Kokousten ajoittaminen Outlookissa tai Teamsissa

Valmis

Microsoft Teams on integroitu muuhun Microsoft Officeen. Tämän integraation avulla on helppo luoda kokous, oli se sitten välitön tai tulevaisuudessa. Sekä Microsoft Outlook että Teams tarjoavat vaihtoehtoja kokouksen ajoittamiseksi.

Teams-kokousten ajoittaminen on nopeaa ja helppoa. Opettajien tarvitsee vain tehdä seuraavat asiat:

  1. Luo kokouksen aihe .
  2. Lisää osallistujia.
  3. Löydä yleinen aika , joka toimii kaikille ajoitusavustajan avulla.

Ajoita kokoukset Outlookissa

Outlookin Kalenteri-välilehden Teams-kokous-vaihtoehto tekee kokouksen luomisesta yhtä helppoa kuin sähköpostin lähettäminen. Ajattele kokouksen otsikkoa sähköpostiviestin aiheena . Pakolliset osallistujat ovat kuin Vastaanottaja-kenttä, ja valinnaiset osallistujat ovat kopiokentän kaltaisia.

Näyttökuva Teams-kokouksen ajoitustoiminnosta Microsoft Outlookissa.

Outlookissa ajoitettujen kokousten asetusten määrittäminen

Kun opettajat ajoittavat Teams-kokouksen Outlookin avulla, he voivat muokata kokouksen asetuksia heti, kun he lähettävät kutsun. Jos haluat käyttää puhelun asetuksia, valitse Kokousasetukset-linkki kalenteritiedoista.

Kokousvaihtoehdoissa opettajat voivat:

  • Valitse, ketkä voivat ohittaa aulan
  • Valitse yhteisjärjestäjät puhelua varten
  • Määritä, ketkä voivat esittää
  • Määritä, voivatko osallistujat käyttää ääntään ja videotaan
  • Määritä automaattinen puhelun tallennus
  • Määritä, voivatko osallistujat keskustella kokouksen aikana
  • Q & A -ominaisuuden ottaminen käyttöön
  • Salli reaktiot
  • Luo vihreä huone järjestäjille ja esittäjille
  • Näytä osallistujaluettelo
  • Päätä, käytetäänkö Copilotiatranskription kanssa vai ilman sitä (lisäkäyttöoikeus vaaditaan)

Näyttökuva kokousasetuksista, jotka voidaan esimääritellä Outlookissa ajoituksen jälkeen.

Kokousten ajoittaminen Microsoft Teams -kalenterisovelluksessa

Kokousta voi luoda myös monella tavalla Teamsissa.

Teams-sovelluksessa:

  1. Valitse Kalenteri-sovellusMinä-tilassa.
  2. Ajoita kokous valitsemalla Uusi kokous .

Näyttökuva Kalenteri-sovelluksesta Minä-tilassa ja Uusi kokous -painikkeesta.

Lähetä kokouskutsu kanavalle

Kun olet ajoittamassa kokousta tästä välilehdestä, voit valita kanavan, joka luo julkaisun kyseiseen kanavaan ja kutsuu kaikki, joilla on sen käyttöoikeudet, liittymään kokoukseen.

Näyttökuva, jossa näkyy kokouksen luontivaihtoehto tiimin kanavalla.

Teamsissa ajoitettujen kokousten asetusten määrittäminen

Ajan säästämiseksi opettajat voivat määrittää kokousvaihtoehdot etukäteen Teams-kokouskutsussa.

Asetukset-kohdassa opettajat voivat:

  • Valitse, ketkä voivat ohittaa aulan
  • Määritä, ketkä voivat esittää
  • Määritä, voivatko osallistujat käyttää ääntään ja videotaan
  • Määritä automaattinen puhelun tallennus

Näyttökuva Asetukset-painikkeesta ajoitettaessa uutta kokousta Teamsissa.

Kokousvastauksen asetukset

Teams-kokouskutsuissa on myös vastausvaihtoehtoja, jotka lähettäjä voi valita tarpeidensa mukaan, kuten:

  • Pyydä kutsuttuja vastaamaan
  • Estä kutsuja lähettämästä kutsua edelleen suojaus- tai tietosuojasyistä
  • Vaadi kutsuja rekisteröitymään kokoukseen

Näyttökuva vastausvaihtoehdoista, kun uusi kokous ajoitetaan Teamsissa.

Ryhmän jäsenet saavat ilmoituksen ja voivat liittyä kokoukseen missä tahansa Teamsin käytössä – olipa kyse sitten tietokoneesta, mobiililaitteesta tai selaimesta. Kokoukset voidaan myös tallentaa ja jakaa myöhemmin niille henkilökunnan jäsenille tai oppijoille, jotka eivät pääse live-kokoukseen.

Kokousten ajoittaminen Teams-keskustelusta tai -kanavasta

Toinen tapa ajoittaa kokous Teamsissa on käyttää Keskustelu-sovellusta Minä-tilassa tai tietyllä kanavalla.

Ajoita kokous keskustelusta

Keskustelussa kaikki keskusteluun kuuluvat kutsutaan automaattisesti.

Näyttökuva, jossa näkyy mahdollisuus ajoittaa kokous kaikkien Microsoft Teamsissa olevan keskustelun osallistujien kanssa.

Ajoita kokous kanavasta

Kanavassa kaikki kanavan jäsenet saavat kutsun. Opettajat voivat myös kutsua muita liittymään kanavakokoukseen, ellei kokousta ole ajoitettu yksityiselle kanavalle.

Näyttökuva, jossa näytetään, miten voit ajoittaa kokouksen tiimin kanavalta Microsoft Teamsissa.