Jaa

Opi asiakkaiden Power BI -siirtymistä

  • Artikkeli

Tässä artikkelissa, joka päättää sarjan Power BI:hin siirtymisestä, jaetaan kahden, onnistuneesti Power BI:hin siirtyneen asiakkaan tärkeimpiä kokemuksia.

Kansainvälinen kulutustavarayritys

Kansainvälinen kulutustavarayritys, jolla on myynnissä satoja tuotteita, teki vuonna 2017 päätöksen jatkaa pilvipalvelujen ensimmäistä strategiaa. Yksi tärkeimmistä syistä Power BI:n valintaan liiketoimintatiedon (Business Intelligence, BI) ympäristöksi on sen syvä integraatio Azuren ja Microsoft 365:n kanssa.

Suorita vaiheittainen siirto

Vuonna 2017 yritys aloitti Power BI:n käytön. Organisaation alkuperäisenä tavoitteena oli esitellä Power BI ylimääräisenä BI-työkaluna. Päätös tarjosi sisällöntekijöille, kuluttajille ja IT-koneille aikaa sopeutua uusiin tapoihin tuottaa liiketoimintatietojen tuottamista. Se antoi heille myös mahdollisuuden kehittää Power BI -osaamista.

Vuoden 2018 jälkipuoliskolla ilmoitettiin virallisesti, että Power BI on organisaation hyväksytty BI-työkalu. Näin ollen kaikki uudet BI-kehitystyöt tulee tehdä Power BI:ssä. Power BI Premiumin saatavuus oli keskeisessä osassa päätöksen tekemisessä. Organisaatio ei kannustanut aiemman BI-ympäristön käyttöön, ja siirtymisen suunnittelu aloitettiin.

Vuoden 2019 lopussa alettiin siirtää aiemmin luotua sisältöä vanhasta BI-ympäristöstä Power BI:hin. Jotkin varhaiset käyttöönottajat muuttivat sisältönsä nopeasti. Se auttoi vauhdittamaan Power BI:n toimintaa entistä enemmän organisaatiossa. Tämän jälkeen sisällön omistajia ja tekijöitä pyydettiin aloittamaan valmistelut Power BI:hin siirtymiseksi kokonaan vuoden 2020 loppuun mennessä. Organisaatiolla on edelleen taitoihin, aikaan ja rahoitukseen liittyviä haasteita – mutta mitkään haasteet eivät liity itse teknologiaympäristöön.

Tärkeä

Power BI oli jo saavuttanut menestystä ja juurtunut organisaation sisällä, ennen kuin liiketoimintayksiköitä pyydettiin muodollisesti siirtymään pois entisestä BI-ympäristöstä.

Valmistaudu vaihtelevien vastausten käsittelyyn

Tässä suuressa ja hajautetussa organisaatiossa Power BI:n vastaanotto ja halukkuus siirtyä sen käyttöön vaihtelivat. Aikaa ja budjettia koskevien huolien lisäksi oli henkilöstöä, joka oli panostanut merkittävästi osaamisensa kehittämiseen entisessä BI-ympäristössä. Ilmoitus Power BI:n standardoinnista ei siis ollut kaikkien toivoma uutinen. Koska jokaisella liiketoimintayksiköllä on oma budjettinsa, yksittäiset liiketoimintayksiköt voivat haastaa tämän kaltaisia päätöksiä. Koska IT-työkalupäätöksiä tehtiin keskitetysti, yrityssponsorina ja BI-johtajilla oli siihen joitakin haasteita.

Tärkeä

Viestintä johtajuustiimien kanssa eri liiketoimintayksiköissä oli erittäin tärkeää sen varmistamiseksi, että kaikki ymmärsivät Power BI -standardoinnin tuomat korkean tason organisaatioedut. Tehokkaasta viestinnästä tuli entistäkin olennaisempia siirron edetessä ja vanhan BI-ympäristön käytöstäpoiston päivämäärän lähestyessä.

Keskity kokonaiskuvaan

Yritys havaitsi, että vaikka jotkin siirretyt raportit pystyivät jäljittelemään alkuperäistä rakennetta tarkasti, kaikkia yksittäisiä raportteja ei pystytä replikoimaan Power BI:ssä. Tämä oli tosin odotettavissa, koska kaikki BI-ympäristöt ovat erilaisia. Tämä toi esiin sen, että toisenlainen suunnittelun ajattelutapa oli tarpeen.

Sisällön tekijöitä ohjeistettiin keskittymään käyttötarkoitukseen sopivien raporttien luomiseen Power BI:ssä sen sijaan, että he yrittäisivät luoda tarkan kopion vanhasta raportista. Tästä syystä aiheasiantuntijoiden on oltava aktiivisesti käytettävissä siirtoprosessin aikana konsultaatiota ja vahvistusta varten. Raportin suunnittelun tarkoitus ylle pyrittiin harkitsemaan ja tarvittaessa parantamaan sitä.

Tärkeä

Joskus parempi tapa on tehdä parannuksia siirron aikana. Muulta ajankohdalta on parempi antaa täsmälleen sama arvo kuin ennenkin – ilman merkittäviä parannuksia – jotta siirron aikajanaa ei vaaranneta.

Arvioi prioriteetteja varovasti

Entistä BI-ympäristöä analysoitiin sen käytön selkeyttämiseksi. Entisessä BI-ympäristössä oli tuhansia julkaistuja raportteja, joista noin puolia oli käytetty edellisenä vuonna. Tämä luku puolit voidaan jälleen puolittaa, kun arvioidaan, minkä raporttien katsottiin tuottavan merkittävää arvoa organisaatiolle. Nämä raportit asetettiin etusijalle siirtoa varten.

Tärkeä

On erittäin helppoa yliarvioida, miten tärkeä raportti todellisuudessa on. Jos raportteja ei käytetä usein, arvioi, voidaanko ne poistaa kokonaan käytöstä. Joskus edullisin ja helpoin tehtävä on olla tekemätön.

Arvioi monimutkaisuutta varovasti

Ensimmäisistä priorisoiduista raporteista laadittiin aika-arviot arvioitujen ponnistelun tasojen perusteella: yksinkertainen, keskitasoinen tai monimutkainen. Vaikka prosessi kuulostaa suhteellisen yksinkertaiselta, älä odota, että aika-arviot ovat tarkkoja yksittäisen raportin perusteella. Arviokin voikin olla todella epätarkka. Esimerkiksi yrityksellä oli raportti, jota se piti erittäin monimutkaisena. Konsultit arvioivat muunnon kestoksi 50 päivää. Power BI:ssä uudelleen suunniteltu raportti valmistui kuitenkin noin 50 tunnissa.

Tärkeä

Vaikka aika-arviot ovat usein välttämättömiä tarvittavan rahoituksen ja henkilöstön saamiseksi, ne ovat luultavasti arvokkaimpia koosteissa.

Päätä, miten muutosten hallintaa käsitellään

Erittäin suuren BI-resurssien määrän vuoksi muutosten hallinta yrityksen omistamille raporteille oli haasteellista. IT-hallittuja raportteja käsiteltiin muutosten hallinnan vakiokäytäntöjen mukaisesti. Suuren määrän vuoksi keskitetty muutos yrityksen omistamalle sisällölle ei kuitenkaan ollut mahdollista.

Tärkeä

Liiketoimintayksikköjen vastuu kuuluu lisävastuulle, kun muutoksen hallinta on mahdotonta yhdestä keskustiimistä.

Sisäisen yhteisön luominen

Yritys perusti Center of Excellencen (COE), joka tarjoaa sisäistä koulutusta ja resursseja. COE toimii myös sisäisenä konsultointiryhmänä, joka on valmis auttamaan sisällön tekijöitä teknisissä ongelmissa, esteiden ratkaisemisessa ja parhaissa käytännöissä.

Mukana on myös sisäinen Power BI -yhteisö, joka on ollut valtaisa menestys ja jossa on yli 1 600 jäsentä. Yhteisöä hallitaan Yammerissa. Jäsenet voivat esittää sisäisesti olennaisia kysymyksiä ja saada vastauksia parhaiden käytäntöjen noudattamisesta organisaation rajoitusten puitteissa. Tämäntyyppinen käyttäjien välinen vuorovaikutus lievittää paljon COE:n tukitaakkaa. COE valvoo kuitenkin kysymyksiä ja vastauksia, ja se osallistuu tarvittaessa keskusteluihin.

Sisäisen yhteisön laajennuksena on uudempi Power BI -asiantuntijaverkosto. Se sisältää pienen määrän ennalta valittuja Power BI -mestareita organisaation sisältä. Kyseessä ovat liiketoimintayksiköiden erittäin taitavat Power BI:n käyttäjät, jotka ovat innostuneita mestareita ja jotka haluavat aktiivisesti ratkaista yrityksen haasteita. Power BI -asiantuntijaverkoston jäsenten odotetaan noudattavan COE:n parhaita käytäntöjä ja ohjeita ja auttavan laajempaa sisäistä Power BI -yhteisöä niiden ymmärtämisessä ja soveltamisessa. Vaikka Power BI -asiantuntijaverkosto tekee yhteistyötä COE:n kanssa ja voi saada erillistä koulutusta, Power BI -asiantuntijat toimivat COE:stä riippumattomasti. Jokainen Power BI -asiantuntija voi määrittää parametrit, joiden avulla he toimivat, ottaen huomioon, että heillä on myös muita vastuualueita ja prioriteetteja virallisessa roolissaan.

Tärkeä

Määrittele hyvin COE:n vastuualueet, kuten käyttöönotto, hallinto, ohjaus, parhaat käytännöt, koulutus, tuki ja ehkä jopa käytännönläheinen kehitys. Vaikka COE on uskomattoman arvokas, sijoitetun pääoman tuoton mittaaminen voi olla hankalaa.

Valvo siirron edistymistä ja onnistumista

Suorituskykyilmaisimia seurataan jatkuvasti Power BI:hin siirtymisen aikana. Niiden avulla yritys voi ymmärtää kehityssuuntia arvoille, joita voivat olla esimerkiksi raporttikäyntien määrä, aktiivisten raporttien määrä ja erilliset käyttäjät kuukaudessa. Power BI:n käytön lisääntyminen mitataan entisen BI-ympäristön käytön vähentymisen rinnalla, ja tavoitteena on käänteisen suhteen saavuttaminen. Tavoitteita päivitetään joka kuukausi muutoksiin mukautumiseksi. Jos käyttö ei tapahdu haluamallasi tahdilla, pullonkaulat tunnistetaan, jotta voidaan ryhtyä asianmukaisiin toimiin.

Tärkeä

Luo siirron tuloskortti toiminnallisten liiketoimintatietojen avulla, jotta voit seurata siirron onnistumista.

Suuri kuljetus- ja logistiikkayritys

Suuri pohjoisamerikkalainen kuljetus- ja logistiikkayritys panostaa aktiivisesti tietoinfrastruktuurin ja analyysijärjestelmien nykyaikaistamiseen.

Salli asteittaisen kasvun jakso

Yritys aloitti Power BI:n käytön vuonna 2018. Vuoden 2019 puoliväliin mennessä Power BI:stä tuli kaikkien uusien BI-käyttötapausten ensisijainen käyttöympäristö. Vuonna 2020 yritys keskittyi olemassa olevan BI-ympäristönsä vaiheittaisiin käytöstä poistamiseen erilaisten mukautettujen ASP.NET BI -ratkaisujen lisäksi.

Tärkeä

Power BI:llä oli useita aktiivisia käyttäjiä koko organisaatiossa ennen vanhan BI-ympäristönsä ja -ratkaisujensa vaiheittaisen käytöstä poistamisen aloittamista.

Tasapainota keskitetyt ja hajautetut ryhmät

Yrityksessä on kahdentyyppisiä BI-tiimejä: keskitetty BI-tiimi ja analytiikkaryhmät, jotka on hajautettu koko organisaatioon. Keskitetyllä BI-tiimillä on omistusvastuu Power BI:stä alustana, mutta se ei omista mitään sisältöä. Näin keskitetty BI-tiimi on tekninen käyttöönottokeskus, joka tukee hajautettuja analytiikkaryhmiä.

Jokainen analytiikkaryhmä on omistettu tietylle liiketoimintayksikölle tai jaettujen palveluiden toiminnolle. Pienessä ryhmässä saattaa olla yksi analyytikko, kun taas suuremmassa ryhmässä voi olla 10–15 analyytikkoa.

Tärkeä

Hajautetut analytiikkaryhmät koostuvat aiheasiantuntijoista, jotka tuntevat päivittäiset liiketoimintatarpeet. Tämän erottelun ansiosta keskitetty BI-tiimi voi keskittyä ensisijaisesti BI-palveluiden ja -työkalujen tekniseen tukeen.

Keskity semanttisen mallin uudelleenkäytettävyyteen

Mukautettuihin ASP.NET BI -ratkaisuihin luottaminen oli esteenä uusien BI-ratkaisujen kehittämiselle. Vaadittujen taitojen vuoksi omatoimisen sisällön tekijöiden määrä oli pieni. Koska Power BI on paljon helpommin lähestyttävissä oleva työkalu, joka on suunniteltu erityisesti omatoimisen BI:n käyttöön, se levisi nopeasti koko organisaatioon sen julkaisemisen jälkeen.

Yrityksen tietoanalyytikkojen voimaannuttaminen sai aikaan välittömiä myönteisiä tuloksia. Aluksi Power BI:n kehityksessä keskityttiin kuitenkin visualisointiin. Vaikka se johti arvokkaisiin BI-ratkaisuihin, se johti suureen määrään Power BI Desktop -tiedostoja, joista jokaisessa oli yksi yhteen -suhde raportin ja sen semanttisen mallin välillä. Tuloksena oli monia semanttisia malleja ja päällekkäistä tietoa ja liiketoimintalogiikkaa. Tietojen, logiikan ja ponnistusten päällekkäisyyden vähentämiseksi yritys tarjosi sisällön tekijöille koulutusta ja tukea.

Tärkeä

Sisällytä tietoja tietojen uudelleenkäytettävyyden tärkeydestä sisäisen koulutuksen yhteydessä. Käsittele tärkeitä käsitteitä mahdollisimman aikaisin.

Testaa tietojen käyttöä useilla tavoilla

Yrityksen tietovarastoympäristö on DB2. Nykyisen tietovaraston rakenteen perusteella yritys havaitsi, että DirectQuery-mallit – tuontimallien sijaan – toimivat parhaiten heidän vaatimuksiinsa nähden.

Tärkeä

Suorita tekninen soveltuvuusselvitys, jotta voit arvioida parhaiten toimivan mallin tallennustilan. Opeta myös tietojen mallintajille mallin tallennustiloista ja siitä, miten he voivat valita projektilleen sopivan tilan.

Kerro tekijöille Premium-käyttöoikeuksista

Koska Power BI:n käytön aloittaminen oli helpompaa (aiempaan BI-ympäristöön verrattuna), monet varhaiset käyttöönottajat olivat henkilöitä, joilla ei ollut aiemman BI-työkalun käyttöoikeutta. Odotetusti sisällön tekijöiden määrä kasvoi huomattavasti. Nämä sisällön tekijät halusivat ymmärrettävästi jakaa sisältönsä muiden kanssa, mikä aiheutti jatkuvan tarpeen Power BI Pro -käyttöoikeuksille.

Yritys teki suuren sijoituksen Premium-työtiloihin erityisesti Power BI -sisällön jakamiseksi monille käyttäjille, joilla on Ilmainen Fabric-käyttöoikeus. Tukitiimi työskentelee sisällön tekijöiden kanssa varmistaakseen, että he käyttävät Premium-työtiloja tarvittaessa. Tällä vältetään Power BI Pro -käyttöoikeuksien myöntäminen tarpeettomasti, kun käyttäjän tarvitsee vain käyttää sisältöä.

Tärkeä

Käyttöoikeuksiin liittyviä kysymyksiä ilmenee usein. Valmistaudu kouluttamaan ja auttamaan sisällön tekijöitä käyttöoikeuskysymyksiin liittyvissä asioissa. Vahvista, että käyttäjien Power BI Pro -käyttöoikeuspyynnöt ovat perusteltuja.

Tärkeä

Joskus tämä artikkeli viittaa Power BI Premiumiin tai sen kapasiteettitilauksiin (P-varastointiyksiköt). Ota huomioon, että Microsoft vahvistaa parhaillaan ostovaihtoehtoja ja poistaa käytöstä Kapasiteettikohtaisen Power BI Premiumin. Uusien ja nykyisten asiakkaiden kannattaa harkita Fabric-kapasiteettitilausten (F-varastointiyksiköiden) ostamista.

Lisätietoja on artikkelissa Power BI Premium -käyttöoikeuksien tärkeä päivitys ja Power BI Premiumin usein kysytyt kysymykset.

Tutustu tietoyhdyskäytäviä

Yrityksellä oli jo varhaisessa vaiheessa monia henkilökohtaisia yhdyskäytäviä. Paikallisen tietoyhdyskäytäväklusterin käyttäminen siirtää hallintatoimia keskitetylle BI-tiimille, jolloin sisällön tekijäyhteisö voi keskittyä sisällön tuottamiseen. Keskitetty BI-tiimi työskenteli sisäisen Power BI -käyttäjäyhteisön kanssa henkilökohtaisten yhdyskäytävien määrän pienentämiseksi.

Tärkeä

Suunnittele, miten paikallisia tietoyhdyskäytäviä luodaan ja hallitaan. Päätä, kuka saa asentaa henkilökohtaisen yhdyskäytävän ja käyttää sitä, ja valvo päätöstä yhdyskäytävän käytännöillä. Katso lisätietoja artikkelista Yhdyskäytäviä.

Virallista tukisuunnitelmasi

Kun Power BI:n käyttöönotto kasvoi organisaatiossa, yritys havaitsi, että monitasoinen tukimenetelmä toimi hyvin:

  • Kerros 1: Tiimin sisäinen: Käyttäjät oppivat toisiltaan ja opettavat toisilleen päivittäin.
  • Kerros 2: Power BI -yhteisö: Käyttäjät esittävät kysymyksiä sisäiselle tiimiyhteisölle ja oppivat näin toisiltaan ja kertovat tärkeitä tietoja.
  • Kerros 3: Keskitetty BI-tiimi ja COE: Käyttäjät lähettävät apupyyntöjä sähköpostitse. Toimistotunti-istuntoja järjestetään kahdesti viikossa, ja niiden aikana käsitellään yhdessä ongelmia ja jaetaan ideoita.

Tärkeä

Vaikka kaksi ensimmäistä kerrosta ovat vähemmän muodollisia, ne ovat yhtä tärkeitä kuin kolmas tukikerroskin. Kokeneet käyttäjät luottavat useimmiten tuntemiinsa ihmisiin, kun taas uudemmat käyttäjät (tai liiketoimintayksikön tai jaetun palvelun yksittäiset tietoanalyytikot) luottavat enemmän viralliseen tukeen.

Panosta koulutukseen ja hallintoon

Kuluneen vuoden aikana yritys paransi sisäistä koulutustarjontaansa ja paransi tietohallinto-ohjelmaansa. Hallintokomiteassa on jäseniä kustakin hajautetusta analytiikkaryhmästä sekä COE:stä.

Sen sisäisessä luettelossa on nyt kuusi sisäistä Power BI -kurssia. Koontinäyttö päivässä - kurssi on edelleen suosittu kurssi aloittelijoiden keskuudessa. Apuna käyttäjien taitojen syventämiseksi he tarjoavat kolmen Power BI -kurssin ja kahden DAX-kurssin sarjan.

Yksi tärkeimmistä tietojen hallinnointiin liittyvistä päätöksistä koski Premium-kapasiteettien hallintaa. Yritys päätti kohdistaa kapasiteettinsa keskeisiin analyysialueisiin liiketoimintayksiköissä ja jaetuissa palveluissa. Jos siis on olemassa tehottomuutta, vaikutukset tuntuvat vain kyseisen alueen sisällä, ja hajautetun kapasiteetin järjestelmänvalvojilla on valtuudet hallita kapasiteettia haluamassaan muodossa.

Tärkeä

Kiinnitä huomiota siihen, miten Premium-kapasiteetteja käytetään ja miten työtilat määritetään niille.

Liittyvä sisältö

Seuraavat resurssit ovat myös hyödyllisiä:

Kokeneet Power BI -kumppanit voivat auttaa organisaatiotasi onnistumaan siirtymisprosessissa. Jos haluat ryhtyä yhteistyöhön Power BI -kumppanin kanssa, siirry Power BI -kumppaniportaaliin.