Jaa

Tietoja SharePoint Online -sisällön manuaalisesta siirtämisestä

  • Artikkeli
  • Koskee seuraavia::
    SharePoint Online

Johdanto

Käytöstä poistaminen on mahdollisuus siirtää tietoja Microsoft 365:stä jaettuihin tiedostoihin tai paikalliseen tietokoneeseen. Tämä on manuaalinen prosessi. Tässä asiakirjassa kuvataan vaiheet SharePoint-tiedostokirjaston tai -luettelon sisällön tallentamiseksi SharePoint Online -ympäristöstä jaettuihin tiedostoresurssien jakamiseen tai paikalliseen tietokoneeseen.

Tässä asiakirjassa käsitellään seuraavia SharePoint Onlinen arkistoskenaarioita:

  • Järjestelmänvalvoja tai sivuston omistaja arkistoi SharePoint Online -tiedostokirjaston sisällön. Tämä on manuaalinen prosessi, kun käytät SharePoint Onlinea.
  • Järjestelmänvalvoja tai luettelon omistaja arkistoi SharePoint-luettelon sisällön. Tämä on manuaalinen prosessi, kun käytät SharePoint Onlinea.
  • Järjestelmänvalvoja tai luettelon omistaja arkistoi seuraavat tiedot SharePoint-luettelosta Outlookiin: kalenterikohteet, yhteystietokohteet, tiedostokirjastot, keskusteluluettelot ja tehtävät.

Tämä asiakirja ei kata seuraavia skenaarioita:

  • SharePoint-sisällön siirtämistä SharePoint Onlinesta paikalliseen SharePoint-asennukseen: Sisällön siirtämistä SharePoint Onlinen ja paikallisten SharePoint-asennusten välillä ei tueta tässä SharePoint Online -versiossa.
  • Luettelon sisältöominaisuuksien, toimintojen ja suhteiden säilyttäminen: SharePoint-luettelon sisältö voidaan arkistoida laskentataulukko- tai tietokantataulukkomuodossa. Nämä laskentataulukot tai taulukot sisältävät SharePoint-luettelon sisällön. Eri taulukoiden ja taulukon sisällön ominaisuuksia, käyttöoikeuksia, toimintoja ja suhteita ei kuitenkaan säilytetä.

Menettely

SharePoint Online -tiedostokirjaston sisällön arkistointi

Jos haluat siirtää paljon SharePoint Online -tiedostoja, suosittelemme synkronoimaan kirjastot tai kansiot. Sen jälkeen voit siirtää tiedostot uuteen sijaintiin tietokoneen Resurssienhallinta (tai Macin Finder-toiminnolla). Lisätietoja SharePoint-tiedostojen synkronoinnista on artikkelissa SharePoint-tiedostojen synkronoiminen uuden OneDrive-synkronointisovellus asiakkaan kanssa.

Jos haluat siirtää vain muutaman tiedoston toiseen SharePoint Online -tiedostokirjastoon, voit tehdä tämän selaimessasi. Lisätietoja on kohdassa Tiedostojen siirtäminen tai kopioiminen SharePointissa.

Voit käyttää Avaa Resurssienhallinnassa -toimintoa myös tiedostojen siirtämiseen uuteen sijaintiin. Lisätietoja on artikkelissa Kirjastotiedostojen kopioiminen tai siirtäminen Avaa Resurssienhallinnassa -toiminnolla.

SharePoint-tiedostokirjastot voivat sisältää monenlaisia tiedostoja, ja SharePoint ylläpitää tietoja kustakin SharePointin tallentamassa tiedostossa. Suurinta osaa näistä muista tiedoista ei säilytetä, kun tiedostot ladataan. Esimerkiksi seuraavat tiedot eivät sisälly, kun tiedosto ladataan:

  • Asiakirjan ominaisuudet
  • Tiedostojen käyttöoikeudet
  • Tiedostojen väliset suhteelliset linkit
  • Työnkulun tiedot
  • Versiotiedot
  • Mallit

Arkistoi SharePoint-luettelo

SharePoint Online -tiedostokirjaston sisällön arkistoiminen edellyttää, että pystyt muodostamaan yhteyden organisaatiosi SharePoint Online -sivustoihin. SharePoint-luettelon sisältöä arkistoivan henkilön on asennettava joko Excel 2010 tai Excel 2013.

Seuraavanlaiset SharePoint-luettelot voidaan linkittää Outlookiin:

  • Kalenteri
  • Yhteystiedot
  • Tehtävät
  • Asiakirjakirjastojen
  • Keskustelu
  • Lists

Arkistoi SharePoint-luettelotiedot Exceliin seuraavasti:

  1. Siirry SharePoint-luetteloon.

  2. Valitse LUETTELO - tai KIRJASTO-välilehdessäVie Exceliin.

  3. Valitse Avaa.

  4. Valitse Tuo tiedot -kohdassa, mihin haluat sijoittaa tiedot (jos tämä on sovellettavissa). Luettelo viedään Exceliin.

  5. Voit tallentaa tiedoston paikalliseen hakemistoon.

  6. Toista tämä prosessi jokaiselle SharePoint-luettelolle.

    Huomautus

    Tämä prosessi tallentaa luettelon merkinnät. Todellista sisältöä, kuten tiedostoja ja liitteitä, ei tallenneta, kun käytät tätä menetelmää.

Arkistoi SharePoint-kalenteriluettelo Outlookiin seuraavasti:

  1. Etsi arkistoitava SharePoint-kalenteri selaamalla.
  2. Napsauta CALENDAR-välilehteä ja valitse sitten Yhdistä Outlookiin.
  3. Valitse Toiminnot-valikostaYhdistä Outlookiin ja valitse Outlook-valintaikkunassa Kyllä. Kalenteri on tallennettu Outlookiin.

Arkistoi SharePointin yhteystietoluettelo Outlookiin seuraavasti:

  1. Siirry SharePoint-yhteystietoluetteloon.
  2. Valitse LUETTELO ja valitse sitten Yhdistä Outlookiin.
  3. Valitse Outlook-valintaikkunassa Kyllä. Yhteystietoluettelo on tallennettu Outlookiin.

Arkistoi SharePoint-tehtäväluettelo Outlook seuraavasti:

  1. Siirry SharePointin tehtäväluetteloon.
  2. Valitse LUETTELO ja valitse sitten Yhdistä Outlookiin.
  3. Valitse Outlook-valintaikkunassa Kyllä. Tehtäväluettelo on tallennettu Outlookiin.

Arkistoi SharePoint-tiedostokirjastot Outlookiin seuraavasti:

  1. Siirry SharePoint-tiedostokirjastoon.
  2. Valitse valintanauhasta KIRJASTO ja valitse sitten Yhdistä Outlookiin.
  3. Valitse Outlook-valintaikkunassa Kyllä. Kirjasto on tallennettu Outlookiin.

Arkistoi SharePointin keskustelupalstaluettelo Outlookiin seuraavasti:

  1. Siirry SharePoint-keskusteluluetteloon.
  2. Valitse KIRJASTO-välilehdessäYhdistä Outlookiin.
  3. Valitse Outlook-valintaikkunassa Kyllä. Kirjasto on tallennettu Outlookiin.

OneDrive for Business synkronointiohjelma on lisäasetus, jonka avulla SharePoint-kohteet voidaan siirtää offline-tilaan ja tallentaa paikalliseen tietokoneeseesi. Lisätietoja siitä, miten voit käyttää OneDrive for Business synkronointisovellusta, on seuraavassa Microsoftin sivustossa:

Tiedostojen synkronointi Windowsissa OneDrive-synkronointiohjelmalla

Tunnetut rajoitukset

SharePoint-luettelon sisältö on vietävä Exceliin tai Access-tietokantaan. Yksinkertaisia luetteloita voi viedä Exceliin. Jos yksittäisen solun sisältö kuitenkin ylittää Excelin solun enimmäiskokorajoituksen, joka on 32 767 merkkiä, suurimman arvon ylittävät tiedot menetetään. Jos luetteloissa on suuria soluja, vie Accessiin.

SharePoint-luetteloita käytetään monimutkaisten tietojen, kuten wikien ja blogien, isännöinnissä. Nämä monimutkaiset tietolomakkeet koostuvat useista taulukoista. Esimerkiksi blogitaulukot ovat seuraavat: Luokat, Julkaisut, Kommentit, Linkit ja Muut blogit. Saat parhaat tulokset viedä wikit ja blogit Accessiin. Kun wikit ja blogit viedään Accessiin, kaikki nämä taulukot viedään oikein. Kaikki ominaisuudet, käyttöoikeudet ja taulukoiden ja sisällön väliset suhteet menetetään.

Kun viet luettelotietoja Accessiin tai Exceliin, luettelotiedot tallennetaan. Luettelon liitteitä ja asiakirjoja ei kuitenkaan arkistoida. Arkistoi liitteet ja asiakirjat noudattamalla SharePoint Online -tiedostokirjaston sisällön arkistointi -osion ohjeita.

Lisäresurssit

Lisätietoja Avaa Explorerissa -ongelmien käyttämisestä ja vianmäärityksestä on ohjeaiheessa Avaa Resurssienhallinnassa -komennon käyttäminen SharePoint Onlinen ongelmien vianmääritykseen.

Lisätietoja SharePoint 2010 -luettelon synkronoinnista Access 2010:n avulla on artikkelissa SharePoint 2010 -luettelon synkronoiminen Access 2010:n kanssa.

Lisätietoja

Tarvitsetko lisää ohjeita? Siirry SharePointin yhteisöön.