Jakoilmoitusten ja ‑rajoitusten määrittäminen
Ilmoituksia voidaan käyttää ilmoittamaan järjestelmänvalvojille ja sidosryhmille tietyistä tapahtumista tai antamaan aktiviteettiyhteenvedon.
Samankaltaisesti kuin tekijät käyttävät Power Automatea liiketoimintaprosessiensa automatisointiin, järjestelmänvalvojat voivat käyttää työkaluja saman automaatiotason saavuttamiseen. Esimerkki toteutettavasta ilmoittamisesta on Office 365:n tietoturva- ja yhteensopivuusvalvontalokien tilaaminen.
Käyttämällä työnkulkuja näiden ilmoitusten käyttämiseen järjestelmänvalvojat voivat saada paljon arvoa ilmoituksista ilman manuaalista lisätyötä. Power Automaten hallintayhdistimillä ja muilla sisäänrakennetuilla yhdistimillä, kuten hyväksynnöillä, voidaan toteuttaa lisätoimia auttamaan järjestelmänvalvojia pysymään tehokkaina ympäristöään suojatessaan.
Seuraavassa on hyviä syitä laajalti jaettujen resurssien seuraamiseen:
Koko vuokraajan tai monien yksittäisten käyttäjien kanssa jaetut sovellukset voivat olla liiketoiminnan kannalta tärkeitä tai kriittisiä, joten ne saattavat edellyttää vahvempaa tukimallia tai sen uudelleenarviointia, kuinka monelle käyttäjälle ne jaetaan.
Sovellukset jaetaan usein koko organisaation kanssa, koska se on helppo vaihtoehto. Jos sovellus on tarkoitettu yksittäisen osaston, työtehtävän tai henkilöryhmän käyttöön, tekijää voidaan ottaa määrittämällä Microsoft Entra -ryhmä sovelluksen jakamista varten. Muuten koko organisaatio näkee sovelluksen Power Appsin mobiilitoistimessa tai osoitteessa make.powerapps.com (vaikka se ei olisi merkityksellinen). Lisäksi jos käyttäjällä ei ole käyttöoikeutta taustalla olevaan tietolähteeseen, hän saa virhesanoman yrittäessään avata sovelluksen, mikä vuorostaan voi johtaa tukipalvelupyyntöjen ja sekaannusten lisääntymiseen.
Useiden yksittäisten käyttäjien kanssa jaetut sovellukset aiheuttavat erilaisen riskin: jos sovellus on tiettyä työroolia tai osastoa varten, käyttäjä näkee sovelluksen edelleen ja voi käyttää tietoja, vaikka hän olisi vaihtanut osastoa tai työroolia. Siksi sen sijaan onkin suositeltavaa jakaa roolikohtaiset sovellukset Microsoft Entra -ryhmän kanssa.
Työnkulkuja voi jakaa, ja niillä voi olla useita omistajia. Tällöin muodostuu ryhmätyönkulku. Kaikki työnkulun omistajat voivat muokata työnkulun määritystä (kuten lisätä tai poistaa toiminnon tai ehdon). Ryhmätyönkulun yhteydet jaetaan siinä työnkulussa, jossa ne on luotu. Usein työnkulkuja jaetaan omistajuusvaatimuksen sijaan sen vuoksi, että tekijä haluaa ilmoittaa, että jotakin on tehty, mikä taas voidaan saavuttaalähettämällä työnkulku kopiona. Liiketoiminnan kannalta tärkeiden työnkulkujen osalta voit tukea tekijää siirtämällä työnkulun henkilökohtaisten yhteyksien käyttämisestä palvelutilille.
Osaamiskeskuksen aloituspaketti on kokoelma malleja, osia ja työkaluja, jotka on suunniteltu auttamaan sinut alkuun strategian kehittämisessä Microsoft Power Platformin käyttöönotolle ja tukemiselle, ja voi auttaa sinua tunnistamaan laajasti jaettuja resursseja:
Selvitä, kenelle sovellus on jaettu, mitä rooleja (muokkaus vai tarkastelu) käyttäjillä on ja ryhmien osalta, kuinka suuria ne ovat.
Tunnista laajasti jaetut sovellukset.
Tunnista implisiittisesti jaetut sovellusyhteydet.
Määritä sovelluksen valvontaprosessi, joka vaatii sovellusten tekijöitä antamaan lisätietoja, kuten liiketoiminnalliset perusteet ja vaikutukset, jos sovellus on jaettu suuren käyttäjämäärän kanssa.