Käyttäjille Microsoft 365 -ryhmät selittäminen
Microsoft 365 -ryhmät avulla voit määrittää muun muassa jaettavan resurssikokoelman, kuten jaetun postilaatikon ja kalenterin, SharePoint-sivuston, jossa on OneNote-muistikirja, sekä Microsoft Planner. Microsoft Teams voidaan sisällyttää myös, kun luot ryhmän, tai voit lisätä sen myöhemmin. Käyttöoikeusryhmien resursseja hallitaan ryhmän kautta.
Ryhmiä voidaan luoda luomalla mikä tahansa jaetuista resursseista. Ryhmän luominen Outlookissa tuottaa saman tuloksen kuin ryhmään yhdistetyn SharePoint-työryhmäsivuston tai suunnitelman luominen Plannerissa. Jos käyttäjäsi eivät ole Microsoft 365 -ryhmät, he eivät ehkä ymmärrä tätä. Tämä voi aiheuttaa sekaannusta käyttäjillesi ja mahdollisuuden luoda päällekkäisiä resursseja. (Joku voi esimerkiksi luoda SharePoint-sivuston asiakirjan yhteiskäyttöä varten ja luoda myöhemmin erillisen Planner-esiintymän, eikä hän tajua, että Planner oli jo käytettävissä ryhmän osana.)
Koska ryhmiä voidaan luoda useilla tavoilla, suosittelemme, että koulutat käyttäjiäsi käyttämään organisaatiollesi parhaiten sopivaa menetelmää:
- Jos organisaatiosi käyttää suurimman osan viestinnästään sähköpostitse, opasta käyttäjiä luomaan ryhmiä Outlookissa.
- Jos organisaatiosi käyttää SharePointia voimakkaasti tai siirtyy paikallisesta SharePointista, opasta käyttäjiä luomaan SharePoint-työryhmäsivustoja yhteistyötä varten.
- Jos organisaatiosi on ottanut Teamsin käyttöön, opasta käyttäjiäsi luomaan tiimi, kun he tarvitsevat yhteistyötilaa.
Jos koulutat käyttäjiäsi käyttämään aina ryhmän luontimenetelmää, joka vastaa eniten heidän työskentelytapaansa, kun he tarvitsevat tilaa yhteistyöhön muiden kanssa, voit välttää sekaannusta ja resurssien päällekkäisyyttä. Kun käyttäjät tulevat kokeneemmiksi, he ymmärtävät paremmin ryhmän mukana tulevien palveluiden kokoelman ja sen, että eri luontimenetelmät johtavat samaan tulokseen.
Voit käyttää Microsoft 365 -ryhmät for Business User – PowerPoint -mallia aloituspisteenä käyttäjille esitettäville koulutusesityksille.