Toimittajien kysymyksiin vastaaminen tarjouspyynnöissä

Kun toimistosi on lähettänyt tarjouspyynnön (RFQ), toimittajilla on joskus pyyntöön liittyviä kysymyksiä. Toimittajat, joilla on tarjouspyyntöön liittyviä kysymyksiä, voivat lähettää kysymyksensä ja lukea vastaukset Toimittajayhteistyö -sivulla, kun mahdollistat toimittajille kyseisen sivun käytön. Kun toimittajan kysymyksiä hyväksytään, Kysymykset ja vastaukset on käytettävissä Tarjous tarjouspyyntöön -sivulla kohdassa Toimittajayhteistyö. Sinun toimistollesi se on käytettävissä Tarjouspyyntö-sivun Kysymykset ja vastaukset -kohdassa.

Käyttäjät voivat julkaista vastauksia toimittajien kysymyksiin useammin kuin kerran. Toimittajat eivät voi enää lähettää kysymyksiä sen jälkeen, kun toimittaja on valittu ja tarjouspyyntö on myönnetty tai kun kysymysten määräpäivä on saavutettu.

Toiminnon ottaminen käyttöön tai pois käytöstä

Jos haluat käyttää tätä ominaisuutta, se on otettava käyttöön järjestelmässä. Supply Chain Managementin versiosta 10.0.21 alkaen se on poistettu oletusarvoisesti käytöstä. Supply Chain Managementin versiosta 10.0.32 alkaen tämä toiminto on pakollinen, eikä sitä voi poistaa käytöstä. Jos käytät vanhempaa versiota kuin 10.0.32, järjestelmänvalvojat voivat ottaa tämän toiminnon käyttöön tai pois käytöstä hakemalla Tarjouspyyntöjen kysymykset ja vastaukset -ominaisuutta Ominaisuuksien hallinta -työtilassa.

Salli kysymysten ja vastausten käyttö tarjouspyynnöissä

1. Valitse Hankinta > Asetukset > Hankintaparametrit.
2. Avaa Tarjouspyyntö-välilehti.
3. Määritä seuraavat asetukset tarvittaessa:
   • Salli toimittajan kysymykset: Ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä toimittajien kysymyksiä tarjouspyyntöjen osalta. Tämän arvoksi on määritettävä Kyllä , jotta voit käyttää tässä artikkelissa kuvattuja ominaisuuksia.
   • Suoravalinta vastaus: Kun vastaat kysymykseen, voit valita vastauksen kaikkiin toimittajiin, jotka ovat vastaanottaneet tarjouspyynnön, tai vastata vain tiettyyn kysymykseen lähettäneelle toimittajalle. Voit valita tämän asetuksen aina, kun vastaat, mutta tämä määritys määrittää oletusarvon. Jos vastaat yleensä kaikille toimittajille, määritä asetukseksi Ei. Jos vastaat yleensä yksittäisille toimittajille, määritä asetukseksi Kyllä.

Valmistautuminen toimittajakysymyksiin

Kun luot tarjouspyynnön, määrität, voivatko toimittajat esittää sitä koskevia kysymyksiä.

1. Siirry kohtaan Hankinta > Tarjouspyynnöt ja valitse Uusi > Tarjouspyyntö
2. Valitse Uusi tarjouspyyntö -sivulla Otsikko määrittääksesi Toimittajakysymysten asetukset -kentät sallimaan kysymykset ennen tiettyä päivämäärää.
3. Määritä Salli toimittajakysymys -asetuksen arvoksi Kyllä, jotta toimittajat voivat esittää kysymyksiä. Käyttäjät voivat esittää kysymyksiä ja vastata niihin sekä määrittää usein kysyttyjä kysymyksiä julkaistaviksi toimittajille, kun tarjouspyyntö lähetetään.
4. Valinnainen: Määritä Määräpäivä -kentässä viimeinen päivämäärä, johon mennessä kysymykset on lähetettävä. Jos määräpäivää ei määritetä, kysymykset hyväksytään niin kauan kuin tarjouspyyntö on avoinna ja tarjouksia otetaan vastaan.
5. Tallenna tarjouspyyntö valitsemalla Tallenna.
6. Lähetä tarjouspyyntö toimittajille tarjousten tekemistä varten valitsemalla Lähetä.

Toimittajakysymysten esittäminen ja niihin vastaaminen

Myyjät esittävät kysymyksiä Toimittajayhteistyö > Tarjous tarjouspyyntöön -sivun Toimittajakysymykset-pikavälilehdessä. Kysymys näkyy vain toimittajalle ja käyttäjille.

Toimittajakysymyksen esittäminen

1. Valitse toimittajayhteistyön Tarjous tarjouspyyntöön -sivulla Kysymykset ja vastaukset ja valitse sitten + Esitä kysymys.

   Huomautus

   Vaihtoehtoisesti käyttäjä voi esittää kysymyksiä toimittajalle Tarjouspyyntö-sivulla valitsemalla Hallitse vastauksia, Muokkaa tarjouspyyntövastaustaja sitten Kysymykset ja vastaukset.

2. Kirjoita kysymysteksti Kysymys-kenttään.

3. Valitse Lähetä. Voit lisätä kysymyksiä toistamalla vaiheet 1–3.

4. Kun olet valmis, tallenna kysymyksesi valitsemalla Tallenna.

Yksittäiselle myyjälle vastaaminen

Kysymys ja vastaus näkyvät vain toimittajalle ja käyttäjille.

1. Valitse Tarjouspyyntö-sivulla Kysymykset ja vastaukset avataksesi Kysymykset ja vastaukset -sivun.
2. Valitse Muokkaa.
3. Kirjoita tekstiä Vastaus-kenttään vastataksesi myyjän kysymykseen.
4. Valitse Suora vastaus -ruutu.
5. Tallenna vastauksesi valitsemalla Tallenna.
6. Lähetä vastaukset toimittajalle valitsemalla Lähetä vastaukset.

Kaikille myyjille vastaaminen

Jos saat saman kysymyksen useilta toimittajilta, voit ryhmitellä kysymykset ja vastata yhdellä vastauksella. Kaikki toimittajat saavat ilmoituksen, kun usein kysytyt kysymykset ja vastaukset julkaistaan. Toimittajat ja kaikki, joilla on pääsy tarjouspyyntöön, voivat tarkastella kysymysten ja vastausten yhteenvetoa.

1. Valitse Tarjouspyyntö-sivulla Kysymykset ja vastaukset avataksesi Kysymykset ja vastaukset -sivun.
2. Valitse Muokkaa.
3. Valitse koodi usein kysytylle kysymykselle, kuten kirjain a.
4. Kirjoita koodi Ryhmäkoodi-kenttään jokaiselle riville, jolla kysytään samankaltainen kysymys. Syötä a esimerkiksi jokaiselle riville, jossa kysytään tuotteen väriä.
5. Valitse jokin rivi, jolla koodiarvo on, ja kirjoita kysymys ja vastaus siinä muodossa, jossa haluat niiden näkyvän yhteenvedossa, joka on käytettävissä, kun kysymykset ja vastaukset julkaistaan (Ryhmäkysymys- ja Ryhmävastaus-kentät).
6. Valinnainen: Voit valita Suora vastaus -valintaruudun lähettääksesi vastaukset vain valituille toimittajille.
7. Tallenna vastauksesi valitsemalla Tallenna.
8. Valinnainen: Voit palauttaa kysymykset ja vastaukset aiemmin julkaistuihin arvoihin, jos haluat kumota muutoksesi.
9. Lähetä vastauksesi toimittajille valitsemalla Lähetä vastaukset.

Tarjouspyynnön muuttaminen sallimaan tai estämään kysymykset

Voit tehdä muutoksia salliaksesi tai estääksesi tarjouspyyntöjä koskevat kysymykset, kunnes tarjouspyyntö on myönnetty. Voit myös pidentää tai lyhentää aikaväliä, jonka kuluessa myyjät voivat lähettää kysymyksiä. Julkaistujen tarjouspyyntöjen osalta sinun on muokattava tarjouspyyntöä salliaksesi tai estääksesi toimittajakysymykset tai muutettava kysymysten aikaväliä.

Tärkeää

Jos muutat olemassa olevaa tarjouspyyntöä salliaksesi toimittajakysymykset, järjestelmä tyhjentää kaikki olemassa olevat vastaukset, kun lähetät tarjouspyynnön uudelleen.