Työsuoritusten hallinta
Koskee seuraavia Dynamics 365 -sovelluksia:
Henkilöstö
Suoritustason hallintaprosessin avulla työntekijät voivat dokumentoida suoritustasonsa ja keskustella siitä esimiestensä kanssa. Esimiehet voivat puolestaan antaa palautetta ja ohjeita työntekijöille.
Kuten seuraavasta kuvasta näkyy, prosessia hallitaan kolmen sivun avulla:
- Suoritustason kirjauskansio
- Tavoitteet
- Kehityskeskustelu
Seuraavassa kaaviossa on kuvattu, miten suoritustason hallinnan ensisijaiset osat liittyvät toisiinsa.
Suoritustason kirjauskansio
Ennen työntekijän suorittamaa tarkastusta kerätään usein tietoja tehtävistä ja tapahtumista, jotka ovat vaikuttaneet onnistumiseen tarkastelukauden aikana. Nämä tehtävät ja tapahtumat voidaan dokumentoida suoritustason kirjauskansioon. Lisäksi voidaan luoda tulevia tehtäviä, jotka on suoritettava tavoitteen saavuttamiseksi tai kehityssuunnitelman vaatimusten tai suoritustasoon sitoutumisen täyttämiseksi. Suoritustason kirjauskansiot eivät ole pakollisia tavoitteiden ja suoritustasoarviointien luomisessa.
Suoritustason kirjauskansiosta on kaksi eri versiota: työntekijän versio, jota käytetään Työntekijän itsepalvelu -työtilan (ESS) kautta ja esimiehen versio, jota käytetään Esimiehen itsepalvelu -työtilan (MSS) kautta. Työntekijät voivat luoda itselleen kirjauskansioita ja jakaa niitä esimiesten kanssa. Esimiehet voivat luoda ryhmälleen kirjauskansioita ja jakaa niitä työntekijöiden kanssa.
Kun Suoritustason kirjauskansio -sivua käytetään Työntekijän itsepalvelu -työtilan kautta, voit syöttää seuraavat tiedot:
- tehtävän otsikko
- tehtävän kuvaus, joka sisältää tehtävän yksityiskohtaiset tiedot
- kirjauskansion luontipäivämäärä
- tehtävän alkamis- ja valmistumispäivämäärä
- tila-asetus, joka osoittaa, voiko tehtävän jakaa työntekijän esimiehen kanssa
- asetus, joka osoittaa, onko merkintä kehityssuunnitelman osa
- avainsanat, joiden avulla voi etsiä samanlaisia suoritustason kirjauskansiokohteita.
Voit myös linkittää suoritustason kirjauskansion ulkoiseen verkkosivustoon tallentamalla sivuston URL-osoitteen. Jos kirjauskansio liittyy tavoitteisiin tai suoritustasoarviointeihin, voit linkittää kirjauskansion myös niihin halutessasi. Kun suoritustason kirjauskansiota käytetään Esimiehen itsepalvelu -sivun kautta, voit syöttää samat tiedot kuin työntekijän kirjauskansioon. Lisäksi voit määrittää työntekijät, joille kirjauskansio luodaan. Voit määrittää, jaetaanko esimiehen kirjauskansio työntekijöiden kanssa.
Lähetä palaute
Suoritustason kirjauskansio sisältää lisätoiminnon, jonka nimi on Lähetä palautetta. Kun valitset Lähetä palaute, voit valita työntekijän ja antaa tälle palautetta sähköpostitse. Viesti lähetetään palautteen kohteena olevalle työntekijälle, työntekijän esimiehelle, palautteen lähettävälle työntekijälle ja tämän työntekijän esimiehelle. Suoritustason kirjauskansiovienti luodaan jokaiselle palauteviestin vastaanottavalle henkilölle.
Tavoitteet
Suoritustasotavoitteet-sivu auttaa sinun ja esimiehesi luomien tavoitteiden seuraamisessa. Voit luoda haluamasi määrän tavoitteita. Tavoitteiden ei tarvitse olla samalla kaudella tai samoissa suoritustasoarvioinneissa. Voit luoda myös yksinkertaisia tai monitasoisia tavoitteita sen mukaan, miten paljon tavoitetta koskevia tietoja haluat syöttää. Suoritustasoarvioinnit eivät edellytä tavoitteiden asettamista.
Perustavoitteelle on annettava seuraavat tiedot:
- lyhyt nimi
- tavoitteen pidempi kuvaus
- tavoitteen arvioitu aloituspäivämäärä
- tavoitteen arvioitu valmistumispäivämäärä.
Voit myös määrittää tavoiteluokan, joka auttaa tavoitteiden järjestelyssä. Esimiehet näkevät myös sen henkilön nimen, jolle tavoite on määritetty.
Jos saatava yksityiskohtaisempia tietoja tavoitteesta, voit luoda tavoitteen ohjeaiheen. Ohjeaiheet sisältävät otsikon ja kuvauksen. Voit lisätä haluamasi määrän ohjeaiheita. Niiden avulla varmistat, että sekä työntekijä että esimies ymmärtävät tavoitteen tiedot. Sekä työntekijä että esimies voi myös syöttää tavoitteen etenemistä koskevia kommentteja.
Tavoitteisiin liittyy usein mitattavissa olevia tuloksia. Voit lisätä mittaukset, kun haluat seurata tavoitteen tavoitetuloksia ja todellisia tuloksia. Jos mittaus on haastava tavoite, voit merkitä mittauksen Haastava tavoite -valinnan avulla.
Suoritustason kirjauskansio kuvaa tehtäviä, joiden avulla esimies saa lisätietoja tavoitteen suorittamisesta. Jos suoritustason kirjauskansio on linkitetty tavoitteeseen, se näkyy kyseisen tavoitteen Tehtävät-osassa. Voit lisätä uuden suoritustason kirjauskansion myös Suoritustasotavoitteet-sivulta. Kyseinen suoritustason kirjauskansio linkitetään automaattisesti tavoitteeseen.
Jos haluat liittää tavoitteeseen asiakirjan, kuten suoritustodistuksen, voit liittää sen Suoritustasotavoitteet-sivun Liitteet-osassa. Asiakirjojen katseluohjelman avulla voi tarkastella nopeasti minkä tahansa liitetyn asiakirjan sisältöä.
Voit luoda tavoitteesta mallin ja luoda mallin avulla uusia kyseiseen malliin perustuvia tavoitteita. Kuvaus, ohjeaihe ja tavoitemittaukset tallennetaan, kun luot tavoitteesta mallin. Kaikki todelliset mittaukset, valmistumispäivämäärät ja artikkelin kommentit kuitenkin poistetaan.
Suoritustasoarvioinnit
Suoritustasoarviointeja kutsutaan virallisesti keskusteluiksi. Ne ovat nyt riittävän joustavia ja tukevat jatkuvaa palautetta, kehityssuunnitelmia ja virallisempia arviointeja. Voit luoda nopeasti kahdelle henkilölle pieniä tapaamisia, tai monitasoisemman yrityksen arviointiprosessia vastaavan arvioinnin.
Tapaaminen, kuten kahdenkeskinen tapaaminen, on yksinkertainen arviointi. Sitä varten tarvitsee antaa lyhyt nimi, pidempi kuvaus tapaamisen sisällöstä, tapaamisen päivämäärä ja keskusteltavana oleva tarkastelujakso. Esimiehet näkevät myös sen henkilön nimen, jolle arviointi on luotu.
Yksityiskohtaisimpia arvioita varten voit noutaa aktiiviset ja valmiit tavoitteet ja syöttää niitä koskevat kommentit. Kaikki tavoitteeseen liittyvät suoritustason kirjauskansion tehtävät ja mittaukset näkyvät arvioinnissa. Kun arviointi on tehty, arvioinnin aikaisten kohteiden historia sisältävä mittausten tilannevedos tallennetaan.
Myös Osaamistiedot-osaa voi käyttää työntekijän osaamistiedoista keskustelemiseen sekä niiden arviointiin ja luokitteluun. Lisää haluamasi määrä osaamistietoja. Määritä, onko osaamistiedot luokiteltava.
Voit luoda uusia arvioijia luomasi mallin perusteella. Sinulla voi olla malli esimerkiksi kahdenkeskisiä tapaamisia, kehityssuunnitelmia tai kausittaisia arviointeja varten. Valitse malli uuden arvioinnin luomisen yhteydessä.
Tulosta arvostelut valitsemalla Tulosta arvostelu -painike. Jos et näe painiketta Arvostelu-sivulla, varmista, että olet ottanut ominaisuuden käyttöön Ominaisuuden hallinta -työtilassa. Lisätietoja Toimintojen hallinnasta on kohdassa Toimintojen hallinnan yleiskuvaus.
Suoritustasoarviointeihin lisättävissä olevat osat
Suoritustasoarviointeihin voi lisätä erityyppisiä tietoja. Tietoja ovat esimerkiksi arvioinnin tiedot, mittaukset, tehtävät, luokitukset, kuittaukset ja liitteet.
Arvioinnin tiedot
Voit noutaa tavoitteesi arvioinnin tietoihin ja lisätä niihin kommentteja. Voit myös määrittää osaamistietoja ja lisätä niihin kommentteja.
Mitat
Voit tarkastella tavoitteeseen tai arviointiin liittyviä mittauksia. Voit myös lisätä arviointiin liittyvän uuden mittauksen.
Tehtävät
Voit näyttää arviointiin liittyvän suoritustason kirjauskansiokohteet. Voit myös lisätä suoritustason kirjauskansion, joka linkitetään arviointiin automaattisesti.
Luokitukset
Voit kohdistaa luokituksen mihin tahansa arvioinnin tavoitteeseen tai osaamiseen. Voit määrittää jokaiselle arvioinnille arviointimallit. Arviointien oletusarvot ovat Suoritustaso-kohdan Henkilöstöhallinnon jaetut parametrit-sivulla.
Kuittaukset
Työntekijä ja/tai esimies listataan arviointiin määrittämiesi arviointiparametrien perusteella. Arvioinnit voivat olla pakollisia tai valinnaisia. Kun kaikki pakolliset kuittaukset on tehty, arvioinnin tilaksi voidaan merkitä Valmis.
Liitteet
Voit liittää arviointiin asiakirjan Arvioinnit-sivun Liitteet-osassa. Asiakirjojen katseluohjelman avulla voi tarkastella nopeasti minkä tahansa liitetyn asiakirjan sisältöä.
Suoritustason hallinnan työnkulku
Työntekijän arvioinnin työnkulun avulla voit hallita arvioinnin hyväksyntää. Voit myös ohittaa automaattisen työnkulun ja muuttaa arvioinnin tilan manuaalisesti. Näin voit luoda yksinkertaisempia asiakirjoja, kuten kahden henkilön käytössä olevia asiakirjoja, ilman työnkulkuprosessia. Arvioinnin tila ohjaa arvioinnin käyttöä seuraavasti:
Kun arviointi luodaan, sen tilaksi määritetään Ei aloitettu. Kuka tahansa voi muokata arviointia.
Kun työntekijä valitsee Aloita arviointi, arvioinnin tilaksi määritetään Käsittelyssä. Tämän jälkeen työntekijä alkaa lisätä sisältöä. Tässä vaiheessa esimies ei enää voi tarkastella arviointiasiakirjaa.
Työntekijä muuttaa tilaksi Valmis arvioitavaksi.
Esimies voi lisätä kommentteja ja luokituksia. Tässä vaiheessa vain esimies näkee arvioinnin.
Esimies muuttaa tilaksi Lopullinen arviointi. Tällöin sekä esimies että työntekijä näkevät arvioinnin, ja he voivat keskustella siitä. Voit määrittää parametrien avulla, voiko arviointia muokata tässä vaiheessa. Tämä vaihe on myös valinnainen, jos esimies haluaa yksinkertaisesti jakaa arvioinnin työntekijän kanssa ja merkitä sen tilaksi Valmis, kun toimenpiteet on tehty.
Kun kuittaukset on tehty, tilaksi muutetaan Valmis. Tässä vaiheessa arviointia ei voi enää muuttaa.
Työntekijän arvioinnin työnkulku koostuu kahdesta seuraavasta elementistä:
Hyväksy arviointi. Lisää tämä elementti, kun haluat hallita tilan muuttamista Keskeneräinen-tilasta Valmis arvioitavaksi -tilaan. Muuta määritystä käyttääksesi johtajahierarkiaa, jossa Employee.line manager level = 1.
Lopullinen arviointi. Lisää tämä elementti, kun haluat hallita tilan muuttamista Valmis arvioitavaksi-tilasta Lopullinen arviointi -tilaan. Muuta määritystä käyttääksesi johtajahierarkiaa, jossa työntekijärivin esimiehen taso = 1, kun haluat esimiehen hyväksyvän lopullisen arvioinnin. Muuta määritykseksi Työnkulun käyttäjä, jos haluat, että työntekijä hyväksyy arvioinnin. Jos haluat, että sekä esimies että työntekijä hyväksyvät arvioinnin, lisää työnkulkuun kaksi vaihetta ja tee jokaiselle vaiheelle tarvittava määritys siinä järjestyksessä, jossa hyväksynnät tulee tehdä.
Asetukset
Kolme sivua auttaa määrittämään suoritustasoprosessin suorittamisessa vaadittavat tiedot: Mittaukset, Suoritustason kirjauskansion lähdetyypit ja Arviointityypit.
Mitat
Mittaukset-sivun avulla voit luoda Suoritustasotavoitteet- ja Arvioinnit-sivuilla käytettävät vakiomittaukset. Voit luoda mittauksia, jotka ovat päivämääriä, summia, määriä tai prosenttilukuja, tai luokitusmalliin perustuvia mittauksia.
Suoritustason kirjauskansion lähdetyypit
Suoritustason kirjauskansion lähdetyypit kuvaavat suoritustason kirjauskansioiden alkuperää. Näet, onko kirjauskansiokohde oletusarvoisesti vain esimiehen tai työntekijän tarkasteltavissa, vai voivatko molemmat tarkastella sitä. Muita lähdetyyppejä ei voi poistaa tällä hetkellä.
Arviointityypit
Arviointityyppien avulla voit hallita arvioinnin toimintaa. Voit ottaa käyttöön arvioinnin työnkulun tai poistaa sen käytöstä. Jos arvioinnissa ei käytetä työnkulkua, voit määrittää arvioinnin luomisen yhteydessä käytettävän oletustilan. Voit myös määrittää, vaaditaanko arvioinnissa työntekijän, esimiehen vai molempien kuittaus.