Jaa

Dynamics 365 for Outlook Järjestelmänvalvojan opas

  • Artikkeli

Tärkeä

Vanha Dynamics 365 for Outlook (joka tunnettiin myös Outlook COM -apuohjelmana) poistettiin käytöstä 1. lokakuuta 2020 alkaen. Microsoft ei enää tue eikä toimita lisäpäivityksiä (mukaan lukien suojauspäivityksiä ja tärkeitä päivityksiä) asiakkaiden aktivointisovellusten (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing ja Field Service) Outlook COM -apuohjelmaan.

  • 4. joulukuuta 2020 alkaen vanha Dynamics 365 for Outlook ei ole enää saatavana asiakkaiden aktivointisovelluksiin (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing ja Field Service). Käytä sen sijaan modernia Dynamics 365 App for Outlookia.
  • Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) -käyttäjät voivat jatkaa vanhan Dynamics 365 for Outlookin käyttöä ja saavat jatkossakin tärkeät suojauspäivitykset. On kuitenkin suositeltavaa siirtyä mahdollisimman aikaisin Dynamics 365 App for Outlookin käyttöön.

Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet sujuvaan siirtymään saat lataamalla Dynamics 365 for Outlook (COM-apuohjelma) käsikirjan.

Dynamics 365 for Outlook voi synkronoida sähköpostit, yhteystiedot, tehtävät ja tapaamiset Office Outlookin ja Dynamics 365:n välillä (asiakasohjelma–palvelin-synkronointi). Palvelinpään synkronoinnin tapaan synkronointisuodattimia käytetään viestintätietojen synkronointiin Dynamics 365:stä Outlookiin tai Exchangeen. Viestintädatan synkronoinnissa Exchangesta tai Outlookista Dynamics 365:een käytetään manuaalista tai Saapuneet-kansion säännön mukaista seurantaa.

Dynamics 365 for Outlookin synkronoiminen.

Kun käytössäsi on Dynamics 365 for Outlook, on hyvä tietää muutamia synkronoinnin käsitteitä. Huomaa, että jos haluat käyttää Dynamics 365 for Outlookin toimintoja, jokaisella Dynamics 365 for Customer Engagement -käyttäjällä on oltava käytössä Dynamics 365 for Outlookin lisäosa ja lisäksi Dynamics 365 -käyttäjän sähköpostilaatikkotietue on määritettävä oikein.

Kun valitset Dynamics 365 for Outlookin viestintätietojen synkronointityökaluksi käyttäjän postilaatikon tietueessa, sähköpostit, yhteystiedot, tapaamiset ja tehtävät, jotka on luotu Outlookissa synkronoidaan Dynamics 365- tai Customer Engagement (on-premises) -sovellukseen.

Tärkeä

  • Yhteyden muodostaminen Dynamics 365 - sovellusten versioon edellyttää, että käytössä on Dynamics 365 for Outlook (versio 8.2.3). Versio 8.2.3 tukee TLS (Transport Layer Security) 1.2 -versiota, joka vaaditaan Dynamics 365 for Outlookin ja Dynamics -sovellusten yhteyden muodostamista varten. Lisätietoja on kohdassa Dynamics 365 for Outlookin päivityskäytäntö.
  • Kun Dynamics 365 for Outlookin versiota 9.0 käytetään offline-tilassa, synkronoitujen tietueiden liitteitä ei voi käyttää offline-tilassa. Jos tietueessa on liite, liite on käytettävissä, kun olet jälleen online-tilassa. Jos lisäsit liitteen tietueeseen offline-tilassa, liite synkronoidaan palvelimeen, kun olet taas online-tilassa. Jos aiot käyttää liitteitä offline-tilassa, harkitse liitteiden tallentamista laitteeseen.
  • Dynamics 365 for Outlookin version 9.0 offline-ominaisuus ei ole käytettävissä Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) -versiossa 9.x.
  • Mukautuksia, jotka ovat riippuvaisia SQL-tietokantamoduulista ja Dynamics 365 for Outlookin paikallisesta offline-ilmentymästä, ei tueta.
  • Microsoft Dynamics 365 for Outlook ei ole käytössä Dataversessä.

Dynamics 365 for Outlook -synkronoinnin käsitteet

Huomioi seuraavat käsitteet, kun otat Dynamics 365 for Outlook -synkronoinnin käyttöön:

  1. Synkronoitava organisaatio. Vain yksi organisaatio voidaan määrittää synkronoitavaksi organisaatioksi. Jos olet määrittänyt useamman kuin yhden Dynamics 365 -organisaation, Dynamics 365:n ohjattu asetusten määritystoiminto mahdollistaa synkronoitavan organisaation tarkastelun. Ohjattu asetusten määritystoiminto on Dynamics 365 for Outlookin mukana tuleva sovellus. Huomaa, että voit yhä yhdistää muihin organisaatioihin käyttämällä Dynamics 365 for Outlookia. Mutta kun organisaatiota ei ole määritetty synkronoitavaksi Dynamics 365 for Outlookissa, Outlookin viestintädataa ei synkronoida kyseiseen organisaatioon.

  2. Synkronoitava postilaatikko. Vain yksi Exchange- tai POP3-postilaatikko voidaan määrittää yhdelle Dynamics 365 for Customer Engagement -käyttäjälle. Et voi määrittää useita postilaatikoita etkä voi yhdistää useampaa Dynamics 365 for Customer Engagement -käyttäjää yhteen Exchange- tai POP3-sähköpostilaatikkoon. Tätä postilaatikkoa kutsutaan ensisijaiseksi postilaatikoksi.

  3. Synkronoidaan Dynamics 365 for Outlook -ilmentymä. Vain yksi Dynamics 365 for Outlook-ilmentymä voidaan määrittää synkronoitavaksi Dynamics 365 for Outlook-ilmentymäksi. Kun kirjaudut sisään organisaatioon tietokoneelta, jossa on käytössä Dynamics 365 for Outlook, joka ei ole synkronoiva Dynamics 365 for Outlook-ilmentymä, saat dialogiviestin, joka kysyy haluatko määrittää nykyisen Dynamics 365 for Outlook-ilmentymän synkronoivaksi Dynamics 365 for Outlook-ilmentymäksi. Huomaa, että jos et halua määrittää Dynamics 365 for Outlook-ilmentymää synkronoivaksi ilmentymäksi, voit silti muodostaa yhteyden Dynamics 365 for Customer Engagement -organisaation ja suorittaa tehtäviä, mutta Outlookin viestintädataa ei synkronoida Dynamics 365 for Customer Engagement -organisaatioon.

  4. Offline-tietojen synkronointi. Offline-ominaisuus käyttää SQL Server Expressiä paikallisena tietosäilönä. Kun siirryt offline-tilaan tai palaat online-tilaan, Dynamics 365 for Outlook synkronoi haluamiesi entiteettityyppien tietueet Dynamics 365 for Customer Engagementiin tai Customer Engagement (on-premises) -sovellukseen. Siirtyessäsi offline-tilaan tai palatessasi online-tilaan suoritetaan erillinen synkronointiprosessi, joka ei ole osa tässä kuvattua viestintädatan synkronointia. Offline-ominaisuus mahdollistaa tietueiden luomisen, muokkaamisen tai poistamisen ilman etäyhteyttä. Tietueet voidaan synkronoida Dynamics 365 for Customer Engagementiin tai Customer Engagement (on-premises) -sovellukseen, kun Dynamics 365 for Outlook palaa online-tilaan.

Tietosuojatiedot

Microsoft Dynamics 365 for Outlookin käyttöä varten sinun on kirjauduttava sisään tunnistetiedoillasi (sähköpostiosoite ja salasana). Nämä tiedot voidaan tallentaa paikallisesti niin, ettei järjestelmä pyydä tunnistetietoja aina, kun avaat Outlookin. Jos tallennat tiedot paikallisesti, Dynamics 365 for Outlook muodostaa automaattisesti yhteyden Microsoft Dynamics 365 (online) -ympäristöön aina, kun avaat Outlookin.

Sen jälkeen, kun olet ensimmäisen kerran kirjautunut sisään käyttämään Dynamics 365 for Outlookia, tietokoneen ja Dynamics 365 (online) -ympäristön välinen yhteys on avoinna aina, kun Internet-yhteys on muodostettu. Voit poistaa tietokoneen ja Dynamics 365:n välisen yhteyden käytöstä vain määritysasetuksen avulla. Jos poistat yhteyden käytöstä, Dynamics 365 for Outlookin suorituskyky saattaa heikentyä.

Jos käytät Dynamics 365 for Outlookia sähköpostin seurantaan, sähköpostiviestiketju on kaikkien niiden organisaatioosi kuuluvien käyttäjien nähtävissä, joilla on viestien tarkasteluoikeus.

Dynamics 365 for Outlook lähettää jokaisesta vastaanottamastasi sähköpostiviestistä Dynamics 365 (online) -ympäristöön lähettäjän ja vastaanottajan sähköpostiosoitteen sekä viestin aiherivin. Näin Dynamics 365 (online) voi vahvistaa, tuleeko Dynamics 365 (online) -palvelun tallentaa tietty sähköpostiviesti. Kun seuraat kohdetta, Dynamics 365 -palvelu ylläpitää kohteen kopiota, joka on niiden organisaatioosi kuuluvien käyttäjien nähtävissä, joilla on tarvittavat oikeudet. Kun lopetat kohteen seuraamisen, kopio poistetaan automaattisesti Dynamics 365 (online) --ympäristöstä vain, jos omistat kohteen.

Jos käytät Microsoft Dynamics 365 for Outlookia siirtyessäsi offline-tilaan, käsiteltävinä olevista tiedoista luodaan kopio, joka tallennetaan paikalliseen tietokoneeseesi. Tiedot siirretään Dynamics 365 (online) -ympäristöstä tietokoneeseen käyttämällä suojattua yhteyttä, ja paikallisen kopion ja Dynamics 365 (online) -ympäristön välillä ylläpidetään linkkiä. Kun seuraavan kerran kirjaudut Dynamics 365 (online) -ympäristöön, paikalliset tiedot synkronoidaan Dynamics 365 (online) -ympäristön kanssa.

Järjestelmänvalvoja määrittää käyttöoikeusroolien avulla, onko organisaatioon kuuluvilla käyttäjillä oikeus siirtyä offline-tilaan Microsoft Dynamics 365 for Outlookilla.

Käyttäjät ja järjestelmänvalvojat voivat määrittää offline-synkronoinnin kautta ladattavat entiteetit Asetukset-valintaikkunan Synkronointisuodattimet-asetuksen avulla. Vaihtoehtoisesti käyttäjät ja järjestelmänvalvojat voivat määrittää ladattavat kentät Synkronointisuodattimet-valintaikkunan Lisäasetukset-kohdassa.

Jos käytät Dynamics 365 (online) -sovellusta, kun käytössä on Synkronoi Outlookiin -toiminto, synkronoitavat Dynamics 365 -tiedot viedään Outlookiin. Tiedot pidetään ajan tasalla Outlookin ja Dynamics 365 (online) -sovelluksen välillä linkin avulla. Synkronoi Outlookiin -toiminto lataa vain asiaankuuluvat käytettävät Dynamics 365 -tietuetunnukset, kun käyttäjä yrittää seurata Outlook-kohdetta ja asettaa sen liittyväksi. Yrityksen tietoja ei ole tallennettu laitteeseen.

Järjestelmänvalvoja määrittää käyttöoikeusroolien avulla, onko organisaatioon kuuluvilla käyttäjillä oikeus synkronoida Dynamics 365 -tietoja Outlookiin.