue des ajustements positifs ou négatifs.
Pour créer un enregistrement d'inventaire physique
Pour chaque commande d’inventaire physique, vous pouvez créer un ou plusieurs documents d’enregistrement d’inventaire physique sur lesquels les employés saisissent les quantités comptabilisées. Les employés peuvent saisir les quantités soit manuellement, soit avec un appareil de numérisation.
Par défaut, un enregistrement est créé pour toutes les lignes sur la commande d'inventaire physique. Pour éviter que deux employés comptent les mêmes articles si vous répartissez le comptage, remplissez progressivement l’ordre d’inventaire physique en définissant des filtres sur le traitement en lot Calculer les lignes . Créez ensuite l’enregistrement de l’inventaire physique en cochant la case Seules les lignes ne figurant pas dans les enregistrements . Ce paramètre veille à ce que chaque nouvel enregistrement contienne des articles différents de ceux des autres enregistrements.
Pour un décompte manuel, vous pouvez imprimer une liste, le rapport Enregistrement d’inventaire physique, sur lequel figure une colonne vide où les employés de l’entrepôt peuvent renseigner les quantités comptabilisées. Une fois le décompte effectué, vous saisissez les quantités enregistrées sur les lignes concernées de la page Enregistrement d’inventaire physique. Enfin, transférez les quantités enregistrées dans la commande d'inventaire physique concernée en définissant le état sur Terminé.
- Sur une page Commande d’inventaire physique qui contient des lignes pour les articles à comptabiliser dans un enregistrement, sélectionnez l’action Créer un enregistrement.
- Sous l’onglet Actions, dans le groupe Fonctions, choisissez Autre, puis cliquez sur le bouton Effectuer un nouvel enregistrement.
- Sélectionnez les options et définissez les filtres, le cas échéant.
- Cliquez sur le bouton OK.
- Pour chaque ensemble d’article à comptabiliser, importez-les sur la commande d’inventaire physique concernée et répétez les étapes 1 à 3 en veillant à bien cocher la case Uniquement les lignes qui ne figurent pas dans les enregistrements.
- Sous l’onglet Associé , choisissez Commande, puis choisissez l’action Enregistrements pour ouvrir la page Liste des enregistrements d’inventaire physique.
- Ouvrez l'enregistrement approprié.
- Sur le raccourci Général, complétez les champs, comme nécessaire.
- Pour les articles qui utilisent le suivi des articles, créez une ligne supplémentaire pour chaque numéro de lot ou code de numéro de série en sélectionnant l'action Fonctions, puis l'action Copier la ligne. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Gérer le suivi des articles lors du comptage des inventaires.
- Choisissez l’action Imprimer pour préparer le document physique que les employés utilisent pour noter les quantités comptabilisées.
Pour finaliser un enregistrement d'inventaire physique
Une fois que les employés ont compté les quantités, enregistrez les quantités dans Business Central.
Sur la page Liste des enregistrements d'inventaire physique, sélectionnez l'enregistrement d'inventaire physique que vous souhaitez terminer, puis sélectionnez l'action Modifier.
Sur le raccourci Lignes, renseignez la quantité comptabilisée réellement dans le champ Quantité pour chaque ligne.
Pour les articles avec des numéros de série ou de lot (la case Utiliser le suivi des articles est cochée), saisissez les quantités comptabilisées sur les lignes pour les numéros de lot et de série de l’article. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Gérer le suivi des articles lors du comptage des inventaires.
Sélectionnez la case à cocher Enregistrée sur chaque ligne.
Une fois que vous avez saisi toutes les données pour un enregistrement d'inventaire physique, sélectionnez l'action Terminer. Vous observerez que toutes les lignes doivent avoir la case Enregistrée sélectionnée.
Noter
Lorsque vous avez terminé un enregistrement d'inventaire physique, chaque ligne est transférée vers la ligne sur la commande d'inventaire physique associée qui correspond exactement. Pour correspondre, les valeurs des champs N° article, Code variante, Code d’emplacement et Code de zone doivent être identiques sur l’enregistrement et les lignes de commande.>
Si une ligne de commande d’inventaire physique correspondante n’existe pas, et si la case Autoriser l’enregistrement sans commande est cochée, une nouvelle ligne est ajoutée et la case Enregistré sans commande sur la ligne de commande d’inventaire physique concernée est sélectionnée. Sinon, un message d’erreur s’affiche et le processus est annulé.> Si plusieurs lignes d’enregistrement d’inventaire physique correspondent à une ligne de commande d’inventaire physique, un message s’affiche et le processus est annulé. Si, pour une raison ou une autre, deux lignes d’inventaire physique identiques arrivent sur la commande d’inventaire physique, vous pouvez utiliser une action pour résoudre le problème. Pour en savoir plus, consultez Pour rechercher les doublons de lignes de commande d’inventaire physique.
Pour finaliser une commande d'inventaire physique
Après avoir terminé un enregistrement d’inventaire physique, le champ Quantité enregistrée (base) sur la commande d’inventaire physique associée est mis à jour avec les valeurs comptabilisées (enregistrées) et la case à cocher Lignes lors de l’enregistrement est sélectionnée. Si une quantité comptabilisée diffère de la quantité prévue, les champs Qté positive (de base) et Qté négative (de base) affichent la différence.
Pour accéder les quantités prévues et toute différence enregistrée pour les articles avec le suivi des articles, sélectionnez l’action Lignes, puis choisissez Lignes de suivi des articles pour sélectionner différentes vues pour les numéros de lot et de série impliqués dans l’inventaire.
Vous pouvez également choisir l'action Diff. commande inventaire physique pour visualiser les différences entre la quantité prévue et la quantité comptabilisée.
Pour rechercher les doublons de lignes de commande d'inventaire physique
- Sélectionnez l’icône , saisissez Commandes d’inventaire physique, puis sélectionnez le lien associé.
- Ouvrez la commande d’inventaire physique pour afficher les doublons de lignes.
- Sous l’onglet Associé, choisissez Autre, puis sélectionnez Afficher les doublons de ligne.
Tout doublon de ligne de commande d’inventaire physique s’affiche de telle sorte que vous puissiez les supprimer et ne conserver qu’une ligne avec un ensemble de valeurs unique dans les champs N° article, Code variante, Code d’emplacement et Code de zone.
Pour reporter une commande d'inventaire physique
Après avoir effectué une commande d’inventaire physique et modifié son état sur Terminé, vous pouvez la reporter. Vous ne pouvez définir l’état d’une commande d’inventaire physique sur Terminé que dans les cas suivants :
- Tous les enregistrements d'inventaire physique concernés ont un état défini sur Terminé.
- Chaque ligne de commande d’inventaire physique est comptabilisée par au moins une ligne d’enregistrement d’inventaire.
- Les cases à cocher Dans les lignes enregistrement et Qté prévue (calculée) sont sélectionnées pour toutes les lignes de commande d’inventaire physique.
Sélectionnez l’icône
, saisissez Commandes d’inventaire physique, puis sélectionnez le lien associé.Sélectionnez la commande d'inventaire physique que vous souhaitez compléter, puis sélectionnez l'action Modifier.
Sur la page Commande d’inventaire physique, la quantité enregistrée s’affiche dans le champ Qté enregistrée (de base).
Sélectionnez l'action Terminer.
La valeur du champ État est Terminé. Vous ne pouvez désormais modifier l’ordre qu’en choisissant l’action Rouvrir .
Pour reporter la commande, sélectionnez l'action Reporter, puis le bouton OK.
Les écritures des articles sont mises à jour ainsi que les écritures de suivi des articles concernées.
Pourboire
Pour éviter les erreurs, utilisez l’action Aperçu report pour passer en revue les entrées que le report va créer.
Pour afficher les commandes d'inventaire physique reportées
Après report, la commande d’inventaire physique est supprimée et vous pouvez afficher et évaluer le document en tant que commande d’inventaire physique reportée. La commande reportée inclut ses enregistrements d’inventaire physique et tout commentaire effectué.
- Sélectionnez l’icône , saisissez Commandes d’inventaire physique reportées, puis sélectionnez le lien associé.
- Sur la page Commandes inventaire physique reportées, sélectionnez la commande d’inventaire reportée à afficher, puis sélectionnez l’action Afficher.
- Sous l’onglet Associé, choisissez Commande, puis choisissez l’action Enregistrements pour voir une liste des enregistrements d’inventaire physique associés.
Gérer le suivi des articles lors de l’exécution de l’inventaire
Le suivi des articles concerne les numéros de lot ou de série attribués aux articles. Lorsque vous comptabilisez un article enregistré dans l’inventaire, par exemple, 10 différents numéros de lot, l’employé doit être en mesure d’enregistrer quelles unités, et leur nombre, de chaque numéro de lot figurent dans l’inventaire. Pour en savoir plus, voir Utiliser les numéros de lot et de série.
La case à cocher Utiliser le suivi des articles sur les lignes de commande d’inventaire physique est automatiquement sélectionnée si un code de suivi des articles est configuré pour l’article. Vous pouvez la cocher ou la décocher manuellement.
Exemple : Préparer un enregistrement d’inventaire physique pour un article suivi
Imaginons un inventaire physique pour l'article A, enregistré dans l'inventaire sous la forme de dix numéros de série différents.
Sur la ligne d’enregistrement pour l’article, sélectionnez la case Utiliser le suivi des articles.
Sélectionnez le champ Numéro de série, sélectionnez le premier numéro de série existant dans l'inventaire pour l'article, puis cliquez sur le bouton OK.
Copiez la ligne pour le premier article suivi pour insérer des lignes supplémentaires correspondant au nombre de numéros de série enregistrés dans l’inventaire.
Choisissez l’action Fonctions, puis Copier ligne.
Sur la page Copier la ligne enregistrement d’inventaire physique, saisissez 9 dans le champ Nombre de copies, puis sélectionnez le bouton OK.
Sur la première ligne, dans le champ Numéro de série, sélectionnez le numéro de série suivant pour l’article.
Répétez l’étape 5 pour les huit numéros de série restants. Assurez-vous de ne pas sélectionner deux fois le même numéro.
Choisissez l’action Imprimer pour préparer le bordereau que les employés utilisent pour écrire les numéros de lot/de série et les articles comptabilisés.
Vous observerez que le rapport Enregistrement d'inventaire physique contient dix lignes pour l'article A, un pour chaque numéro de série.
Exemple : Enregistrer et reporter les différences de numéro de lot comptabilisé
Un article suivi est enregistré dans l'inventaire avec la série de numéros « LOT ».
Inventaire prévu :
| N° lot | Quantité |
|---|---|
| LOT1001 | 80 |
| LOT1003 | 30 |
| LOT1006 | 10 |
| Total | 120 |
Quantités enregistrées :
| N° lot | Quantité |
|---|---|
| LOT1001 | 80 |
| LOT0002 | 12 |
| LOT1003 | 20 |
| LOT1006 | 10 |
| Total | 112 |
Quantités à reporter :
| N° lot | Quantité prévue | Quantité enregistrée | Quantité à reporter |
|---|---|---|---|
| LOT1001 | 80 | 80 | 0 |
| LOT1002 | 0 | 12 | +12 |
| LOT1003 | 30 | 20 | -10 |
| LOT1006 | 10 | 0 | -10 |
| Total | 120 | 112 | -8 |
Sur la page Commande d’inventaire physique, le champ Qté négative (de base) contient 8. Pour la ligne de commande, la page Liste traçabilité inventaire physique affiche les quantités positives ou négatives pour chaque numéro de lot.
Documents d’inventaire
Les types de documents suivants sont utiles pour gérer votre entrepôt :
- Utilisez Réception d’inventaire pour enregistrer les ajustements positifs des articles en fonction de la qualité, de la quantité et du coût.
- Utilisez Expéditions d’inventaire pour radier les marchandises manquantes ou endommagées.
Vous pouvez imprimer ces documents à tout moment, les libérer et les rouvrir, et attribuer des valeurs communes, y compris des dimensions, dans l’en-tête. Pour réimprimer les documents après leur report, utilisez les pages Réception inventaire reportée et Expédition inventaire reportée.
Note
Avant de pouvoir utiliser ces documents, vous devez spécifier une série de numéros pour créer leurs identificateurs. Pour en savoir plus, accédez à Pour configurer la numérotation des documents d’inventaire.
Pour configurer la numérotation des documents d'inventaire
La procédure suivante indique comment définir la numérotation des documents inventaire.
Sélectionnez l’icône
, saisissez Configuration inventaire, puis sélectionnez le lien associé.Sur le Raccourci Numérotation, spécifiez dans les champs suivants la série de numéros pour les documents :
- N° réception inventaire
- N° réceptions invent. reportées
- N° livraison inventaire
- N° livraison inventaire reportée
Pour créer et reporter un document d'inventaire
La procédure suivante montre comment créer, imprimer et reporter un reçu d'inventaire. La procédure est identique pour des livraisons d'inventaire.
- Sélectionnez l’icône , saisissez Réceptions inventaire, puis sélectionnez le lien associé.
- Dans l’en-tête de la page Réception inventaire, choisissez l’emplacement dans le champ Code emplacement, puis remplissez les champs restants si nécessaire.
- Sur le Raccourci Lignes, dans le champ Article, choisissez l'article en inventaire. Dans le champ Quantité, saisissez le nombre d’articles à ajouter.
- Pour imprimer un rapport Réception inventaire de la page Réception inventaire, choisissez l’action Imprimer.
Les fonctions suivantes sont disponibles sur la page Réception inventaire :
Choisissez les actions Libérer ou Rouvrir pour définir l’état de la prochaine phase de traitement.
Choisissez l’action Reporter pour reporter la réception inventaire, ou choisissez Reporter et imprimer pour reporter la réception et imprimer le rapport de test
Pourboire
Pour éviter les erreurs, utilisez l’action Aperçu report pour passer en revue les entrées que le report va créer.
Impression des documents inventaire
Vous pouvez spécifier les rapports à imprimer à différentes phases en choisissant l’une des options suivantes dans le champ Utilisation de la page Sélection de rapports – inventaire :
- Réception inventaire
- Livraison inventaire
- Réception inventaire reportée
- Livraison inventaire reportée
Note
Les rapports disponibles peuvent varier en fonction de la localisation de votre pays/région. L'application de base n'inclut aucune disposition.
Voir aussi .
Comptabiliser, ajuster et reclasser l'inventaire avec les journaux
Utiliser les numéros de lot et de série
Inventaire
Vue d’ensemble de la gestion d’entrepôt
Ventes
Procédure d'achat
Utiliser Business Central
Trouvez des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central ici