Jaa

Palvelutiedotteet postilaatikon käytöstä Exchange Online seurannassa

  • Artikkeli

Exchange Online service advisory ilmoittaa sinulle pidossa olevista postilaatikoista, joiden kiintiö on vaarassa saavuttaa tai ylittää. Nämä palvelutiedotteet tarjoavat näkyvyyden niiden organisaation postilaatikoiden määrään, jotka saattavat edellyttää järjestelmänvalvojan toimia.

Nämä palvelutiedotteet näytetään Microsoft 365 -hallintakeskus. Jos haluat tarkastella näitä palvelutiedotteita, siirry kohtaan Kunto>Palvelun kunto>Exchange Online ja etsi sitten Postilaatikon tallennusrajoitukset organisaatioskenaarioista tai siirry kohtaan Kunto>Palvelun kunto>Exchange Online ja valitse Aktiiviset ongelmat -välilehti. Tässä on esimerkki postilaatikon käyttöpalvelun neuvonnasta aktiivisissa ongelmissa.

Postilaatikon käyttöpalvelun ilmoitus.

Kun käytät palvelun neuvontaa, näet linkin kohdassa Käyttäjän vaikutus. Linkin valitseminen avaa pikaikkunan, jossa on luettelo vuokraajan postilaatikon GUID-tunnuksista. Tämä luettelo on rajoitettu enintään 155 postilaatikkoon.

Postilaatikon käyttöpalvelun ilmoituksen tietonäkymä

Jos vuokraajasi tallennuskiintiö on yli 155 postilaatikkoa suurempi tai sitä lähempänä, siirry hallintaportaaliin ja käytä postilaatikon käyttöraporttia. Vaihtoehtoisesti postilaatikon käyttöraportin suora URL-osoite on https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?source=applauncher#/reportsUsage/MailboxUsage.

Huomautus

Postilaatikon käyttöraportin tiedot voivat olla 24 tuntia postilaatikon käyttöpalvelun ilmoitusilmoitusta jäljessä.

Mitä nämä palvelutiedotteet osoittavat?

Postilaatikon käyttöä koskevat palvelutiedotteet ilmoittavat järjestelmänvalvojille pidossa olleista postilaatikoista, jotka ovat lähellä postilaatikon tallennuskiintiötä. Postilaatikoihin sijoitettavien pitojen tyyppejä ovat riita-asioiden pito, eDiscovery-pito ja Microsoft 365:n säilytyskäytännöt (jotka on määritetty tietojen säilyttämistä varten). Kun postilaatikko on pidossa, käyttäjät (tai automatisoidut prosessit) eivät voi poistaa tietoja pysyvästi postilaatikostaan. Järjestelmänvalvojien tulee sen sijaan määrittää viestintätietueiden hallinnan (MRM) säilytyskäytännöt Exchange Online (organisaation tietojen säilyttämiseen liittyvien yhteensopivuuskäytäntöjen mukaisesti) siirtääkseen tietoja käyttäjän ensisijaisesta postilaatikosta arkistopostilaatikkoonsa.

Jos pidossa olevalla postilaatikolla ei ole arkistoa ja se saavuttaa kriittisen tai varoituksen tilan, järjestelmänvalvojien tulee ottaa arkistointipostilaatikot käyttöön ja ottaa käyttöön automaattisen laajentamisen arkistointi. Varmista, että postilaatikolle määritetyn arkistokäytännön säilytysaika (joka siirtää sähköpostiviestin ensisijaisesta postilaatikosta arkistopostilaatikkoon) säilyttää tietoja pääpostilaatikossa vain niin kauan kuin on tarpeen. Jos mitään ei tehdä postilaatikon käyttöpalvelun ilmoituksen määrittämien kiintiöongelmien ratkaisemiseksi, käyttäjät eivät ehkä voi lähettää tai vastaanottaa sähköpostiviestejä tai kokouskutsuja.

Pidossa oleviin postilaatikoihin, joissa ei ole arkistoa

Jos postilaatikko on pidossa ja lähestyy tai on saavuttanut kiintiönsä eikä siinä ole arkistoa, järjestelmänvalvoja voi ottaa käyttöön arkistoidun postilaatikon (ja mahdollisesti ottaa käyttöön automaattisen laajentamisen arkistoinnin) sekä varmistaa, että MRM-arkistointikäytäntöä käytetään postilaatikossa. (MRM-arkistokäytäntö on Exchange Online säilytyskäytäntö, joka siirtää kohteita arkistopostilaatikkoon.) Lisätietoja siitä, miten pidot toimivat kiintiöiden ja pääpostilaatikon ja Palautettavat kohteet -kansion suositeltujen kiintiökokojen kanssa, on artikkelissa Pidossa olevien postilaatikoiden palautettavissa olevien kohteiden kiintiön suurentaminen.

Pidossa olleet postilaatikot, joissa on arkisto

Jos postilaatikko on pidossa, sillä on arkisto ja se on lähellä tai on saavuttanut palautettavien kohteiden kiintiön, järjestelmänvalvoja voi suurentaa Palautettavat kohteet -kansion kiintiötä. Lisätietoja on artikkelissa Pidossa olevien postilaatikoiden palautettavissa olevien kohteiden kiintiön suurentaminen.

Jos järjestelmänvalvoja suurentaa palautettavissa olevien kohteiden kiintiötä, hänen tulee myös varmistaa, että mrm-arkistokäytäntöä, joka siirtää kohteita arkistopostilaatikkoon, käytetään postilaatikoissa. Arkistokäytännön säilytysajan on oltava riittävän lyhyt, jotta kohteet eivät jää liian pitkäksi aikaa ensisijaiseen postilaatikkoon, ennen kuin ne siirretään arkistoon.

Huomautus

MRM-arkistokäytännöt siirtävät kohteita myös ensisijaisen postilaatikon Palautettavat kohteet -kansiosta vastaavan arkistopostilaatikon Palautettavat kohteet -kansioon. Tämä ominaisuus auttaa estämään postilaatikon ylittämästä Palautettavissa olevien kohteiden kiintiötä.

MRM-säilytyskäytännöt organisaatiossasi

Arkistoinnin säilytyskäytäntöjä voidaan määrittää eri tavoin organisaatiosi tarpeiden mukaan. Lisätietoja säilytyskäytännöistä on kohdassa Säilytystunnisteet ja säilytyskäytännöt Exchange Online. Järjestelmänvalvoja voi tarkastella olemassa olevia säilytyskäytäntöjä suorittamalla seuraavan komennon:

Get-RetentionPolicy | FL

Säilytyskäytäntöjä voidaan käyttää ja suorittaa eri toimintoja postilaatikoissa arkistojen kanssa tai ilman arkistoja. Seuraavassa on lyhyt yleiskatsaus yleisistä arkistoinnin säilytyskäytäntötoimista:

  • MovePrimaryToArchive ja MoveDumpsterToArchive ohjaavat säilytyskäytäntöä siirtämään pääpostilaatikon tai Palautettavat kohteet -kansion sisällön postilaatikon arkistoon, kun käytännön ehdot täyttyvät. Järjestelmänvalvojat määrittävät nämä tunnisteet, ja niitä käytetään käyttäjän yksittäisistä asetuksista riippumatta.
    • Palautettavissa olevien kohteiden sisällön siirtämiseen käytettävän säilytyskäytännön on oltava suhteellisen lyhyt, jotta käyttäjän ensisijainen postilaatikko ei saavuta palautettavissa olevien kohteiden kiintiötä.
  • Henkilökohtaisen arkiston tunniste tarkoittaa, että käyttäjät voivat käyttää tätä käytäntöä henkilökohtaisiin kansioihinsa sisällön arkistoimiseksi määritetyn aikataulun mukaisesti.

MRM-säilytyskäytännöt eivät toimi odotetulla tavalla

Järjestelmänvalvojilla on tarvittavat työkalut toimimattoman säilytyskäytännön syyn arvioimiseen ja mahdollisten virheiden korjaamiseen. Yleisiä epäonnistumisskenaarioita ovat esimerkiksi se, että käytäntöä ei käytetä oikein tai että postilaatikon käsittely epäonnistuu.

Lisätietoja säilytyskäytäntöjen vianmäärityksestä on kohdassa Exchange Online säilytyskäytäntöjen vianmääritys.

Kuinka usein näen nämä palvelutiedotteet?

Jos et ratkaise kiintiöongelmia, voit odottaa tämäntyyppisen palveluneuvontaa seitsemän päivän välein. Myöhemmät palvelutiedotteet saattavat sisältää suurempia postilaatikoiden määriä muille postilaatikoille, jotka ovat lähellä niiden kiintiötä. Jos ratkaiset kiintiöongelmia, tämä palvelutiedote ilmenee vain, kun havaitaan toinen postilaatikko, jossa on kiintiöongelmia.

Lisätietoja