Skenaario: asiakirjan yhteensopivuus Microsoft Syntex kanssa
Syntex-syntexin avulla voit noudattaa yritysasiakirjojen säilytys- ja luottamuksellisuusvaatimuksia.
Käytetyt ominaisuudet:
- Tiedostojen käsittelymallit
- Luottamuksellisuusmerkinnät
Tapahtuma- tai neuvottelutiedostot
Sinun on määritettävä yhteensopivuus tiedostokirjastoon ladatuille asiakirjoille, jotka tallentavat markkinointitapahtuman ja konferenssin tiedostoja. Haluat varmistaa, että:
- Vaatimustenmukaisuus säilyy ja riskit vähenevät.
- Luokittelua ja tietueiden hallintaa sovelletaan johdonmukaisesti ja tarkasti.
- Sisältömääriä hallitaan.
- Työntekijät löytävät helposti oikeat tiedot oikeasta kontekstista.
Määritä syntex-vaatimustenmukaisuusprosesseja, joilla voit siepata ja luokitella, valvoa ja merkitä tiedostoja ja lomakkeita, jotka tarvitsevat parempaa hallintoa. Syntexin avulla voit luokitella sisältöä automaattisesti sen sijaan, että luottaisit siihen, että käyttäjät kirjaavat sisällön manuaalisesti, tai yhteensopivuustiimiin, joka soveltaa manuaalisesti hallintosääntöjä ja arkistoimista. Voit myös ottaa käyttöön yksinkertaistetun hakukokemuksen, hallita tietomääriä, soveltaa tietueiden hallinta- ja säilytyskäytäntöjä, varmistaa yhteensopivuuden sekä parhaat käytännöt arkistoimalla ja puhdistamalla käytäntöjä.
Käytännöt voidaan määrittää lisättäviksi tiedoston latauksen yhteydessä, kun luottamuksellisuus- ja säilytystunnisteet on määritetty osaksi asiakirjan käsittelymallia. Aina, kun sisältö ladataan kirjastoon, nämä tunnisteet otetaan suoraan käyttöön.