Toimittajien luokkapyynnöt

Luokkapyyntöprosessin avulla toimittajat voivat pyytää, että tiliin liitetään uusia hankintaluokkia. Liittyvät hankintaprosessit voivat tämän jälkeen käyttää näitä hankintaluokkia. (Lisätietoja on kohdassa Hankintaluettelojen yleiskatsaus.)

Toimittajatiedot-työtilan toimittajat tekevät aloitteen luokkapyyntöihin. Sen jälkeen ne lähetetään toimistollesi tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi. Hyväksytyt luokat lisätään toimittajan tilin hankintaluokkien luetteloon.

Toimittajien luokkapyyntöjen toimintojen ottaminen käyttöön tai pois käytöstä

Jos haluat käyttää tätä ominaisuutta, se on otettava käyttöön järjestelmässä. Supply Chain Managementin versiosta 10.0.25 alkaen se on poistettu oletusarvoisesti käytöstä. Supply Chain Managementin versiosta 10.0.32 alkaen tämä toiminto on pakollinen, eikä sitä voi poistaa käytöstä. Jos käytät versiota 10.0.32 vanhempaa versiota, järjestelmänvalvojat voivat ottaa tämän toiminnon käyttöön tai pois käytöstä hakemalla Salli toimittajien käyttää hankintaluokkia toimittajayhteistyön avulla -toimintoa Toimintojen hallinta -työtilassa.

Jos tämä toiminto on otettu käyttöön, voit edelleen lisätä hankintaluokkia toimittajatileille manuaalisesti. Lisätietoja on kohdassa Toimittajien hyväksyminen tiettyihin hankintaluokkiin.

Toimittajayhteistyön vaatimukset

Ennen kuin toimittaja voi olla vuorovaikutuksessa luokkapyyntöjen kanssa, se on määritettävä toimittajayhteistyötä varten.

Toimittajalla on oltava vähintään yksi toimittajayhteiskäyttökäyttäjä. Vain toimittajakäyttäjät, joilla Toimittajan järjestelmänvalvoja (ulkoinen) -käyttöoikeusrooli, voivat luoda ja lähettää luokkapyyntöjä.

Lisätietoja on kohdassa Toimittajayhteistyön määrittäminen ja hallinta.

Toimittajan luokkapyynnön työnkulun määrittäminen

Toimittajan luokkapyyntö -työnkulku on määritettävä hankintatyönkuluissa. Toimittajat lähettävät uusia luokkapyyntöjä, joita voit tarkastella ja hyväksyä. Pyydetyt hankintaluokat lisätään toimittajatilille, kun luokkapyyntö on hyväksytty.

Seuraavassa esimerkissä kerrotaan, miten määritetään yksinkertainen Toimittajan luokkapyyntö -työnkulku, jossa on yksi hyväksyjä. Tarkista sisäiset prosessit ja määritä toimistosi tarvittavat työnkulkuasetukset.

1. Siirry kohtaan Hankinta > Asetukset > Hankinnan työnkulut.
2. Valitse toimintoruudussa Uusi.
3. Avaa työnkulkueditori valitsemalla valintaikkunassa Toimittajan luokkapyyntö -työnkulku.
4. Kirjaudu työnkulun editoriin.
5. Valitse toimintoruudussa Ominaisuudet.
6. Kirjoita ohjeteksti työnkulun Ominaisuudet-sivulla Lähetysohjeet-kenttään. Ohjeet näkyvät toimittajille, kun he lähettävät luokkapyynnön.
7. Sulje Ominaisuudet-sivu.
8. Vedä Hyväksy uusi luokkapyyntö -työnkulun elementti alustalle.
9. Vedä linkki Aloita-työnkulun elementistä Hyväksy uusi luokkapyyntö -työnkulun elementtiin.
10. Vedä linkki Hyväksy uusi luokkapyyntö -työnkulun elementistä Lopeta-työnkulun elementtiin.
11. Kaksoisnapsauta (tai kaksoisnapsauta) Hyväksy uusi luokkapyyntö -työnkulun elementtiä.
12. Valitse ja pidä valittuna (tai valitse hiiren kakkospainikkeella) Vaihe 1 -työnkulun elementtiä ja valitse sitten Ominaisuudet.
13. Kirjoita aiheteksti työnkulun elementin Ominaisuudet-sivulla Työnimikkeen aihe -kenttään. Tämä teksti näkyy Aihe-kentän arvona Minulle määritetyt työnimikkeet -sivulla.
14. Kirjoita ohjeteksti Työnimikkeen ohjeet -kenttään. Ohjeet ovat hyväksyjien näkyvissä, kun he valitsevat Työnkulku-kohdan luokkapyynnön toimintoruudussa.
15. Valitse vasemmasta ruudusta Määritys.
16. Määritä Määrityksen tyyppi -välilehdessä Määritä käyttäjiä tähän työnkulun elementtiin -kohdan arvoksi Käyttäjä.
17. Valitse hyväksyjä Käyttäjä-välilehden Käytettävissä olevat käyttäjät -luettelosta. Valitse käyttäjä esimerkiksi hankintaosastosta.
18. Paina oikeaa nuolipainiketta (>) siirtääksesi hyväksyjän Valitut käyttäjät -luetteloon.
19. Sulje Ominaisuudet-sivu.
20. Valitse Tallenna ja sulje.
21. Kirjoita Versiohuomautukset -kenttään työnkulkuun liittyvät huomautukset.
22. Valitse OK tallentaaksesi työnkulun.
23. Jos olet valmis aloittamaan työnkulun testaannin, valitse Ota uusi versio käyttöön. Valitse muussa tapauksessa Älä ota uutta versiota käyttöön.
24. Viimeistele työnkulun määritys valitsemalla OK.

Vihje

Jos toimistosi ei vaadi luokkapyyntöjen hyväksyntää, työnkulku on määritettävä automaattista hyväksyntää varten.

Lisätietoja työnkulkujen määrittämisestä on kohdassa Työnkulkujärjestelmän yleiskatsaus.

Luokkapyynnön luominen ja lähettäminen

Tässä osassa kuvataan, kuinka toimittajat voivat luoda, muokata, tarkastella ja lähettää luokkapyyntöjä Toimittajatiedot-työtilan avulla.

Uuden pyynnön aloittaminen

Voit aloittaa uuden luokkapyynnön noudattamalla seuraavia ohjeita.

1. Valitse Toimittajatiedot-työtilassa Luokkapyynnöt-ruutu.

2. Valitse Luokkapyynnöt-sivun toimintoruudussa Uusi luokkapyyntö.

3. Etsi Uusi luokkapyyntö -valintaikkunasta luokka, jota haluat käyttää, siirtymällä puussa ja/tai käyttämällä suodatinta luettelon yläosassa. Valitse kunkin asianmukaisen luokan valintaruutu.

   Huomaa seuraavat seikat:

   • Toimittajatililläsi käytössä olevat luokat näytetään valittuna, eikä niitä voi poistaa.
   • Voit pyytää useita hankintaluokkia yhdessä luokkapyynnössä.

4. Luo luonnospyyntö valitsemalla OK.

   Uusi luonnospyyntö näkyy nyt Luokkapyynnöt-sivulla.

5. Avaa uusi luonnospyyntö ja tarkastele ja muokkaa sitä tarvittaessa.

   • Voit tarkastella pyyntöön tällä hetkellä sisällytettyjen luokkien luetteloa valitsemalla Pyydetyt luokat -pikavälilehden.
   • Voit tarkastella aktiivisia luokkia avaamalla Aktiiviset luokat -tietoruudun sivun oikealla puolella.
   • Voit lisätä pyyntöön luokan valitsemalla Lisää työkalupalkissa Pyydetyt luokat -pikavälilehdellä.
   • Jos haluat poistaa luokan pyynnöstä, valitse luokka Pyydetyt luokat -pikavälilehdessä ja valitse sitten työkaluriviltä Poista.
   • Voit liittää tiedoston pyyntöön valitsemalla Liitteet toimintoruudusta. Liitetyt tiedostot ovat hyväksyjien käytettävissä, kun he tarkistavat luokkapyynnön.
   • Voit poistaa liitetyn tiedoston pyynnöstä valitsemalla Liitteet toimintoruudusta. Valitse poistettava tiedosto ja valitse sitten toimintoruudusta Poista.

6. Jos olet valmis lähettämään pyynnön, valitse Lähetä toimintoruudusta. Muussa tapauksessa sulje sivu ja ohita muut tämän menettelyn vaiheet. Voit palata pyyntöön myöhemmin.

7. Lue näyttöön tulevat lähetysohjeet ja valitse Lähetä.

8. Kirjoita mahdolliset lisätiedot Kommentti-ruutuun. Viimeistele sitten pyyntö valitsemalla Lähetä.

Luonnoksen tai peruutetun kutsun muokkaaminen

Voit muokata luonnosta tai peruutettua luokkapyyntöä noudattamalla seuraavia vaiheita.

1. Valitse Toimittajatiedot-työtilassa Luokkapyynnöt-ruutu.
2. Valitse luonnos tai peruutettu pyyntö avataksesi sen.
3. Muokkaa pyyntöä tarvittaessa ja sitten sulje se tai lähetä se edellisessä menetelmässä kuvatulla tavalla.

Luonnoksen tai peruutetun kutsun lähettäminen

Voit lähettää luonnoksen tai peruutetun luokkapyynnön noudattamalla seuraavia vaiheita.

1. Valitse Toimittajatiedot-työtilassa Luokkapyynnöt-ruutu.

2. Valitse luonnos tai peruutettu pyyntö, jonka haluat lähettää.

3. Valitse toimintoruudussa Lähetä.

4. Lue näyttöön tulevat lähetysohjeet ja valitse Lähetä.

5. Kirjoita mahdolliset lisätiedot Kommentti-ruutuun. Viimeistele sitten pyyntö valitsemalla Lähetä.

   Luokkapyynnön tilaksi tulee jokin seuraavista arvoista:

   • Odottaa tarkistus – Pyyntö on työnkulussa.
   • Odottaa hyväksyntää – Hyväksyntä on pakollinen.

Lähetetyn pyynnön peruuttaminen, jota ei ole vielä hyväksytty

Noudattamalla seuraavia ohjeita voit peruuttaa luokkapyynnön, joka on lähetetty mutta jota ei ole vielä hyväksytty.

1. Valitse Toimittajatiedot-työtilassa Luokkapyynnöt-ruutu.

2. Valitse odottava pyyntö, jonka haluat peruuttaa.

3. Valitse toimintoruudussa Peruuta.

4. Kirjoita mahdolliset lisätiedot Kirjoita kommentti-ruutuun. Viimeistele sitten pyyntö valitsemalla Lähetä.

   Luokkapyynnön tila muuttuu ja uusi tila on Peruutettu. Pyyntö pysyy tässä tilassa, kunnes poistat sen tai lähetät sen uudelleen.

Luonnoksen tai peruutetun kutsun poistaminen

Voit poistaa luonnoksen tai peruutetun luokkapyynnön noudattamalla seuraavia vaiheita.

1. Valitse Toimittajatiedot-työtilassa Luokkapyynnöt-ruutu.
2. Valitse luonnos tai peruutettu pyyntö, jonka haluat poistaa.
3. Valitse toimintoruudussa Poista.
4. Vahvista poisto valitsemalla Kyllä.

Valmiien pyyntöjen tarkasteleminen

Voit tarkastella valmiita pyyntöjä avaamalla Toimittajatiedot-työtilan ja valitsemalla Luokkapyynnöt-ruudun. Valmiiden luokkapyyntöjen tila on jokin seuraavista:

• Hyväksytty – Pyyntö on hyväksytty. Kun haluat tarkastella juuri lisättyjä luokkia, siirry takaisin Toimittajatiedot-työtilaan, avaa vasemmassa ruudussa avattava Lisätiedot-luettelo ja valitse sitten Luokat.
• Hylätty : pyyntö on hylätty. Voit tarvittaessa luoda uuden luokkapyynnön.

Luokkapyyntöjen tarkasteleminen

Tässä osassa on tietoja toimittajien lähettämien pyyntöjen hyväksymisestä, hylkäämisestä ja delegoinnista sekä valmiiden pyyntöjen tarkastelemisesta. Nämä työnkulkutoiminnot koskevat koko luokkapyyntöä.

Luokkapyyntöjen tarkasteleminen

Voit tarkastella luokkapyyntöjä noudattamalla seuraavia ohjeita.

1. Valitse Hankinta > Toimittajat > Toimittajayhteistyön pyynnöt > Luokkapyynnöt.

   Näkyviin tulee Luokkapyyntö-sivu. Oletussivunäkymä näyttää luokkapyynnöt, joiden tilana on Odottaa toimintoa.

2. Voit tarkastella kaikkia pyyntöjä valitsemalla Kaikki Näytä pyynnöt -kentässä.

3. Avaa pyyntö ja tarkastele ja muokkaa sitä tarvittaessa.

   • Voit tarkastella pyyntöön tällä hetkellä sisällytettyjen luokkien luetteloa valitsemalla Pyydetyt luokat -pikavälilehden.
   • Voit tarkastella aktiivisia luokkia avaamalla Aktiiviset luokat -tietoruudun sivun oikealla puolella.
   • Jos tiedostoja on lähetetty, liitettyjen tiedostojen määrä näkyy toimintoruudun Liitteet (paperiliitin) -painikkeen avulla. Voit tarkastella liitettyjä tiedostoja valitsemalla Liitteet-painikkeen. Valitse sitten haluamasi asiakirja ja valitse Avaa, jos haluat tarkastella sitä.
   • Voit liittää tiedoston pyyntöön valitsemalla Liitteet toimintoruudusta. Liitetyt tiedostot ovat hyväksyjien käytettävissä, kun he tarkistavat luokkapyynnön.
   • Voit poistaa liitetyn tiedoston pyynnöstä valitsemalla Liitteet toimintoruudusta. Valitse poistettava tiedosto ja valitse sitten toimintoruudusta Poista.
   • Voit tarkastella työnkulkuhistoriaa valitsemalla Työnkulku toimintoruudusta. Valitse työnkulun asetuksista Lisää ja sitten Työnkulkuhistoria. Työnkulkuhistoria-sivu tulee näkyviin.

Hyväksy odottava luokkapyyntö

Voit hyväksyä odottavan luokkapyynnön noudattamalla seuraavia vaiheita.

1. Valitse Hankinta > Toimittajat > Toimittajayhteistyön pyynnöt > Luokkapyynnöt.

2. Valitse hyväksyntää odottava pyyntö.

3. Tarkastele luokkapyyntöä.

4. Valinnainen: Valitse syykoodi Yleinen-pikavälilehden Syykoodi-kentässä. Kirjoita sitten Syyn koodi -kenttään syykoodia koskeva kommentti.

5. Valitse toimintoruudussa Työnkulku.

6. Valitse työnkulun asetuksista Hyväksy.

7. Kirjoita mahdolliset lisätiedot Kommentti-kenttään. Viimeistele sitten pyyntö valitsemalla Hyväksy.

   Luokkapyynnön tilaksi muutetaan Hyväksytty ja hankintaluokat lisätään toimittajatilille.

Hylkää odottava luokkapyyntö

Voit hylätä odottavan luokkapyynnön noudattamalla seuraavia vaiheita.

1. Valitse Hankinta > Toimittajat > Toimittajayhteistyön pyynnöt > Luokkapyynnöt.

2. Valitse hylkäämistä odottava pyyntö.

3. Tarkastele luokkapyyntöä.

4. Valitse toimintoruudussa Muokkaa.

5. Valitse syykoodi Yleinen-pikavälilehden Syykoodi-kentässä. Kirjoita sitten Syyn koodi -kenttään syykoodia koskeva kommentti.

6. Valitse toimintoruudussa Tallenna.

7. Valitse toimintoruudussa Työnkulku.

8. Valitse työnkulun asetuksista Lisää ja sitten Hylkää.

9. Kirjoita mahdolliset lisätiedot Kommentti-kenttään. Viimeistele sitten pyyntö valitsemalla Hylkää.

   Luokkapyynnön tila muuttuu ja uusi tila on Hylätty. Tässä vaiheessa toimittaja voi tarvittaessa luoda uuden luokkapyynnön.

Delegoi odottava luokkapyyntö

Voit delegoida odottavan luokkapyynnön toiselle käyttäjälle noudattamalla seuraavia ohjeita.

1. Valitse Hankinta > Toimittajat > Toimittajayhteistyön pyynnöt > Luokkapyynnöt.
2. Valitse odottava pyyntö, jonka haluat hyväksyä.
3. Valitse toimintoruudussa Työnkulku.
4. Valitse työnkulun asetuksista Lisää ja sitten Delegoi.
5. Valitse Käyttäjä-kentästä käyttäjä, jolle haluat määrittää tarkistettavan luokkapyynnön.
6. Kirjoita mahdolliset lisätiedot Kommentti-kenttään.
7. Viimeistele delegointi valitsemalla Delegoi. Valittu käyttäjä voi nyt tarkistaa luokkapyynnön.

Toimittajan hankintaluokkien tarkasteleminen

Voit tarkastella toimittajan hankintaluokkia, kun luokkapyyntö on hyväksytty, noudattamalla seuraavia vaiheita.

1. Valitse Hankinta > Toimittajat > Kaikki toimittajat.

2. Valitse Kaikki toimittajat -sivulla toimittaja, jonka hankintaluokkia haluat tarkastella.

3. Avaa toimintoruudussa Yleinen-välilehti ja valitse Asetukset-ryhmässä Luokat.

   Luokat-sivu avautuu. Hankinta-pikavälilehdessä näkyvät luokkapyynnön kautta lisätyt hankintaluokat.

4. Hankinta-pikavälilehdessä voit tarvittaessa tehdä muutoksia. Voit esimerkiksi määrittää Toimittajaluokan tilaksi Ensisijainen.