Työntekijätietojen hallinta työnkulkujen avulla
Koskee seuraavia Dynamics 365 -sovelluksia:
Human Resources
Tässä artikkelissa kerrotaan, henkilöstöhallinnon työnkulkuja käytetään työntekijätietojen hallintaan. Voit esimerkiksi liittää työnkulun toimeen ja määrittää hyväksynnän työnkulun, joka käynnistyy, kun työntekijät muuttavat tietuettaan.
Henkilöstöhallinnon työnkulut sisältävät useita työnkulkuja henkilöstönhallinnon tehtävien hallintaan. Käytettävissä on myös useita vaihtoehtoja tiettyjen työkulkujen muokkaamiseen ja niiden liittämiseen raportointihierarkiaan. Työnkulut auttavat muutosten tekemisessä monen tyyppisiin työntekijätietoihin. Voit liittää työnkulun toimeen. Jos työntekijä muuttaa nyt työntekijätietuettaan, käynnistyy työnkulku, joka edellyttää hyväksynnän ennen, kuin uudet tiedot voidaan tallentaa. Seuraaville tietotyypeille on määritetty työnkulut etukäteen, jotta työntekijätietojen tarkkuuden säilyttäminen ja muutosten hallinta olisi mahdollisimman tehokasta:
- Tunnusnumerot
- Kurssit
- Koulutus
- Kuva
- Lainatut nimikkeet
- Ammattikokemus
- Projektikokemus
- Osaamisalueet
- Luottamustoimet
- Henkilöstöhallinnon toimet
- Kurssin rekisteröinti
Työnkulkuun voi sisältyä arviointiprosessi, kun työntekijöitä palkataan, siirretään tai irtisanotaan. Tällä tavalla asiakirjan voi tarkistaa tai toiminnon ehdot määrittää osaksi työnkulkua. Kun tarkistus on valmis, asiakirja tai toiminto on valmis ja työnkulku siirtyy lopulliseen hyväksyntävaiheeseen.
Työnkulun liittäminen toimihierarkiaan
Voit liittää työnkulun mihin tahansa määrittämääsi toimihierarkiaan. Työnkulkujen reitityksessä käytetään kahta hierarkiatyyppiä: Johtajahierarkia ja Määritettävä hierarkia.
- Johtajahierarkia edustaa yrityksen tai organisaation raportointirakennetta. Lisätietoja tästä hierarkiatyypistä on kohdassa Raportoi toimelle.
- Määritettävä hierarkia edustaa matriisia tai mukautettua hierarkiaa. Lisätietoja tästä hierarkiatyypistä on kohdassa Suhteet.
Esimerkki johtajahierarkiasta
Voit määrittää työnkulun siten, että kun työntekijä lähettää ostopyynnön uutta tietokonetta varten, se reititetään työntekijän esimiehelle ja tasoa ylemmälle esimiehelle. Kun määrität työnkulun vaihetta, määritä Määrityksen tyyppi -kentän arvoksi Hierarkia. Hierarkiatyyppi-välilehti tulee tällöin käyttöön. Valitse tässä esimerkissä Johtajahierarkia.
Esimerkki määritettävästä hierarkiasta
Jos toimi liittyy esimerkiksi matriisiraportointihierarkiaan, voit määrittää työnkulun, joka reitittää tietyn projektin kulut projektin johtajalle työntekijän esimiehen sijasta. Määritä tällöin Määrityksen tyyppi -kentän arvoksi Hierarkia. Valitse Hierarkiatyyppi-välilehdestä Määritettävä hierarkia. Kun työnkulku on määritetty, valitse Työnkulkuasetus-sivulta Liitä-hierarkia valitaksesi hierarkian, jota tulisi käyttää työnkulun reitityksessä.
Tärkeä
Kun työnkulun hyväksyntään lähetetään asiakirja, tapahtuma tai päätietue, lähettäjän ensisijaista toimea käytetään määrittämään, kenelle asiakirja tulisi reitittää seuraavaksi.
Työnkulkuparametrien hierarkia-asetus
- Siirry Työnkulkuparametrit-sivulla Hierarkian reititys -osioon.
- Käytä toimihierarkiaa -vaihtoehdoksi on määritetty oletusarvoisesti Ei. Tällöin työnkulku käyttää työntekijän ensisijaista toimea hierarkiassa navigointiin. Määritä vaihtoehdoksi Kyllä, jos haluat työnkulun käyttävän toimen ylätasoa hierarkiassa navigointiin.
Lisäesimerkki
Työntekijä Grace Sturmanilla on kaksi toimea: konsultti ja kouluttaja. Gracen ensisijainen toimi on kouluttaja. Kun hän ei kouluta uusia työntekijöitä, hän voi toimia konsulttina. Grace raportoi ensisijaisessa toimessaan henkilöstöhallintojohtaja Clairelle. Claire raportoi Charlielle. Konsulttina toimiessaan Gracella on useita yhteyksiä projektista riippuen.
Gracen yritys luo työnkulun reitityssääntöjä, jotka perustuvat Määritettävään hierarkiaan (matriisihierarkiat / projektipohjaiset hierarkiat). Tässä hierarkiassa käytetään Gracen toimea konsulttina. Jos Käytä toimihierarkiaa -vaihtoehdoksi on määritetty Ei ja Gracelle reititetään asiakirja hyväksyntää varten, työnkulku tarkistaa hänen ensisijaisen toimensa (kouluttaja) määrittääkseen, minne asiakirja tulisi reitittää seuraavaksi. Tällöin se reititetään ensin Clairelle ja sitten Charlielle. Jos vaihtoehdoksi on määritetty Kyllä ja työnkulku käyttää määritettävää hierarkiaa, työnkulku tarkistaa Gracen konsulttitoimen ja raportointisuhteen määrittääkseen, minne asiakirja tulisi reitittää seuraavaksi.
Useiden hyväksyjien konfiguroiminen
Jos työnkulku edellyttää useiden käyttäjien hyväksyntää, erilliset hyväksyntäprosessit voidaan yhdistää yhdeksi hyväksyntäprosessiksi, jossa on useita vaiheita. Valmistumiskäytännön arvoksi voidaan määrittää Kaikki hyväksyjät tai Yksittäinen hyväksyjä.
Esimerkiksi hyväksyntäprosessin valmistumiskäytännöksi määritetään Yksittäinen hyväksyjä. Työntekijä Sam lähettää työnkulun, joka edellyttää linjapäällikkö Brianin ja henkilöstöhallintopäällikkö Christinen hyväksynnän. Jos pyyntöön vastaa ensimmäisenä Brian, hänen toimensa kohdistetaan asiakirjaan. Jos Brian hylkää asiakirjan, se palautetaan takaisin Samille tilassa Hylätty. Jos Brian hyväksyy asiakirjan, se välitetään Christinelle tarkistettavaksi.
Lisätietoja on kohdassa Määritä hyväksyntävaiheet työnkulussa.
Työnkulku määritetään seuraavasti.
- Luo yksi hyväksyntäprosessi, jossa on useita vaiheita.
- Luo hyväksyntäprosessin vaiheet. Aiemmin kuvatussa esimerkissä hyväksyntäprosessissa on kaksi vaihetta: yksi linjapäällikön hyväksyntää varten ja toinen henkilöstöhallintopäällikön hyväksyntää varten.
- Määritä valmistumiskäytännön arvoksi Kaikki hyväksyjät tai Yksittäinen hyväksyjä.
Henkilöstöhallinnon toimien määrittäminen
Seuraa näitä vaiheita määrittääksesi perustyönkulun, joka käynnistetään, kun työntekijät haluavat muuttaa henkilötietojaan.
Valitse Henkilöstöhallinnon työkulut -sivulla Uusi.
Valitse käytettävien työnkulkujen luettelosta Tunnusnumerot.
Avaa työnkulun suunnitteluohjelma valitsemalla Suorita ja anna sitten käyttäjänimesi ja salasanasi.
Siirrä Hyväksy tunnusnumero -elementti työnkulun elementtien luettelosta suunnittelusovelluksen alustalle.
Yhdistä hyväksyntäelementti Alku- ja Loppu-elementteihin.
Valitse ensin kaksoisnapauttamalla (tai -napsauttamalla) Hyväksy elementti, pidä sitä sitten valittuna (tai napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella) ja valitse lopuksi Ominaisuudet.
Voit lisätä työkohteen ohjeita seuraavasti:
- Valitse Tehtävä ja sitten Hierarkia tehtävätyyppi-kohdasta.
- Valitse Hierarkia-vaihtoehdoista Määritettävä hierarkia.
- Lisää pysäytysehto ja sulje sivu.
Suorita muut mahdolliset lisäohjeet.
Valitse Tallenna ja sulje. Aktivoi uusi työnkulku valitsemalla Aktivoi aukeavasta valintaikkunasta.
Siirry kohtaan Henkilöstöhallinto>Toimet>Positiohierarkiatyypit.
Valitse Matriisi.
Lisää työntekijän tunnusnumero -työnkulku luetteloon.