SharePoint-tiedostojen hallinta

Huomautus

Power Apps -portaaleja kutsutaan 12. lokakuuta 2022 alkaen nimellä Power Pages. Lisätietoja: Microsoft Power Pages on nyt yleisesti saatavilla (blogi)
Siirrämme ja yhdistämme Power Apps -portaalien dokumentaation pian Power Pagesin dokumentaatioon.

Microsoft Dataverse tukee SharePoint Online -integraation, jonka ansiosta voit käyttää SharePointin ominaisuuksia Dataverse:ssä. Power Apps -portaalit tukevat nyt tiedostojen lataamista suoraan SharePointiin ja sieltä lataamista käyttämällä peruslomaketta tai monivaiheista lomaketta portaalissa. Tämän vuoksi portaalin käyttäjät voivat tarkastella, ladata. lisätä ja poistaa tiedostoja portaalissa. Portaalin käyttäjät voivat myös järjestää tiedostonsa luomalla alikansioita.

Huomautus

Voit myös hallinnoida SharePoint-asiakirjoja Power Pagesissa. Lisätietoja: Mikä on Power Pages

Huomautus

• Tiedostojen hallintaa voi käyttää vain SharePoint Onlinen kanssa.
• Tiedostojen hallintaa tuetaan palvelinpohjaisen integraation kanssa.

Jos haluat käyttää SharePointin tiedostojen hallintatoimintoja Dataverse:ssä, seuraavat on tehtävä:

1. Ota tiedostojenhallintatoiminto käyttöön ympäristössäsi

2. SharePoint-integroinnin määrittäminen Power Apps -portaalien hallintakeskuksessa

3. Taulukkojen tiedostojen hallinnan ottaminen käyttöön

4. Asianmukaisen lomakkeen määrittäminen Power Appsin asiakirjoissa

5. Soveltuvan taulukko-oikeuden luominen ja sen delegointi soveltuvaan verkkorooliin

Vaihe 1: Ota tiedostojen hallintatoiminto käyttöön mallipohjaisissa sovelluksissa

Tiedostojen hallintatoiminto on otettava käyttöön mallipohjaisissa sovelluksissa käyttämällä palvelinpohjaista SharePoint-integraatiota. Palvelinpohjaisen SharePoint-integraation avulla mallipohjaiset sovellukset ja SharePoint Online voivat muodostaa palvelimelta palvelimeen -yhteyden. Portaali käyttää SharePointin oletussivustotietuetta. Lisätietoja tiedostojen hallintatoiminnon ottamisesta käyttöön mallisovelluksissa on ohjeaiheessa Määritä mallipohjiaset sovellukset käyttämään SharePoint Onlinea.

Vaihe 2: Määritä SharePoint-integrointi Power Apps -portaalien hallintakeskuksesta

Jos haluat käyttää SharePointin tiedostojen hallintaominaisuuksia, sinun on otettava SharePointin integraatio käyttöön Power Apps -portaalien hallintakeskuksessa.

Huomautus

Tämän toiminnon suorittamiseen tarvitaan yleisen järjestelmänvalvojan oikeuksia.

1. Avaa Power Apps -portaalien hallintakeskus.

2. Valitse Määritä SharePointin integraatio > Ota SharePointin integraatio.

   

3. Valitse Ota käyttöön vahvistusikkunassa. Tällä tavoin portaali voi olla yhteydessä SharePointiin. Kun SharePointin integraatiota otetaan käyttöön, portaali käynnistyy uudelleen eikä ole käytettävissä muutamaan minuuttiin. Näyttöön avautuu viesti, kun SharePointin integraatio on otettu käyttöön.

Kun SharePointin integraatio on otettu käyttöön, seuraava toiminto on käytettävissä:

• Poista SharePointin integraatio käytöstä: Voit poistaa SharePointin integraation portaalin kanssa käytöstä. Kun SharePointin integraatiota poistetaan käytöstä, portaali käynnistyy uudelleen eikä ole käytettävissä muutamaan minuuttiin. Näyttöön avautuu viesti, kun SharePointin integraatio on poistettu käytöstä.

  

SharePointin integraation ottaminen käyttöön tai sen poistaminen käytöstä päivittää portaalin Microsoft Entra ID (Azure AD) -sovelluksen sekä lisää tai poistaa tarvittavat SharePointin käyttöoikeudet. Sinua pyydetään lisäksi hyväksymään Azure AD -sovellukseen tehtävät muutokset.

Jos et anna hyväksyntää:

• SharePointin integraation käyttöönottaminen tai poistaminen käytöstä ei valmistu ja näyttöön avautuu virhesanoma.

• Portaalin käyttövalmis Azure AD-kirjautuminen ei onnistu.

Vaihe 3: Taulukkojen tiedostojen hallinnan ottaminen käyttöön

Taulukkojen tiedostojen hallinta on otettava käyttöön, jotta taulukkoon liittyvät tiedostot voidaan tallentaa SharePointiin. Lisätietoja taulukkojen tiedostojen hallinnan käyttöönottamisesta on kohdassa SharePointin tiedostojen ottaminen käyttöön tietyissä taulukoissa.

Vaihe 4: Määritä tiedostojen näyttämiseen soveltuva lomake

Power Apps:n mukauttaminen

Määritä lomake, jossa haluat käyttää tiedostojen hallintatoimintoja. Lomaketta on muokattava mallipohjaisen sovelluksen lomake-editorissa, ja siihen on lisättävä aliruudukko. Aliruudukko lomakkeeseen osan, jonka ansiosta voit käsitellä tiedostoja portaalissa. Seuraavat aliruudukon ominaisuudet on määritettävä ominaisuuden käyttöä varten:

• Valitse Tietolähde-kohdassa Tiedostosijainnit Taulukko-luettelossa.

• Valitse Tietolähde-kohdassa Aktiivisten tiedostojen sijainnit Oletusnäkymä-luettelosta.

Määritä tarpeitasi vastaava nimi ja otsikko. Tallenna ja julkaise lomake, kun aliruudukko on lisätty ja määritetty.

Huomautus

Tiedostojen hallinta on otettava käyttöön siinä taulukossa, jonka lomaketta muokataan. Lisätietoja: Tiedostojen hallinnan ottaminen käyttöön taulukoissa

Power Apps:n portaalin määritykset

Peruslomakkeen tai monivaiheisen lomakkeen pakollisten vakiomääritysten lisäksi seuraavat ominaisuudet on määritettävä, jotta tiedostojen hallinta voidaan ottaa käyttöön:

• Taulukon nimi ja Lomakkeen nimi: anna edellisessä vaiheessa mukautettu taulukon ja lomakkeen nimi.

• Valitse lomakkeen Ota taulukon oikeudet käyttöön-valintaruutu, jos haluat, että käyttäjä voi lukea tiedostoja.

• Salli tiedostojen lataaminen valitsemalla Tila -asetukseksi Muokkaa.

Huomautus

Tiedoston lataaminen edellyttää, että päätaulukon tietue on luotu aiemmin. Jos määrität tilaksi Lisää, asiakirjan lataus ei toimi, koska päätaulukon tietuetta ei luotu ennen lomakkeen lähettämistä.

Vaihe 5: Soveltuvan taulukko-oikeuden luominen ja sen delegointi soveltuvaan verkkorooliin

Tiedostojen tarkastelu- ja latausoikeuksia varten tarvitaan kaksi taulukko-oikeustietuetta.

• Taulukkolomakkeen tai monivaiheisen lomakkeen taulukko-oikeudet:
  • Luo Taulukko-oikeustietue, joka määrittää Taulukon nimen peruslomakkeen tai monivaiheisen lomakkeen aiemmin määritetyksi taulukoksi.
  • Valitse Käyttöoikeustyyppi ja käyttöoikeustyypin suhde, joka vastaa lomakkeen haluttua toimintaa.
  • Ota Luku- ja Lisää kohteeseen -oikeudet käyttöön, jos haluat myöntää tiedostojen lukuoikeudet. Jos haluat sallia tietojen lataamisen ota Kirjoitus-oikeus käyttöön. Ohita Alitason taulukon oikeudet -osa tässä vaiheessa, sillä se täytetään seuraavassa vaiheessa.
• Tiedoston sijainti -kohdan oikeudet, jossa Ylätason käyttöoikeustyyppi viittaa edelliseen oikeustietueeseen:
  • Luo Taulukko-oikeustietue, joka määrittää Taulukon nimen Tiedostosijainti-taulukoksi, jonka Käyttöoikeustyypiksi on määritetty Pääkohde.
  • Valitse ylätason taulukko-oikeus edellisessä vaiheessa luodulle taulukko-oikeustietueelle.
  • Oikeudet
    • Vähimmäisoikeudet, joilla tiedostojen luku on mahdollista, ovat Luku, Luo ja Lisää.
    • Sisällytä Kirjoita-oikeudet, jos tiedostoja saa ladata.
    • Sisällytä Poista, jos tiedoston poisto sallitaan.

Huomautus

Vastaava Tiedoston sijainti -taulukon alitason taulukko-oikeus on luotava kullekin sellaiselle ylätason tauluko-oikeustietueen esiintymälle, joka on luotu aiemmin sellaiseen taulukon tai monivaiheisen lomakkeen taulukkoon, jossa tiedostot on näytettävä.

Tiedoston latauskoon määritys

Tiedostokoko on oletusarvoisesti 10 Mt. Voit kuitenkin määrittää tiedostokoon enintään 50 megatavuun käyttämällä sivuston asetusta SharePoint/MaxUploadSize.

Ladattavan tiedoston enimmäiskoko

Yksittäisten ladattavien tiedostojen koon on suositeltavaa olla enintään 250 Mt. Jos lataat suurempia tiedostoja SharePointista portaalien avulla, toiminto saattaa aikakatkaista muutaman minuutin kuluttua.

Näytemääritys tiedostojen hallinnan ottamisesta käyttöön palvelupyynnön peruslomakkeessa

Seuraava esimerkki näyttää määrityksen, joka käyttää Dynamics 365 Customer Service -sovelluksen ennakkoedellytyksenä tarvittavaa palvelupyyntötaulukkoa. Vaikka tässä esimerkissä käytetään palvelupyyntötaulukkoa, se on vain osoitus edellä mainituista vaiheista ja samalla tavoin voidaan toimia minkä tahansa mukautetun taulukon tai SharePointissa hallittuja tiedostoja tukevan Dataverse -taulukon kanssa.

1. Noudattamalla vaiheen 1 ohjeita voit varmistaa, että palvelinpohjainen määritys on valmis ympäristön jaSharePointin integraatiossa.

2. Noudattamalla vaiheen 2 ohjeita voit varmistaa, että portaalilla on SharePointin integrointioikeudet.

3. Noudattamalla vaiheen 3 ohjeita voidaan varmistaa, että tiedostojen hallinta on otettu käyttöön palvelupyyntötaulukossa.

4. Noudata vaiheen 4 ohjeita ja seuraavia määrityksiä:

   • Mallipohjaisten sovellusten mukauttaminen

     a. Siirry kohtaan Asetukset > Mukautus > Järjestelmän mukauttaminen.

     b. Valitse ensin Oletusratkaisu, sitten Palvelupyyntö-taulukko > Lomakkeet.

     c. Avaa Verkko – muokkaa palvelupyyntöä lomake-editorissa.

     

     d. Valitse lomakkeessa Luotu-kenttä ja valitse Lisää-välilehdessä Aliruudukko.

     

     e. Määritä Määritä ominaisuudet -valintaikkunassa seuraavat ominaisuudet ja valitse OK:

     • Nimi (tämä voi olla mikä tahansa nimi): CaseDocuments

     • Selite (tämä voi olla mikä tahansa selitteen nimi): Palvelupyynnön tiedostot

     • Taulukko: tiedostojen sijainnit

     • Oletusnäkymä: Aktiivisten tiedostojen sijainnit

     

     f. Valitse lomake-editorissa ensin Tallenna ja sitten Julkaise.

   • Power Apps:n portaalin määritykset

     a. Avaa Portaalin hallintasovellus -> Peruslomakkeet.

     b. Etsi ja avaa Asiakaspalvelu – muokkaa palvelupyyntöä -peruslomake.

     c. Tarkista ja varmista, että seuraavat ominaisuudet on määritetty:

     • Taulukon nimi: palvelupyyntö (tapaus)

     • Lomakkeen nimi: Verkko – muokkaa palvelupyyntöä

     • Tila: muokkaa

     • Taulukon oikeus: otettu käyttöön

     d. Jos olet tehnyt muutoksia lomakkeeseen, valitse Tallenna.

5. Noudata vaiheen 5 ohjeita ja varmista, että taulukko-oikeudet on myönnetty käyttäjille.

   1. Siirry käyttäjään liitettyyn Verkkorooli-tietueeseen. Tässä esimerkissä oletetaan, että käyttäjällä järjestelmänvalvojan verkkorooli.

   2. Varmista, että on olemassa taulukko-oikeustietue, jonka nimi on Asiakaspalvelu – palvelupyynnöt, joissa yhteyshenkilö on asiakas.

      Huomautus

      Varmista, että tämä taulukko-oikeus on lisätty verkkorooli. Jos käyttäjä on jo järjestelmänvalvoja, edellä mainittua taulukko-oikeutta ei tarvitse delegoida erikseen.

   3. Luo uusi taulukko-oikeus, anna seuraavat tiedot ja valitse Tallenna.

   • Nimi (tämä voi olla mikä tahansa nimi): Asiakaspalvelu – liittyvät tiedostot

   • Taulukon nimi: tiedoston sijainti

   • Käyttöoikeustyyppi: ylätaso

   • Päätason taulukko-oikeus: Asiakaspalvelu – palvelupyynnöt, joissa yhteyshenkilön asiakastili on asiakas

   • Ylätason suhde: incident_SharePointDocumentLocations

   • Oikeudet: Luo, Luo, Lisää, Kirjoita, Poista

   4. Kirjaudu portaaliin ja varmista, että tiedostojen hallinta on otettu käyttöön palvelupyyntötaulukossa.

      a. Siirry Tuki-sivulle.

      

      b. Valitse aiemmin luotu palvelupyyntötietue luettelossa. Siirry sivulla Palvelupyynnön tiedostot -kohtaan ja katso lisättyä tiedostoluetteloa.

      

Katso myös

Tiedostojen hallinta SharePointin avulla

Huomautus

Voitko kertoa meille dokumentaatiota koskevan kielimäärityksesi? Vastaa lyhyeen kyselyyn. (Huomaa, että tämä kysely on englanninkielinen.)

Kyselyyn vastaaminen kestää noin seitsemän minuuttia. Henkilökohtaisia tietoja ei kerätä (tietosuojatiedot).