Projektinhallinnan ja kirjanpidon yleiskuvaus

Projektinhallinta- ja kirjanpitotoimintoja voi käyttää useilla toimialoilla palvelun tarjoamiseen, tuotteen tuottamiseen tai tuloksen saavuttamiseen.

Projekti on ryhmä aktiviteetteja, jotka on suunniteltu tarjoamaan palvelua, tuottamaan tuotetta tai saavuttamaan tuloksia. Projektit kuluttavat resursseja ja tuottavat taloudellisia tuloksia tuottojen tai resurssien muodossa.

Projektit eri toimialoilla

Projektinhallinta- ja kirjanpitotoimintoja voidaan käyttää useilla toimialoilla seuraavan kuvan osoittamalla tavalla.

Puhelukeskuksessa voi käyttää lippua, joka kuvaa puhelun ratkaisemiseksi tarvittavia toimintoja. Konsultointiyritykset, kuten johto tai tekniset konsultointiorganisaatiot tai mainostoimistot, viittaavat aktiviteetteihinsa projekteina. Markkinoinnissa kampanja tarkoittaa työjoukkoa, joka on toimitettava. Projektipohjaisessa tuotannossa tuotantotilauksessa on eri työt, jotka on tehtävä valmiiden tuotteiden tuottamiseksi. Riippumatta siitä, mitä nimeä niistä käytetään, näihin projekteihin liittyy resursseja, aikatauluja ja kustannuksia, ja projektinhallinta- ja kirjanpitotoiminnot voivat auttaa näiden projektien suunnittelussa, toteutuksessa ja analysoinnissa.

Projektin vaiheet

Vaikka seuraava prosessinkulku on suunnattu ulkoisille yhdelle tai useammalle asiakkaalle valmistuneille projekteille tai projektille, toiminto koskee myös sisäisiä, vain kustannuksia koskevia projekteja.

Kuten edellisessä esimerkissä on esitetty, projektinhallinta ja kirjanpito voidaan jakaa kolmeen vaiheeseen:

1. Aloittaminen
2. Suorita
3. Analysoi

Projektin aloittaminen

Projektin aloituksen aikana tapahtuu useita tärkeitä prosesseja. Voit käyttää projektitarjousta arvioitujen työntekijöiden, kulujen ja materiaalien välittämiseen asiakkaalle. Voit kirjata projektisopimukseen laskutusehdot, limiitit ja sopimukset. Töiden suunnitteluun ja arviointiin voidaan käyttää WBS-työrakennetta. Voit määrittää ennusteita ja budjetteja, jotka ohjaavat projektin toteutusta. Seuraavassa kuvassa on esitetty projektin rakenne.

Projektitarjousten luominen

Projektin ensimmäisessä myyntivaiheessa projektitarjouksen avulla asiakkaalle voidaan antaa ei-sitova tarjous. Tarjous voi sisältää elementtejä, kuten lainattuja nimikkeitä ja palveluita, perusyhteystietoja, erityisiä kauppasopimuksia ja alennuksia sekä mahdollisia veroja ja lisämaksuja.

Voit myös antaa takausasiakirjan projektitarjoustapahtumalle organisaation ja asiakkaan välillä. Kun projektitarjous on luotu, voit luoda takauspyynnön asiakkaalle ja lähettää sen pankkiin. Kun pankki on hyväksynyt pyynnön, takausasiakirja annetaan asiakkaalle.

Lisätietoja on kohdassa Projektitarjoukset.

Projektisopimusten luominen

Kun olet tehnyt sopimuksen asiakkaan tai muun rahoituslähteen kanssa, sinun täytyy ensin luoda projektisopimus. Kun luot projektin, sinun täytyy delegoida se vastaavaan palvelusopimukseen. Projektisopimukselle luotavan projektin tyyppi määrittää menetelmän, jota käytetään projektiasiakkaiden laskutukseen. Voit muokata projektisopimusta ja siihen liittyvää projektia, mutta et voi muuttaa projektityyppiä. Lisätietoja projektityypeistä on kohdassa projektien luominen.

Lisätietoja projektisopimuksista on aiheessa Projektisopimukset.

Työrakenteiden luominen

Työrakenteen yksityiskohtaisuus riippuu arvioissa tarvitusta tarkkuustasosta sekä näiden arvioiden seurannalta vaaditusta tasosta. Projektit, joiden aikataulussa tai kustannuksissa on hyvin vähän toleranssivaraa, edellyttävät yleensä yksityiskohtaisempia työrakenteita sekä työn edistymisen ja ne myös vaativat kustannusten huolellista seurantaa työrakenteeseen verrattuna.

Lisätietoja on kohdassa Työrakenteiden yleiskatsaus.

Projektiennusteiden ja -budjettien luominen

Voit käyttää projektiennusteita, jos organisaatiollasi on operatiivinen perspektiivi ja keskittyä tuottoihin ja kustannuksiin, jotka johdetaan tietyistä tapahtumista. Käytä kuitenkin projektibudjetointia, jos organisaatiosi keskittyy enemmän rahamääriin. Kullakin tavalla on etunsa. Lisätietoja on aiheessa Projektin ennusteet ja budjetit.

Projektien luominen

Finance-järjestelmässä voi luoda kuudentyyppisiä projekteja. Kukin projektityyppi määritetään eri tavalla kustannusten ja tuottojen kirjaamisen yhteydessä. Valitsemasi projektityyppi määräytyy projektin tarkoituksen mukaan. Seuraavassa taulukossa on kuvattu kunkin projektityypin tyypillinen käyttö.

Projektin tyyppi	Kuvaus
Aika ja materiaalit	Aika- ja materiaaliprojekteissa asiakasta laskutetaan kaikista projektista aiheutuneista kustannuksista. Näihin kustannuksiin sisältyvät tuntien, kulujen, nimikkeiden ja maksujen kustannukset.
Kiinteä hinta	Kiinteähintaisten projektien laskut koostuvat ennakkotapahtumista. Kiinteähintaisessa projektissa laskutetaan projektisopimukseen perustuvan laskutusaikataulun mukaan. Kiinteähintaisen projektin tuottoa voidaan laskea ja kirjata koko projektiin valmistumisprosenttimenetelmällä. Vaihtoehtoisesti tuotto voidaan laskea ja kirjata, kun projekti on valmis, käyttämällä valmis sopimus -menetelmää. Yritykset voivat usein hyötyä projektin tai projektiryhmän valmistumisasteen laskemisesta käyttämällä keskeneräisen työn (KET) arvoa.
Investointi	Investointiprojektit ovat projekteja, jotka eivät tuota välittömiä tuloja. Niitä käytetään yleensä pitkän aikavälin sisäisissä projekteissa, joissa kustannukset on aktivoitava. Vain nimikkeiden, tuntien ja kulujen kustannukset voidaan kirjata investointiprojektiin. Investointiprojektin kustannuksia valvotaan ja ohjataan arviotoiminnon avulla. Investointiprojekteille voidaan määrittää valinnainen maksimiarvo. Kun investointiprojekti etenee, sen kustannukset tallennetaan KET-tileihin, joiden kustannukset säilytetään, kunnes projekti on valmis. Kun projekti eliminoituu, voit siirtää KET-arvon käyttöomaisuuserälle, kirjanpitotilille tai uudelle projektille. Huomautus: Investointiprojektien tapahtumat eivät näy Kirjauskustannuksissa, Tuottojen jaksotuksissa tai Luo laskuehdotukset -sivulla.
Kustannusprojekti	Investointiprojektien tapaan kustannusprojekteja käytetään yleensä sisäisten projektien seurantaan, ja vain tunnit, kulut ja nimikkeet voidaan kirjata niitä varten. Kustannusprojektit ovat kuitenkin yleensä kestoltaan lyhyempiä kuin investointiprojektit. Lisäksi kustannusprojekteja ei voi aktivoida tasetileille, toisin kuin investointiprojekteissa. Sen sijaan niiden projektitapahtumat kirjataan vain voitto- ja tappiotileille. Huomautus: Kuluprojektien tapahtumat eivät näy Kirjauskustannuksissa, Tuottojen jaksotuksissa tai Luo laskuehdotukset -sivulla. Koska kustannusprojekteja käytetään yleensä sisäisten projektien seurantaan, niitä ei yleensä tarvitse liittää asiakastiliin. Jos asennusohjelma kuitenkin edellyttää, että ostotilauksille luodaan nimiketarpeita, kustannusprojekti on liitettävä asiakkaaseen. Tämä liitos on pakollinen, koska nimiketarpeita hallitaan myyntitilausten riveinä, ja järjestelmä edellyttää asiakkaan määrittämistä. Tämä asennus ei kuitenkaan aiheuta nimiketarpeiden automaattista luomista ostotilauksessa. Jos kyseessä on kustannusprojekti, Luo nimiketarve -asetus ohitetaan. Jos tarvitset nimiketarpeen kustannusprojektissa, voit luoda sen manuaalisesti, jos asiakas on liitetty projektiin.
Sisäinen	Sisäisten projektien avulla seurataan kustannuksia organisaation sisäisessä projektissa. Sisäiset projektit voivat tarjota suunnittelutyökalun resurssien kulutuksen hallintaa varten. Huomautus: Sisäisten projektien tapahtumat eivät näy Tuottojen jaksotuksissa tai Luo laskuehdotukset -sivulla.
Time	Aikaprojektien avulla voidaan seurata ei-laskutettavien ja tuottamattomien aktiviteettien ajankäyttöä, kuten projektia, jolla seurataan työntekijöiden sairauslomia. Aikaprojektien tapahtumia ei kirjata kirjanpitoon. Ne sisältyvät sen sijaan työntekijöiden käyttöraportteihin. Vain tuntitapahtumat voidaan kirjata aikaprojekteihin. Tuntikirjauskansion tai työaikaraportin avulla voit rekisteröidä nämä tunnit projektiin. Kun tunnit on rekisteröity, ne näkyvät projektitapahtumina, mutta niitä vastaavia tositetapahtumia ei ole. Huomautus: Aikaprojektien tapahtumat eivät näy Kirjauskustannuksissa, Tuottojen jaksotuksissa tai Luo laskuehdotukset -sivulla.

Työntekijöiden, luokkien ja resurssien delegointi

Voit aikatauluttaa työntekijäresurssit joko projektin vaatimusten ja aikataulun mukaan tai työntekijöiden taitojen ja käytettävyyden perusteella. Käyttämällä resurssien aikataulutustoimintoja voit ottaa organisaation työntekijät käyttöön tehokkaasti. Voit etsiä nopeasti pätevimmät työntekijät, jotka ovat käytettävissä projektissasi työskentelyyn. Voit myös helposti nähdä, miten näitä työntekijöitä voidaan käyttää tehokkaammin projektin aikana.

Seuraavassa on joitakin tapoja, joilla voit käyttää resurssien aikataulutustoimintoa:

• Käytä työntekijän määritteitä, kuten koulutusta, taitoja, sertifiointia ja projektikokemusta, koskevia tietoja, jotka vastaavat työntekijää projektin vaatimuksiin.
• Käytä tietoja työntekijän kalenterista ja saatavuudesta, jotta ne vastaisivat työntekijän aikataulua projektikalenteriin.
• Tarkista kunkin työntekijän kapasiteetti ja selvitä, miten kyseinen kapasiteetti on käytössä. Jos esimerkiksi työntekijää käytetään liian vähän, työntekijä voidaan delegoida projektiin, joka sopii hänen saatavuuteensa ja määritteisiinsä.
• Tarkista työntekijän käytettävyys ja varmista, että työntekijän varausten kanssa ei ole kalenteriristiriitoja.
• Tarkastele työntekijöiden käytön tietoja yhteenvetonäkymässä (esimerkiksi osaston tai työntekijän mukaan) tai yksityiskohtaisessa näkymässä (esimerkiksi osaston työntekijät tai kunkin työntekijän viikoittaiset tiedot).
• Voit muokata eri aikayksiköiden, kuten päivän, viikon tai kuukauden, resurssivarauksia työntekijöiden käytön optimoimiseksi.

Suorita projekti

Projektin suorituksen aikana ryhmän jäsenet tai esimiehet tallentavat työt ja kulut, jotka on tehty työaikaraporttien, kuluraporttien ja muiden liiketoiminta-asiakirjojen avulla. Projektipäälliköillä on työkaluja, joiden avulla he voivat seurata projektin budjetoitujen summien kulutusta. Projektipäälliköt voivat myös tilata, poimia tai hankkia materiaaleja projekteihin käyttämällä ostotilauksia ja muita yrityksen asiakirjoja. Laskut valmistellaan ja hyväksytään, joten asiakkaita voidaan laskuttaa meneillään olevasta työstä. Tämän prosessin aikana tuotot kirjataan myös organisaation taloushallintoon.

Työrakenteiden hallitseminen

WBS on kuvaus projektille valmistuvasta työstä. WBS on tehtävien hierarkia. Se ei vastaa vain kunkin tehtävän työtä, vaan myös tehtävän kokoa, kustannusta ja kestoa.

Lisätietoja on kohdassa Työrakenteiden yleiskatsaus.

Projektiennusteiden ja -budjettien hallitseminen

Projektinhallintaan on kaksi tapaa: projektiennusteet ja projektibudjetit. Voit käyttää projektiennusteita, jos organisaatiollasi on operatiivinen perspektiivi ja keskittyä tuottoihin ja kustannuksiin, jotka johdetaan tietyistä tapahtumista. Käytä kuitenkin projektibudjetointia, jos organisaatiosi keskittyy enemmän rahamääriin.

Lisätietoja on aiheessa Projektin ennusteet ja budjetit.

Tuotantotilausten luominen

Projektiin liittyvä tuotantomääräys voidaan linkittää myyntitilaukseen tai nimiketarpeeseen käyttämällä joko valmiin nimikkeen menetelmää tai kulutettu nimike -menetelmää. Lisäksi jos tuotantotilausta on luotu manuaalisesti, tuotantotilausta ja myyntitilausta tai nimiketarvetta (ei linkkiä tilaukseksi) ei voi linkittää. Jos tuotantotilaus on kuitenkin luotu automaattisesti myyntitilausta tai nimiketarvetta varten, tuotantotilausten ja myyntitilausten tai nimiketarpeiden välillä on linkki (linkki tilaukseen).

Näiden tekijöiden yhdistelmien perusteella voit käyttää jotakin seuraavista tavoista:

• Valmis nimike/linkki tilaukseen – Linkitä projekti myyntitilaukseen tai nimiketarpeeseen. Kun käytät tätä menetelmää, todelliset projektikustannukset kirjataan myyntitilausta laskutettaessa tai silloin, kun nimiketarpeesta on päivitetty pakkausluettelo. Kustannus kirjataan päättyneeksi nimikkeeksi.
• Valmis nimike/ei linkkiä tilaukseen – Toteutuneita kustannuksia ei voi kirjata, ennen kuin nimikkeen tuotantosyklin tila on Päättynyt. Valmiin kohteen kustannukset kirjataan yksittäisenä tapahtumana.
• Kulutettu nimike/linkki tilaukseen – Linkitä projekti nimiketarpeeseen. Tällä menetelmällä voit tarkastella toteutuneita projektikustannuksia, kun tuotannon tilana on Käynnistetty tai se on ilmoitettu valmiiksi. Kustannukset kirjataan useina projektikohtaisina tapahtumina raaka-aineille ja tuotannossa kulutetuille tunneille. Kun nimiketarve päivitetään pakkausluetteloon, projektin kustannuksia ei kirjata. Voit myös määrittää tason tuoterakennehierarkiassa, jossa tuotannon projekteja seurataan.
• Kulutettu nimike/ei linkkiä tilaukseen – Linkitä projekti nimiketarpeeseen. Tällä menetelmällä voit tarkastella toteutuneita projektikustannuksia, kun tuotannon tilana on Käynnistetty tai se on ilmoitettu valmiiksi. Kustannukset kirjataan useina projektikohtaisina tapahtumina raaka-aineille ja tuotannossa kulutetuille tunneille. Voit myös määrittää tason tuoterakennehierarkiassa, jossa tuotannon projekteja seurataan.

Hanki tuotteet ja palvelut

Nimikkeiden osto ja myynti ovat yleisiä aktiviteetteja useissa projektikeskeisissä yrityksissä.

Projektien ostotilaukset

Ostotilauksen tarkoitus määrittää, milloin ostotilaus kulutetaan, ja näin ollen, kun nimikkeitä laskutetaan projektista.

Tapa	Tarkoitus	Nimikkeiden kulutus
Uuden ostotilauksen luominen suoraan.	Voit ostaa nimikkeitä ulkoiselta toimittajalta projektin kulutusta varten. Voit luoda ostotilauksen seuraavilla tavoilla: Projektista itsestään. Tällöin projekti on jo määritetty ostotilaukselle. Siirtymällä projektin ostotilaukseen. Sinun täytyy valita sekä toimittaja että projekti, jolle ostotilaus luodaan.	Nimikkeet kulutetaan, kun toimittajan lasku päivitetään.
Ostotilauksen luominen myyntitilauksesta.	Ostonimikkeet, kun luot myyntitilauksen projektista.	Nimikkeet kulutetaan, kun myyntitilaus laskutetaan asiakkaalta.
Ostotilauksen luominen nimiketarpeesta.	Ostonimikkeet, kun luot nimikevaatimuksen projektista.	Nimikkeet kulutetaan, kun nimiketarpeen pakkausluettelo päivitetään.

Myyntitilaukset projekteille

Projektinhallinnan ja kirjanpidon avulla voit rekisteröidä nimikkeiden kulutuksen useilla tavoilla. Voit myydä nimikkeitä tai ostaa nimikkeitä projektista tai varata nimikkeitä projektiin.

Voit tilata nimikkeitä yrityksen varastosta projektin kulutusta varten. Vaihtoehtoisesti voit myös ostaa nimikkeitä ulkoiselta toimittajalta. Kohteita voi kuluttaa kaikentyyppisissä projekteissa paitsi aikaprojekteissa.

Kohteiden tilaustapa määräytyy sen mukaan, mistä tilaat ne:

• Jotta voit tilata nimikkeitä yrityksen varastosta, sinun täytyy syöttää tilaus nimiketarpeeksi. Jos käytät Nimiketarpeet-sivua, voit määrittää tarpeen niin, että vastaanotat nimikkeitä osittaisena toimituksena. Siksi voit lykätä nimikkeiden määrän kulutusta, kunnes nimikkeet ovat pakollisia.
• Jos haluat tilata nimikkeitä ulkoiselta toimittajalta, tilaus on luotava ostotilauksena Ostotilaus-sivulla.

Huomautus

Projektiin liittyvän myyntitilauksen pakkausluetteloa ei voi peruuttaa, jos nimikkeet on jo merkitty pakkausta varten.

Seuraavassa taulukossa on esitetty nimikkeiden tilaustavat ja niiden kulutuksen kuvaus.

Tapa	Tarkoitus	Nimiketapahtumien kulutus
Myyntitilaus	Kirjoita tapahtuma suoraan aika- ja materiaaliprojektiin.	Nimiketapahtumat kulutetaan, kun myyntilasku kirjataan.
Varaston kirjauskansio	Nimiketietueiden syöttäminen ja ylläpito on nopeaa. Jos haluat esimerkiksi kirjoittaa nimiketarpeen tulostetun luettelon perusteella, varastokirjauskansiota voidaan käyttää.	Nimiketapahtumat kulutetaan, kun kirjauskansio kirjataan.
Nimiketarve	Kirjoita nimikkeet, joita ei kuluteta heti. Tämän menetelmän avulla voit seurata yhdessä nimiketarvetietueessa kulutettujen nimikkeiden määrää.	Nimiketapahtumat kulutetaan, kun pakkausluettelo päivitetään. Toisin sanoen nimiketarve luodaan, kun pakkausluettelo kirjataan.
Ostotilaukset	Syötä tapahtumat johonkin kolmesta paikasta ostotavan mukaan.	Nimiketapahtumat kulutetaan, kun pakkausluettelo päivitetään tai kun asiakas tai toimittaja laskutetaan.

Projektilaskujen käsitteleminen

Projektityyppi määrittää, mitä laskutusmenettelyä tulisi käyttää. Vain kaksi ulkoista projektityyppiä (aika ja materiaali sekä kiinteämääräinen hinta) voidaan laskuttaa. Aika- ja materiaaliprojektit sekä kiinteähintaiset projektit liitetään aina projektisopimukseen.

Ennen kuin luot projektille myyntilaskun, voit luoda alustavan laskun tai laskuehdotuksen. Laskuehdotuksessa voit valita projektilaskuun sisällytettävän projektin tapahtumat. Tämän jälkeen voit tarkastella laskun tietoja, ennen kuin kirjaat projektilaskun ja lähetät sen asiakkaalle tai muulle rahoituslähteelle.

Lisätietoja projektilaskutuksen käsittelystä on aiheessa Projektilaskutus.

Projektin valmistumiskustannusten laskeminen

Kun luot arvion, voit valita menetelmän, jota käytetään projektin valmistumiskustannusten laskemiseen. Valitse menetelmä Jäljellä olevien kustannusten menetelmä -kentässä Luo arvio -sivulla. Valitsemasi menetelmä kohdistetaan erikseen jokaiseen kustannusarvion kustannusriviin. Kun rivin tila on Luotu, voit muuttaa sen menetelmää, jota käytetään Kustannusarvio-sivulla.

Seuraavassa taulukossa on kuvattu projektin valmistumistavat.

Tapa	Kuvaus
Kokonaiskustannukset – todelliset	Arvioidut kustannukset on syötettävä manuaalisesti. Kun kustannusarvio-sivun kokonaiskustannukset- tai kokonaismäärä-sarake on valmis, todelliset kustannukset vähennetään käyttäjän syöttämistä summista. Tuloksena on projektin valmistumiskustannukset. Kustannusten edistymistä ei yleensä seurata perustuen esimerkiksi kunkin kauden aikana kirjattujen hotelliyöpymisten ja aterioiden määrään. Sen sijaan. Seurannan perustana on yleensä arvioitujen tuntien kokonaismäärän vertailu. Tämä lähestymistapa ei edellytä ennustemallia, ja kokonaiskustannusta tai kokonaismäärää voidaan muuttaa manuaalisesti. Kun arvo syötetään kokonaiskustannus- tai kokonaismäärä-sarakkeeseen, Finance vertaa tätä arvoa todellisiin tapahtumiin, jotka on kirjattu kyseiselle jaksolle, ja pienentää sitten Jäljellä oleva määrä- tai Jäljellä olevat kustannukset -sarakkeen arvoa.
Kokonaisbudjetti – todellinen	Toteutuneita kustannuksia verrataan kustannusmäärityksessä valitsemasi ennustemallin mukaan. Tämä menetelmä käyttää kokonaisbudjettimallia, joka sisältää ennustetut tapahtumat. Jos haluat tarkastella projektia tarkemmin, voit muuttaa budjettimallia, kun projekti on käynnissä. Jos ennustetta on muokattava, seuraa tätä yleistä prosessia: Kopioi ennustetapahtumat toiseen ennustemalliin. Vertaa ennustetapahtumia todellisiin tapahtumiin. Voit ylläpitää, pienentää tai suurentaa seuraavan kauden arvioita. Rahoitus ei vähennä ennustettuja arvioita automaattisesti. Siksi kannattaa säilyttää alkuperäinen ennustemalli kiinteähintaisessa projektissa, perusaikataulun luomiseksi vertailua varten, kun projekti on valmis. Huomautus: Kun valitset tämän tavan, käytä vähintään kahta ennustemallia. Yhden mallin on sisällettävä alkuperäinen ennuste. Jos kyseessä on toinen malli, kopioi ennustetapahtumat toisesta mallista. Tämä menetelmä on kelvollinen vain kiinteähintaisille projekteille ja investointihankkeille.
Jäljellä oleva budjetti	Tämä menetelmä käyttää jäljellä olevaa budjettimallia projektin valmistumiskustannusten laskemiseen. Kun käytät tätä menetelmää, todelliset kustannukset ja jäljellä olevan budjettimallin ennustetut summat lasketaan yhteen. Tuloksena on kokonaiskustannus. Ennen tämän menetelmän käyttämistä on määritettävä jäljellä oleva budjettimalli, joka vähentää tapahtumat järjestelmään tallennettujen todellisten tapahtumien perusteella. Varmista ennustemallit-sivulla, että kentät on merkitty automaattinen ennusteen vähennys -ryhmään. Yleensä jäljellä oleva budjetti kopioidaan alkuperäisestä budjetista. Kun tapahtumat syötetään, jäljellä olevan budjetin tapahtumat ovat vähentyneet. Jos projektin edetessä määritetään, että jäljellä olevaa budjettia on muutettava, ennustetapahtumat veloitetaan jäljellä olevalle budjetille. Huomautus: Tätä menetelmää voidaan käyttää vain, jos arvioon on liitetty ennustemalli.
Edellisen arvion mukaan	Käytetään samaa arviointimenetelmää, jota käytettiin edellisellä kaudella. Tämä menetelmä edellyttää ennustemallia, jos edellisellä jaksolla on vaadittu ennustemallia.
Määritä kustannukset valmiiksi nollaksi	Yleensä tätä menetelmää käytetään, ennen kuin arviointiprojekti eliminoidaan. Tämä menetelmä vastaa kokonaisarvioita todellisilla tapahtumilla, jotka on kirjattu, ja tyhjentää valmis-sarakkeen kustannukset. Tuloksena saatu valmistumisprosentti on aina 100 prosenttia. Kullekin luotavalle kustannus riville ei ole valittu Ennuste-kenttää, ja kokonaisarvio kopioidaan edellisestä kustannusarviosta. Arviokauden todellinen kulutus vähennetään projektin valmistumiseen liittyvistä kustannuksista. Tähän menetelmään ei tarvita ennustemallia.
Kustannusmallista	Valittuun arviointiprojektiin liittyvässä kustannusmallissa määritettyä kustannusten valmistumismenetelmää käytetään kohdassa.

Projektin analysoiminen

Projektin perustasolla käytetään tapahtumia, joilla kirjataan kustannuksia, ja kirjataan kustannukset pääkirjanpitoon.

Yleensä nämä tapahtumat ovat seurausta liiketoiminta-asiakirjoista, kuten tuntilomakkeista, kuluraporteista, toimittajan laskuista tai varastotapahtumista. Projektin elinkaari alkaa yleensä arvioiden, ennusteiden ja budjettien avulla, jotka auttavat suunnittelemaan ja ennakoimaan projektin työn ja taloudellisen vaikutuksen. Projektia analysoitaessa voit arvioida projektin aikana tapahtuneiden tapahtumien lisäksi myös arvioiden ja ennusteiden tarkkuutta, projektiryhmän jäsenten käyttöastetta ja projektin yleistä onnistumista.

Kassavirran analysoiminen

Kassavirran seurannan avulla voit tarkistaa sekä ennustetut kassavirrat että projektin todelliset kassavirrat. Voit tarkastella kassavirtoja, kun projekti on meneillään, tai voit tarkastella valmiin projektin kassavirtoja.

Valvomalla kassavirtoja voit arvioida yksittäisen projektin, käyttää raportteja useiden projektien tarkastelemiseen ja siirtää projektin kassavirrat kirjanpidon kassavirtaennusteisiin.

Kassavirran ennustaminen

Voit ennustaa valitun projektin kassavirrat oman asetuksen perusteella. Jos projektin päivämäärä on esimerkiksi 5. maaliskuuta 2012, ja 2012 laskutat määräpäivän ja odotetun myyntimaksun päivämäärän, voit tehdä näin ennusteen:

• Projektin päivämäärä: 5. maaliskuuta 2012.
• Laskun päivämäärä: 31. maaliskuuta 2012. Tämä päivämäärä määräytyy laskun taajuuden mukaan. Tässä esimerkissä laskun toistumisväli määritetään nykyiselle kuukaudelle. Siksi kaikki tapahtumat, jotka on kirjattu maaliskuun aikana, laskutetaan kuukauden viimeisenä päivänä.
• Määrä päivä: 14. huhtikuuta 2012. Tämä päivämäärä määräytyy projektille määritettyjen maksuehtojen perusteella. Tässä esimerkissä valitaan maksuehdot 14 päivältä. Tämän vuoksi laskun päivämäärään lisätään 14 päivää, jotta se saapuu 14. huhtikuuta 2012.
• Odotettu myyntimaksupäivä: 27. huhtikuuta 2012. Tämä päivämäärä lasketaan laskemalla yhteen projektinhallinta ja kirjanpitoparametrit -sivun yleiset puskuripäivät -kentän päivien määrä Projektisopimukset-sivun yksittäisten puskuripäivien välillä ja lisäämällä kokonaissumma määräpäivä-kentän päivien lukumäärään. Tässä esimerkissä kirjoitit 3 Yleiset puskuripäivät -kenttään ja 10 Yksittäiset puskuripäivät -kenttään. Siksi eräpäivään lisätään 13 päivää odotetun myyntipäivän, 27. huhtikuuta 2012, saavuttamiseksi.

Yleiset puskuripäivät voivat joko korvata yksittäiset puskuripäivät tai ne voidaan lisätä yksittäisiin puskuripäiviin:

• Jos haluat käyttää yleisiä puskuripäiviä yksittäisten puskuripäivien tilalle, anna asiakkaiden määräpäivän ja todellisen maksupäivän välinen keskimääräinen päivien määrä.
• Jos haluat lisätä yleiset puskuripäivät yksittäisten puskuripäivien kohdalle, Kirjoita yleiset puskuripäivät -kenttään arvio päivien välillä, kun asiakas lähettää maksun ja päivämäärän, jona organisaatio vastaanottaa maksun.

Määritä yksittäiset puskuripäivät projektin palvelusopimuksessa. Päivät lasketaan sekä myyntilaskun määräpäivän että organisaation asiakkaan maksutavan mukaisen kokemuksen perusteella.

Toteutunut kassavirta

Todellinen kassavirta muistuttaa ennustamista, mutta voit aloittaa laskennat ensimmäisestä laskun päivämäärästä lähtien. Esimerkki:

• Laskun päivämäärä: 2. maaliskuuta 2012.
• Määräpäivä: 16. maaliskuuta 2012. Maksuehdot määritetään 14 päiväksi.
• Odotettu myyntimaksupäivä: 29. maaliskuuta 2012. Laskelmassa on kolme yleistä puskuripäivää ja 10 yksittäistä puskuripäivää.

Kustannusten ennustaminen

Määritettyjen päivien perusteella kustannusten maksupäivä voi poiketa projektin päivämäärästä. Tällöin kustannusten maksupäivä lasketaan lisäämällä päivien määrä projektin päivämäärästä maksuehtojen päivien lukumäärään.

Esimerkiksi tapahtuman projektipäivä on 5. maaliskuuta 2012, ja seuraavat maksuehdot on määritetty:

• Aukioloajat: kuluva kuukausi (M)
• Kulut: 14 päivää (D14)
• Kohteet: 30 päivää (D30)

Näiden asetusten perusteella kunkin tapahtumatyypin kustannusten maksupäivä:

• Aukioloajat: 31. maaliskuuta 2012, joka on valitun kuukauden viimeinen päivä.
• Kulut: 19. maaliskuuta 2012, joka on 14 päivää liiketoimen päivämäärästä.
• Nimikkeet: 4. huhtikuuta 2012, joka on 30 päivää liiketoimen päivämäärästä.

Huomautus

Ostotilausten määräpäivä perustuu toimittajatapahtumaan, kun projektin ostotilaus luodaan. Määräpäivää ei määritä mikään oletusasetus.

Kustannusten maksupäivämäärää ei lasketa puskuripäivinä. Kun projekti on valmis, sekä kustannus että myynti kirjataan tulostileille, kun kaikki kustannuslaskenta ja laskutus on valmis.

Kun kaikki myynti- ja toimittajalaskut on täytetty, voit tarkastella kassavirta-sivun ja Projektitiliotteet-sivun kenttien välistä suhdetta.

Kassavirta-sivu

• Saapuva kassavirta
• Lähtevä kassavirta
• Nettokassavirrat

Projektilaskelmat-sivu

• Myyntituotto
• Kokonaiskustannukset
• Käyttökate

Kustannusten tarkasteleminen

Voit seurata kustannuksia, joita organisaatiossa syntyy projektin aikana Kustannusten hallinta -sivulla. Vertaamalla projektin alkuperäisiä budjetoituja kustannuksia nykyisiin todellisiin kustannuksiin ja sidottuun budjettiin, voit määrittää, onko projekti sujunut suunnitelmien mukaan vai yli budjetin tai alle budjetin.

Huomautus

Kun tarkastelet projektin kustannusten nykyistä tilaa kustannusten hallinta -sivulla, käytä alkuperäiselle ja jäljellä olevalle budjetille valittuja ennustemalleja. Jos valitset muita ennustemalleja kustannusten laskennassa, laskennan tulokset eivät ole tarkkoja.

Jäljellä olevien budjetoitujen summien tarkasteleminen

Jos projektinhallinta ja kirjanpidon parametrit -sivun kustannusten hallintamenetelmäksi on valittu jäljellä oleva budjetti, kustannusten hallinta -sivu laskee kustannukset, joita ei ole kirjattu todellisiksi tai merkittyinä sidotuiksi. Erityisesti kustannusten hallinta -sivun alaruudun yleiset-välilehden summat lasketaan seuraavilla tavoilla:

• Toteutunut kustannus – projektiin valitulle kustannusriville käytetty kokonaissumma. Toteutunut kustannussumma lasketaan kirjanpidon päivitykset -sivulla.
• Sidottu kustannus – Kulujen lisämäärä, jonka yritys on sitoutunut maksamaan. Sidotut kustannussummat lasketaan Sidotut kustannukset -sivulla.
• Jäljellä oleva budjetti – Valitun kustannusrivin vielä käytettävissä olevan alkuperäisen budjetoidun määrän summa. Jäljellä oleva budjettisumma lasketaan pääkirjan esikatselu -sivulla.
• Kokonaiskustannukset – Todellisten kustannusten, sidottujen kustannusten ja jäljellä olevien budjettisummien summa.

Kustannusten hallinta -sivun poikkeama-välilehdessä voit tarkastella odotetun kokonaiskustannuksen ja alkuperäisen budjetin vertailua. Tämä vertailu näyttää näiden summien väliset erot. Siksi voit nähdä, missä tiedot eivät täsmää. Poikkeamasummat lasketaan seuraavilla tavoilla:

• Alkuperäinen budjetti – Valitun kustannusrivin alun perin budjetoitu summa. Alkuperäinen budjettisumma lasketaan pääkirjan esikatselu -sivulla.
• Kokonaiskustannukset – Todellisten kustannusten, sidottujen kustannusten ja jäljellä olevien budjettisummien summa, kuten raportoitu Yleiset-välilehdellä.
• Poikkeama – Kokonaiskustannuksen ja alkuperäisen budjetin ero.
• Määrään perustuva varianssi – Alkuperäisen ennusteen ja kokonaisennusteen välinen ero. Ero voidaan ilmaista matemaattisesti (ennustemäärän kokonaismäärä) × (alkuperäinen keskimääräinen hinta – keskihinta yhteensä). Tämä laskelma koskee vain projektitunteja.
• HIntaan perustuva varianssi – Alkuperäisen ennusteen ja kokonaisennusteen välinen ero. Ero voidaan ilmaista matemaattisesti (Alkuperäinen ennustehinta) × (alkuperäinen ennustemäärä – ennustemäärä yhteensä). Tämä laskelma koskee vain projektitunteja.

Kokonaisbudjettisummien tarkasteleminen

Jos projektinhallinta ja kirjanpidon parametrit -sivun kustannusten hallintamenetelmäksi on valittu kokonaisbudjetti , kustannusten hallinta -sivu laskee todelliset kustannukset ja projektin kokonaiskustannukset, jotta näiden kahden välinen ero voidaan havaita. Erityisesti kustannusten hallinta -sivun alaruudun yleiset-välilehden summat lasketaan seuraavilla tavoilla:

• Budjetoidut kokonaiskustannukset – Valitun kustannusrivin budjetoitu kokonaissumma.
• Toteutunut kustannus – projektille tähän mennessä aiheutuneiden kustannusten kokonaismäärä valituille kustannusriveille.
• Sidottu kustannus – projektiin valitulle kustannusriville sidottu kokonaissumma.
• Varianssi – Todellisten ja sidottujen kustannusten sekä kokonaiskustannusten välinen ero. Varianssi osoittaa, onko kokonaisbudjetille määritettävä lisäkustannuksia.

Kustannusten hallinta -sivun poikkeama-välilehdessä voit tarkastella kokonaisbudjetin ja alkuperäisen budjetin välisiä eroja katsomalla seuraavat kentät:

• Alkuperäinen budjetti – Kustannusrivin alun perin budjetoitu summa. Alkuperäinen budjetti lasketaan pääkirjan esikatselu -sivulla.
• Budjetoidut kokonaiskustannukset – Kokonaiskustannukset, jotka alun perin budjetoitiin kustannusriville. Budjetoidut kokonaiskustannukset lasketaan pääkirjan esikatselu -sivulla.
• Poikkeama – Kustannusrivin poikkeama. Tämä summa lasketaan vähentämällä kokonaiskustannus alkuperäisestä budjetista.
• Määrään perustuva varianssi – Alkuperäisen budjetin ja kokonaisbudjetin välinen ero. Tämä summa lasketaan vähentämällä budjetin kokonaistunnit alkuperäisistä budjettiajoista ja kertomalla ero alkuperäisen budjetoidun kustannushinnan mukaan. Ero voidaan ilmaista matemaattisesti (alkuperäinen budjetoitu kustannushinta) × (alkuperäiset budjettitunnit – budjetin kokonaistunnit). Tämä laskelma koskee vain projektitunteja.
• Hintaan perustuva vaihtelu – Tämä summa lasketaan vähentämällä budjetin kokonaistunnit alkuperäisistä budjettiajoista ja kertomalla ero käytettyjen tuntien mukaan. Ero voidaan ilmaista matemaattisesti (käytetyt tunnit yhteensä) × (alkuperäiset budjettitunnit – budjetin kokonaistunnit). Tämä laskelma koskee vain projektitunteja.

Käytön analysointi

Käyttöaste on prosenttiosuus ajasta, jonka työntekijä suorittaa laskutettavan tai tuottavan työn tiettynä työaikana. Laskutettavat tunnit ovat työntekijän tunteja, jotka voidaan veloittaa tietyltä asiakkaalta.

Työntekijän käyttöaste lasketaan jakamalla laskutettavien tuntien määrä tietyltä ajan jaksolta. Jos työntekijällä on esimerkiksi 30 laskutettavaa tuntia kaudessa ja saman ajanjakson työtuntien määrä on 40, työntekijän käyttöaste on 75 prosenttia.

Kun lasket työntekijän käyttöastetta, voit laskea joko laskutusasteen tai tehokkuusasteen.

• Laskutusaste – Laskutettavien tuntien ja ei-laskutettavien tuntien ja normituntien välinen ero.
• Tehokkuusaste – Ero tuottavien tuntien ja tuottamattomien tuntien tai normituntien välillä. Tuottavat tunnit ovat tunteja, jonka työntekijä käyttää tietyn projektin rahoittamiseen. Tuottavat tunnit laskutetaan yleensä asiakkailta, paitsi sisäisissä projekteissa. Tuottamattomia tunteja ei laskuteta asiakkaalta.

Käyttöasteet lasketaan tuntien käyttö -sivulla. Laskelmat perustuvat oletusasetuksiin. Nämä asetukset määrittävät myös sen, miten tunnit lasketaan määrittämällä kullekin projektityypille käytön tai rasitteen. Tämä koskee laskutettavia hintalaskelmia ja tehokkuusasteen laskelmia.

• Käyttö – Valitussa projektityypissä ilmoitetut tunnit otetaan aina huomioon laskutettavan tai tehokkuuden käytön kannalta.
• Kuormitus – Valitun projektityypin ilmoitetut tunnit otetaan aina huomioon laskuttamattomassa tai tehottomassa käytössä.
• Rivin ominaisuuden mukaan – Tietyn tuntitapahtuman riviominaisuudet määrittävät, otetaanko tunnit huomioon laskutettavan vai tehokkuuden perusteella.
• Ei sisälly – Tunteja ei oteta huomioon laskutettavan tai tehokkuuden käytön laskennassa.

Tuntien käyttö -sivun työntekijän tai projektin yleisen käyttöprosentin lisäksi voit tarkastella tuntien määrää, jota käytettiin kunkin seuraavan tuntityypin käyttöasteen laskennassa:

• Ei sisälly tuntiin – Nämä tunnit eivät sisälly tuntien käyttöasteeseen.
• Sisältyvät tunnit – Nämä tunnit lasketaan lisäämällä käyttötunnit ja kuormitustunnit. Nämä tunnit sisältyvät käyttöasteeseen.
• Kuormitustunnit – Jos lasket laskutettavaa hintaa, nämä tunnit ovat samat kuin ei-laskutettavat tunnit. Jos lasketaan tehokkuusprosenttia, nämä tunnit ovat samat kuin tuottamattomat tunnit.
• Käytetyt tunnit – Jos lasket laskutettavaa hintaa, nämä tunnit ovat samat kuin laskutettavat tunnit. Jos lasketaan tehokkuusprosenttia, nämä tunnit ovat samat kuin tuottavat tunnit.

Kun lasketaan työntekijän käyttöastetta, voit käyttää normaalitunteja tai siihen sisältyviä tunteja. Jos käytät sisällytettyjä tunteja, varmista, että työntekijät kirjaavat työaikaraportin ajanjaksolle, koska laskenta ilmaistaan määritettynä tuntimääränä. Kun lasketaan projektin, projektisopimuksen, asiakastietueen tai luokan tuntien käyttöaste, laskentaan on käytettävä sisällytettyjä tunteja.

Tarkastele projektilaskelmia

Voit luoda projektiraportin, jossa voit tarkastella pikavedosta projektin edistymisestä. Kun suoritat projektiraportin, voit määrittää ehdot, joita käytetään laskelman laskemiseen tekemällä valintoja Projekti laskelmat -sivun yleiset-välilehdessä . Voit valita, haluatko sisällyttää tai jättää pois seuraavat tiedot:

• Projektin tyypit
• Tapahtumatyypit
• Projektin päivämäärä/kirjanpidon päivämäärä
• Tiedot

Kun tiliote on laskettu, voit tarkastella seuraavia tietoja Projektitiliotteet-sivun eri välilehdissä:

• Yleiset – Yleisiä tietoja projektin perusvoiton ja tappion rakenteesta.
• Voitto ja tappio – Tietoja jaksotetusta tuotosta.
• KET – Tietoja KET-tilien saldoista.
• Kulutus – Tietoja tuntien, nimikkeiden, kulujen ja palkanlaskennan tapahtumien kulutuksesta.
• Lasku – Tietoja laskuista ja ennakkolaskutuksesta.
• Tuntihinta – Tuotto- ja kustannustileille kirjattujen tuntien tuntihinnat.