Käyttöliittymäsisällön kirjoittamista koskevat suositukset

Artikkeli
11/13/2024

Koskee tämän Power Platform Well-Architected -käyttökokemuksen optimoinnin tarkistusluetteloa koskevia suosituksia:

XO:09	Sisällön on oltava helposti ymmärrettävissä ja annettava selkeitä ohjeita. Käytettävän sävyn on oltava miellyttävä, yhdenmukainen ja ammattimaine ja sen on helpotettava tehtävän suorittamista.

Tässä oppaassa käsitellään käyttökokemuksia varten räätälöidyn tehokkaan sisällön laatimista. Sisältö on käyttöliittymän ensisijainen viestintätapa, jolla voidaan välittää monimutkaiset ideat paremmin kuin pelkkien visuaalisten elementtien avulla. Sovelluksessa käytettävät sanat vaikuttavat siihen, miten käyttäjät siirtyvät sovelluksessa ja miten he hahmottavat sen, olipa kyse sitten käyttäjän ohjaamisesta prosessin aikana tai tärkeiden järjestelmätietojen jakamisesta.

Tärkeimmät suunnittelustrategiat

Käyttöliittymän rakenteeseen kuuluvan sisällön kirjoittaminen on sekä taidetta että tiedettä. Tekstin ja visuaalisen suunnittelun parhaiden käytäntöjen yhdistäminen parantaa käyttökokemusta.

Silmäiltävän tekstin tuottaminen

Yrityssovelluksen käyttäjät eivät ole kiinnostuneita käyttöliittymän toiminnoista tai tyylikkäästä kielestä, vaan he haluavat saada tehtävän valmiiksi. Käyttäjiä voidaan auttaa kirjoittamalla lyhyitä, silmäiltäviä kokonaisuuksia. Teksti kannattaa jakaa lyhyiksi lauseiksi ja kappaleiksi. Kielen kannattaa olla yksinkertaista. Käyttäjät siirtyvät käyttöliittymään usein jotain tiettyä tarkoitusta varten, ja sisällön pitäisi auttaa heitä saavuttamaan nämä tavoitteet helposti.

Ytimekäs teksti toimii. Sisällön on oltava tiivistä ja asiaan menevää. Ytimestä teksti ei ole köyhää vaan tehokasta. Asian ytimen kertomiseen on käytettä mahdollisimman vähän sanoja. Sisällön jokaisella sanalla on oltava merkitystä. Tarvittavat tiedot on annettava oikeaan aikaa. Kannattaa muistaa, että jos sisältöä on liikaa, se jää helposti lukematta. Kannattaa muistaa Mark Twainin sanat siitä, että kirjottaminen on helppoa, sillä tekstistä on poistettava vain väärät sanat.

Aluksi ilmoitetaan tärkein tieto eli arvoehdotus. Jos tilaa riittää, voidaan lisätä pari lyhyttä yksityiskohtia sisältävää kappaletta siten, että yksityiskohdat mainitaan tärkeysjärjestyksessä. Jos lisätietoja on annettava, kannattaa käyttää Lue lisää -linkkiä. Jos on helpompaa kirjoittaa viestin tekstiosa ensin ja otsikko vasta tämän jälkeen.

Tarkkoja verbejä kannattaa käyttää aina, kun se on mahdollista. Tarkat verbit antavat käyttäjille enemmän tieto kuin yleiset verbit. Tiettyjen sanojen, kuten hae, päivitä, valitse tai muuta, avulla käyttäjä saa nopeasti käsityksen käytettävissä olevista vaihtoehdoista tai tarvittavista toimista. Sekaannuksia voi välttää ja selkeyttää välttämällä monimerkityksisten sanojen käyttöä.

Kontekstisidonnaisuus ja tehtäväkeskeisyys

Käyttäjille on kerrottava, mitä he haluavat tietää. Sisällön on annettava käyttäjille tiedot, jotka välttämättä tarvitaan tehtävien suorittamiseen ja tietopohjaisten päätösten tekemiseen käyttöliittymässä. Käyttäjät luottavat siihen, että sisältö ohjaa käyttöä, ja odottavat selkeitä ja heidän tarpeitaan vastaavia olennaisia tietoja. Sisältö ei saa koskaan aiheuttaa sekaannuksia tai turhautumista.

Pienet kokonaisuudet luovat luonnollisen työnkulun. Keskiössä on oltava käyttäjä, tehty toiminto tai se, mitä seuraavaksi on odotettavissa. Turhautumisen ja liiallisen tietomäärän voi välttää, kun tarpeettomia tai tehtävää häiritseviä tietoja ei sisällytetä.

Hyöty kannattaa mainita ennen toimintoa tai ominaisuutta. Hyödyn selittäminen ensin parantaa käyttäjän mahdollisuutta tehtävien nopeaan suorittamiseen. Mikä on tehtävän suorittamisen positiivinen tulos? Etu kannattaa selittää, ennen kuin toiminto pyydetään tekemään; toiminnon tekemistä kannattaa välttää, ennen kuin syy sen tekemiseen on selitetty.

Tehtävätasoisessa sisällössä ei kannata käyttää aikaa yrityksen brändin kehumiseen viestintää heikentävällä tavalla. Ei siis kannata sanoa, että Microsoft Connector -kuljetuspalvelu saapuu juuri sopivasti kampukselle 14.15 vaan että kuljetuspalvelu on paikalla 14.15.

Tavallisen kielen käyttäminen

Sisällössä on käytettävä kohdeyleisön helposti ymmärtämää yksinkertaista ja selkeää kieltä ilman turhaa ammattikieltä tai teknistä termistöä. Käyttäjien on pystyttävä ymmärtämään sisältö vaivattomasti, mikä pienentää sekaannusten tai väärinkäsitysten todennäköisyyttä ja parantaa näin viime kädessä aktivointia. Odotettu lukutason on oltava yläkoulun päättötasolla. Soveltuvan lukutaitotason ylläpitäminen parantaa helppokäyttöisyyttä ja osallistuvuutta, mikä laajentaa käyttäjäkuntaa.

Lauseiden pituuden on oltava enintään 25 sanaa. Lauseiden on oltava lyhyitä ja tiiviitä. Tietosisällöltään riittävät lyhyet lauseet edistävät luetun ymmärtämistä, mikä helpottaa sisällön lukemista ja ymmärtämistä.

Ammattikielen ja lyhenteiden käyttöä kannattaa välttää. Jopa useimmat ohjelmistokehittäjät pitävät enemmän yksinkertaisesta, ei-teknisestä kielestä. Ammattikielen välttäminen on erityisen tärkeää virhesanomissa. On myös tärkeää muistaa, että monet yleiset fraasit ovat puhekieltä, joiden merkitystä kaikki eivät tiedä.

Liian tekniset sanat kannattaa korvata yksinkertaisilla sanoilla. Sanat, kuten konfiguroida tai aktivoida, ovat turhan teknisiä. Yksinkertaisuus on parasta. Vain käyttäjien tuntemia lyhenteitä kannattaa käyttää. Lyhenteet on syytä avata aina, kun ne mainitaan sivulla ensimmäisen kerran, ja lisätä koko termi sulkeisiin. Esimerkki: CTA (toimintokutsu).

Kaksoiskieltoja on vältettävä. Kaksoiskiellot hankaloittavat ymmärtämistä, minkä vuoksi käyttäjiltä kuluu enemmän aikaa viestin merkityksen hahmottamiseen. Painopiste kannattaa olla suorissa, myönteisissä toiminnoissa.

Kohtelias ja ystävällinen sävy

Sävyn on hyvä on ystävällinen muttei mielistelevä. Käyttäjät odottavat voivansa toimia annettujen kehotteiden mukaan. Niinpä pahoitteluja kannattaa käyttää harkiten ja käyttää niitä vain tehtävissä, jotka ovat työläitä, jotka ovat seurasta virheestä ja joilla on vakavia seurauksia. Käyttöliittymäsisältöön sisältyvä töykeys, röyhkeys, ylimielisyys tai kyynisyys ei ole kuitenkaan koskaan hyvän käytännön mukaista.

Kirjoittamisen vaikutelman on oltava sama kuin suoraan käyttäjälle puhumisella. Suora puhuttelu tukee ystävällistä sävyä, sillä siinä keskitytään käyttäjään ja vältetään passiivin käyttö. Lause kannattaa aloittaa suoraan verbillä sekä välttää pronominien ja apuverbien käyttöä. Tässäkin tapauksessa on tavoitteena on yhteyden muodostaminen.

Yksikön ensimmäisen persoonan omistussuhteen (Koontinäyttöni) ja yksikön toisen persoonan käytön yhdessä käyttämisen välttäminen auttaa vähentämään kognitiivista kuormitusta.

Jos tuotteessa tai sovelluksessa puhutellaan suoraan käyttäjää, kannattaa käyttää me-muotoa tai organisaation nimeä. Sekaannukset voidaan välttää ilmoittamalla selkeästi, kuka puhuja tai toimija on. Kannattaa siis esimerkiksi sanoa, että "Olemme löytäneet nämä tulokset" eikä "Minä löysin nämä tulokset". Me-muodon käyttäminen saa käyttöliittymän tuntumaan inhimillisemmältä ja osoittaa vastuun järjestelmävirheistä samalla, kun käyttäjän merkitystä korostetaan joka vaiheessa. Me-muotoa ei kuitenkaan kannata käyttää liikaa, sillä se voi viedä huomiota pois käyttäjän tarpeista. Käyttäjään keskittyminen säilyy, kun me-muotoa käytetään vain järjestelmävirheissä, tilapäivityksissä ja muissa järjestelmiin liittyvissä ongelmissa.

Myös muita ystävällisen, epämuodollisen sävyn tuottamisessa auttavia keinoja voi käyttää. Yrityksen nimeä ei saa koskaan käyttää omistusmuodossa eikä lyhennettynä. Yleisten lyhenteiden, kuten esim. ja jne., tai niiden aukikirjoitettujen muotojen käytön osalta on oltava käyttöliittymässä johdonmukainen, sillä epäyhdenmukaisuus voi heikentää luottamusta. Kannattaa myös pohtia, onko yleisten lyhenteiden aukikirjoittaminen käyttöliittymässä tavoitellun sävyn mukaista.

Yhdenmukaisen tyylin ylläpitäminen

Tiettyä sanaa tai fraasia on käytettävä johdonmukaisesti koko kokemuksessa tiettyyn toimintoon viitattaessa. Jos esimerkiksi varauksen varmistamista koskevaa prosessia kutsutaan yhdellä käyttöliittymän alueella varaukseksi, sitä ei saa toisaalla kutsua suunnitteluksi tai ajoittamiseksi. Yhdenmukaisuutta myös sanojen käyttötarkoituksen tarkistaminen koko organisaatiossa. Tyylioppaaseen kannattaa luoda luettelo sovituista termeistä, joista tiimi voi ne tarkistaa.

Ison alkukirjaimen käytön on oltava kieliopin mukaista. Voidaan esimerkiksi sopia, että käyttöliittymässä isoa alkukirjainta käytetään normaalin käytännön mukaisesti vain lauseen ensimmäisissä sanoissa ja että erisnimissä eli ihmisten, paikkojen ja joidenkin tuotteiden nimissä on aina iso alkukirjain. Alaotsikoissa, painikkeissa ja hyperlinkeissä käytetään isoa alkukirjainta ilman välimerkkejä. Isoa alkukirjainta ei kannata käyttää, jos asiasta ei ole varma. Sanojen ensimmäisen kirjaimen kirjoittamista isolla käytetään esimerkiksi ihmisten ja paikkojen nimissä. Pelkkien isojen kirjaimien käyttämistä ei suositella lainkaan. Jos tekstiä on korostettava, isojen kirjaimien käytön sijaan kannattaa harkita erilaisten typografisten tyylien, kuten koon, fontin painon tai värin, käyttämistä.

Oikean lauserakenteen priorisointi

Ihmisten sovelluksen aiheuttamat reaktiot ja tuntemukset määräytyvät osittain kirjoitetun tekstin laadun sekä viestityn yleisen ilmaisun ja sävyn perusteella. Kirjoitettaessa on käytössä yleisesti ottaen neljä eri tyyppistä ilmaisua tai lauserakennetta. Käyttöliittymäsisällössä käytetään yleensä niistä kolmea sisällön tarkoituksen ja tuotteen luonteen perusteella.

Väitelauseita käytetään yleisesti. Väitelausetta käytetään esimerkiksi kuvailemaan komponentin ominaisuuksia.
Käskylauseita käytetään paljon. Ne ovat kehotteita ja komentoja, kuten käyttäjän pyytämistä tarkistamaan muutokset ennen lähettämistä.
Kysymyslauseita kannattaa käyttää harkiten. Ne ovat nimensä mukaisesti kysymyksiä. Niitä voi käyttää tuotteen työnkuluissa, joissa käyttäjän on tehtävä valintoja. Niiden avulla voidaan löytää ratkaisuja tai selventää käyttäjän tarpeita.
Huudahduslauseita käytetään vain vähän, sillä runsas käyttö vähentää niiden positiivista vaikutusta.

Aktiivin käyttäminen

Aktiivia käytettäessä toiminnan tekijä suorittaa lauseen toiminnon, esimerkki: "Kirjoita kirjaimia". Passiivissa toiminnan tekijä vastaanottaa toiminnan, esimerkki: "Muutamia kirjaimia on kirjoitettava".

Passiivi piilottaa tekijän tai jättää sen pois, joten lause ei ole suora ja joskus myös moniselitteinen. Se ei ole selkeää eikä edellyttävää.

Seuraavassa taulukossa on esimerkkejä aktiivista ja passiivista.

Aktiivi	Passiivi
Tallenna muutokset valitsemalla Lähetä.	Muutokset tallennetaan, kun Lähetä-painiketta painetaan.
Saat päivitykset kirjoittamalla sähköpostisosoitteen.	Päivityksen lähetetään, kun sähköpostisoite on kirjoitettu.
Valitse haluamasi kieli avattavasta valikosta.	Ensisijainen kieli voidaan valita avattavasta valikosta.
Täytä yhteystiedot lomakkeeseen.	Yhteystiedot on täytettävä lomakkeeseen.
Tarkista käyttöehdot ennen jatkamista.	Käyttöehdot on tarkistettava ennen jatkamista.
Napsauta kuvaa, jos haluat katsoa sitä täysikokoisena.	Kuvaa voidaan tarkastella täysikokoisena napsauttamalla sitä.

Kussakin edellä mainitussa esimerkiksi aktiivi ilmaisee ohjeet selkeästi käyttäjälle (tekijälle) määrittämällä toiminnan, joka heidän on tehtävä. Tämä selkeys auttaa käyttäjiä ymmärtämään tehokkaammin, mitä heidän tehtävä, sillä ohjeet ovat paremmat. Passiivia käyttävissä esimerkeissä tekijää ei ilmaista, joten ei ole selvää, kuka suorittaa toiminnan. Käyttäjän on tiedettävä, milloin heidän on toimittava.

Passiivia voidaan käytätä pehmentämään sanomia tai välttämään liiallista suoruutta esimerkiksi virhetilanteissa. Kun kyseessä voi olla esimerkiksi keskittymisestä tapahtumaa koskevien tietojen välittämiseen eikä syyllisen tai vastuun määrittämiseen, kannattaa käyttää passiivia. Virheet ovat turhauttavia riippumatta siitä, kenen syytä se on. Käyttäjää ei saa koskaan syyllistää tai syyttää.

Seuraavassa taulukossa on esimerkkejä aktiivin ja passiivin käytöstä virhesanomissa.

Aktiivinen	Passiivinen
Annoit virheellisen salasanan.	Annettu salasana on virheellinen.
Emme löydä tiedostoa.	Tiedostoa ei löytynyt.
Lähetit lomakkeen.	Lomake on lähetetty.
Havaitsimme virheen pyyntöä käsiteltäessä.	Pyyntöäsi käsiteltäessä tapahtui virhe.
Tallensimme muutokset.	Muutokset on tallennettu.

Parhaissa käytännöissä ja standardeissa kannattaa käyttää aktiivia. Yleisissä ohjeissa (etenkin suositeltaessa vältettäviä asioita tai virhesanomissa) käytetään kuitenkin passiivia.

Käyttöä helpottavissa toiminnoissa tarvittavan sisällön ottaminen huomioon

Helppokäyttöisyys tarkoittaa sen varmistamista, että kaikki, myös toimintarajoitteiset käyttäjät voivat havaita, käyttää ja ymmärtää sisällön. Ominaisuudet, kuten kuvien kuvaileva vaihtoehtoinen teksti, varmistaa, että käyttöliittymäsisältö on myös käyttöä helpottavien toimintojen avulla käyttävien käyttäjien käytettävissä ja ymmärrettävissä. Vaikka vaihtoehtoista tekstiä käytetään kuvissa yleisesti antamaan tekstikuvaus näytönlukuohjelmille, sitä voidaan käyttää myös verkkosivun muiden kuin tekstielementtien yhteydessä esimerkiksi videoissa, äänitiedostoissa, kaavioissa ja vuorovaikutteisissa komponenteissa, kuten painikkeissa ja kuvakkeissa:

Vaihtoehtoista tekstiä kirjoitettaessa on kirjoitettava tiivis ja kuvaileva teksti, joka ilmaisee kuvan tarkoituksen ja sisällön. Tekstin on oltava selkeä, tietopohjainen ja liityttävä kuvan kontekstiin. Liian teknistä kieltä tai liian runsaita yksityiskohtia on vältettävä. Sen sijaan on välitettävä olennaiset tiedot, kuten keskeiset kohteet, toiminnot tai visuaaliset elementit, ja vältettävä kuvan subjektiivisia tulkintoja. Tiivis teksti varmistaa, että näytönlukuohjelmat voivat lukea sen tehokkaasti. On syytä muistaa, että vaihtoehtoisen tekstin enimmäispituuden vakiosuositus on noin 125 merkkiä. Sävyn on oltava neutraali ja sisällön kieliopillisesti oikein.

Kansainväliselle yleisölle kirjoittaminen

Maailmanlaajuisesti käytettävän sovelluksen sisältöä kirjoitettaessa on otettava huomioon kulttuuriset erot sekä varmistettava osallistavuus ja toimivuus eri taustoista tuleville käyttäjille. Käytettävän kielen on oltava kulttuurisesti neutraalia ja maailmanlaajuisesti ymmärrettyä. Puhekieltä, slangia ja kulttuurikohtaisia viittauksia on vältettävä. Tällä tavoin ei vahingossa poissuljeta tai loukata eri alueilta tai kielitaustoista tulevia käyttäjiä. Käyttöliittymän lokalisoitujen versioiden käännökset voidaan räätälöidä kunkin kohdeyleisön kieli- ja murrevalintojen mukaisesti, sillä parantaa käyttäjien aktivointia ja ymmärtämistä.

Kulttuurin normit, arvot ja mieltymykset on ymmärrettävä suunniteltaessa kansainväliselle yleisölle tarkoitettu sisältöä. Eri kulttuureissa on omanlaisensa viestintätyylit, etiketti ja sosiaaliset normit, jotka vaikuttavat käyttäjän toimintaan ja odotuksiin. Käyttäjän toimivaksi kokemien käyttöliittymien luominen edellyttää esimerkiksi kullekin kulttuurille ominaisen värisymbolismin, ikonografian ja sisällön esitysmuotojen huomioonottamista. Visuaaliset elementit, kuten kuvakkeet ja kuvat, kannattaa valita siten, että ne ovat merkityksellisiä eri kulttuuriyhteyksistä tuleville käyttäjille. Vaikka joillakin symboleilla voi olla yleinen merkitys, toisten merkitys saattaa vaihdella merkittävästi kulttuurin normien ja uskomusten mukaan. Yhteistyö paikallisten asiantuntijoiden tai käyttäjätestauksen suorittaminen suunnittelu- ja lokalisointiprosessin aikana voi tuottaa arvokkaita merkityksellisiä tietoja ja varmistaa, että käyttöliittymä vastaa kohdeyleisön kulttuuria ja mieltymyksiä.

Jaa