Copilot projektille -ominaisuuden vastuullista tekoälyä koskevat usein kysytyt kysymykset

Tässä artikkelissa on vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin Microsoft Copilot projektille -ratkaisusta.

Tekoälypohjaiset ominaisuudet

Copilot tarjoaa tekoälypohjaisia kokemuksia, jotka uudistavat sen, miten projektipäälliköt suorittavat tärkeitä ja aikaa vieviä tehtäviä yksinkertaisella komennolla tai painikkeen napsautuksella. Tekoälyavusteiset työkalut ja oivallukset tehostavat projektipäälliköiden mahdollisuuksia saavuttaa onnistuneita projektituloksia. Nämä ominaisuudet helpottavat saumatonta projektirakenteen luomista, riskianalyysia ehdotettuja lieventämisehdotusten kanssa sekä tiiviitä tilaraportteja, jotka yhdistävät aikataulu- ja taloustiedot. Ne tarjoavat hyödyllisiä tietoja projektin yleisestä edistymisestä, taloudellisesta suorituskyvystä ja aikataulun noudattamisesta. Koska tehtävä-, riski- ja projektiyhteenvetoja on helppo luoda, Copilot auttaa projektipäälliköitä säästämään aikaa ja kohdistamaan huomion entistä tehokkaammin strategiseen työhön.

Mikä on Copilot projektille?

Copilot projektille on sarja ominaisuuksia, jotka tehostavat projektinhallintatehtäviä järjestelmässä ja joita käytetään arkikielen avulla. Syötteenä annettavan projektin nimen ja kuvauksen perusteella Copilot projektille voi luoda alustavan työrakenteen (WBS) ja siten yksinkertaistaa tehtävien suunnitteluprosessia. Meneillään olevissa projekteissa Copilot projektille helpottaa riskianalyysiä analysoimalla riskirekisteriä ja antamalla ratkaisuehdotuksia ja todennäköisyyden jokaisen tunnistetun riskin ilmenemiseen.

Projektipäälliköt voivat lisäksi helposti luoda yksityiskohtaisia tilaraportteja Copilotin kautta. He voivat integroida tiiviit yhteenvedot aikataulutuksesta ja taloustiedoista, ja niissä on myös oivaltavaa sisältöä projektin yleisestä edistymisestä, taloushallinnon suorituskyvystä ja aikataulun noudattamisesta. Nämä raportit tallennetaan kätevästi, ja ne voidaan helposti palauttaa takaisin säilyttäen kaikki aiemmat muokkaukset.

Copilot tarjoaa myös apukeskustelutoiminnon, joka tehostaa projektinhallinnan käytettävyyttä ja tehokkuutta antamalla käyttäjien aloittaa nämä toiminnot kirjoittamalla komentoja.

Mitä Copilot projektille voi tehdä?

Copilot projektille auttaa asiakkaita parantamaan projektin suunnittelua ja toteutusta sekä viime kädessä toimittamaan projektit entistä tehokkaammin. Kun asiakkaat voivat käyttää kehittyneitä koneoppimistekniikoita, kuten Azure Open AI:n avulla toimivaa luonnollisen kielen käsittelyä, he voivat säästää aikaa, vähentää tehtävien kestojen aliarvioimisen tai yliarvioimisen riskiä sekä parantaa projektisuunnittelua ja toteutusprosesseja jatkuvasti. Siksi Copilot projektille voi parantaa projektien toimitusaikoja, vähentää kustannuksia, parantaa asiakastyytyväisyyttä ja lopulta lisätä kasvua ja kannattavuutta.

Asiantuntijapalveluorganisaatioiden projektipäälliköt ovat yleisesti samaa mieltä siitä, että yksi eniten toistuva ja aikaa vievä tehtävä heidän työssään on projektien tilaraporttien luominen. Projektipäälliköt keräävät ja tiivistävät ensin tietoja useista lähteistä. Tämän jälkeen he kommentoivat projektin kunnon kustakin dimensiosta: laajuudesta, aikataulusta ja budjetista. Jotta projektiin kohdistuvien uhkien läpinäkyvyyttä voidaan parantaa, he lisäksi tekevät yhteenvedon riskeistä.

Copilot projektille -ominaisuuden projektin tilaraportti antaa projektipäälliköille nopean alun luomalla automaattisesti raportin tärkeimmät osat. Näin projektipäälliköt voivat keskittyä narratiiviseen tekstiin. He voivat tarkentaa tiettyyn projektiin liittyviä merkityksellisiä tietoja tarvitsematta käyttää energiaa toistuviin tehtäviin, kuten tietojen koostamiseen ja yhteenvedon tekemiseen. Täsmällinen projektin tilaraportti säästää merkittävästi aikaa projektia kohden. Nämä säästöt voivat olla erityisen merkittäviä silloin, kun projektipäälliköt jakavat aikansa useiden projektien kesken organisaatiossa.

Mitkä ovat Copilot projektille -ominaisuuden käyttötarkoitukset?

Tekoälyavustajana projektipäälliköille, Copilot projektille tarjoaa joukon käyttötarkoituksia:

• Tehtäväsuunnitelma/WBS – WBS:n automaattinen luonti antaa projektipäällikölle nopean alun projektin toimitussuunnitelman luonnissa. Sillä on sama tarkoitus kuin projektimallilla, jossa toisiinsa liittyvät rakenteen aktiviteetit perustuvat kontekstiin projektin laajuuden ja aikajanan perusteella. Projektimallissa oletusarvoisesti aktiviteetteja muokataan projektin yksityiskohtaisten tarpeiden mukaisesti. Näitä muutoksia voivat olla esimerkiksi poistot, lisäykset ja muutokset kestoon, työmääriin, riippuvuuksiin ja vastuuhenkilöihin.
• Riskit ja lieventämissuunnitelma – Automaattinen riskiarvion luonti on tarkoitettu auttamaan projektipäällikköä tunnistamaan ja dokumentoimaan projektin kuntoon mahdollisesti kohdistuvia uhkia. Kun otetaan huomioon projektin vaikutusalue, aikataulu ja budjetti, riskirekisterien avulla projektipäällikkö voi varoittaa kaikkia tarvittavia sidosryhmiä tekijöistä, jotka voivat estää projektin etenemisen suunnitelman mukaan. Jokainen riski sisältää vastaavan lievennysehdotuksen.
• Projektin tilaraportti – Järjestelmän tarkoituksena on tarjota muokattavissa oleva projektin tilaraportti, jonka avulla projektipäällikkö voi aloittaa nopeasti ydintyötehtävänsä. Projektipäällikkö voi ja hänen tulee tarkistaa kaikki narratiiviset osat, ennen kuin raportti viimeistellään ja jaetaan. Useimmissa organisaatioissa projektin tilaraportit jaetaan sekä asiakkaille että sisäisen palveluorganisaation johdolle.

Miten Copilot projektille -ominaisuutta arvioitiin? Mitä mittareita suorituskyvyn mittaamiseen käytetään?

Ominaisuuksia arvioidaan sekä kvalitatiivisesti että kvantitatiivisesti. Ominaisuuden laadun arvioimiseksi toteutimme projektipäälliköiden kanssa käyttäjätutkimuksia, joissa kerättiin palautetta heidän kokemuksistaan ja ajatuksia ominaisuuden laadusta sekä parannusehdotuksia.

Lisäksi seuraamme telemetriatietoja, jotta voidaan seurata ominaisuutta kokeilleiden asiakkaiden määrää, ominaisuuden onnistumisprosenttia ja positiivisen ja negatiivisen palautteen suhdetta. Ennen kuin julkaisimme Copilot-ominaisuuden useille maantieteellisille alueille, se testattiin kattavasti sen toimivuuden varmistamiseksi. Jos luodussa sisällössä tai jossakin luettelossa mainitussa käyttötapauksessa ilmenee ongelmia, anna palautetta. Palautettasi käytetään Microsoftin tuotteiden ja palveluiden parantamiseen. Organisaatiosi IT-järjestelmänvalvojat voivat ehkä käyttää palautetietojasi hallintaa varten. Lisätietoja on tietosuojalausekkeessa. 

Copilot projektille arvioitiin useilla kielillä. Katso lisätietoja käytettävissä olevista kielistä Copilotin kansainvälinen saatavuus. Järjestelmä ei ehkä toimi yhtä hyvin kielillä, joita ei ole arvioitu, ja tämä saattaa vaikuttaa tarkkuuteen ja käyttökokemukseen.

Mitkä ovat Copilot projektille -ominaisuuden rajoitukset? Miten käyttäjät voivat pitää Copilot projektille -ominaisuuden rajoitusten vaikutukset mahdollisimman pieninä käyttäessään järjestelmää?

• Tekoälyllä luodut tehtävät eivät luo automaattisesti vastuuhenkilöitä, riippuvuuksia tai tehtävien tarkistusluettelon kohteita. Voit lisätä haluamasi parametrit, kun tehtävät on luotu automaattisesti.
• Toteutuneet tiedot, kuten aika, kulut tai materiaalit, on kirjattava lokiin, ennen riskiarvio ja projektin tilaraportti voidaan luoda Copilotin kautta.
• Vaikka tekoälyn luoma yhteenveto tarjoaa alustavan yleiskatsauksen luonnollisella kielellä, se ei ehkä aina vastaa tarkasti projektin todellista kontekstia tai tilannetta. Kaikki yhteenvedon osat ovat muokattavissa ja projektipäällikön tulee tarkistaa kaikki osat, ennen kuin raportti viimeistellään ja jaetaan. Muokkauksia tulisi tehdä tarpeen mukaan, jotta projektin tila käy ilmi oikein.

Mitkä operatiiviset tekijät ja asetukset mahdollistavat Copilot projektille -ominaisuuden tehokkaan ja vastuullisen käytön?

• Järjestelmänvalvoja voi ottaa käyttöön ja poistaa käytöstä Copilot projektille -ominaisuuden ominaisuuksien hallinnan asetuksilla.
• Ominaisuuden käyttäjänä voit antaa lyhyitä ja tarkkoja komentoja apuruudussa käynnistääksesi halutun toiminnon. Aiemmin kuvattuihin skenaarioihin liittyvät käynnistimet tuottavat halutun tuloksen, kuten "luo tehtävät, luo riskisuunnitelma ja luo projektin tilaraportti". Käynnistimet, joiden ei ole tarkoitus käynnistää näitä kolmea toimintoa, näyttävät virheen.
• Tulos perustuu projektin nimeen ja kuvaukseen tehtävissä sekä projektin taloustietoihin riski- ja tilaraportissa.