Alihankinnan ostotilauksien yleiskatsaus

Käytetään: Project Operationsin resursseihin ja ei-varastoitaviin perustuvissa skenaarioissa

Tässä artikkelissa on yleiskatsaus Microsoft Dynamics 365 Project Operationsin alihankkijaominaisuudesta, joka integroituu saumattomasti Dynamics 365 Finance -järjestelmään. Tämän ominaisuuden avulla käyttäjät voivat luoda Dataverseen alihankkijoita, asiakirjoja ja kuluja sekä muita tärkeitä tietoja, joita alihankkijat antavat. Järjestelmä luo ostotilaukset automaattisesti Financessa jokaiselle Dataversen alihankintasopimukselle. Vastaavasti järjestelmä luo vastaavat tuotteen vastaanotot Financessa jokaisen Dataversen kirjatun tuntilomakkeen tai kulun osalta. Kun alihankkija lähettää laskun Financessa, ostoreskontran työntekijä saa käyttöönsä kaikki kirjatut ajankäyttölomakkeet ja kulut, jotka liittyvät alihankkijaan. Ostoreskontran työntekijä voi sitten suorittaa kolmisuuntaisen täsmäytysprosessin ja varata laskun Financessa.

edellytykset

Jos haluat käyttää toimintoa, aktivoi seuraavat ominaisuudet:

• Ota käyttöön alihankintasopimusten toteutuneiden arvojen käsittely Project Operationsin resurssipohjaisten/ei-varastoitavien skenaarioille
• Ota projektin ostotilaukset käyttöön Project Operations resurssiin/ei-varastoitaviin perustuvissa skenaarioissa.
• Ota alihankkijan ostotilaukset käyttöön Project Operations resurssiin/ei-varastoitaviin perustuvissa skenaarioissa.

Vaaditut vähimmäisversiot

Seuraavat versiot vaaditaan, jotta ominaisuutta voidaan käyttää Project Operationsissa ei-varastoitaville/resurssipohjaisille skenaarioille:

• Project Operations Dataverse versio 4.91.0.0 tai uudempi
• Dynamics 365 Finance -versio 10.0.39 tai uudempi versio

Alihankkijarivien hankintaluokkien ja projektiluokkien oletusarvojen määrittäminen

Jos haluat luoda Financessa ostotilausrivejä kullekin Dataversessa luodulle alihankkijariville, määritä oletusarvoiset hankintaluokat ja projektiluokat. Tämän määrityksen tulisi perustua alihankkijarivillä määritettyihin rooleihin tai kulun tietoihin.

Alihankkijarivien hankintaluokkien ja projektiluokkien oletusarvojen määrittäminen tapahtuu seuraavasti.

1. Siirry Financessa kohtaan Projektinhallinta ja kirjanpito>Määritys>Luokat>Projektin alihankintaluokat.

2. Luo tietue valitsemalla Uusi.

3. Valitse Alihankkijatapahtuman tyyppi -kentässä Tunti ajalle tai Kulu kuluille.

4. Valinnainen: Valitse ajalle Roolitunnus tai tapahtumaluokka kuluille.

   Muistiinpano

   Tämä vaihe on pakollinen vain, jos tietyn tapahtumaluokan tai roolitunnuksen määrittäminen on tarpeen.

5. Valitse hankintaluokka yhdistämismääritykselle.

6. Valitse projektiluokka yhdistämismääritykselle.

Määritä numerosarja tuotteen vastaanotoille

Kun aikaraporttimerkinnät tai kulut kirjataan Dataverseen, Finance luo ja kirjaa automaattisesti alihankkijan ostotilauksen tuotteen vastaanoton jaksoittaisten Luo alihankkijan tuotteen vastaanotto- ja Kirjaa alihankkijan tuotteen vastaanotto -prosessien avulla. Tuotteen vastaanottojen automaattisen luonnin helpottamiseksi on määritettävä numerosarja.

Voit määrittää alihankkijoiden tuotteiden vastaanottojen numerosarjan seuraavasti.

1. Siirry Financessa kohtaan Projektinhallinta ja kirjanpito>Projektinhallinnan ja kirjanpidon parametrit.
2. Valitse Numerosarja-välilehdessä Tuotteen vastaanotto -viittaus ja valitse sitten alihankkijoiden tuotteiden vastaanottojen numerosarja.

Kaksoiskirjoituksen yhdistämismääritysten määrittäminen

Ennen kuin ostotilaukset ja ostotilausrivit Financessa voidaan luoda automaattisesti kullekin alihankkijalle Dataversessa, seuraavien kaksoiskirjoituksen yhdistämismääritysten on oltava käynnissä.

Vaadittu kaksoiskirjoituksen yhdistämismääritys	Vaadittava versio
Project Operations -integroinnin todelliset arvot (msdyn_actuals)	1.0.0.18
Project Operationsin integrointiprojektin toimittajalaskun vientientiteetti V2 (msdyn_projectvendorinvoices)	1.0.0.0
Project Operationsin integrointiprojektin toimittajalaskurivin vientientiteetti (msdyn_projectvendorinvoicelines)	1.0.0.7
Projektin alihankkijan ostotilauksen otsikko (msdyn_subcontracts)	1.0.0.0
Projektin alihankkijan ostotilausrivi (msdyn_subcontractlines)	1.0.0.0

Alihankkijoiden luominen ja hallinta

Kun olet luonut alihankintasopimuksen Dataversessa, sitä vastaava ostotilaus luodaan Financessa. Lisäksi jokaiselle alihankkijariville Dataversessa luodaan ostotilausrivi. Järjestelmä käyttää aiemmin määritettyä projektien alihankkijoiden luokkamääritystä, joka määrittää kunkin ostotilauksen rivin hankinta- ja projektiluokan.

Kun alihankintasopimus on vahvistettu Dataversessa, ostotilaukset vahvistetaan automaattisesti Financessa. Jos alihankkija tai sen rivit muuttuvat Dataversessa, ostotilaukset päivitetään saumattomasti Financessa. Siksi Financen ostotilauksen tila vastaa kaikkia muutoksia.

Tärkeää

Alihankkijoiden ostotilausten luonti suoraan Financessa on rajoitettua.

Tietoja alihankintasopimusten luomisesta ja hallinnasta Dataversessa on kohdassa Alihankkijoiden hallinta Project Operationsissa.

Voit tarkastella alihankkijoiden ostotilausten luetteloa Financessa seuraavasti.

1. Siirry Financessa kohtaan Projektinhallinta ja kirjanpito>Nimiketehtävät>Alihankkijan ostotilaukset.

2. Voit tarkastella ostotilauksen tietoja valitsemalla ostotilauksen. Mitään kentistä ei voi muokata.

3. Valitse ostotilauksen Otsikko-välilehti.

   Yleiset-välilehdessä näkyvät alihankintasopimuksen tiedot, kuten alihankintasopimuksen tunnus, nimi, päivämäärä ja tila.

4. Valitse ostotilauksen Rivit-välilehti.

   Rivit-välilehdessä on luettelo kullekin alihankkijariville luoduista ostotilausriveistä. Jokaiselle alihankkijariville Dataversessa luodaan ostotilausrivi Financessa.

   • Kulu- ja Aika-tyyppien tapahtumariveillä käytetään hankintaluokkia. Nämä luokat johdetaan projektin alihankintasopimuksen yhdistämismäärityksestä. Nimikkeen ALV-oletusryhmät otetaan hankintaluokkien määrityksestä.
   • Materiaali-tyypin tapahtumariveillä käytetään julkaistuja tuotteita. Toimipaikka ja varasto määritetään tilausten oletusasetuksista. Lisäksi projektiluokkien ja nimikkeiden ALV-ryhmien oletusarvot otetaan julkaistujen tuotteiden sivulta.

   Projekti-välilehdessä näkyvät alihankintasopimusrivin tiedot, kuten alihankintasopimusrivin tunnus, tyyppi ja roolin tyyppi.

5. Valitse toimintoruudussa Vastaanotto.

   Päiväkirja-osassa luetellaan ostotilauksesta kirjatut tuotteen vastaanotot. Alihankkijoiden ostotilausten tuotevastaanotot kirjataan automaattisesti Dataverseen kirjattujen aikaraporttien ja kulujen perusteella. Manuaaliset tuotteen vastaanotot eivät ole sallittuja alihankkijoiden ostotilauksissa.

Luo tuotteiden vastaanotot alihankintasopimuksille

Kun aikaraporttimerkinnät tai kulut kirjataan Dataverseen, Finance luo ja kirjaa automaattisesti alihankkijan ostotilauksen tuotteen vastaanoton jaksoittaisten Luo alihankkijan tuotteen vastaanotto- ja Kirjaa alihankkijan tuotteen vastaanotto -prosessien avulla.

Jos haluat luoda tuotteiden vastaanotot aikaraportteja ja kuluja varten, jotka alihankkijaresurssien tietue tai alihankkijat jakavat Dataversessa, toimi seuraavasti.

1. Siirry Financessa kohtaan Projektien hallinta ja kirjanpito>Jaksottaiset>Alihankintasopimukset>Luo tuotteiden vastaanotto alihankintasopimuksille.

2. Valitse Luo tuotteen vastaanotto alihankintasopimuksille luodaksesi tuotteen vastaanoton. Voit suorittaa tämän aktiviteetin säännöllisin väliajoin eräprosessin avulla. On suositeltavaa suorittaa tämä prosessi erätilassa joka päivä.

   Finance käyttää aikaraportti-, kulu-, materiaalikäyttö- tai päiväkirjakirjauksia ottaakseen huomioon kaikki alihankintasopimukselle Dataversessa hyväksytyt ajankäyttökirjaukset, kulut ja materiaalit.

   Kun projektin integrointipäiväkirja on julkaistu kaikille merkinnöille, järjestelmä luo tuotteiden vastaanotot alihankkijoiden ostotilauksille. Tuotteen vastaanoton luonnin aikana järjestelmä ottaa huomioon jokaisen päiväkirjoja varten käytetyn kirjanpitopäivämäärän. Jos projektien integrointipäiväkirjan kautta on julkaistu useita merkintöjä, mutta niillä on eri kirjanpitopäivämäärät, ohjelma luo useita tuotteen vastaanottoja. Kukin tuotteen vastaanotto vastaa soveltuvaa kirjanpitopäivää.

3. Siirry Financessa kohtaan Projektien hallinta ja kirjanpito>Alihankintasopimukset>Projektin alihankintasopimusten tuotteen vastaanotot tarkastellaksesi tuotteiden vastaanottojen luetteloa sekä kirjattua tilaa.

Kirjaa tuotteiden vastaanotot alihankintasopimuksille

Voit kirjata alihankkijoiden tuotteiden vastaanotot Financessa jollain seuraavista tavoista.

• Valitse Projektinhallinta ja kirjanpito>Jaksoittaiset>Alihankintasopimukset>Kirjaa tuotteiden vastaanotto alihankintasopimuksille ja valitse Kirjaa tuotteiden vastaanotto alihankintasopimuksille kirjataksesi tuotteen vastaanoton. Voit suorittaa tämän aktiviteetin säännöllisin väliajoin eräprosessin avulla. On suositeltavaa suorittaa tämä prosessi erätilassa joka päivä.
• Siirry kohtaan Projektien hallinta ja kirjanpito>Alihankintasopimukset>Projektin alihankintasopimusten tuotteen vastaanotot tarkastellaksesi tuotteiden vastaanottojen luetteloa sekä kirjattua tilaa. Valitse tuotteen vastaanotto ja kirjaa se sitten valitsemalla Kirjaa.

Kummassakin tapauksessa järjestelmä luo tuotteen vastaanoton taloudellisen tositteen, jos tuotteen vastaanoton jaksotus on määritetty hankintaluokkia varten ostokäytännön mukaisesti.

Alihankintasopimuksen toimittajalaskujen luominen ja kirjaaminen

Kun ostoreskontran käsittelijä saa laskun alihankkijalta, uusi lasku luodaan Financessa.

Jos haluat luoda ja kirjata alihankkijalaskuja, toimi seuraavasti.

1. Valitse Financessa Ostoreskontra>Ostotilaukset>Kaikki ostotilaukset.
2. Luo alihankintasopimuksen ostotilauksen toimittajalasku valitsemalla toimintoruudun Lasku-välilehdessä Lasku.
3. Valitse toimintoruudun Oletus kohteesta -välilehdessä vaihtoehdoksi Tuotteen vastaanoton määrä. Ostotilauksen rivit näytetään yhdessä tuotteen vastaanoton määrän kanssa.
4. Anna laskun numero ja laskun päivämäärä.
5. Kirjaa toimittajan lasku valitsemalla Kirjaa.

Kun toimittajan lasku kirjataan, Dataverse-synkronointi tapahtuu ja toimittajan laskuille tehdään automaattinen vahvistus Dataversessa. Dataversessa järjestelmä aloittaa toimittajan laskurivien sekä alihankintasopimuksiin liittyvien alkuperäisten aikaraporttien tai kulukirjausten automaattisen täsmäytysprosessin. Tämä täsmäytysprosessi käsittää peruutusmerkinnän luomisen alkuperäiselle tietueelle ja uuden merkinnän luomisen toimittajan laskuriville Toteutunut-entiteetissä.