Jaa

Sähköpostiarkiston ja poisto-ongelmien ratkaiseminen säilytyskäytäntöjä käytettäessä

  • Artikkeli
  • Koskee seuraavia::
    Exchange Online, Microsoft Purview

Tässä artikkelissa tutkitaan joitain yleisiä ongelmia, jotka estävät tietueiden hallinnan (MRM) viestien poistamisen tai arkistoimisen oikein Exchange Onlinessa. Se tarjoaa myös ohjeet ongelmien perimmäisen syyn tunnistamiseen ja ratkaisemiseen.

Huomautus

  • Nämä vianmääritysvaiheet koskevat myös Exchangen hybridikäyttöönottoja, joissa ensisijaista postilaatikkoa isännöidään paikallisesti ja arkistointin postilaatikko sijaitsee Exchange Onlinessa. Suorita näissä käyttöönotoissa nämä vaiheet käyttämällä paikallista Exchange Management Shelliä.
  • Exchange Onlinessa Managed Folder Assistant (MFA) on määritetty käsittelemään postilaatikoita vähintään kerran seitsemän päivän välein. Vaikka monimenetelmäinen todentaminen käsittelee yleensä postilaatikoita joka päivä, prosessin valmisutuminen voi kestää jopa seitsemän päivää. Sen sijaan, että odottaisit prosessin suorittamista, voit pakottaa sen suorittamalla cmdlet-komennon Start-ManagedFolderAssistant <mailbox ID> .
  • MRM ei käsittele postilaatikoita, jotka ovat pienempiä kuin 10 Mt.
  • Jos tili on poistettu käytöstä ja postilaatikon tyyppi on tavallinen, MRM ei käsittele postilaatikkoa. Tästä syystä kaikki myöhempää käyttöä koskevat tiedot eivät näy Hold Tracking Mailbox -diagnostiikkalokeissa.

Yleiset syyt

On useita syitä, miksi MRM ei ehkä käsittele postilaatikkoa odotetulla tavalla. Esimerkkejä:

  • Postilaatikko sijoitetaan säilytyspitoon. Tämä määrittää postilaatikon RetentionHoldEnabled-ominaisuuden arvoksi True. Esimerkiksi postilaatikko siirretään käyttämällä PST-tuontipalvelua.
  • Postilaatikon ElcProcessingDisabled-ominaisuuden arvo on True. Tämä asetus estää sen, että monimenetelmäinen todentaminen käsittelisi postilaatikkoa lainkaan.
  • -postilaatikossa on käytössä säilytystunniste, mutta tunniste on tällä hetkellä poistettu käytöstä. Tämän vuoksi postilaatikon viestejä ei koskaan arkistoida tai poisteta.
  • Käsiteltävä postilaatikko on suuri ja sisältää useita kohteita. Tämä voi hidastaa monimenetelmäisen todentamisen arkistointia tai poistaa sisältöä.
  • Postilaatikossa käytetty säilytyskäytäntö sisältää vain henkilökohtaiset tunnisteet. Jos käyttäjä ei käytä näitä tunnisteita manuaalisesti, MRM ei ehkä käsittele postilaatikkoa.

Vianmääritys

Tarkista postilaatikon RetentionHoldEnabled-ominaisuus

Nouda postilaatikon RetentionHoldEnabled-ominaisuus Get-Mailbox cmdlet-komennolla. Jos ominaisuuden arvo on Tosi, määritä sen arvoksi Epätosi.

Tarkista postilaatikon ElcProcessingDisabled-ominaisuus

Nouda postilaatikon ElcProcessingDisabled-ominaisuus Get-Mailbox cmdlet-komennolla. Jos ominaisuuden arvo on Tosi, määritä sen arvoksi Epätosi. Lisätietoja tästä ominaisuudesta on kohdassa ElcProcessingDisabled- ja RetentionHoldEnabled-arvojen välinen ero.

Tarkista postilaatikossa käytetyt säilytyskäytännöt ja tunnisteet

Get-RetentionPolicyTag-, Get-RetentionPolicy- ja Get-Mailbox-cmdlet-komentojen avulla voit tarkistaa säilytyskäytännöt ja tunnisteet, jotka on määritetty kyseiseen postilaatikkoon.

Seuraavassa on muutamia esimerkkejä:

  • Jos haluat noutaa kaikki Exchange Online -vuokraajan säilytyskäytännöt, suorita seuraava cmdlet-komento:

    Get-RetentionPolicy

  • Jos haluat tarkistaa, mitkä käytäntötunnisteet lisätään MRM-käytäntöön, joka on määritetty postilaatikkoon, suorita seuraava cmdlet-komento:

    Get-RetentionPolicy -Identity <Name of the retention policy assigned to the mailbox> | select -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks

  • Jos haluat noutaa postilaatikon ja määritetyn säilytyskäytännön RetentionHoldEnabled-ominaisuuden , suorita seuraava cmdlet-komento:

    Get-Mailbox <MailboxID> | fl *Retention*

  • Jos haluat tarkistaa, mitkä henkilökohtaiset säilytystunnisteet käyttäjä on antanut määritettyjen säilytyskäytäntöön sisältyvien lisäksi, suorita seuraava cmdlet-komento:

    Get-RetentionPolicyTag -Mailbox <MailboxID> -OptionalInMailbox

  • Jos haluat tarkastella tietyn säilytyskäytäntötunnisteen tietoja, suorita seuraava cmdlet-komento:

    Get-RetentionPolicyTag <Name of the tag> | fl

Kiinnitä huomiota säilytystunnisteisiin, jotka on poistettu käytöstä tai joiden toiminnot on määritetty niin , etteivät ne koskaan siirry arkistoon tai eivät koskaan poista. Tunnisteen kesto on tärkeä tekijä sen prioriteetin määrittämisessä. Tarkista siksi tunnisteet, joilla on pisin kesto, kuten älä koskaan siirry arkistoon tai älä koskaan poista, koska nämä tunnisteet ovat tärkeämpiä kuin muut käytetyt tunnisteet.

Huomautus

Oletusarvoinen arkistointikäytäntötunniste, joka koskee koko postilaatikkoa, koskee myös kalenteria, tehtäviä ja muistiinpanoja. Et voi käyttää henkilökohtaista arkistotunnistetta, jolla ei ole koskaan siirry arkistointitoimintoa näihin kansioihin. Poikkeus: Voit käyttää tunnisteita muistiinpanoihin käyttämällä Outlookin verkkoversiota. Lisätietoja on artikkelissa Oletuskansiot, jotka tukevat säilytyskäytäntötunnisteita.

Tarkista oletusarkisto ja oletuspidätys postilaatikossa

Tarkista, käytetäänkö postilaatikossa oletusarkisto- vai oletuspidätyskäytäntötunnistetta. Jos näin on, varmista, että:

  • Mitään henkilökohtaisia arkisto- tai säilytystunnisteita ei ole aiemmin käytetty kansioihin, joissa ei ole koskaan siirrytty arkistoin tai jotka eivät koskaan poista toimintoja.
  • Koko postilaatikossa ei ole käytetty käytöstä poistettuja tai oletusarvoisia arkistointi- tai säilytystunnisteita.
  • Oletusarkistotunniste (tai kaikki muut käyttöön otut käytäntötunnisteet) on PR_ROAMING_XMLSTREAM -ominaisuuden sisältämien säilytyskäytäntötunnisteiden luettelossa. Jos tunniste puuttuu, poista IPM. Configuration.MRM-sanoma, joka sisältää PR_ROAMING_XMLSTREAM-ominaisuuden, ja käytä Start-ManagedFolderAssistant cmdlet-komentoa yhdessä kyseisen postilaatikon kytkimen -FullCrawl kanssa. Tämä luo IPM:n uudelleen. Configuration.MRM hidden message (Configuration.MRM hidden) -viesti ja päivittää PR_ROAMING_XMLSTREAM uuden käytäntötunnisteen.

MFCMAPI-toiminnolla voit tarkistaa PR_ROAMING_XMLSTREAM-ominaisuuden seuraavasti:

  1. Määritä, mitä tämä koskee, -postilaatikko Outlookissa.
  2. Lataa MFCMAPI. Jos käytät Outlookin 64-bittistä versiota, lataa 64-bittinen koontiversio. Muussa tapauksessa lataa 32-bittinen koontiversio.
  3. Avaa MFCMAPI, valitse Työkalut>Asetukset ja valitse sitten MAPI_NO_CACHE ja MDB_ONLINE.
  4. Valitse Istuntokirjautuminen>, valitse profiili, joka sisältää kyseisen postilaatikon, ja valitse sitten OK.
  5. Kaksoisnapsauta tätä postilaatikkoa, laajenna tietosäilön pääsäilö>.
  6. Napsauta Tietosäilön yläosa (tai vastaava, jos käyttäjän postilaatikon kieli on muu kuin Englanti) ja napsauta hiiren kakkospainikkeella Saapuneet-kansiota ja valitse sitten Avaa liittyvä sisältö -taulukko.
  7. Lajittele yläruutu Sanomaluokka-sarakkeen mukaan ja valitse sitten IPM. Configuration.MRM.
  8. Lajittele alaruudussa Nimi-sarakkeen mukaan ja etsi PR_ROAMING_XMLSTREAM-ominaisuus.
  9. Kaksoisnapsauta PR_ROAMING_XMLSTREAM, kopioi XML-tiedosto Teksti-osassa , liitä se Muistioon ja tallenna sisältö .xml-tiedostona.
  10. Avaa .xml -tiedosto selaimessa, jotta näet postilaatikossa käytetyt todelliset säilytyskäytäntötunnisteet.

Tarkista kansioihin tai yksittäisiin kohteisiin käytetyt henkilökohtaiset tunnisteet

Voit myös MFCMAPI-ohjelmointirajapinnan avulla tarkistaa, sovelletaanko henkilökohtaista arkisto- tai säilytystunnistetta oikein kansioihin. Voit tehdä tämän noudattamalla edellä mainittuja samankaltaisia vaiheita, valitsemalla kansion, johon tämä vaikuttaa, ja tarkistamalla sen ominaisuudet arkistoiduille tunnisteille tai säilytystunnisteille. Voit tehdä näin myös yksittäisten sähköpostiviestien kohdalla.

Jos kyseessä on oletusarkistokäytäntö, joka koskee koko postilaatikkoa, et näe arkistointikäytännön ominaisuuksia, kuten:

  • PR_ARCHIVE_TAG
  • PR_ARCHIVE_PERIOD
  • PR_ARCHIVE_DATE
  • PR_POLICY_TAG
  • PR_RETENTION_DATE

Nämä ominaisuudet ovat näkyvissä vain, jos käytössä on henkilökohtainen arkistotunniste, kansion oletussäilytystunniste tai henkilökohtainen säilytystunniste.

Ensisijaisen postilaatikon ja arkistointikansion tilastotietojen kerääminen

Jos haluat saada tietoja vanhimpia käytettyjä kohteita ja käytäntöjä koskevista kohteista, suorita seuraavat komennot:

  • Ensisijaiselle postilaatikolle:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\primaryfolderstats.csv

  • Arkistointin postilaatikolle:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity  <primary mailbox ID> -Archive -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\archivefolderstats.csv

Etsi komentotulostimesta kohde, jolla on aikaisin vastaanotettu päivämäärä missä tahansa kansiossa. Käytä seuraavia ohjeita:

  • Tarkista OldestItemReceivedDate kaikista kansioista, jotka sijaitsevat Tietosäilön yläosassa, mukaan lukien Saapuneet, Lähetetyt kohteet, Roskaposti ja kaikki niiden käyttäjän luomat alikansiot. Jätä pois poistetut kohteet, yhteystiedot, kalenteri (vain toistuvat kokoukset) ja tehtävät (vain toistuvat tehtävät). Vertaa sitten OldestItemReceivedDate-arvoa säilytysiän arvoon, joka on määritetty käyttämättömässä käytännössä.

    Huomautus

    • Lisätietoja poistetuista kohteista, toistuvista kalenterikohteista ja tehtävistä on kohdassa Eri kohdetyyppien iän määrittäminen.
    • Yhteystietoja ei käsitellä säilytyskäytännöillä, koska niissä ei ole alkamis- tai vanhentumispäivämääräleimaa.

  • Jos kyseessä on Palautettavat kohteet -kansiossa, valitse sen sijaan OldestItemLastModifiedDate ja vertaa sitä RetainDeletedItemsFor-ominaisuuteen, joka on määritetty kyseisessä postilaatikossa.

Tarkista tulosteessa myös, mitä käytäntöjä kansioihin sovelletaan, ja selvitä, ohittavatko kaikki käytöstä poistetut henkilökohtaiset tunnisteet, aktiiviset henkilökohtaiset tunnisteet tai jopa säilytysten yhteensopivuuskäytännöt odotetun käytännön. Tarkista seuraavat sarakkeet:

  • DeletePolicy
  • ArchivePolicy
  • CompliancePolicy
  • RetentionFlags

Nämä sarakkeet ilmaisevat, käytetäänkö kansioissa oletuskansion säilytystunnistetta, henkilökohtaista säilytystunnistetta vai henkilökohtaista arkistotunnistetta. RetentionFlags-sarakkeessa voi myös näkyä:

  • Käytetäänkö eksplisiittistä säilytystunnistetta tai arkistotunnistetta (eksplisiittiset tunnisteet ilmaisevat, että käytäntöjä sovelletaan manuaalisesti eikä periydy)
  • Täytyykö monimenetelmäinen todentaminen todentaa kansio uudelleen

Huomautus

Käytännöt, joita käytetään arkistointin postilaatikon kansioissa, periytyvät yleensä ensisijaisen postilaatikon kansioista. Käyttäjät voivat kuitenkin käyttää arkistointin postilaatikon kansiossa eri henkilökohtaista tunnistetta. Lisätietoja on artikkelissa Säilytystunnisteen käyttäminen arkiston kansiossa.

Tarkista MRM-diagnostiikkalokit

Voit kerätä MRM-diagnostiikkalokin suorittamalla seuraavan PowerShell-komennon:

Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ComponentName MRM

Tarkista lokista, ilmenikö virheitä monimenetelmäistä todentamista käytettäessä postilaatikkoa. Tarkista viimeisen virheen päivämäärä ja määritä sen merkitys nykyiselle ongelmalle.

Huomautus

Jos loki sisältää resurssien epäterveellisiä virhesanomia, tämä tarkoittaa, että postilaatikon käsittely on rajoittamaton. MrM käsittelee postilaatikkoa erittäin hitaasti postilaatikon koon ja sen sisältämien kohteiden määrän vuoksi. Rajoittamista ei valitettavasti voi välttää suuria postilaatikoita käytettäessä.

Jos et näe lokeja ja näyttöön tulee virhesanoma, jonka mukaan lokeja ei löytynyt, MRM on käsitellyt postilaatikon ilman virheitä.

Tarkista myös seuraavat lisäominaisuudet, jotka voivat osoittaa, käsittelikö monimenetelmäinen todentaminen postilaatikon sisältöä:

  • ElcLastRunUpdatedItemCount: Monimenetelmäisen todentamisen viime suorituksen aikana merkitsemien tai käyttämättömien yksittäisten kohteiden määrä
  • ElcLastRunTaggedWithArchiveItemCount: Monimenetelmäisen todentamisen viimeistä suoritusta varten päivittämien kohteiden määrä arkistotunnisteella
  • ElcLastRunTaggedWithExpiryItemCount: Niiden kohteiden määrä, joihin monimenetelmäinen todentaminen päivitti vanhentumismerkinnällä (poista), viimeisessä suorittamisessa
  • ElcLastRunDeletedFromRootItemCount: Poistetut kohteet -kansion kohteiden määrä, joka vanhentui ja joka siirrettiin automaattisesti Palautettavat kohteet -kansioon.
  • ElcLastRunDeletedFromDumpItemCount: Niiden kohteiden määrä, jotka monimenetelmäinen todentaminen poistivat Palautettavat kohteet -kansiosta viimeisellä suorittamisella
  • ElcLastRunArchivedFromRootItemCount: Niiden kohteiden määrä, jotka on siirretty ensisijaisen postilaatikon Saapuneet-kansiosta tai Ylimmästä tietosäilöstä Saapuneet-kansioon tai arkiston postilaatikon ylimmäksi tietosäilöksi
  • ElcLastRunArchivedFromDumpsterItemCount: Niiden kohteiden määrä, jotka on siirretty ensisijaisen postilaatikon Palautettavat kohteet -kansiosta arkiston postilaatikon Palautettavat kohteet -kansioon.
  • ElcLastSuccessTimestamp: Edellisen kerran, kun MFA on käsitellyt postilaatikkoa ilman virheitä (MRM-rajoituksen tapauksessa, nämä virheet voivat olla väliaikaisia. Tämä tarkoittaa sitä, että kohteita siirretään tai poistetaan edelleen, mutta tavallista hitaammin.)

Jos haluat noutaa nämä ominaisuudet, suorita seuraavat PowerShell-komennot. Nämä komennot jäsentävät XML:n ja palauttavat sähköpostin elinkaareen liittyvät ominaisuudet, joiden alussa on "Elc".

$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ExtendedProperties
$xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

Jos et löydä sieltä apua ongelman ratkaisemiseen, ota yhteyttä Microsoft-tukeen.

Parhaat käytännöt

Suosittelemme, että otat arkistointin postilaatikon käyttöön tilille heti, kun se on asetettu oikeudenkäyntipitoon. Tämä pätee etenkin silloin, jos käyttäjällä on paljon sähköpostiliikennettä. Tämä voi auttaa estämään Palautettavat kohteet -kansion täyteen tulemisen täyteen, jolloin käyttäjät voivat jatkossakin poistaa kohteita ensisijaisesta postilaatikostaan. Lisäksi suosittelemme, että otat käyttöön automaattisesti laajenevan arkistoinnin käyttäjän Microsoft 365 -käyttöoikeudesta riippuen.

Huomaa, että ensisijaisen postilaatikon Palautettavat kohteet -kansion ei tulisi olla enimmäiskiintiössä, koska se voi myös estää MRM:iä siirtämästä kohteita arkistoon. Lisätietoja postilaatikon kansiorajoista ja postilaatikon tallennusrajoista on kohdassa Exchange Onlinen rajoitukset.