Aloita Microsoft 365:n pilottikäyttöönotolla etulinjan työntekijöille
Ennen kuin sitoudut microsoft 365:n täydelliseen käyttöönottoon etulinjan työntekijöille koko organisaatiossasi, on hyvä kokeilla sitä ensin pienen organisaatiosi henkilöiden kanssa. Pilottiohjelmasta aloittaminen voi ensin auttaa:
- Vahvista käyttäjän valmius.
- Ongelmien tunnistaminen ja lieventäminen.
- Varmista, että koko organisaation kattava käyttöönotto onnistuu.
Esimerkiksi pilottikokeilun avulla voit selvittää seuraavaa:
- Vastaavatko määrittämäsi skenaariot organisaatiosi liiketoiminnan tarpeita.
- Mitä elementtejä on muokattava tai mukautettava edelleen organisaatiotasi varten.
- Mitä koulutus- ja perehdytystietoja sinun on annettava käyttäjille ennen, aikana ja sen jälkeen, kun he aloittavat näiden uusien työkalujen käytön.
Pilottiohjelman suorittaminen on osa yleistä omaksumisprosessia. Lisätietoja Microsoft 365:n käyttöönotosta organisaatiossasi on seuraavissa tiedoissa:
- Microsoft 365 -käyttöönotto
- Microsoft 365:n käyttöönoton parhaat käytännöt.
- Microsoft Teams -käyttöönotto
- Etulinjan työntekijöiden käyttöönotto Microsoft Teamsin avulla
Pilottiohjelman suorittamisen vaiheet
Kokoa väkesi yhteen
Kokoa ryhmä henkilöitä yrityksestäsi, IT-yhteisöistäsi ja edustayhteisöistäsi toimimaan Microsoft 365 -pilottikokeilun etulinjan työntekijöiden sidosryhmänä ja päätöksentekoryhmänä. Muista sisällyttää yksittäisiä henkilöitä kaikista kolmesta yhteisöstä, jotta saat parhaat mahdollisuudet menestykseen.
Tunnista seuraavaksi ensimmäisen vaiheen pilottiyhteisösi ja varmista, että siihen kuuluu todellisia etulinjan työntekijöitä organisaatiosi pienimmässä loogisessa ryhmittelyssä. Esimerkiksi yksi ravintola, yksi tavaratalon osasto, yksi myymälä, yksi kliininen osasto, yksi piiri, yksi tehdas, yksi jakelukeskus jne. Tärkeintä on optimoida se, että etulinjan keskimääräinen työntekijä kuuluu vain yhteen tiimiin. Johtajat tai asiantuntijat voivat olla useammassa kuin yhdessä tiimissä.
Parhaat käytännöt
On tärkeää sisällyttää kaikki roolit tähän pienimpään loogiseen ryhmittelyyn esimiehistä osa-aikaisiin tai kausityöntekijöihin, jotta voit paljastaa arvokkaita merkityksellisiä tietoja ja mahdollistaa nykyaikaiset viestintäskenaariot.
Päätöspisteet
Tämän vaiheen lopussa sinun pitäisi pystyä vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:
- Kuka osallistuu pilottikokeilun?
- Mikä on organisaatiosi pienin looginen ryhmittely?
Pilottikokeilun suunnitteleminen
Tässä on vinkkejä onnistuneelle pilotille.
- Määritä alkamis- ja päättymispäivät sekä määritä selkeät tavoitteet onnistumisen mittaamiseksi. Näiden tavoitteiden avulla voit suunnitella käyttöönottoa pilottikokeilun päätyttyä.
- Luo testisuunnitelma, palautteen keräämisprosessi ja viestintäsuunnitelma.
- Anna riittävästi aikaa pilottikokeilun suorittamiseen ja sen vaikutuksen arviointiin. Suosittelemme vähintään 30 päivää.
- Ota mukaan oikeat sidosryhmät ja osallistujat tietäen, että voit tarvittaessa lisätä käyttäjiä koko pilottikokeilun ajan. Varmista Microsoft 365:n edustatyöntekijöille, että sidosryhmiin ja osallistujiin kuuluu yritysjohtajien ja IT-henkilöstön lisäksi myös etulinjan johtajia ja työntekijöitä, jotta voit:
- Varmista, että ymmärrät heidän haasteensa toteutusta suunniteltaessa.
- Varmista, että toteutuksella on positiivinen vaikutus näihin haasteisiin.
- Aloita pienestä ja keskeytä, arvioi tuloksia ja säädä pilottikokeilun tuloksia.
Suorituskykyinen pilotti etulinjan työntekijöille, yksinkertaisuus on avainasemassa! Useimmille organisaatioille tämä yhteisö ei yleensä tarjoa mitään yrityksen tukemaa viestintä- tai yhteistyötekniikkaa, mutta se käyttää todennäköisesti jo kuluttajatyökaluja, joita ei tueta joidenkin perustarpmien täyttämiseen.
Suositeltu paras käytäntö on aloittaa käyttäjien sijainti ja jäljitellä ominaisuuksia, joita he käyttävät kuluttajatyökaluissa tällä hetkellä. Kun pilottikokeilun eteneminen ja iterointiprosessi alkaa, voit kasvattaa käyttökokemusta.
Päätöspisteet
- Mitä ominaisuuksia sisällytät pilottikokeilun vaiheeseen 1?
- Tarvitsevatko etulinjan työntekijäsi vuoroja aikataulunhallintaan?
- Tarvitsevatko etulinjan työntekijäsi Walkie Talkiea puheiden työntämiseen (PTT) viestintään?
Etkö ole varma, mitä kuluttajatyökaluja nämä käyttäjät käyttävät tällä hetkellä?
Kyselyn avulla voit tehdä inventaarion työkaluista, ominaisuuksista ja skenaarioista, joihin käyttäjät luottavat tänään.
Microsoft 365:n ja Teamsin määrittäminen
Määritä, mitä laitteita tuetaan. Voit esimerkiksi käyttää Androidin ja iOS:n Teams-mobiilisovelluksia Teamsin ja etulinjan työntekijäsovellusten käytön aikana. Katso Teams-asiakkaiden hankkiminen ja yleiskatsaus etulinjan työntekijöiden laitehallinnasta.
Artikkelissa Microsoft 365:n määrittäminen etulinjan työntekijöille ja Teamsin käyttöönoton yleiskatsauksessa on ohjeita Microsoft 365:n, Teamsin ja muiden pilottikokeilun tarvitsemiesi palveluiden määrittämiseen.
Päätöspisteet
- Mitä keskustelu- ja kanavaviestintäominaisuuksia sisällytät pilottihankkeeseesi?
- Luotko tiimejä alusta alkaen vai tiimimallista?
Parhaat käytännöt
Pidä kanavat yksinkertaisina. Suosittelemme vastustamaan tarvetta luoda kanava jokaiselle mahdolliselle keskustelualueelle ja pitää asiat sen sijaan yksinkertaisina. Ei haittaa, jos kanavia luodaan ajan kuluessa tarpeen mukaan.
Kun olet määrittänyt tiimit ja kanavat, määritä etulinjan sovellukset, joita haluat käyttää pilottikokeessa, mukaan lukien:
- Vuoroja etulinjan työvoiman ajoittamiseksi.
- Walkie Talkie välittömään ääniviestintään.
- Virtuaalitapaamiset-sovellus tapaamisten ajoittamiseksi asiakkaiden tai asiakkaiden kanssa.
- Viva Learning kehittää työntekijöille oppimis- ja koulutuskokemuksia.
Ilmaista
Kerro etulinjan työntekijöille heidän osallistumisestaan pilottikokeilun tavoitteisiin ja tarvittaessa koulutukseen perusteista.
Tämä voi olla esimerkiksi ohje siirtyä Google Play-kauppaan tai Apple Storeen mobiililaitteilla, ladata Teams-sovellus ja kirjautua sisään yrityksen tunnistetiedoilla. Resurssien jakaminen Microsoft Teamsista auttaa & oppimista tarpeen mukaan. Suunnittelimme Teamsin helppokäyttöisen käyttöliittymän avulla, jonka useimpien etulinjan työntekijöiden tulisi olla intuitiivisia.
Parhaat käytännöt
Muista kouluttaa esimiehesi vuoroissa! Jos aiot sisällyttää Vuorot pilottikokeeseen, harkitse harjoitusistuntoa esimiestesi kanssa aikataulujen luomisesta, hallinnasta ja julkaisemisesta tiimille.
Mitta
Mittaa käyttöä ja arvioi käyttäjien palautetta. Käyttöraporttien avulla voit ymmärtää käyttöä ja toimintamalleja sekä antaa käyttäjäpalautetta ja arvokasta tietoa.
Katso Microsoft 365 -raportit hallintakeskuksessa, Microsoft 365:n käyttöanalytiikka sekä Teamsin analytiikka ja raportointi.
Etulinjan työntekijöiden voimaannuttamisessa on kyse enemmän ihmisistä kuin teknologiasta. Jotta ymmärrät Teamsin vaikutuksen, keskity etulinjan työntekijöiden kokemukseen. Tutki niitä ennen pilottikokeilun aikana, sen aikana ja sen jälkeen niiden tarpeiden, kipupisteiden ja reaktioiden ymmärtämiseksi. Haluat ehkä määrittää Palaute-kanavan Teamsissa, jotta voit kerätä palautetta heidän kokemuksistaan.
Jos toistat pilottikokeilun ja lisäät uusia ominaisuuksia ajan mittaan, tämä palaute voi auttaa ohjaamaan järjestystä, tahtia tai jopa sitä, tarvitaanko lisäominaisuuksia.
Parhaat käytännöt
Vaali mestareitasi ja korosta voittojasi. Palkitse etulinjan työntekijöitäsi siitä, että he ovat ottaneet käyttöön nämä uudet työkalut ja käyttäneet niitä innovatiivisilla tavoilla, jotka liittyvät yrityksesi liiketoiminnan tuloksiin. Tämä auttaa varmistamaan Teamsin jatkuvan käyttöönoton ja arvon yrityksessäsi.
Iteroi ja laajenna
Nyt kun olet suorittanut ensimmäisen pilottikokeilun, jossa on etulinjan työntekijöitä, on aika laajentaa! Harkitse jotakin seuraavista laajennusvaihtoehdoista:
- Laajenna tiimien määrä.
- Yhden sijainnin sijaan, voitko tehdä yhden alueen?
- Laajenna ominaisuuksia ja toimintoja.
- Oliko olemassa avainominaisuutta, jonka etulinjan työntekijäsi ehdottivat, ettei sitä sisällytetä alkuperäiseen ominaisuusjoukkoon?
Suosittelemme tämän prosessin läpikäymistä niin monta kertaa kuin on tarpeen ratkaisun, parhaiden käytäntöjen ja koulutusdokumentaation aikaansaamiseksi etulinjan työntekijöille.