Gérer le stockage en supprimant des documents ou en compressant des données

Un rôle central, par exemple un administrateur d'application, doit régulièrement gérer les documents accumulés au fil du temps en les supprimant ou en les compressant.

Pourboire

Découvrez les autres moyens de réduire la quantité de données stockées dans une base de données en lisant Réduction des données stockées dans les bases de données Business Central dans notre documentation pour développeurs et professionnels de l’informatique.

Supprimer des documents.

Dans certains cas, vous pouvez souhaiter supprimer des bons de commande facturés. Cependant, vous ne pouvez pas les supprimer tant que vous n’avez pas entièrement facturé et reçu les articles des bons de commande. Business Central vous aide en le vérifiant.

Les sociétés généralement supprime les ordre de retour après leur facturation. Lorsque vous reportez une facture, Business Central la transfère vers la page Note de crédit achat reportée. Si vous avez activé la case à cocher Livraison retour sur note de crédit sur la page Configuration achats, la facture est transférée vers la page Livraison retour reportée. Vous pouvez supprimer les documents à l'aide du traitement par lots Supprimer les retours achat facturés. Avant de supprimer les documents, le traitement en lot vérifie si les retours achat ont été entièrement livrés et facturés.

Les bons de commande permanents ne sont pas supprimés automatiquement une fois que tous les bons de commande associés ont été traités et facturés. Au lieu de cela, vous pouvez les supprimer à l’aide du traitement en lot Supprimer bons de commande permanents facturés.

Les sociétés suppriment Les commandes service facturées automatiquement après avoir été entièrement facturées. Lors du report d’une facture, une écriture correspondante est générée et peut être affichée sur la page Factures service reporté.

Les commandes service ne sont pas supprimées automatiquement; cependant, si la quantité totale sur la commande a été reportée à partir de la page Facture service plutôt qu’à partir de la commande service proprement dite. Vous devrez peut-être supprimer manuellement ces commandes facturées en exécutant le traitement en lot Supprimer les commandes de service facturées.

Compresser les données avec la compression selon la date

Vous pouvez compresser les données dans Business Central pour économiser de l’espace dans la base de données, ce qui dans Business Central Online peut même vous faire économiser de l’argent. La compression, basée sur les dates et les fonctions, combine plusieurs anciennes écritures en une nouvelle écriture.

Vous pouvez compresser les écritures qui répondent à toutes les conditions suivantes :

• Elles proviennent d’exercices financiers fermés.
• Le champ Ouvert est défini sur Non.
• Elles ont au moins cinq ans. Si vous souhaitez compresser des données datant de moins de cinq ans, contactez votre partenaire Microsoft.

Par exemple, les écritures fournisseurs d’exercices financiers précédents peuvent être compressées de façon à ce qu’il ne reste qu’une écriture créditrice et une écriture débitrice par compte et par mois. Le montant de la nouvelle écriture est la somme de toutes les écritures compressées. La date affectée est la date début de la période qui est compressée, par exemple le premier jour du mois (si les écritures sont compressées par mois). Après la compression, vous pouvez encore afficher le solde période de chaque compte de l’exercice financier précédent.

Le nombre d’écritures qui résultent d’un traitement par lots de compression dépend du nombre filtres que vous définissez, des champs qui sont combinés et de la durée de la période que vous choisissez. Il y a toujours au moins une écriture. Lorsque le traitement en lot est terminé, le résultat s’affiche dans la page Registres compr. Dates.

Vous pouvez compresser les types de données suivants à l’aide de traitements en lot.

• Écritures financières : écritures grand livre (GL), écritures taxe sur la valeur ajoutée (TVA), écritures compte bancaire, écritures budget GL, écritures client et écritures fournisseur.
• Écritures entrepôt
• Écritures de ressource
• Écritures budget article
• Écritures immobilisation, écritures d’entretien immo. et écritures d’assurance immo.

Lorsque vous définissez des critères pour la compression, vous pouvez conserver le contenu de certains champs à l’aide des options sous Conserver champs. Les champs disponibles dépendent des données que vous compressez.

Noter

Avant de pouvoir exécuter la compression selon la date, vos vues d’analyse doivent être à jour. Pour plus d’informations, consultez la section Mettre à jour une vue d’analyse.

Après la compression, le contenu des champs suivants sera toujours conservé : Date de report, N° fournisseur, Type de document, Code devise, Groupe de report, Montant, Montant ouvert, Montant initial $, Montant ouvert $, Montant $, Achat $, Escompte facture $, Escompte de paiement accordé $ et Escompte de paiement possible.

Report d’écritures compressées

Les écritures compressées sont reportées légèrement différemment du report standard. Cette différence permet de réduire le nombre de nouvelles écritures GL créées par compression de date et est particulièrement importante lorsque vous conservez des informations telles que les dimensions et les numéros de document. La compression de date crée de nouvelles entrées comme suit :

• Sur la page Écritures, de nouvelles écritures sont créées pour les écritures compressées. Le champ Description contient l’information Compression écritures afin que les entrées compressées soient faciles à identifier.
• Sur les pages comptables, telles que la page Écritures client, une ou plusieurs écritures sont créées.

Le processus de report crée des écarts dans la série de numéros pour les entrées sur la page Écritures de grand livre. Ces numéros sont attribués aux écritures sur les pages comptables uniquement. La plage de numéros affectée aux écritures est disponible sur la page Registre de grand livre dans les champs N° écriture début et N° écriture fin.

Note

Après avoir exécuté la compression des dates, vous ne pouvez pas inverser les écritures fournisseur ou bancaires pour les transactions affectées par la compression.

Le nombre d’écritures qui résultent d’un traitement par lots de compression dépend du nombre filtres que vous définissez, des champs qui sont combinés et de la durée de la période que vous choisissez. Il y a toujours au moins une écriture.

Alerte

La compression basée sur la date supprime des écritures ; vous devez donc toujours faire une sauvegarde de la base de données avant de lancer le traitement en lot.

Pour exécuter la compression selon la date

1. Sélectionnez l’icône , saisissez Administration des données, puis sélectionnez le lien associé.

2. Faites l’une des actions suivantes selon la version de votre produit :

   • Pour utiliser un guide de configuration assistée afin de configurer la compression selon la date pour un ou plusieurs types de données, choisissez Guide d’administration des données.
   • Pour configurer la compression pour un type de données individuel, choisissez Compression des données, Compresser écritures, puis choisissez les données à compresser.

   Noter

   Vous ne pouvez compresser que des données datant de plus de cinq ans. Si vous souhaitez compresser des données datant de moins de cinq ans, contactez votre partenaire Microsoft. Ils doivent utiliser le OnSetMinimumNumberOfYearsToKeep événement dans le codeunit "Date Compression" pour définir le seuil.

Voir aussi .

Administration

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