Avaintehtävät: Luo kuluraportti
Koskee kohdetta: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Tässä ohjeaiheessa käsitellään kuluraporttien luonti ja niiden lähettäminen hyväksyttäväksi. Kun matkustat tai maksat yrityksesi puolesta muita kuluja, voit luoda kuluraportin oikeuttamaan rahaan, joka on käytetty yrityksen luottokortilla. Jos olet maksanut kuluja käyttämällä omaa rahaa, käytä kuluraporttia lähettääksesi nämä kulut hyväksyttäviksi. Kuluraportti kuvaa yksityiskohtaisesti, miten ja missä kustannukset ovat syntyneet.
Riippuen syötettävien tietojen tyypistä kuluraportin luominen voi sisältää useita vaiheita. Tässä aiheessa käsitellään tehtäviä, jotka saatat joutua viimeistelemään, kun syötät kuluraportteja.
Mitä haluat tehdä?
Luo kuluraportti ja lisää tietoja kuluista
Voit eritellä kulut riveittäin
Jaa kulu
Jaa kuluMicrosoft Dynamics AX 2012 R2
Lisää konsernin sisäiset kulut kuluraporttiin Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Palauta käteisennakko kuluraporttiin
Jaa luottokortin tapahtuma niin, että se sisältää henkilökohtaiset kulut
Lisää vieraita
Liitä vastaanotot kuluraporttiin
Lähetä kuluraportti
Tulosta kuluraporttiin viivakoodattu kansilehti
Etsi aiheeseen liittyviä tehtäviä
Luo kuluraportti ja lisää tietoja kuluista
Valitse Kulut yläreunan linkkiriviltä, ja valitse sitten Kuluraportit pikakäynnistyksestä.
Valitse Kuluraportti -sivulla Toimintoruudussa Kuluraportti -välilehdessä Uusi -ryhmässä Kuluraportti.
Valitse mitkä tahansa selvittämättömät kulut, jotka täytyy lisätä kuluraporttiin, ja valitse sitten Jatka. Jos täsmäyttämättömiä kuluja ei voi lisätä, tyhjennä Valitse oletusarvoisesti kaikki tapahtumat -valintaruutu ja valitse sitten Jatka.
Valitse kulun tarkoitus ja kirjoita kulun sijainti.
Valitse Kulurivit -välilehdessä Lisää uusi kulu, ja valitse sitten kulutyyppi, jonka haluat lisätä.
Syötä Uusi kulurivi -sivulla tietoja kuluista.
Käytä Erittele, Jaa summat, Vieraat ja Linkitä vastaanotot -painikkeita Ylläpidä -ryhmässä lisätäksesi tietoja.
Huomautus
Voit lisätä luottokortin kulut kuluraporttiin joko ensimmäisellä kerralla, kun luot raportin tai sen jälkeen, kun olet luonut ja tallentanut raportin.
Palaa alkuun
Voit eritellä kulut riveittäin
Tiettyihin kuluihin voit lisätä yksittäiset maksut, jotka tuottavat kokonaissumman. Esimerkiksi voit jakaa hotellilaskun päivittäiseen huoneen hintaan, huonepalvelumaksuun ja pyykkikuluihin.
Jos haluat lisätä useita eriteltyjä rivejä, noudata seuraavia ohjeita.
Valitse Uusi kuluraportti -sivulla kulu, jonka haluat eritellä, ja valitse sitten Erittele.
Kirjoita Erittele -pikavälilehdessä kulun kirjauspäivämäärä ja valitse kululuokka.
Kirjoita hotelliöiden määrä ja hinta yötä kohti, ja valitse sitten Lisää.
Valitse Erittele rivinimike -välilehdessä Lisää.
Valitse kululuokka ja kulun päivämäärä, ja syötä sitten nimikkeen summa.
Toista vaiheet 1-5 jokaisen kulun jäljelle jäävän nimikkeen kohdalla. Kun olet lopettanut, valitse Tallenna ja sulje.
Jos haluat lisätä yhden eritellyn rivin, noudata seuraavia ohjeita.
Valitse Uusi kuluraportti -sivulla kulu, jonka haluat eritellä, ja valitse sitten Erittele.
Valitse Erittele rivinimike -välilehdessä Lisää.
Valitse kululuokka ja kulun päivämäärä, ja syötä sitten nimikkeen summa.
Valitse projektitunnus, jos projektitunnus on tarpeen, ja valitse sitten Tallenna ja sulje.
Palaa alkuun
Jaa kulu
Voit haluta määrittää vastuun kulusta useammalle kuin yhden ryhmälle, organisaatiolle tai osapuolen tietueelle. Kulujen määrä voidaan jakaa näille ryhmille, organisaatioille tai osapuolten kesken. Esimerkiksi olet työmatkalla Saksassa kymmenen työpäivää. Kulutat kuusi päivää työskennellen yritykselle A ja neljä päivää yritykselle B. Kun jaat kulujen määrän, yritys A vastaa 60 prosentista kuluista ja yritys B vastaa jäljellä olevista 40 prosentista.
Kun jaat projektin kulut, voit tarkastella tietoja projektista pdojektin valoidointilomakkeista Microsoft Dynamics AX. Kuitenkaan et voi suodattaa projekteja yrityksen mukaan. Riippumatta yrityksestä, johon olet kirjautuneena, näet samat luettelot projekteista. Esimerkiksi, jos olet kirjautunut yritykseen LE1, näet saman luettelon projekteista, jonka näkisit, jos olisit kirjautunut sisään yritykseen LE2.
Huomautus
Jos sinun täytyy päivittää veroihin liittyviä kenttiä sen jälkeen, kun olet jakanut kulut kahden projektin välillä, sinun tulee jakaa kulut uudelleen. Jos jaat kulun kahden projektin välillä ja valitset sitten verotiedot, jato, jotka olet lisännyt, poistetaan ja korvataan oletusarvon jakelulla. Sinua ei ilmoiteta tästä muutoksesta.
Valitse Uusi kuluraportti -sivulla kulu, jonka haluat jakaa, ja valitse sitten Muu > Jaa summat.
Valitse Jaa summat -sivulta, haluatko jakaa kulun summana tai prosenttiosuutena.
Valitse yritys, projektitunnus ja luokka, johon haluat jakaa osan kuluista.
Anna summa tai prosenttiluku, jonka haluat jakaa, ja valitse sitten valintamerkki tallentaaksesi merkinnän.
Valitse Jaa lisätäksesi uuden rivin. Toista vaiheet 3 ja 4, kunnes kokonaiskulusumma on jaettu.
Jos haluat jakaa tasapuolisemmin yritysten kulusummat, valitse Jaa tasaisesti.
Palaa alkuun
Jaa kuluMicrosoft Dynamics AX 2012 R2
Valitse Uusi kuluraportti -sivulla kulu, jonka haluat jakaa, ja valitse sitten Muu > Jaa summat.
Valitse Jaa -kentässä haluatko jakaa kulujen prosentit tai summat.
Valitse Uusi lisätäksesi jakelurivin ja valitse sitten se yritys, johon haluat jakaa osan kuluista.
Sen mukaan, oletko valinnut kulujen jakamisen prosenttiosuuksina tai summina, kirjoita sopivaan kenttään jakelun prosenttiosuus tai summa.
Valitse päätili, osasto, kustannuspaikka ja kustannuksen tarkoitus.
Toista vaiheet 3-5 jakaaksesi kulun toiselle yritykselle.
Kun kulujen jako on valmis, valitse Tallenna ja sulje.
Palaa alkuun
Lisää konsernin sisäiset kulut kuluraporttiin Microsoft Dynamics AX 2012 R2
Toisinaan voit joutua määrittämään vastuun kustannuksista, jotka ovat aiheutuneet toiselle yritykselle organisaatiossasi. Jos organisaatiossasi on otettu käyttöön konsernin sisäiset kulut, voit valita vastaavan yrityksen, kun syötät kulun. Voit määrittää kulun osaksi tai kokonaan toiselle yritykselle.
Valitse Uusi kuluraportti -sivulla Kuluraportti -pikavälilehdessä Konsernin sisäinen kuluraportti -valintaruutu.
Valitse Kulurivit -pikavälilehdessä Uusi kulurivi.
Valitse yritys, johon olet liittämässä kulun vastuita, valitse kululuokka, ja valitse sitten OK.
Määritä kulun tiedot. Lisäksi, jos tämä kulu liittyy projektiin, kirjoita projektin tiedot.
Käytettävissä on vain projekteja, jotka säilytetään yrityksessä, jonka olet valinnut.
Valitse Tallenna ja uusi tallentaaksesi nämä kulut ja luo uusi. Voit myös valita Tallenna ja sulje palataksesi kuluraporttiin.
Jos kulut, jotka olet määrittänyt toiseen yritykseen, vaativat lisäjakoa, valitse Kulurivit -pikavälilehdessä Muu > Jaa summat.
Suorita jako katsomalla tämän ohjeaiheen menettely "Jaa kulut".
Palaa alkuun
Palauta käteisennakko kuluraporttiin
Jos saat käteisennakkoa organisaatiostasi, mutta et käytä koko summaa, voit luoda kulurivin kuluraporttiin palauttaaksesi loput.
Valitse Uusi kuluraportti -sivulla Kulurivit -pikavälilehdessä Muut > Palauta käteisennakot.
Valitse Käteisennakon palautus -luokka, ja sitten Toimintoruudussa valitse Lisää yhteenvetoon.
Valitse palautetun käteisennakkon rivi, ja valitse sitten Kulurivit -pikavälilehdessä Muokkaa.
Anna summa, jonka haluat palauttaa, ja valitse sitten Tallenna ja sulje.
Palaa alkuun
Jaa luottokortin tapahtuma niin, että se sisältää henkilökohtaiset kulut
Osa yrityksen luottokortilta veloittamistasi kulutapahtumista voi olla henkilökohtaisia kuluja. Esimerkiksi aterian kokonaissumma on 65 euroa, mutta oma puolisosi/kumppanisi osallistui aterialle. Koska organisaatio ei kata puolison/kumppanin ateriaa, voit jakaa tapahtuman. Puolison/kumppanin ateriakustannus näkyy henkilökohtaisissa kuluissa, jotka olet velkaa organisaatiolle.
Huomautus
Voit jakaa luottokortin tapahtumat sisältämään henkilökohtaiset kulut vain, jos luottokortin tapahtuma on tuotu kohteeseen Microsoft Dynamics AX. Et voi manuaalisesti syöttää tapahtumaa ja jakaa sitä sitten.
Valitse Uusi kuluraportti -sivulla Kulurivit -välilehdessä tuodut tapahtumat, jotka haluat jakaa, ja valitse sitten Jaa henkilökohtaiseksi.
Määritä tapahtuman summa, jonka haluat määrittää liiketoiminnan kuluksi.
Valitse Lisää Jäljellä olevat henkilökohtaisiin, ja valitse sitten Tallenna ja sulje.
Palaa alkuun
Lisää vieraita
Kun kirjaat kuluraporttiin viihdytys- tai ateriakuluja, saatat joutua kirjaamaan myös muiden henkilöiden kuluja. Olet esimerkiksi saattanut viedä mahdollisen uuden asiakkaan päivälliselle. Kun kirjaat ateriakulun kuluraporttiin, voit merkitä tapahtuman tietoihin myös tiedon vieraastasi.
Valitse Uusi kuluraportti -sivulla kulu, johon haluat lisätä vieraat ja suorita yksi seuraavista käytössä olevasta -versiosta riippuen:
- : Valitse Muut > kestityt henkilöt.
:ssa Valitse Muut > vieraat.
Valitse, onko vieras organisaation sisäinen vai henkilökohtainen vieras vai yhteyshenkilö, joka on organisaation ulkopuolinen.
Valitse vieraan nimi ja kirjoita sitten vieraan yritys tai organisaatio ja ammattinimike.
Toista vaiheet 1–3 kunkin vieraan kohdalla, jonka haluat lisätä kuluraportin riviin.
Valitse Tallenna ja sulje.
Palaa alkuun
Liitä vastaanotot kuluraporttiin
Voit liittää sähköiset kulut kuluraportin kuluihin. Voit myös tarkastella jo liitettyjä vastaanottoja. Voit liittää vastaanottoja kuluraporttiin milloin tahansa.
Valitse Uusi kuluraportti -sivulla Toimintoruudussa Kuluraportti -välilehdessä Liitä -ryhmässä Liitä kuitit.
Valitse liitettävä kuitti kuluraporttiin seuraavista painikkeista:
Liitä kuittitiedosto – Selaa tietokonetta etsiäksesi ja liittääksesi kopion kulukuitista.
Liitä tarkistetut kuitit – Liitä kuitti, joka toimitettiin matkapuhelimella, faksilla tai muun laitteen avulla.
Lisää URL-osoite – Lisää kulukuitin sijainnin URL-osoite.
Kun olet lopettanut kuittien liittämisen kuluraporttiin, valitse Sulje.
Palaa alkuun
Lähetä kuluraportti
Kun olet syöttänyt kaikki tiedot, jotka organisaatiosi tarvitsee ja liittänyt kaikki kulukuitit, jos kulukuitit ovat pakollisia, valitse Lähetä Muokkaa kuluraporttia -sivulla.
Palaa alkuun
Tulosta kuluraporttiin viivakoodattu kansilehti
Jos sinun täytyy lähettää kuluraportti ja kuitit faksilla, voit tulostaa viivakoodatun kansilehden, joka linkittää kuluraportin ja kuitit. Voit tulostaa kansilehden, ennen kuin voit luoda kuluraportin, tai voit tulostaa aiemmin luodun raportin kansilehden.
- Valitse Uusi kuluraportti -sivulla Toimintoruudussa Kuluraportti -välilehdessä tulosta kuluraportin viivakoodattu kansilehti.
Huomautus
Jos tulostat viivakoodatun kansilehden kuluraporttiin, jota et ole vielä luonut, näyttöön avautuu uusi ikkuna, joka sisältää yksilöllisen viivakoodin. Kun kuluraportti on luotu, viivakoodi ja liitetyt kuitit liitetään työntekijän tietueeseen.
Palaa alkuun