Eriteltyjen toimittajan ja asiakkaan maksujen kirjaaminen
Mahdollisuus kirjata yksityiskohtaiset toimittajan ja asiakkaan maksut mutta tehdä summista yhteenveto pankkitilille -ominaisuus kirjaa toimittajan ja asiakkaan maksut erillisinä tositteina mutta tekee summista yhteenvedon, kun pankkitilin saldo päivitetään.
Esimerkki: Pankki maksaa kolmelle toimittajalle kullekin 100 euroa (EUR) organisaation puolesta. Kun pankki suorittaa tapahtumat, tiliotteessa voi olla kolme eriteltyä maksua, tai sitten näkyvissä on ottojen yhteissumma 300 EUR. Jos pankki summaa maksut yhdeksi otoksi, tämä ominaisuutta voidaan käyttää kyseisen toiminnon matkimiseen. Niinpä se voikin auttaa sujuvoittamaan pankkitilin täsmäytysprosessia.
Tärkeää
Tämän ominaisuuden ansiosta ei enää tarvitse kirjata useita toimittajan tai asiakkaan maksuja yhteen tositenumeroon. Lisätietoja parametrien mahdollisesta määrittämisestä siten, että useat alareskontratapahtumat on kielletty samassa tositteessa, on kohdassa Yksi tosite.
Määrittäminen
Ominaisuuksien hallinta -työtilassa otetaan käyttöön Mahdollisuus kirjata yksityiskohtaiset toimittajan ja asiakkaan maksut mutta tehdä summista yhteenveto pankkitilille -ominaisuus.
Kirjauskansioiden nimet
Mahdollisuutta tehdä maksujen yhteenveto pankin alareskontraan tuetaan seuraavissa kirjauskansiotyypeissä:
- Päivittäin (kirjauskansio)
- Toimittajan suoritus (toimittajan maksukirjauskansio)
- Asiakkaan maksu (asiakkaan maksukirjauskansio)
Kirjauskansioiden nimet -sivun Pankki- osassa on kaksi uutta kenttää: Tee yhteenveto pankkitilin summista ja Yhteenvetoehdot.
Kun Tee yhteenveto pankkitilin summista -määrityksenä on Ei (oletusarvo), kirjauskansioeräryhmän maksut päivittävät pankkitilin joko eriteltynä tai yhteenvetona sen mukaan, kirjataanko maksut samalla tositenumerolla. Kirjaus pankkitilille toimii samalla tavoin uusi ominaisuus käytöstäpoistettuna. Kun ominaisuus on otettu käyttöön, useiden maksujen kirjaamista samalla tositenumerolla ei enää suositella.
Tee yhteenveto pankkitilin summista -määrityksenä voi olla Kyllä vain, jos kirjauskansion nimen Uusi tosite -kentän määrityksenä on Kun tosite täsmää. Tässä tapauksessa vaihtoehto edistää (muttei takaa) yhden toimittajan tai asiakkaan maksukotaisen tositteen käyttöä. Kun uusi ominaisuus on poistettu käytöstä, yhteenvetoa ei tehdä, jos tositteessa on useampi kuin yksi toimittaja tai asiakas.
Huomautus
Jos Uusi tosite -kentän arvoksi on määritetty jokin muu kuin Kun tosite täsmää ja Tee yhteenveto pankkitilin summista -vaihtoehdoksi yritetään määrittää Kyllä, tuloksena on virhesanoma: Tee yhteenveto pankkitilin summista ‑asetuksen arvon on oltava Ei, kun Uusi tosite ‑asetuksen arvona on Manuaalinen tai Vain yksi tositenumero.
Jos Tee yhteenveto pankkitilin summista -määrityksenä on Kyllä ja Uusi tosite -kentän arvoksi yritetään määrittää jokin muu kuin Kun tosite täsmää, tuloksena on virhesanoma: Uuden tositteen asetuksen on oltava Kun tosite täsmää, kun Tee yhteenveto pankkitilin summista ‑asetuksena on Kyllä.
Jos Tee yhteenveto pankkitilin summista -määrityksenä on Kyllä, Yhteenvetoehdot -kenttä on käytettävissä. Tämä kenttä antaa organisaatiolle mahdollisuuden määrittää ehdot, joilla pankkitilille maksetuista summista tehdään yhteenveto. Käytettävissä ovat seuraavat arvot:
- Älä luo yhteenvetoa – Maksuista ei tehdä yhteenvetoa, vaikka pankkitilin summien yhteenveto -asetuksena olisi Kyllä.
- Oletusehdot : Summaus tehdään saman pankkitilin, maksutavan, valuuttakoodin, tilityypin (joko asiakas tai toimittaja) ja tapahtuman päivämäärän mukaan.
- Asiakirjan numeron oletusehdot – Maksut, joilla on sama pankkitili, maksutapa, valuuttakoodi, tilityyppi (joko asiakas tai toimittaja), tapahtuman päivämäärä ja asiakirjan numero ryhmittyy yhteenvedon yhteydessä. Jos useamman kuin yhden maksun asiakirjanumero on tyhjä, tyhjää arvoa pidetään kelvollisena asiakirjanumerona ja kyseisistä maksuista tehdään yhteenveto.
- Maksuviitteen oletusehdot– Maksuissa, joilla on sama pankkitili, maksutapa, valuuttakoodi, tilityyppi (joko asiakas tai toimittaja), tapahtuman päivämäärä ja maksuviite, ryhmittyy yhteenvedon yhteydessä. Jos useamman kuin yhden maksun maksuviite on tyhjä, tyhjää arvoa pidetään kelvollisena maksuviitteenä ja kyseisistä maksuista tehdään yhteenveto.
Parametrit
Kun toimittajan tai asiakkaan maksuista tehdään yhteenveto, yhdelle pankkitilitapahtumalle määritetään uusi numero.
Pankkitapahtuman yhteenvedon tunnus -viitteen numerojärjestys määritetään Maksuliikennetiedot-sivun Numerojärjestykset-välilehdessä.
Maksujen kirjaaminen kirjauskansioon
Tätä ominaisuutta käytettäessä maksujen yhteenveto voidaan tehdä pankkitilille, kun ne kirjataan jostakin seuraavista kirjauskansioista:
- Ostoreskontra – maksut – toimittajan maksukirjauskansio
- Myyntireskontra – maksut – asiakkaan maksukirjauskansio
- Kirjanpito – kirjauskansioviennit – yleiset kirjauskansiot
Kun kirjauskansio on luotu, yhteenvetoasetukset tarkistetaan kirjauskansioerän otsikon Määritys-välilehdessä. Oletusasetukset haetaan kirjauskansion nimestä, mutta ne voidaan korvata yksittäisten kirjauskansion eränumeroiden osalta.
Kun kaikki maksut on kirjattu kirjauskansioon, seuraavien ehtojen avulla määritetään kirjauksen aikana, mitkä maksut voidaan ottaa huomioon yhteenvetoa varten. Nämä ehdot vaikuttavat siihen, miten maksut on kirjattava kirjauskansioon.
- Vain maksut, joissa on seuraavat tili- ja vastatiliyhdistelmät, otetaan huomioon yhteenvetoa tehtäessä: toimittaja/pankki, pankki/toimittaja, asiakas/pankki ja pankki/asiakas. Kirjanpitotilille kirjattuja maksuja (välitilimaksuja) ei oteta huomioon yhteenvedossa.
- Kussakin maksutositteessa saa olla vain yksi toimittaja tai asiakas. Jos tositenumero sisältää useita toimittajia tai asiakkaita, sitä ei oteta huomioon yhteenvedossa.
- Kirjauskansion eränumerossa on oltava useampi kuin erillisessä tositteessa oleva maksu.
- Eri kirjauskansion eränumeroiden maksuja ei oteta huomioon yhteenvedossa.
Maksujen kirjaaminen kirjauskansiossa
Kirjauksen aikana maksuriviryhmä otetaan huomioon yhteenvedossa edellisessä osassa kuvatulla tavalla. Kun maksuriviryhmä on määritetty, yhteenveto tehdään kirjauskansioerän otsikon asetusten perusteella.
Pankkitapahtuman yhteenvetoa ei tehdä, jos Tee yhteenveto pankkitilin summista -määrityksenä on Ei tai jos kirjauskansioerän otsikon Yhteenvetoehdot-kentän määrityksenä on Älä tee yhteenvetoa.
Jos kirjauskansion nimi määritettiin siten, että maksut kirjataan pankkitilille yhteenvetona mutta kirjauskansioerän otsikon Yhteenvetoehdot-kentän määrityksenä on Älä tee yhteenvetoa, tapahtumista ei tehdä yhteenvetoa.
Pankkitapahtuman yhteenveto tehdään, kun Tee yhteenveto pankkitilin summista -määrityksenä on Kyllä ja Yhteenvetoehdot-kentän määrityksenä on Oletusehdot, Oletusehdot asiakirjanumerolla tai Oletusehdot maksuviitteellä. Lisätietoja on Kirjauskansion nimet -osan Yhteenvetoehdot-kentän kuvauksessa.
Pankkitilille voidaan kirjata useita maksuyhteenvetoryhmiä. Jos kirjauskansiossa on esimerkiksi toimittajan maksujen ryhmä ja asiakkaan maksujen ryhmä, maksujen yhteenvetoja on vähintään kaksi. Toimittajan maksuille voidaan luoda yksi tai usea pankkitilin tapahtumien yhteenveto. Samoin asiakkaan maksuille voidaan luoda yksi tai usea pankkitilin tapahtumien yhteenveto.
Seuraavassa esimerkiksi kirjauskansioon on kirjattu seuraavat toimittajan maksut. Kirjauskansion eränumero määritettiin siten, että Yhteenvetoehdot-kentän määrityksenä on Oletusehdot asiakirjanumerolla. Kirjauksen aikana maksuista tehtiin tai oltiin tekemättä yhteenveto, kuten seuraavassa taulukossa.
| Tositenumero | Tapahtumapäivä | Tili | Valuutta | Debet | Kredit | Vastatili | Maksutapa | Asiakirjan numero | Yhteenvedon sisältö |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 15. elokuuta | Toimittaja A | EUR | 100 | USMF OPER | Sähköinen | Tositteista 1 ja 2 tehtiin yhteenveto | ||
| 2 | 15. elokuuta | Toimittaja B | EUR | 200 | USMF OPER | Sähköinen | Tositteista 1 ja 2 tehtiin yhteenveto | ||
| 3 | Elokuu 17 | Toimittaja C | CAD | 300 | USMF OPER | Sähköinen | Kirjattiin pankkitilille eriteltynä | ||
| 4 | Elokuu 18 | Toimittaja B | EUR | 400 | USMF OPER | Sähköinen | Kirjattiin pankkitilille eriteltynä | ||
| 5 | Elokuu 28 | Toimittaja D | EUR | 500 | USMF OPER | Sähköinen | 1 | Tositteista 5 ja 6 tehtiin yhteenveto | |
| 6 | Elokuu 28 | Toimittaja Z | EUR | 600 | USMF OPER | Sähköinen | 1 | Tositteista 5 ja 6 tehtiin yhteenveto | |
| 7 | Elokuu 28 | Toimittaja Z | EUR | 700 | USMF OPER | Sähköinen | 2 | Tositteista 7, 8 ja 9 tehtiin yhteenveto | |
| 8 | Elokuu 28 | Toimittaja B | EUR | 800 | USMF OPER | Sähköinen | 2 | Tositteista 7, 8 ja 9 tehtiin yhteenveto | |
| 9 | Elokuu 28 | Toimittaja A | EUR | 900 | USMF OPER | Sähköinen | 2 | Tositteista 7, 8 ja 9 tehtiin yhteenveto |
Viisi tapahtumaa kirjataan pankkitilille. Kahdessa tapahtumassa säilytetään alkuperäiset maksutiedot. Kolmessa muussa tapauksessa maksujen yhteenveto tehdään yhteenvetosääntöjen perusteella.
Maksujen kirjauskansioon kirjaamiseen jälkeen
Kun kirjaus on valmis, maksut, joista on tehty yhteenveto (tai jotka on eritelty) löytyvät pankkitilin tapahtumista. Valitse Maksuliikenteen hallinta>Pankkitilit>Pankkitilit.
Jos maksusta on tehty yhteenveto, Tositenumero-kentässä näkyy tähtimerkki (*). Kukin maksu on edelleen kirjattuna eriteltynä kirjanpitoon.
Kaikilla pankkitilitapahtumilla, joista on tehty yhteenveto, on yksilöivä yhteenvetotunnus. Jos Yhteenvetoehdot-kentän määrityksenä on Oletusehdot asiakirjanumerolla, maksurivien asiakirjanumeroa käytetään yhteenvetotunnuksena. Muussa tapauksessa yhteenvetotunnus luodaan Maksuliikennetiedot-sivulla määritetystä numerosarjasta. Jos toinen pankkitapahtuman yhteenveto käyttää jo pankkitapahtuman yhteenvedolle määritettyä yhteenvetotunnusta, numerosarjasta valitaan uusi tunnus. Maksuviitettä ei käytetä yhteenvetotunnuksena.
Käyttäjät voivat tarkastella pankkitilitapahtuman yhteenvedon maksutietoja valitsemalla Näytä yhteenvetotiedot Maksun yhteenvetotiedot -sivulla.
Yhteenvetotietoja tarkasteltaessa voidaan tarkastella kunkin maksun kirjanpitotositetta, palata pankkitilin yhteenvetotapahtumaan tai tarkastella valitun maksun täsmäytystietoja.
Pankkitilitapahtumien yhteenvedot näytetään myös tiliotteessa. Se helpottaa pankkitilin täsmäyttämistä riippumatta siitä, onko käytössä manuaalin tilin täsmäyttäminen vai pankkitilin täsmäytyksen lisätoiminnot. Pankkitapahtuman yhteenvedon tunnus näkyy molemmissa täsmäytysprosesseissa. Jos pankkitilin täsmäytyksen lisätoiminnot on otettu käyttöön, pankkitilille luodaan Tapahtuman yhteenveto -tyyppinen pankkitosite. Käyttäjät voivat kohdistaa ja täsmäyttää tapahtumia samalla tavoin muita pankkitositetyyppejä.
