Toimittajayhteistyö asiakkaiden kanssa
Tässä artikkelissa kuvaillaan, miten toimittajien yhteiskäyttöä käytetään asiakkaiden kanssa Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management. Toimittajat voivat suorittaa liiketoimintaprosessien sarjan seuraavista työtiloista:
- Ostotilausvahvistus – Seuraa ja vastaa ostotilauksiin.
- Toimittaja, joka ei näytä tarjouspyyntöjä, ja vastaa tarjouspyyntöihin syöttämällä tarjoukset.
- Toimittajatiedot – Tarkastele ja päivitä toimittajan perustietoja.
- Laskutus– Laskujen käsittely. Tässä artikkelissa ei käsitellä Laskutus-työtilaa. Lisätietoja kyseisestä työtilasta on kohdassa Toimittajayhteistyön laskutustyötila.
Toimittajat voivat seurata myös tavaralähetysvaraston tietoja.
Ostotilausten käsittely Ostotilauksen vahvistus -työtilassa
Voit vastata Ostotilauksen vahvistus -työtilassa ostotilauksiin, jotka on lähetetty tarkistettavaksi varten. Voit myös tarkastella asiakkaan toimintoja odottavaa ostotilausta sekä vahvistettuja mutta edelleen avoimia ostotilauksia.
Ostotilauksen vahvistus -työtilassa on kolme luetteloa:
- Tarkistettavat ostotilaukset – Tässä luettelossa näkyvät sinulle lähetetyt ostojen tilaukset, jotka odottavat vastaus vastausta. Kun olet vastannut, ostotilaus poistuu luettelosta. Jos asiakas lähettää uuden version ostotilauksesta ennen edelliseen versioon vastaamista, vain uusin versio näkyy luettelossa.
- Odottaa asiakkaan toimintoa – Tässä luettelossa näkyvät kaikki odotit, mutta asiakasta ei ole vielä vahvistettu. Jos hyväksyt ostotilauksen, voit seurata sitä luettelossa, kunnes sen tilaksi tulee Vahvistettu. Jos hylkäät ostotilauksen tai hyväksyit sen muutosten kera, voit seurata sitä luettelossa, kunnes asiakas lähettää uuden version.
- Avoimet vahvistetut ostotilaukset– Tässä luettelossa näkyvät kaikki tilin ostojen tilaukset, joiden tila on Vahvistettu. Kun kaikki ostotilausta vastaavat tuotteet tai palvelut on vastaanotettu, ostotilaus poistuu luettelosta.
Voit käsitellä ostotilauksia seuraavilla sivuilla:
- Tarkistettavat ostotilaukset – Tällä sivulla on samat tiedot kuin työtilan tarkistusluettelossa . Luetteloa on jo käsitelty aiemmin tässä artikkelissa.
- Ostotilauksen toimittajan vahvistushistoria – Tämä sivu sisältää kaikki toimittajalle lähetetyt ostojen ja ostojen versiot. Se sisältää myös kaikki toimittajan palauttamat vastaukset.
- Avoimet vahvistetut ostotilaukset Tällä sivulla on samat tiedot kuin työtilan Avoin vahvistettu ostotilaus -luettelo. Luetteloa on jo käsitelty aiemmin tässä artikkelissa.
- Kaikki vahvistetut ostotilaukset – Tällä sivulla ovat kaikki vahvistetut ostotilaukset. Tämä sivulla on näkyvissä myös ne ostotilaukset, joiden tuotteet tai palvelut on vastaanotettu. Tämän luettelon avulla voit seurata ostotilauksia, jotka voidaan laskuttaa.
Ostotilauksiin vastaaminen
Asiakkaan sinulle tarkastettaviksi lähettämät ostotilaukset näkyvät Ostotilauksen vahvistus -työtilassa ja Tarkistettavat ostotilaukset -sivulla. Kun olet avannut ostotilauksen, voit hyväksyä, hylätä tai hyväksyä ostotilauksen muutosten kera. Ostotilauksen otsikossa tai yksittäisillä riveillä voi olla liitteitä. Voit lisäksi liittää vastaukseesi tietoja ostotilauksen otsikkoon tai yksittäisille riveille. Voit esimerkiksi ehdottaa korvaavaa nimikettä yhdelle riville.
Voit esikatsella ja tulostaa ostotilauksen PDF-muodossa Esikatselu/tulostus -asetuksella. Voit piilottaa tai näyttää seuraavat dimensiosarakkeet Näytä dimensiot -toiminnolla: Toimipaikka, Varasto, Väri, Koko, Tyyli ja Konfiguraatio.
Käytettäessä Hyväksy muutosten kera -vaihtoehtoa, voit hyväksyä tai hylätä yksittäisiä rivejä. Voit tehdä seuraavia muutoksia riveille:
- Päivämäärien tai määrien muuttaminen. Voit päivittää vahvistetun vastaanottopäivän kaikilla riveillä valitsemalla Päivitä vastaanottopäivä -asetuksen ostotilauksen otsikossa.
- Jaa rivit eri vastaanottopäivämäärille tai määrille.
- Korvaa nimike. Anna nimikkeen kuvaus ja nimiketunnus Ulkoinen-kentän Rivin tiedot -osassa.
Et voi muuttaa hinnoittelutietoja etkä maksuja, mutta voi tehdä niihin muutosehdotuksia käyttämällä huomautuksia.
Jos asiakas lähettää sinulle uuden version ostotilauksesta version, sen loppuliite osoittaa, että kyseessä on aiemmin lähetetyn ostotilauksen muokattu versio. Voit seurata Ostotilausten toimittajan vahvistushistoria -sivulla kunkin tilauksen historiatietoja.
Tavaralähetysvaraston valvonta
Jos käytät tavaralähetysvarastoa, voit tarkastella tietoja toimittajayhteistyöliittymässä seuraavilla sivuilla:
- Lähetysvarastoa kuluttavat ostotilaukset – Tavaralähetysvarastoa varten luodaan ostotilaukset, kun asiakas ottaa varaston omistajuuden. Nämä tavaralähetyksen ostotilaukset näkyvät vain tällä sivulla. Niitä ei ole Kaikki vahvistetut ostotilaukset -sivulla.
- Lähetysvarastosta vastaanotetut tuotteet – Tällä sivulla luetellaan kaikki tapahtumat, joissa tuotteiden omistusoikeus on siirretty varastoa kuluttavaan yritykseen. Näiden tietojen avulla voit laskuttaa asiakasta.
- Käytettävissä oleva tavaralähetysvarasto – Tällä sivulla näkyy yrityksen omistama käytettävissä oleva tavaralähetysvarasto, joka on kuitenkin asiakkaan varastossa.
Tarjouspyyntöjen käsittely Toimittajan tarjoukset -työtilassa
Voit tarkastella Toimittajan tarjoukset -työtilassa tarjouspyyntöjä, joihin yrityksesi on kutsuttu vastaamaan. Voit myös vastata tarjouspyyntöön.
Työtilassa on myös kaikki hävityt ja voitetut tarjouspyynnöt. Jos järjestelmä on lisäksi määritetty julkisen sektorin käyttöön, työtilassa on julkisesti käytettävissä olevat tarjouspyynnöt.
Tarjouspyyntöjen tarkastelu
Saat käyttöösi seuraavat tiedot avaamalla Toimittajan tarjoukset -työtilan:
- Kun valitset Uudet tarjouskutsut, näet tarjouspyynnöt, joihin yritys on kutsuttu vastaamaan. Voit tarkastella tarjouspyyntöä täällä ja aloittaa tarjousprosessin. Näet myös muunnetut tarjouspyynnöt, joihin on lähetettävä uusi tarjous.
- Kun valitset Palautetut tarjoukset, näet tarjouspyynnöt, jotka asiakas on palauttanut lisätietoja tai tarjouksen päivittämistä varten.
- Kun valitset Käsittelyssä olevat tarjoukset, näet tarjouspyynnöt, joita sinä tai yritystä edustava yhteyshenkilö on käsitellyt mutta jota ei ole vielä lähetetty.
- Kun valitset Myönnetyt tarjoukset, näet milloin asiakas on myöntänyt vähintään yhden tarjouksen rivinimikkeen.
- Kun valitset Hävityt tarjoukset, näet tarjoukset, jonka kaikki rivit on hylätty.
- Kun valitset Tarjouspyynnöt-linkit, näet luettelon kaikista toimittajan tarjouspyyntökutsuista ja lähetetyistä tarjouksista. Tarjouspyynnöt-sivulla on luettelo kaikista tarjouspyynnöistä, joissa toimittaja on ollut mukana. Voit tehdä haun tilan perusteella.
- Kun valitset Hylätyt tarjoukset -linkin, näet luettelon kaikista tarjouspyynnöistä, joissa toimittajan yhteyshenkilö on hylännyt tarjouksen tekemisen.
Julkisesti käytettävissä olevien tarjouspyyntöjen käsitteleminen
Julkisella sektorilla työskentelevät henkilöt näkevät julkisiksi tehdyt avoimet ja vanhentuneet tarjouspyynnöt.
Kun valitset Avaa julkaistut tarjouspyynnöt -linkin, näet luettelon julkisesti käytettävissä olevista avoimista tarjouspyynnöistä. Avoimella tarjouspyynnöllä tarkoitetaan tarjouspyyntöä, joka ei ole vielä vanhentunut. Vanhentumispäivä ja -aika näkyvät tarjouspyynnön otsikossa.
Jos sinut on kutsutte tekemään tarjous, sama tarjouspyyntö on myös Uudet tarjouskutsut -sivulla. Haluat ehkä joskus tehdä tarjouksen avoimelle tarjouspyynnölle, vaikka sinua ei ole kutsuttu tekemään tarjousta. Siinä tapauksessa voit ehkä kutsua itse itsesi, jos toimittaja on ottanut itsekutsumisen käyttöön tarjouspyyntötapauksessa.
Uudet tarjouspyynnöt -sivu voi antaa suodattimen, jonka avulla voit tarkastella avoimia tarjouspyyntöjä ja tunnistaa ne, jotka sisältävät hyväksyttyjä hankintaluokkia vastaavat rivit. Jotta tämä suodatin olisi käytettävissä, sinun on otettava käyttöön Salli toimittajien hakea tarjouspyyntöjä hankintaluokan mukaan -toiminto järjestelmässä. Järjestelmänvalvojat voivat käyttää Toimintojen hallinnan työtilaa tarkistaakseen tämän toiminnon tilan sekä laittaa sen päälle, jos sitä vaaditaan. Työtilassa ominaisuus näkyy seuraavalla tavalla:
- Moduuli: Ostoreskontra
- Toiminnon nimi: Toimittajien hakeminen tarjouspyyntöjen perusteella hankintaluokittain
Voit parantaa Avaa julkaistut tarjouspyynnöt -linkin helppokäyttöisyyttä ottamalla käyttöön Näytä Avaa julkaistut tarjouspyynnöt -linkki ruutuna -ominaisuus. Tämä ominaisuus muuntaa linkin ruuduksi ja siirtää sen näkyvälle paikalle, jolloin se on helppo löytää. Järjestelmänvalvojat voivat käyttää Toimintojen hallinnan työtilaa tarkistaakseen tämän toiminnon tilan sekä laittaa sen päälle, jos sitä vaaditaan. (Supply Chain Management -versiosta 10.0.21 alkaen toiminto on oletusarvoisesti käytössä.) Ominaisuus on lueteltu seuraavalla tavalla:
- Moduuli: Hankinta
- Ominaisuuden nimi: Näytä Avoin julkaisut tarjouspyynnöt -linkki tilenä.
Kun valitset Suljetut julkaistut tarjouspyynnöt -linkin, näet luettelon julkisesti käytettävissä olevista suljetuista tarjouspyynnöistä. Suljetulla tarjouspyynnöllä tarkoitetaan vanhentunutta tarjouspyyntöä. Vanhentumispäivä ja -aika näkyvät tarjouspyynnön otsikossa.
Suljettu tarjouspyyntö näyttää kaikki toimittajien tarjoukset rivitasolle saakka. Sitä mukaan kun tarjouksia myönnetään tai hylätään, kyseinen tieto näkyy suljetussa tarjouspyynnössä. Myös tarjoukseen sisältyneet liitteet ovat käytettävissä.
Muistiinpano
Tämä toiminto on käytettävissä vain, jos julkisen sektorin määritykset on otettu käyttöön.
Tarjoukset
Aloita tarjouspyyntöön liittyvän tarjouksen tekeminen valitsemalla Tarjous.
Jos tarjouspyynnön otsikon ja rivien tarjouskenttien muokkaus on otettu käyttöön, voit antaa tarjouksen suoraan riviruudukkoon. Sinun on otettava huomioon myös rivitietoihin lisättävät tarjouksen lisätiedot.
Kun aloitat tarjouksen käsittelyn, se tulee näkyviin Käsittelyssä olevat tarjoukset -osaan.
Voit tallentaa tarjouksen koska tahansa ennen vanhentumispäivää. Voit sitten palata myöhemmin viimeistelemään ja lähettämään tarjouksen. Voit peruuttaa tarjouksen ja päivittää sitä lähettämisen jälkeen vanhentumispäivään saakka.
Voit nollata tarjoukseen annetut tiedot ja palauttaa sen alkuperäiseksi tarjouspyynnöksi valitsemalla Nollaa arvot tarjouspyynnöstä. Voit nollata otsikon tai rivin arvot.
Voit käsitellä vaihtoehtoisia arvoja valitsemalla riviruudukossa Lisää vaihtoehto tai Poista vaihtoehto.
Jotkin tarjouspyynnöt sallivat vaihtoehtoiset tarjoukset. Voit määrittää vaihtoehtotarjoukset Luokka-tyypin riveille, koska yksittäisiä nimikkeitä ei voi lisätä vaihtoehtoina.
Voit avata asiakkaan tarjouspyyntöön lisäämän liitteen valitsemalla Tarjouspyynnön liite tai Tarjouspyynnön rivien liite. Voit ladata liitteet yhdessä tarjouksen kanssa valitsemalla Tarjouksen liitteet tai Tarjousrivin liitteet.
On mahdollista, että sinun on vastattava kyselylomakkeeseen, ennen kuin voit lähettää tarjouksen.
Valitse Hylkää, jos et halua tehdä tarjousta. Kun olet valinnut Hylkää, ei voi peruuttaa toimintoa etkä tehdä tarjousta.
Jos tarjouspyyntöä muutetaan, sinun on tehtävä uusi tarjous. Lisätietoja muutoksesta on tarjouspyyntösivun Muutokset-välilehdessä. Muutettu tarjouspyyntö näkyy Uudet tarjouskutsut -sivulla.
Toimittajan päätietojen käyttäminen Toimittajantiedot-työtilassa
Voit toimittajana käyttää niitä tietoja, joita asiakas hallitsee toimittajan päätietueessa. Niinpä voitkin pitää tiedot ajan tasalla. Tietojen päivittäminen edellyttää, että sinulla toimittajan (ulkoinen) järjestelmänvalvojan rooli.
Käytettävissä on seuraavat tiedot: toimittajan nimi, osoitteet, yhteystiedot, yhteyshenkilöt ja heidän yhteystietonsa, tunnusnumerot, verorekisteröintinumerot, hankintaluokat, joiden myynti toimittajalta asiakkaalle on hyväksytty, sekä tiedot varmenteista.