Tapaamisen varaaminen -sovelluksen käytön aloittaminen

Tapaamisen varaamissovellusta jollain tavoin käyttäviä käyttäjiä on erilaisia:

• Kokouksen tarjoaja: Kokouksen tarjoaja käyttää sovellusta tapaamisaikojen määrittämiseen ja hallitsemiseen sekä liittyvien varausten käsittelemiseen. Edustajia voidaan myös määrittää kokouksen tarjoajiin valvomaan tapaamisen varausprosessia.
• Pyytäjä: pyytäjä käyttää sovellusta kokouksen kanssa järjestettävien tapaamisten varaamiseen ja hallintaan.
• Järjestelmänvalvoja tai esihenkilö: järjestelmänvalvoja tai esihenkilö käyttää tapaamisen varaussovellusta tapaamisaikojen hallitsemiseen muiden käyttäjien ja kaikkien varausten puolesta.

Määritä ja hallinnoi tapaamisaikoja

Kokouspalveluntarjoajana voit määrittää varaustilanteesi ja hallita tapaamisiasi.

Luo tapaamisaikoja seuraavien ohjeiden mukaisesti:

1. Siirry Ajanvaraus-sovellukseen ja valitse Sovi tapaamisajat.

2. Valitse Tapaamisaika-näytöstä Päivämäärä kalenterissa.

3. Valitse näytön oikeasta reunasta aikaväli, jonka haluat asettaa pyytäjien käytettäväksi, Valitse Lisää.

4. Lisää tapaamisaika -näytön avattavassa valikossa tehdään seuraavat valinnat:

   • Tapaamisen tyyppi
   • Kokoustapa

5. Valitse Lähetä**.

Huomautus

Jos Henkilökohtainen valitaan avattavassa Kokous järjestetään -valikossa, myös Sijainti (rakennus)- ja Huoneen numero -kentissä on määritettävä.

Poista tapaamisaikoja seuraavien ohjeiden mukaisesti:

1. Siirry Ajanvaraus-sovellukseen ja valitse Sovi tapaamisajat.
2. Valitse Tapaamisaika-näytöstä Päivämäärä kalenterissa.
3. Valitse Poista näytön oikeassa reunassa.

Varaa ja hallitse tapaamisia

Pyytäjänä voit varata ja hallita tapaamisiasi. Voit varata tapaamisen seuraavasti:

1. Siirry Ajanvaraus-sovellukseen ja valitse Varaa uusi tapaaminen.

2. Määritä Uusi varaus -ruudussa seuraavat arvot:

   • Pyytäjä
   • Tapaamisen tyyppi
   • Kokouksen tarjoaja (valinnainen)
   • Kokoustapa (valinnainen)

3. Valitse Näytä tapaaminen näyttääksesi kaikki käytettävissä olevat tapaamisajat sen perusteella, mitä valitsit edellisessä vaiheessa.

4. Valitse Valitse päivämäärä ja kellonaika, jonka haluat varata.

5. Katso ajanvarauksen tiedot Varaus-näytöstä.

6. (Valinnainen) Myös Kommentit-kenttään voidaan lisätä tekstiä.

7. Valitse Lähetä.

Tapaamisen varaaminen kokouspalveluntarjoajan kanssa käynnistää työnkulkuja, jotka käynnistävät sarjan toimintoja:

• Tapaamisen varauksen sähköposti-ilmoitus: sähköposti-ilmoitukset lähetetään automaattisesti sekä pyytäjälle että kokouksen tarjoajalle.
• Yhteyshenkilön Outlook-kutsut: Outlook-kokouskutsut luodaan automaattisesti sekä pyytäjälle että kokouksen tarjoajalle.
• Lisää uusi yhteystieto: Yhteystietotaulukkoon luodaan uusi pyytäjätietue, jos sellaista ei vielä ole.

Pyytäjänä tai tapaamisen järjestäjänä voit peruuttaa ajanvarauksen. Voit peruuttaa tapaamisen seuraavasti:

1. Siirry Ajanvaraus-sovellukseen ja valitse Hallitse luotuja varauksia.
2. Määritä Varauksen hallinta -näytössä pyytäjä.
3. Valitse Näytä varatut tapaamiset.
4. Valitse tapaaminen, jonka haluat peruuttaa ja valitse Hallitse tapaamista.
5. Valitse Tapaamisen tiedot -näytöstä Peruuta tapaaminen.
6. Vahvistusnäytössä on mahdollisuus syöttää peruutuksen syy. Vahvista peruutus valitsemalla Kyllä, peruuta. Tämä käynnistää Peruutetut Outlook-kutsut -työnkulun, joka peruuttaa Outlook-kokouskutsut ja lähettää sähköposti-ilmoitukset sekä pyytäjälle että kokouksen tarjoajalle.
7. Valitse Onnistui-ruudussa Palaa aloitusnäyttöön.

Jos haluat muuttaa olemassa olevaa tapaamisaikaa, toimi seuraavasti:

1. Siirry Ajanvaraus-sovellukseen ja valitse Hallitse luotuja varauksia.
2. Valitse Pyytäjä Hallitse varausta -näytön avattavasta valikosta.
3. Valitse Näytä varatut tapaamiset.
4. Valitse tapaaminen, jonka haluat aikatauluttaa uudelleen ja valitse Hallitse tapaamista.
5. Vahvistusnäytössä on mahdollisuus syöttää peruutuksen syy. Vahvista peruutus valitsemalla Kyllä, aikatauluta uudelleen.
6. Valitse Uusi varaus -näytössä uusi tapaamisaika ja valitse Valitse.
7. Varausnäytössä voit tarkastella ajanvaraustietoja ja lisätä muita kommentteja Kommentit-kentässä.
8. Valitse Lähetä. Tämä käynnistää Uudelleenajoitettu Outlook-kutsu -työnkulun, joka ajoittaa uudelleen Outlook-kokouskutsut ja lähettää sähköposti-ilmoitukset sekä pyytäjälle että kokouksen tarjoajalle.
9. Valitse Onnistui-ruudussa Palaa aloitusnäyttöön.