Tietoja allekirjoitusrajan määrittämisestä
Koskee kohdetta: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
Kulujen hallinta on tärkeä osa taloudellisen riskin hallintaa organisaatioissa. Kulujen hallintaan liittyy sisäisten tarkistusten vahvistaminen ja sen varmistaminen, että työntekijät noudattavat näitä tarkistuksia. Allekirjoitusrajat ovat tärkeä osa hallintaa ja kulujen hallinnan noudattamista.
Allekirjoitusraja määrittää korkeimman taloudellisen sitoumuksen tason, joka työntekijällä on oikeus suorittaa työnantajan puolesta. Organisaatio voi muodostaa sopimuksellisen suhteen työntekijän varojen käyttötehtävän suorana seurauksena ja työntekijän esimiehen hyväksyttyä varojen käyttötehtävän. Ostotilaus voidaan kohdistaa esimerkiksi toimittajalle.
Allekirjoitusrajoja on kahdenlaisia: käyttörajat ja hyväksynnän rajat. Varojen käyttöraja on enimmäissumma, jonka työntekijä saa käyttää liiketoimintaan liittyviin ostoihin. Hyväksynnän raja on suurin summa, jonka työntekijä on valtuutettu hyväksymään tietyn liiketoiminta-asiakirjan osalta. Allekirjoitusrajat voivat vaihdella tapahtumatyypistä riippuen. Tämän vuoksi ostoehdotuksilla, kuluraporteilla, ostotilauksilla ja laskuilla voi olla erilaiset allekirjoitusrajat.
Organisaatiot myöntävät oletusarvoiset allekirjoitusrajat. Organisaation allekirjoitusrajoista riippuen työntekijä voi hankkia oletusarvoisen allekirjoitusrajan jollakin seuraavista tavoista:
Työntekijälle määritetään automaattisesti allekirjoituksen oletusraja, joka perustuu työntekijän työhön tai kompensaatiotasoon.
Työntekijän on lähetettävä allekirjoitusrajan pyyntö -järjestelmän työntekijän palveluportaalissa.
Allekirjoitusrajasopimukset ovat voimassa vain rajoitetun ajan. Työntekijän on uusittava sopimus, ennen kuin se vanhenee. Uusimisen yhteydessä työntekijät vahvistavat uudelleen, että he sitoutuvat noudattamaan sopimuksen ehtoja. Jos allekirjoitusrajasopimus umpeutuu, työntekijä ei voi tehdä ostoja ennen kuin sopimus on uudistettu.
Käsittele yhteenveto: kulutuksen ja hyväksynnän käyttörajat
Prosessi, jonka avulla määritetään ja aktivoidaan allekirjoitusrajat, sisältää seuraavat vaiheet:
Järjestelmänvalvoja valitsee allekirjoitusrajan perusteen.
Tarvittaessa järjestelmänvalvoja rajoittaa allekirjoitusrajat käyttäjille, joilla on työntekijätietue :ssa.
Tarvittaessa järjestelmänvalvoja määrittää allekirjoitusrajat, jotta työntekijöiden on pyydettävä oletusarvoiset allekirjoitusrajat työtänsä tai palkkiotasoja varten. Pyynnöt esitetään Työntekijän palvelut -portaalissa Yritysportaali.
Järjestelmänvalvoja määrittää jokaisen työn tai kompensaatiotason osalta oletuskäyttörajat ja hyväksynnän rajat tapahtumatyypin mukaan.
Huomautus
Työ- tai kompensaatiotason oletusarvoiset allekirjoitusoikeudet voidaan määrittää eri tavalla organisaation eri yrityksille. Yrityksessä allekirjoitusrajojen oletusarvot voidaan määrittää eri tavalla eri alueille, kuten osastoille tai kustannuspaikoille. Useammassa kuin yhdessä organisaation yrityksessä toimivilla työntekijöillä voi olla eri allekirjoitusrajat jokaisessa yrityksessä.
Kun työntekijöitä on otettu palvelukseen, heille määritetään tietty työ tai palkkataso :ssä.
Jos allekirjoitusrajat on määritetty siten, että rajat myönnetään työntekijöille automaattisesti työn tai kompensaatiosuunnitelman perusteella, työntekijälle annetaan automaattisesti allekirjoitusten raja kyseisellä perusteella.
Jos allekirjoitusrajat on määritetty siten, että työntekijöiden on pyydettävä allekirjoitusrajat työnsä tai kompensaatiosuunnitelmansa tasolle, työntekijän on suoritettava pyyntö työntekijän palveluiden portaalissa.
Työntekijän esimies tarkistaa allekirjoitusrajan pyynnön ja hyväksyy tai hylkää sen. Esimies voi myös peruuttaa allekirjoitusrajan milloin tahansa.
Kun työntekijälle on määritetty varojen käyttöraja, työntekijä voi ostoja, jotka eivät ylitä kyseistä summaa. Käyttörajat aktivoidaan ostohetkellä. Hyväksynnän rajat aktivoidaan, kun työntekijän esimies hyväksyy oston osana asiakirjan hyväksyntäkierrosta.
Esimerkki: Varojen käyttöraja
Thomas on projektipäällikkö. Prakash vastaa siitä, että projekti valmistuu ajallaan, joten hänen on pystyttävä tekemään yrityksen ohjelmistoihin ja laitteisiin liittyviä luettelo-ostoksia. Hänen työllensä määritetty oletusarvoinen käyttöraja on 500 USD. Tämän projektin määräpäivän saavuttamiseen vaadittavat ostot, jotka Prakashin on tehtävä, edellyttävät kuitenkin korkeampaa käyttörajaa. Tämän vuoksi Prakash lähettää pyynnön kulutusrajan nostamiseksi 2 500 dollariin, jotta hän voi hankkia nimikkeet ja palvelut, jotka maksavat 2 500.
Thomasin varojen käyttörajapyyntö lähetetään Reinalle, resurssin esimiehelle projektissa, ja Reina hyväksyy pyynnön. Thomas voi nyt tehdä luettelo-ostoja jopa 2 500 dollarin arvosta, eli yli 2 000 dollaria hänen työlleen määritetyn allekirjoituksen oletusarvon.
Jos Prakashin on tehtävä 2 500:aa dollaria suurempi ostos, hän voi lähettää tarjouspyynnön varojen käyttörajan kertaluontoiseksi lisäämiseksi.
Esimerkki: Hyväksynnän raja
Reina on projektiresurssipäällikkö Fabrikamissa. Reinan tasolla oleville päälliköille ostoehdotusten hyväksyntärajan oletusarvoksi määritetään 2 000 dollaria. Fabrikam on määrittänyt allekirjoitusrajoja, joten työntekijöiden on lähetettävä allekirjoitusrajapyynnöt. Allekirjoitusrajoja ei myönnetä työntekijöille automaattisesti.
Reina pyytää hyväksyntää oletusrajalle 2 000 dollaria. Tämän vuoksi hänen pyyntönsä myönnetään automaattisesti, eikä pyynnön tarvitse kulkea hyväksyntätyönkulun läpi. Reinan työntekijät edellyttävät kuitenkin varojen käyttörajoja, jotka ovat suurempia kuin 2 000 dollaria ostoehdotuksiin. Tämän vuoksi Reina lähettää 2 500 dollarin hyväksynnän rajaa koskevan pyynnön. Kesäkuussa tuotteen jaostopäällikkö hyväksyy pyynnön. Reina voi nyt hyväksyä työntekijöidensä ostot jopa 2 500 dollariin asti.
Esimerkki: Allekirjoitusrajasopimusten uusiminen
Allekirjoitusrajasopimukset ovat voimassa vain rajoitetun ajan. Työntekijöiden on uusittava sopimukset säännöllisesti vahvistaakseen uudelleen, että he täyttävät sopimuksen ehdot. Esimerkiksi Prakashilla on käyttöraja ostoehdotuksille. Kun Prakash pyysi tätä allekirjoitusrajaa, hän luki “Ostoehdot”-sopimuksen ja hyväksyi sen ehdot 1.6.2011. Sopimuksen voimassaolo oli määritelty 12 kuukaudeksi. Tämän vuoksi Prakashin vahvistus vanhenee 1. kesäkuuta 2012. Ennen tätä ajankohtaa Prakashin on vahvistettava uudelleen, että hän sitoutuu noudattamaan Ostoehdot-sopimusta.
Sopimus avoinna (kuukautta)-kenttää käytetään määrittämään allekirjoitusrajasopimuksen uusintakauden pituus. Prakashin käyttörajan uusintakausi on kaksi kuukautta. Tämän vuoksi Allekirjoitusrajasopimuksen vahvistus-sivu on Prakashin käytettävissä 1. huhtikuuta 2012 alkaen. 1. huhtikuuta 2012 ja 31. toukokuuta 2012 välillä Prakash voit avata tämän sivun ja uusia allekirjoitusrajasopimuksen. Jos Prakash ei uusi allekirjoitusrajasopimusta tänä aikana, hänen allekirjoitusrajansa umpeutuu, eikä hän voi tehdä ostoja, kunnes sopimus on uudistettu.
Katso myös
Lisätietoja rajoitustehtävien kirjaamisesta työntekijöille ja johtajille voi etsiä Create and maintain signing limit requests ja Maintain signing limit request for your workers Microsoft Dynamics AX -yritysportaali Ohjeessa.
Lisätietoa allekirjoitusrajojen parametrien asettamisesta on Määritä allekirjoitusrajan parametrit:ssa