Automatisoinnin liiketoimintavaikutusten arviointi
Kun olet ottanut automatisoinnin käyttöön, voit arvioida sen vaikutusta vertaamalla alkuperäistä liiketoimintaprosessia uuteen liiketoimintaprosessiin määrittämiesi mittarien avulla. Automaation tulokset tallennetaan 30 päiväksi, jonka aikana voit tarkastella niitä ja analysoida toimintojen ja päivittäisten suoritusten kokonaismäärää.
Työnkulkujen analyysien näyttäminen
Siirry kohtaan Omat työnkulut.
Valitse analysoitava työnkulku.
Valitse Analyysit.
Valitse Käyttö-välilehti.
Nouda työnkulun suoritusten määrä
Käyttö-välilehdessä näkyy, kuinka monta kertaa päivässä työnkulkua on käytetty tietyn liiketoimintaprosessin automatisoimiseen.
Suoritustietojen vienti Excel-työkirjaan
Siirrä kohdistin sen kaavion kohdalle, joka näyttää vietävät tiedot.
Valitse Lisää vaihtoehtoja.
Valitse Vie tiedot.
Valitse haluamasi tiedostomuoto (Excel-työkirja tai CSV).
Valitse Vie.
Nouda työnkulun suorituksen kesto
Kunkin työnkulun suorittamisen kesto
Siirry kohtaan Omat työnkulut.
Valitse analysoitava työnkulku.
Valitse 28 päivän suoritushistoriassa Kaikki suoritukset.
Jos haluat viedä tiedot, valitse Lataa .csv-tiedosto.
CSV-tiedostossa on kunkin suorituksen alkamis- ja päättymisaika. Excelin avulla voit laskea keston uudelleen ja tehdä lisäanalyysia (esimerkiksi määrittää keskimääräisen keston). Saat keston sekunneissa seuraavalla kaavalla:
(Run end time -solu – Run start time -solu) × 24 × 60 × 60
Jos haluat saada keskimääräisen keston, hanki kestojen kokonaismäärä ja jaa se suoritusten määrän mukaan (rivien lkm).
Nyt kun käytössä on suoritettujen ajojen määrä ja kesto, voit selvittää, kuinka paljon aikaa automaatio on säästänyt vertaamalla sitä aiemmin käytössä olleeseen manuaaliseen prosessiin.
Esimerkkiskenaario
Otetaanpa esimerkkiskenaarioksi käteiskorvaukset.
Aiemmin Abhayn kirjanpitotiimin piti näppäillä kirjanpitokoodit, syöttää tapahtumat ja kirjata tapahtumat kirjanpitojärjestelmään niiden tietojen perusteella, jotka he saivat kuluraporttiin liitetyssä hyväksyntäviestissä. Oletetaan, että Abhay mittasi automaation suunnitteluvaiheessa, miten kauan tämä kestää ja kirjasi sen, että työntekijän pankkitietojen haku kesti kolme minuuttia ja maksun maksaminen hakijalle verkkopankissa vielä viisi minuuttia.
Työnkulun analyysin perusteella Abhay näkee, että automatisointi suoritettiin 91–110 kertaa päivässä, keskimäärin 107 kertaa.
Saatu automatisoinnin kesto on keskimäärin 40 sekuntia. Siksi aika, joka säästetään kussakin suorituksessa, on:
Ajankohta ennen automatisointia (3 minuuttia + 5 minuuttia) - ajankohta automaation jälkeen (40 sekuntia) = 440 sekuntia
Koska automaatio suoritettiin 3 226 kertaa 30 päivässä, säästetty kokonaisaika on:
Säästetty aika (440 sekuntia) × suoritusten määrä (3 226 kertaa) = 1 419 440 sekuntia = 394,28 tuntia