Yksityisen sisällön hakeminen Microsoft 365 OneDrive for Business
Microsoft 365 Enterprise -hakukokemuksissa hakutulokset ovat seuraavat:
- Kaikki SharePoint-sivustokokoelman sisältö, johon sinulla on lukuoikeus (tai vahvempi), mukaan lukien ryhmiin ja tiimeihin liittyvät sivustokokoelmat.
- Oma OneDrive for Business sisältö, mukaan lukien sisältö, jota et ole jakanut kenenkään (yksityisen) kanssa.
- OneDrive for Business kanssasi jaettu sisältö.
Tämä koskee kaikkia SharePointin ja OneDriven hakukokemuksia, mukaan lukien alkuperäiset OneDrive for Business verkko- ja mobiilihakukokemuksissa.
Yksityisyytesi on meille tärkeää, ja vaikka pyrimmekin ansaitsemaan luottamuksesi joka päivä, löydämme parannusalueita, joilla voimme sovittaa palvelumme yksityisyyteen odotuksiisi. Microsoft 365 -haussa tehdään parhaillaan muutoksia sen varmistamiseksi, että hakutulokset ovat yhdenmukaisia sen kanssa, mitä käyttäjät pitävät yksityisenä sisältönä. Tämä tehdään mukauttamalla "yksityisen" määritelmää, joka on jo OneDriven käytössä, jolloin saadaan yhtenäinen hakukokemus, kun tietosuojasi on keskuksessa.
Miten näen tämän muutoksen?
Tämä muutos näkyy vain niiden käyttäjien hakutuloksissa, joille on myönnetty sivustokokoelman järjestelmänvalvojan oikeudet (suoraan tai käyttöoikeusryhmän kautta) OneDrive for Business sivustokokoelmaan, jonka omistaja he eivät ole, hallintakäytäntöjen tai muiden omistajuuteen tehtyjen muutosten kautta.
Ennen tätä muutosta haun tuloksissa palautetaan OneDrive-sisältö, jota ei jaettu eksplisiittisesti kanssasi, mutta jossa käyttöoikeus myönnettiin hallintokäytäntöjen tai omistajuuden muutosten kautta. Tämän muutoksen myötä OneDrive-sisältöä ei palauteta hakutuloksissa, ellei sitä ole jaettu kanssasi minkään Microsoft 365 -jakamismekanismin kautta.
Tähän muutokseen liittyvät skenaariot
Tämän muutoksen tärkeä osa on taata yksityisen OneDrive-sisällön yhdenmukainen määritelmä, joka vastaa käyttäjän odotuksia yksityisyydestä. Tämän päivän OneDrive for Business Web -käyttökokemuksessa Sharing-sarake kuvastaa yksityisen OneDrive-sisällön määritelmää, jonka mukautamme haussa.
Jakaminen tässä kontekstissa tarkoittaa kohteiden tai kansioiden eksplisiittistä jakamista OneDrivessa tai muita alemman tason keinoja muuttaa OneDriven sivustojen, kansioiden tai kohteiden käyttöoikeuksia. Tiedämme, että asiakkaat saattavat olla huolissaan ylijaosta haun avulla, joten haluamme varmistaa, että hakutuloksissa palautettu sisältö on yhdenmukainen sen kanssa, mitä käyttäjät pitävät yksityisenä tai jaettuna.
Skenaario, jota ei ole määritetty jakamiseksi tässä kontekstissa, on se, että joku muu kuin OneDrive-omistaja on määritetty OneDrive-sivustokokoelman järjestelmänvalvojaksi OneDrive-omistajan lisäksi. Tämä voi olla toinen Microsoft 365 -tilauksen käyttäjä tai käyttöoikeusryhmä. SharePointissa sivustokokoelman järjestelmänvalvojalla on aina täydet käyttöoikeudet liittyvän sivustokokoelman sisältöön. Jos käyttäjällä on lukuoikeus toisen käyttäjän OneDrive-sisältöön vain sivustokokoelman järjestelmänvalvojana, sisältö ei edelleenkään ole näkyvissä hakukokemuksissa.
Ennen tätä muutosta hakutulokset heijastivat sisältöä, jonka käyttöoikeuden sinulla oli. Voit nähdä toisen käyttäjän yksityisen OneDrive-sisällön, vaikka käyttäjä ei olisi jakanut sisältöä kanssasi, jos sinulle olisi määritetty sivustokokoelman järjestelmänvalvojan rooli sivustokokoelmassa.
Nämä ovat tärkeimpiä tilanteita, joissa tämä muutos voi vaikuttaa hakutuloksiin:
Joillakin asiakkailla voi olla hallintokäytäntö, jossa he lisäävät käyttöoikeusryhmän (esimerkiksi jonkin erityisen käyttöoikeusryhmän etuoikeutetuille vuokraajan järjestelmänvalvojarooleille) kaikkien sivustokokoelmien, myös OneDrive for Business sivustokokoelmien, ylimääräiseksi sivustokokoelman järjestelmänvalvojaksi.
- Tämä ei yleensä ole hakuskenaario, mutta muista syistä joidenkin etuoikeutettujen vuokraajan järjestelmänvalvojien on voitava käyttää tiettyä sisältöä käyttöoikeuksista riippumatta.
- Tämä ei ole suositeltu malli, mutta jotkut asiakkaat ovat ottaneet tämän mallin käyttöön SharePoint-komentosarjojen avulla.
- Jos etuoikeutettu järjestelmänvalvoja, joka on tällaisen käyttöoikeusryhmän jäsen, odottaa voivansa hakea kaikesta sisällöstä, tämä on aiemmin työskennellyt SharePoint Online -haussa, mutta ei enää palauta yksityistä sisältöä uuden määrityksen perusteella.
Käyttäjä on lähtenyt yrityksestä, ja OneDrive for Business sisältää sisältöä, joka voi olla merkityksellistä organisaatiolle. Tässä tapauksessa esimies tai joku muu nimetty vertaisryhmä voidaan lisätä sivustokokoelman järjestelmänvalvojaksi OneDrive-sivustoon, jotta hän voi käyttää OneDriven sisältöä.
Käyttäjä muuttaa työntekijän käyttäjätiedot (esimerkiksi toimittajasta kokopäiväiseksi työntekijäksi), jossa käyttäjän sähköpostiosoite muuttuu, ja käyttäjä saattaa saada uuden OneDrive for Business sivustoon, joka liittyy uusiin käyttäjätietoihin. Tässä tapauksessa käyttäjä (jolla on uudet käyttäjätiedot) saattaa haluta täydet käyttöoikeudet vanhaan OneDrive-sivustoon, mahdollisesti määrittämällä hänet sivustokokoelman lisäjärjestelmänvalvojaksi.
Lieventäminen
Kaikissa yllä luetelluissa skenaarioissa voi olla perusteltuja syitä sille, että täydentävä sivustokokoelman järjestelmänvalvoja voi hakea yksityistä sisältöä OneDrivesta.
Skenaariossa 1 suosittelemme eDiscoveryn käyttöä, jos on olemassa erityinen tarve hakea kaikesta sisällöstä, myös yksityisestä sisällöstä. Näin varmistetaan myös, että asianmukaisia hallintokäytäntöjä noudatetaan ja tietosuojaan liittyviä huolenaiheita noudatetaan.
Skenaarioissa 2 ja 3, jos käyttäjällä on perusteltuja syitä hakea yksityistä sisältöä tällaisessa OneDrive-sivustossa, käyttäjä (jolla on täydet käyttöoikeudet sivustokokoelman Hallinta) voi jakaa onedrive-sisältöä itselleen käyttämällä tiedostojen tai kansioiden normaaleja jakamismekanismeja.