Osittaiset kirjanpidon selvitykset
Kirjanpidon selvitysprosessi mahdollistaa organisaatioille selvitystilien täsmäytyksen. Näin organisaatio varmistaa, että päätilille kirjattu summa poistetaan kokonaan kyseiseltä tililtä.
Esimerkki
Organisaatio maksaa vakuutusyhtiölle 12 000 Yhdysvaltain dollaria (USD) lokakuussa vuosittaisesta vakuutuksesta. 12 000 dollaria ei voi vielä kirjata kokonaisuudessaan kuluksi, koska vakuutusyhtiö ei ole täyttänyt sopimuksellisia velvollisuuksiaan. Kunkin kuukauden kuluttua 1 000 dollaria kirjataan kuluksi ja selvitetään jaksotellulta kulutililtä kredit-summana. Siten jaksotellun kulutilin alkusaldona on 12 000 dollaria debet-puolella. Tämän jälkeen tilin saldoa vähennetään kuukausittain kirjaamalla 1 000 dollaria credit-puolelle. 12 kuukauden kuluttua 12 000 dollaria on selvitetty, ja kirjanpitoselvitys voidaan suorittaa loppuun merkitsemällä 13 tapahtumaa, joiden nettosummana on 0 (nolla). 12 000 dollarin debet-summaa ei voi selvittää, ennen kuin kaikki credit-summat on kirjattu. Jos tällaiset kulut ulottuvat eri tilikausille, kirjanpitoselvityksiä ja tietoisuuden lisävaihtoehtoaja voi olla vaikea käyttää, koska selvitykset eivät voi ulottua eri tilikausille.
Microsoft Dynamics 365 Financen versiossa 10.0.42 on käytettävissä toiminto osittaisia kirjanpidon selvityksiä varten. Tällä toiminnolla korjataan eri tilikausille ulottuvien kulujen ongelma, koska se mahdollistaa osittaisen kirjanpitoselvityksen tekemisen vuoden lopussa (tai kuukausittain tai tilikausittain). Edellisessä vakuutusesimerkissä jaksotellulta kulutililtä on selvitetty joulukuun loppuun mennessä 3 000 dollaria. Siten Kirjanpitoselvitykset-sivulla voidaan valita alkuperäinen 12 000 dollarin debet-saldo sekä kolme 1 000 dollarin kredit-tapahtumaa, ja ne voidaan selvittää kirjanpidollisesti. Jäljellä olevat 9 000 dollaria siirretään sitten seuraavalle vuodelle kirjanpitoselvitystä varten.
Toinen osittaisten kirjanpitoselvitysten etu on, että osto- tai myyntireskontrasta peräisin olevat selvitykset voidaan selvittää automaattisesti pääkirjanpidossa. Tämä toiminto otetaan käyttöön määrittämällä Alareskontran automaattinen selvitys kirjanpitoon -arvoksi KylläKirjanpitoselvitykset-välilehdellä Pääkirjanpidon parametrit -sivulla (Pääkirjanpito>Kirjanpidon määritys>Pääkirjanpidon parametrit).
Osittaisten kirjanpitoselvitysten edellytykset
Osittaisten kirjanpitoselvitysten käyttö edellyttää seuraavien asetusten määrittämistä arvoon KylläPääkirjanpidon parametrit -sivulla:
- Tietoisuuden lisävaihtoehtojen käyttöönotto
- Ota käyttöön ulkomaanvaluutan toteutuneiden voittojen/tappioiden kirjaaminen kirjanpidon selvittämistä varten
Huomautus
Versiossa 10.0.40 ominaisuudet Ota käyttöön tietoisuuden lisävaihtoehdot, Ota käyttöön ulkomaanvaluutan toteutuneiden voittojen ja tappioiden kirjaaminen kirjanpidon selvittämistä varten ja Ota käyttöön kirjanpitoselvityksen prosessiautomaatio siirrettiin ominaisuuksienhallinnasta vaihtoehdoiksi Pääkirjanpidon parametrit -sivulle.
Tärkeää
Kun osittaisten kirjanpitoselvitysten ominaisuus on otettu käyttöön, sitä ei voi poistaa käytöstä tai kytkeä pois, koska tiedot siirretään uusiin taulukkoihin. Myöskään kaikkia edellisiä tarvittavia kirjanpitoselvityksen vaihtoehtoja ei voi poistaa käytöstä eikä kytkeä pois. Ota käyttöön tietoisuuden lisävaihtoehdot ja Ota käyttöön ulkomaanvaluutan toteutuneiden voittojen/tappioiden kirjaaminen kirjanpidon selvittämistä varten kuuluvat näihin vaihtoehtoihin. Sen sijaan vaihtoehtojen Ota prosessiautomaatio käyttöön kirjanpitoselvitystä varten ja Alareskontran automaattinen selvitys kirjanpitoon arvoiksi voi milloin tahansa muuttaa Kyllä tai Ei.
Osittaisten kirjanpitoselvitysten tapauksessa, kuten myös kirjanpitoselvitysten olemassa olevan toiminnon kohdalla, päätili on lisättävä tilien luetteloon. Poikkeuksia tähän sääntöön ovat kaikki alareskontrassa (ostoreskontra tai myyntireskontra) selvitetyt tilit. Jos Alareskontran automaattinen selvitys kirjanpitoon -vaihtoehdon arvona on Kyllä, kyseisen tyypin tilit selvitetään automaattisesti, eikä niiden tarvitse sisältyä tilien luetteloon. Jos ne on lisätty luetteloon, ne näkyvät Kirjanpitoselvitykset-sivulla.
Tapahtumien osittainen selvittäminen
Jos vaihtoehtojen Tietoisuus kirjanpitoselvityksen ja tilinpäätöksen väillä ja Osittaiset kirjanpitoselvitykset arvona on Kyllä, Kirjanpitoselvitykset-sivu muuttuu seuraavin tavoin:
Päätili on pakollinen, koska kaikki tapahtumien kirjanpitoselvitykset on suoritettava yksittäisellä päätilillä.
Kaikkien kirjapitoselvitysten on valmistuttava yhden tilikauden kuluessa.
Kirjanpitotasoa voi muuttaa tarpeen mukaan, mutta eri kirjanpitotasojen tapahtumia ei voi selvittää.
Jos haluat näyttää päätiliin ja dimensiot erikseen, valitse taloushallinnon dimensioyhdistelmä
Tila-suodattimella on Osittain selvitetty -tila, ja voit valita useita tiloja kerrallaan. Käytettävissä ovat seuraavat tilavaihtoehdot:
- Kaikki
- Ei selvitetty (oletusasetus)
- Suoritettu
- Osittain selvitetty
Näkyvissä ovat kirjanpitovaluutan ja raportointivaluutan kokonaissummat.
Palauta merkityt tapahtumat -painike siirtyy Kirjanpitoselvitysten historia -sivulle.
Osittaisten kirjanpitoselvitysten osalta debet-arvojen ei ole vastattava kredit-arvoja. Siten, jos tapahtumia selvitetään osittain, joillakin tapahtumilla on jäljellä oleva saldo. Selvityshistoriaa seurataan nyt kaikkien tapahtumien osalta ja seuraavat sarakkeet lisätään ruudukkoon näiden tietojen seurantaa varten.
- Historia
- Summa raportointivaluuttana
- Jäljellä oleva summa tapahtuman valuuttana
- Jäljellä oleva summa kirjanpitovaluuttana
- Jäljellä oleva summa raportointivaluuttana
Kun debet-tapahtuma selvitetään osittain käyttäen kredit-tapahtumaa tai toisinpäin, täysin selvitetyn tapahtuman tila on Selvitetty. Osittain selvitetyn tapahtuman tila on Osittain selvitetty, ja jäljellä olevan summan sarakkeissa näkyy summa, joka on vielä selvitettävä. Yksi debet-tapahtuma voidaan selvittää useilla kredit-tapahtumilla ja yksi kredit-tapahtuma voidaan selvittää useilla debet-tapahtumilla. Tässä esimerkissä tosite GJ00105 on 1 000 dollarin debet-summa. 700 dollarin tosite GJ00210 ja 300 dollarin tosite GJ00236 merkitään debet-summan selvittämistä varten.
| Tilanne | Tosite | Päivämäärä | Suoritustunnus | Suorituspäivä | Debet | Kredit | Jäljellä oleva summa |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ei suoritettu | GJ00105 | 1.10.2024 | 1 000,00 | ||||
| Ei suoritettu | GJ00210 | 15.10.2024 | 700.00 | ||||
| Ei suoritettu | GJ00236 | 5.11.2024 | 400,00 |
Selvityksen jälkeen Selvitystunnus-sarakkeen arvona on Useita debet-tapahtuman osalta, koska enemmän kuin yksi kredit-summa selvitettiin. Kullakin debet-kredit-tapatumaparilla on oma selvitystunnuksensa, joka näkyy Selvitystunnus-sarakkeessa. Koska toista arvoltaan 400,00:n kredit-tapahtumaa ei ole täysin selvitetty, sen tilana on Osittain selvitetty, ja jäljellä olevan summan arvoksi päivitetään 100,00.
| Tilanne | Tosite | Päivämäärä | Suoritustunnus | Suorituspäivä | Debet | Kredit | Jäljellä oleva summa |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Suoritettu | GJ00105 | 1.10.2024 | Kerrannainen | 5.11.2024 | 1 000,00 | 0,00 | |
| Suoritettu | GJ00210 | 15.10.2024 | 012264 | 5.11.2024 | 700.00 | 0,00 | |
| Osittain selvitetty | GJ00236 | 5.11.2024 | 012265 | 400,00 | 100,00 |
Selvitysten/kirjanpitoselvitysten historian tarkasteleminen
Voit tarkastella selvitystunnusta ja selvityshistoriaa valitsemalla tapahtuman, jolla on Selvitystunnus-arvo ja valitsemalla sitten toimintoruudussa Tarkastele selvityksiä. Kirjanpitoselvitysten historia -sivulla näkyvät kaikki debet-kredit-tapahtumaparit, joiden selvitykseen on käytetty kulloisellekin parille luotua selvitystunnusta.
Kirjanpitoselvitysten historia -sivulla voit palauttaa minkä tahansa jo selvitetyn tapahtuman. Kun valitset tapahtuman, järjestelmä valitsee automaattisesti vastaavan tapahtuman, jolla on sama selvitystunnus. Valitse Palauta merkityt tapahtumat, valitse palautuspäivämäärän asetukset ja syötä tarvittaessa kommentti: Valitse sitten Palauta. Jos tapahtuma on selvitetty ja sitten palautettu ja sen tilana on Osittain selvitetty tai Ei selvitetty, Historia-sarakkeessa on valintamerkki merkkinä siitä, että historiaa on. Voit tarkastella koko selvityshistoriaa valitsemalla Näytä selvitykset. Voit tarkastella kaikkia palautettuja selvityksiä valitsemalla Näytä palautukset -valintaruudun.
Käyttäjätunnus-sarake sisältää sen käyttäjätunnuksen kirjausketjun, joka on selvittänyt tai palauttanut tapahtuman.
Kirjanpidon selvitysten kysely
Voit tarkastella kirjanpitoon selvitettyjä tapahtumia valitsemalla Pääkirjanpito>Kysely ja raportit>Kirjanpitoselvitysten kyselyt.
Ruudukon sarakkeissa Jäljellä oleva sunna tapahtumavaluutassa, Jäljellä oleva sunna kirjanpitovaluutassa ja Jäljellä oleva sunna raportointivaluutassa näkyvät osittain selvitettyjen tapahtumien arvot.
Jos Selvitystunnus-sarakkeen arvona on Useita, valitse Näytä selvitykset avataksesi Kirjanpitoselvitysten historia -sivun, jolla voit tarkastella koko selvityshistoriaa.
Alareskontran automaattinen selvitys kirjanpitoon
Alareskontran automaattinen selvitys kirjanpitoon -asetus on Pääkirjanpidon parametrit -sivun Kirjanpitoselvitykset-välilehdessä. Ennen kuin otat sen käyttöön, seuraavien asetusten arvona on oltava Kyllä:
- Tietoisuuden lisävaihtoehtojen käyttöönotto
- Ota käyttöön ulkomaanvaluutan toteutuneiden voittojen/tappioiden kirjaaminen kirjanpidon selvittämistä varten
- Osittaiset kirjanpidon selvitykset
Alareskontran automaattinen selvitys kirjanpitoon -asetus voidaan ottaa käyttöön (Kyllä) ja poistaa käytöstä (Ei) tarpeen mukaan. Kun sen arvona on Kyllä, ostoreskontran ja myyntireskontran tilit selvitetään automaattisesti alareskontran selvitysprosessin yhteydessä. Automaattista selvitystä varten tämä asetus on määritettävä arvoon Kyllä. Ostoreskontran ja myyntireskontran tilejä ei kuitenkaan tarvitse lisätä tilien luetteloon manuaalisesti. Jos tilit lisätään tilien luetteloon, niitä voi tarkastella Kirjanpitoselvitykset-sivulla. Tällöin voi tarkastella automaattisesti selvitettyjä tapahtumia. Tarvittaessa minkä tahansa tapahtuman, jossa käytetään ostoreskontran tai myyntireskontran tiliä, voi selvittää manuaalisesti.
Muita tilien luetteloon lisättyjä alareskontran tilejä ei selvitetä automaattisesti. Nämä alareskontran tilit voi kuitenkin selvittää manuaalisesti Kirjanpitoselvitykset-sivulla.
Ostoreskontran ja myyntireskontran tilien olemassa olevia tapahtumia ei selvitetä automaattisesti, jos niihin liittyvät alareskontran tapahtumat on selvitetty, ennen kuin Alareskontran automaattinen selvitys kirjanpitoon -asetuksen arvoksi on määritetty Kyllä.