Skenaario: Helpota tietojen löytämistä Microsoft Syntex
Syntex-syntexillä voit helpottaa tiedostokirjastoihin tallennettujen yritysasiakirjojen ja työntekijätietojen löytämistä ja käyttöä.
Käytetyt ominaisuudet:
- Tiedostojen käsittelymallit
- Termisäilö
- Etsi
- Viva Topics
Käytännöt ja menettelyt
Organisaatiosi luonnoksia ja tallentaa käytäntöjä ja toimintosarjoja muutamiin suuriin SharePoint-asiakirjoihin tai useisiin pienempiin tiedostoihin, jotka kaikki ovat tiedostokirjastossa, jossa on yleensä hyvin määritetty kansiorakenne.
Kokeneet käyttäjät saattavat tietää, missä käytäntö tai menettely on, jotta he voivat tehdä työnsä tehokkaasti. Uudet käyttäjät tai käyttäjät, jotka eivät usein keskity tiettyyn käytäntöön, eivät välttämättä tiedä, mistä etsiä.
Syntexiä ja SharePoint-termisäilöä käyttämällä, kun käytännöt lisätään kirjastoon ja käsitelty Syntex voi määrittää oikean termin. Käyttäjät voivat sitten suodattaa tai hakea käyttämällä näitä termejä tai synonyymejaan.
Termejä voidaan käyttää myös aiheiden luomiseen Viva Topics. Viva Topics AI luo sitten aiheita näille termeille ja liittää tiedostoja, jotka on merkitty termillä.
Kansiorakenteessa siirtymisen sijaan käyttäjät voivat etsiä synonyymejä tai vaihtoehtoisia nimiä aiheessa määritetyllä tavalla ja tarkastella asianmukaista käytäntöä tai toimintosarjaa.